Лига

Саудада автоматтандыру негізгі элементке айналды – ол бизнес иесін күнделікті жұмыстан босатуға мүмкіндік береді, бірақ сонымен бірге бүкіл бөлшек сауда желісін басқаруды бақылауда ұстауға көмектеседі.

Дегенмен, дүкен жұмысына бағдарламалық жасақтаманы енгізу туралы айтқанда, менеджерлерде көптеген сұрақтар туындайды. Бұл мінсіз басқару құралын іздеу және өзгерістерге ішкі қарсылық көрсету аясында түсінікті жағдай.

Бағдарлама интернет-дүкендердің, бөлшек сауда желілерінің, қоймалардың және өндіріс орындарының иелеріне толық есеп жүргізуге көмектеседі. Ол кәсіпкердің күнделікті міндеттерінің басым бөлігін атқарады, мысалы, басқару есебін автоматтандыру, клиенттерге қызмет көрсетуді оңтайландыру, қаржылық және қоймалық есеп жүргізу. Бұл менеджерге бизнеске жоғарыдан қарауға мүмкіндік береді. 

Мысалы, азық-түлік дүкеніндегі дайын өнімдерді есепке алуды автоматтандыру барлық жұмыс процестерін жүйелейді. Сатушылардың компьютерлеріне орнатылған Torgsoft есеп бағдарламасы тауардың қабылдануын, сатылуын және қайтарылуын жүзеге асырады; оларға штрих-кодтар жапсырады; тауарларды қаптайды және орайды; қоймадағы қорларды, пайданы, серіктестермен және қызметкерлермен есеп айырысуды жүргізеді; құжаттар мен салық органдарына есептерді дайындайды және т.б.

Сонымен бірге, көптеген адамдар автоматтандырылған есепке көшу өте қиын міндет деп ойлайды. Неліктен мұндай жағдай туындайтынын анықтап көрейік.

Неліктен автоматтандыру бизнес иелерін қорқытады?

Дүкендегі есеп жүйесін енгізу қиындықтары кәсіпкердің сенімдеріне байланысты мифтік және бағдарламаны меңгеру барысында туындайтын шынайы қиындықтарға бөлінеді.

1. Автоматтандырудың күрделілігін асыра бағалау

Дүкен иелері көбінесе автоматтандыру процесін қиын деп санайды және қайта ұйымдастыру дүкеннің әдеттегі жұмыс ырғағына әсер етеді деп сенеді.

Мұндай алаңдаушылықтар әдетте негізсіз. Автоматтандырылған басқаруға ауысу ауыртпалықсыз өтуі үшін нақты әрекет тізбегі болуы керек. Torgsoft мамандары кәсіпкерлерге бизнесінің шұғыл қажеттіліктерін анықтауға, сауда жабдықтары мен бағдарлама параметрлерін олардың ерекшеліктеріне сәйкес таңдауға көмектеседі.

Компанияның автоматтандыру бойынша өзінің бейнематериалдар кітапханасы (250-ден астам оқыту бейнелері), пайдаланушы нұсқаулықтары және бағдарламаны үйренуге арналған электронды көмекшілері бар. Сондай-ақ компания жеке кеңес беру және техникалық қолдау қызметтерін ұсынады.

«Кәсіпкерлер тәжірибе арқылы әр дүкендегі есептің өте жеке екенін түсіне бастайды – бұл стандартталған процесс емес және оны әртүрлі жолмен, қолайлы етіп, әртүрлі егжей-тегжейлік дәрежесінде орындауға болады. Бұл бухгалтерлік есеп емес, және қателерді мұнда түзету әлдеқайда оңай», - дейді Torgsoft редакторы Виктория Пащенко.

2. Ескі есеп әдеттері

Кәсіпкерлер бағдарламаның қолжетімді есеп функцияларының 90%-ын мүлдем пайдаланбай, оларды қажетсіз деп санайды. Алайда, олардың маңыздылығын түсіну бағдарламаны толық меңгергеннен кейін ғана келеді.

