Замовлення постачальникові

Режим «Замовлення постачальникові» у програмі Торгсофт — це комплексний інструмент для автоматизації процесу поповнення товарних запасів. Його головна мета — дозволити підприємцю вчасно відстежувати залишки товару (як на окремій торговій точці, так і по всій мережі) та формувати замовлення, щоб уникнути зупинки продажів через відсутність товару.

Робота з цим режимом складається з двох основних етапів: формування потреби (аналіз) та обробка сформованого замовлення.

1. Формування замовлення (Аналіз потреб)

Цей етап відбувається у меню Документ — Формування замовлення постачальнику. Тут програма допомагає проаналізувати, що саме і в якій кількості потрібно закупити.

Основні інструменти аналізу:

• Фільтрація товарів. Ви можете відібрати товари за категоріями (вид товару), виробниками або скористатися пошуком за назвою.

• Тип аналізу. Програма пропонує кілька критеріїв для відбору товарів:

1. Товар з нульовою або від'ємною кількістю.
2. Закінчується товар (кількість менша або дорівнює встановленому мінімальному залишку).
3. Товар, який треба замовити (комбінація попередніх двох).
4. Замовлений товар або товар, по якому були реалізації.

• Розрахунок потреби («Треба замовити»): Програма автоматично розраховує необхідну кількість на основі мінімального залишку. Цей розрахунок може здійснюватися двома методами:

1. По торговельній мережі: аналізується сумарний залишок по всіх вибраних центрах обліку.
2. Для кожного центру обліку: аналізується залишок на конкретному складі (якщо товар закінчився на магазині А, але є на складі Б, програма все одно запропонує замовити його для магазину А, якщо вибрано цей метод).

• Вибір постачальника. Дуже важливою є логіка визначення постачальника для товару. У блоці «Спосіб визначення параметрів поставки» ви можете обрати:
•    Остання поставка: програма покаже ціни та постачальника з останньої накладної.
•    Постачання з мінімальною ціною: програма знайде постачальника, у якого цей товар купувався найдешевше за вказаний період.
•    Склад постачальника: використовується інформація із завантажених прайс-листів постачальників.

• Робота з таблицею замовлення. У таблиці ви бачите поточні залишки, ціну закупівлі, статистику продажів за період.
•    Колонка «Треба замовити» показує розрахункову потребу.
•    Колонка «Моє замовлення» — це поле, яке ви заповнюєте вручну або автоматично (можна скопіювати значення з «Треба замовити»). Тут можна вводити навіть дробові числа.
•    Якщо товар не можна замовляти у конкретного контрагента, його можна позначити як «Заборонений до замовлення», і він не потраплятиме у цей список у майбутньому.

2. Створення та збереження документа замовлення

Після того як ви визначили перелік товарів та їх кількість у колонці «Моє замовлення», необхідно натиснути кнопку Зберегти замовлення.

• Відкриється картка замовлення, де можна вказати номер, дату та термін блокування товару (дата, до якої цей товар не буде пропонуватися до повторного замовлення, щоб уникнути дублювання).

• Також тут можна додати новий товар, якого ще немає в базі, але який ви плануєте замовити вперше.

• Є функція «Групувати за моделлю», яка дозволяє сформувати замовлення без деталізації по розмірах (сумуючи кількість).

3. Робота зі збереженими замовленнями

Збережені документи потрапляють у меню Документ — Замовлення постачальникові. Це реєстр усіх ваших замовлень.

Статуси замовлення: Замовлення може мати різні стани, що дозволяє контролювати його виконання:

• Немає приходів (замовлення відправлено, але товар ще не прибув).

• Частково оприбутковано (приїхала лише частина товару).

• Повністю оприбутковано.

Перетворення замовлення на Прихід. Це ключова функція режиму. Коли товар фізично прибуває від постачальника, ви не створюєте прихідну накладну вручну з нуля. Ви знаходите відповідне замовлення і натискаєте кнопку «Створити прихід на замовлення».

• Програма автоматично створює прихідну накладну, наповнюючи її товарами із замовлення.

• Ви можете відкоригувати кількість (якщо приїхало менше/більше) або ціни.

• Також є функція «Додати товари замовлення в прихід», якщо ви хочете додати товари з замовлення до вже відкритої існуючої накладної.

Додаткові можливості та інтеграції

1. Склад постачальника. Ви можете імпортувати прайс-листи постачальників (через Excel або FTP) у меню «Склад постачальника», зв'язувати їх товари з вашою базою та формувати замовлення безпосередньо з актуальних залишків постачальника.

2. Виробництво. Якщо у вас активована опція виробництва, режим «Планування виробництва» дозволяє створювати замовлення постачальнику на матеріали, яких не вистачає для виготовлення продукції.

Цей режим значно економить час, оскільки виключає ручне введення товарів при закупівлі та дозволяє спиратися на реальну статистику продажів при плануванні закупівель.