Callback
  • От места на рынке к магазину

  • -

  • От магазина к торговой сети

  • -

  • От торговли к производству

Пора сканировать трудовые книжки

08.08.2021

С 10 июня начался пятилетний переходной период по ведению трудовой деятельности в электронном виде. Это значит, что пора начинать сканировать трудовые книжки работников и подавать сведения в Пенсионный фонд Украины. Кто должен этим заниматься и как это делать, читайте в статье.

Кто подает сведения в ПФУ?

Порядок № 1084, Закон № 1217 и Порядок № 11-1 устанавливают следующий круг лиц, которые могут передавать в ПФУ информацию о трудовом стаже работников и скан-копии трудовых книжек:

  • работодатели;
  • работники самостоятельно, в том числе самозанятые предприниматели.

Если работодатель юридическое лицо принял работника до 10.06.2021 года, тогда он обязан самостоятельно отсканировать трудовую книжку и передать информацию в ПФУ, только после этого, он может выдать трудовую работнику. Поскольку юрлица обязаны хранить трудовые книжки у себя, то отдать её работнику на руки можно только при увольнении или после передачи информации в ПФУ.

Если работник принят после 10.06.2021 года, тогда он хранит трудовую книжку у себя, неважно принят такой работник к ФЛП или юрлицу. Следовательно, информацию в ПФУ такие работники должны передавать самостоятельно.

Как работодателю подать скан-копии трудовых книжек в ПФУ?

Шаг 1. Сканируем трудовую книжку.

К скан-копиям установлены следующие требования:

  • формат изображения цветной, разрешение 300 dpi;
  • формат документов jpg (если будете сохранять каждую страницу отдельно) или pdf (если все страницы будут объединены в один файл);
  • размер файла до 1 Мб;
  • необходимо сканировать все страницы трудовой книжки, на которых есть записи, в хронологическом порядке;
  • если страницы затерты или записи плохо читаемы, ничего наводить сверху не нужно.

Обратите внимание! Получать от работников согласие на обработку ПФУ персональных данных не нужно, на основании Закона № 1217.

Шаг 2. Заходим на сайт ПФУ с помощью ключа КЭП.

Шаг 3. Вводим данные работника в разделе “Коммуникации с ПФУ” → “Сведения о трудовых отношения работника”.

Сканирование трудовых книжек

Далее необходимо ознакомиться с информацией во всплывающем окне и нажать кнопку “Соглашаюсь”. После этого заполняем таблицу и нажимаем кнопку “Продолжить”.

Сканирование трудовых книжек



Шаг 4. Вносим информацию о трудовой деятельности. Внеси записи можно двумя способами:

Сканирование трудовых книжек

  1. Нажимаем кнопку “Добавить файл”, выбираем из списка тип файла (трудовая книжка или документы о стаже) и прикрепляем скан-копии документов. После того, как все файлы будут добавлены, нажимаем кнопку “Подписать и отправить в ПФУ”.
  2. Нажимаем кнопку “Добавить запись” и самостоятельно переносим все записи из трудовой книжки на сайт ПФУ, затем добавляем скан-копию трудовой и нажимаем кнопку “Подписать и отправить в ПФУ”.

Шаг 5. Ожидание результата. ПФУ может обрабатывать записи больше месяца, это нормально, поскольку в первую очередь будут обрабатывать трудовые книжки работников, которым до выхода на пенсию осталось меньше 2 лет.

После того как трудовую обработают, в разделе “Обращения” появится статус “Исполнено”. Необходимо проверить ответ от ПФУ, поскольку могут быть замечания и требования о необходимости предоставления дополнительных документов для подтверждения пропущенного стажа.

Если требования ПФУ о подтверждении определённого промежутка времени относятся к периоду, когда работник числился на вашем предприятии, вы должны предоставить документы самостоятельно, если в это время работник у вас не числился, тогда необходимо передать информацию работнику и выдать ему трудовую книжку под подпись. Дальше работник будет самостоятельно искать подтверждающие документы и передавать их в ПФУ.

Добавить комментарий

Добавить комментарий
Ваш отзыв отправлен. Его опубликуют после проверки администратором