Кейбір дүкен менеджерлері дәптер немесе Excel кестесіндегі есептен бас тартуға қиналады. Бағдарламаны толық меңгергенге дейін өтпелі кезеңде олар екі жақты есеп жүргізеді: сатылымдарды дәптерге де, Torgsoft-қа да енгізеді.

«Күні кеше ұлыма гольф жинағын сатып алып жатқанымда, сатушы сатуды дәптерге жазып жатты: аты-жөні, өлшемі, түсі, бағасы... Бірдеңе дұрыс емес екенін көру өте ауыр болды», - дейді Torgsoft техникалық құжаттамасын әзірлеуші Мария Гладких.

Torgsoft мамандары жүйенің сағат сияқты жұмыс істеуі үшін алдымен өзін және қызметкерлерін тәртіпке үйрету керектігіне сенімді: тауарды қабылдау кезінде оны бағдарламаға енгізуді кешіктірмеңіз. Артқа жазбалар жасамаңыз. Шығындарды және жеткізушілерге төлемдерді бірден енгізіңіз.

Барлығын бағдарламада тіркеу керек: ақша шығыны немесе түсуі, қозғалыстар, сатылымдар, кассадан әрбір ақшаны алу. Бұл бастапқы қиындықтардың алдын алуға көмектеседі: қоймамен сәйкессіздік, есептеулердегі шатасу, пайда көрсеткіштерінің дәл еместігі.

3. Тауарларды қабылдау

Torgsoft сату бөлімінің басшысы Яна Рыбасованың айтуынша, компьютерленген есеппен жаңадан танысқан сатушылар үшін тауарларды қабылдау ең үлкен ауыртпалық болып табылады. Оған барынша көп уақыт бөлу керек. Кейбір кәсіпкерлер бағдарлама барлық нәрсені өздігінен істейді деп күтіп, дәптердегі есепті жеңілдетеді деп үміттеніп, оны пайдаланудан бас тартады.

Алайда, негізгі құралдарды есепке алуды автоматтандыру жұмыс істеуі үшін тауарлар туралы нақты деректерді: атауы, мақаласы немесе сериялық нөмірі, штрих-коды және т.б. ұсыну қажет.

Дүкен ассортиментін орналастыру – бір реттік операция. Процестің жылдамдығы ассортименттің көлеміне, дүкен алаңына және оны толтыратын сатушылардың «қолдарына» байланысты.

«Орта есеппен 1500-ге жуық бірегей тауарлық позициясы бар қойма Torgsoft бағдарламасында 3-4 күнде дүкенді жаппай өңделеді. Тауарларды жылдам енгізу қоймада тәртіпсіздік болса, бір тауар қойманың әртүрлі бөліктерінде болса, сатушы қораптарда немесе қаптарда не бар екенін білмесе, қиындайды», - деп атап өтті Яна Рыбас.

Есепке алғаннан кейін жұмыс тезірек жүреді. Өнімдер сатылған кезде жылдам және дәл есептен шығарылады және қайтарылған кезде автоматты түрде қоймаға қайтарылады. Сатушылар қай өнімдердің сатылғанын және қоймада қанша қалғанын нақты біледі.

4. Салық төлеу міндеті

Украиндық бизнес соғыс жағдайында жұмыс істеп жатыр, ал кейбір кәсіпкерлерге лицензияланған есеп бағдарламасын орнатқаннан гөрі сатылымдарды дәптерге жазу оңайырақ. Өйткені, орнатылғаннан кейін кассалық аппарат (есеп операцияларының тіркеушісі) әрбір операцияны заңдастырып, оны салық органына жібереді.

Егер кәсіпкер ресми есеп жүргізуден және соның салдарынан тұрақты жетіспеушіліктен, қызметкерлердің тауарларды ұрлауынан, дұрыс емес қабылдаулар мен сатылым қателіктерінен қанша ақша жоғалтатынын есептесеңіз, автоматтандырылған консолидацияланған есеп және есептілік бизнестің жағдайын жақсартатын және оны заңды өріске енгізе алатын жалғыз шешім екені анық болады.

5. Қызметкерлерді оқыту

Сатушылардың автоматтандырылған есепке қарсылық көрсету себептері өзімшіл болуы мүмкін: бағдарлама оларға тауарлармен алаяқтық жасауға мүмкіндік бермейді, немесе жастық: егде жастағы сатушылар өзгерістерге икемсіз. Кейбір қызметкерлер өзгерістерді ашық түрде бұзады және барлық қателіктер үшін есеп бағдарламасын кінәлайды.

Torgsoft мамандарының пікірінше, бұл жағдайдың жалғыз шешімі – сатушыларды оқыту. Өзгерістерді енгізбестен бұрын персоналды дайындау керек, осылайша олар бұл идеяға үйреніп кетеді: оларға бағдарлама орнату туралы алдын ала ескертіңіз, кім не үшін жауапты екенін, бағдарламаны қалай бастау және аяқтау керектігін, жабдықты қалай дұрыс қосу/өшіру керектігін нақты нұсқаулықтар беріңіз.

Torgsoft бағдарламаның режимдерін қалай пайдалану керектігі туралы бейне оқулықтар мен нұсқаулықтардың сериясын ұсынады. Қызметкерлерді оқытуға уақыт бөлу бағдарламаға салынған ақшаны қайтарып, қателіктердің алдын алуға көмектеседі.

Компания жұмысына жаңа құралды енгізу бірқалыпты өтуі үшін тек қызметкерлерді ғана емес, процестер мен жабдықтарды да дайындау қажет.

«Бағдарлама барлық есеп қателіктерін түзетпейді – ол кәсіпкердің өмірін айтарлықтай жеңілдетеді, рутинаны алып тастайды, дұрыс жолдарды ұсынады, бірақ ол оның немесе оның қызметкерлерінің орнына ойламайды. Ең алдымен бизнес процестерді ретке келтіру керек. Хаосты автоматтандыру мүмкін емес», - дейді бағдарлама жетекшісінің орынбасары Анна Приходько.

6. Автоматтандырудың түсініксіз артықшылықтары

Олардың бірдеңесі ұрланған кәсіпкерлер есепке алудың не үшін қажет екенін түсінеді. Бірақ олар сондай-ақ оның ұсынатын перспективаларын түсінбейді, мысалы, электрондық коммерция, жаңа нарықтарға және маркетплейстерге қол жеткізу, маркетингтік әрекеттерді жоспарлау және талдау арқылы сатылымдарды арттыру.

Torgsoft бағдарламасында иесіне тұтынушыларды қалай тарту керектігі, қандай акциялардың тиімді екендігі, қандай өнімдер танымал екендігі, қай жеткізушілермен жұмыс істеу тиімді екендігі, қай қызметкерлер пайдалы екендігі туралы ақпарат беретін негізгі функциялар бар.

Torgsoft есеп бағдарламасы қалай енгізіледі?

Әдетте, Torgsoft есеп бағдарламасын енгізу сауда-саттықты тоқтатпай 1 күнде жүзеге асырылады. Оқыту және орнату дүкенді жаппай жүргізіледі, осылайша сатушылар жұмысындағы типтік жағдайларды іс жүзінде сынап көре алады.

Автоматтандыру табысты және тұрақты бизнесті жүргізудің ажырамас бөлігіне айналуда. Алайда, автоматтандырылған басқарудың оң нәтижелерін көру үшін уақыт пен иелердің өзгеріске деген ұмтылысы қажет. Сонымен қатар, жүктемеден аулақ болу және бақылаудың, есеп жүргізудің сапалы деңгейіне бірқалыпты көшу үшін іс-қимыл жоспары қажет.