Torgsoft компаниясында орындалған жұмыс туралы сертификат

Torgsoft-тағы орындалған жұмыстар актісі — клиентке қызмет көрсетілгенін немесе жұмыстар орындалғанын растайтын есептік және баспа құжаты. Бағдарламада бұл құжат көтерме саудамен айналысатын, заңды тұлғалармен (B2B) жұмыс істейтін немесе сервистік қызмет көрсететін не жөндеу жұмыстарын орындайтын кәсіпкерлер үшін құжат айналымының ажырамас бөлігі болып табылады.

Орындалған жұмыстар актісін қашан қолдану керек?

Бұл құжат сіздің бизнесіңіз тек физикалық тауарларды ғана емес, сонымен қатар қызметтерді де (жеткізу, монтаждау, баптау, кеңес беру) сататын немесе толықтай қызмет көрсету саласына маманданған жағдайларда қолданылады.

Torgsoft-та акт үш негізгі режимде жасалады: 

1. Шот жазып беру арқылы сауда (негізгі мәзір «Құжат» -> «Шот жазып беру арқылы сауда»). Бұл режим сату менеджерінің қатысуымен өтетін сауда операциялары үшін ыңғайлы құрал болып табылады. Бүкіл тізбек коммерциялық ұсыныстан немесе төлем шотынан басталып, шығыс жүкқұжаты мен орындалған жұмыстар актісін қалыптастырумен аяқталады. Осында шот мәртебелері («Төленбеген», «Төленген» немесе ішінара төлем) арқылы актілер бойынша төлем күйін бақылау да ыңғайлы. 

2. Жөндеу. Егер кәсіпорын сервистік немесе кепілді қызмет көрсетумен айналысса, акт жарияланған жұмыстар орындалып, техника/бұйым клиентке қайтарылғаннан кейін жасалады. 

3. Тауар прокаты. Осы қосымша опция қолданылған жағдайда, мүлікті жалға беру кезіндегі қабылдау-тапсыру актісі немесе орындалған жұмыстар актісі прокат тауарын беру немесе қайтару кезінде тікелей жасалып, басып шығарылады.

Актілерді қалай пайдалану керек және рәсімдеу кезіндегі нюанстар: нені білу маңызды

Torgsoft-та актілермен дұрыс жұмыс істеу үшін кәсіпкерлер бірнеше маңызды техникалық және ұйымдастырушылық нюансты ескеруі керек:

1. Құжатты қалыптастыру нұсқалары (тек қызметтер немесе аралас) 

«Шот жазып беру арқылы сауда» режиміндегі "Шығыс жүкқұжаты" қойындысында кәсіпкерге клиент үшін жабушы құжаттарды қалыптастыруда икемділік беріледі. Басып шығару мәзірінен актіні қалыптастырудың екі нұсқасын таңдай аласыз:

• «Орындалған жұмыстар актісі тек қызметтер» — бір шотта клиентке физикалық тауарлар да (олар үшін шығыс жүкқұжаты қажет), қызметтер де жазылған кезде қолдануға ыңғайлы. Бағдарлама тауарларды автоматты түрде сүзгіден өткізіп, актіге тек көрсетілген қызметтерді ғана шығарады.

• «Орындалған жұмыстар актісі тауарлар мен қызметтер» — клиентпен жасалған шарттың ерекшелігі материалдық құндылықтар мен орындалған жұмыстарды бір құжатқа біріктіруді талап еткен кезде қолданылады.

2. Қызметтердің өлшем бірліктеріне қатысты нюанс 

Бұл баспа түріндегі деректердің дұрыс көрсетілуі үшін өте маңызды сәт. «Орындалған жұмыстар актісі» есептерін басып шығару кезінде бағдарлама нақты қызмет үшін тауар түрінің баптауларында көрсетілген өлшем бірлігін қолданады (мысалы, «сағ.», «дана», «қызмет», «ш.м.»). Егер тауар/қызмет түрінің карточкасында бұл өлшем бірлігі көрсетілмесе, Torgsoft әдепкі мәнді қояды. Құжаттар кәсіби көрінуі үшін кәсіпкер тауарлар (қызметтер) түрлерінің анықтамалығын алдын ала тексеріп, осы өрістерді толтыруы керек.

3. «Жөндеу» режимінде акт жазу

Егер сіз жөндеу модулінде есеп жүргізсеңіз, актіні қалыптастыру процесі барынша жеңілдетілген. Шебер барлық орындалған операцияларды жөндеу құжатына қосқаннан кейін, оны бірден басып шығара аласыз. Ол үшін «Басып шығару» мәзірінде «Орындалған жұмыстар актісін басып шығару» әрекетін таңдау қажет.

4. Баптау: акт үлгісін теңшеу және деректемелерді автоматты түрде толтыру

Torgsoft бағдарламасы сізді стандартты бланкілердің қатаң шеңберімен шектемейді. Қажет болған жағдайда актіні басып шығару үлгісін кіріктірілген есеп редакторы (FastReport) арқылы икемді түрде баптауға болады. Актіге компания логотипін қоса аласыз, қаріптерді өзгерте аласыз немесе қажетті өрістерді қоса аласыз. Акт үшін деректер қайдан алынады? Torgsoft құжатқа барлық банктік және заңды деректемелерді «Кәсіпорын карточкасынан» (сіздің деректеріңіз) және «Клиент/контрагент карточкасынан» (тапсырыс берушінің деректері) автоматты түрде тартып алады. Егер бланкіде директордың Т.А.Ә., СТН немесе IBAN жетіспесе, алдымен осы карточкалардың бағдарламада толық толтырылғанын тексеріңіз.

5. Қызметкерлердің қол жеткізу құқықтары (Рөлдер) 

Қызметкер (мысалы, менеджер немесе сервис орталығының қабылдаушысы) актілерді өз бетінше қалыптастырып, басып шығара алуы үшін, оған тиісті қол жеткізу құқықтары ашық болуы керек. Иесі "Баптаулар" - "Рөлдерді баптау" режиміне кіріп, қажетті рөлді таңдап, «Шот жазып беру арқылы сауда» немесе «Жөндеу» режиміне қол жеткізуге рұқсат беруі, сондай-ақ құжаттарды басып шығаруға рұқсат ұсынуы керек.

Torgsoft орындалған жұмыстар актілерін басып шығару: кәсіпкерлердің жиі қоятын сұрақтарына жауаптар

Орындалған жұмыстар актісі (немесе көрсетілген қызметтер актісі) — клиенттермен келісімдерді тіркеуге арналған базалық құжат, әсіресе егер сіз қызмет көрсету, прокат немесе жөндеу саласында жұмыс істесеңіз. Құжаттармен жұмысты жеңілдету үшін біз Torgsoft пайдаланушыларының актілерді қалыптастыру және басып шығару туралы ең жиі қоятын сұрақтарына жауаптарды жинадық.

Бағдарламада актіні қай жерден табуға және басып шығаруға болады?

Актіні қалыптастыру сіздің бизнесіңіздің немен айналысатынына қарай Torgsoft-тың бірнеше жұмыс режимінде қолжетімді:

• Шот жазып беру арқылы сауда (қызмет көрсету саласы мен көтерме сауда үшін). Мұнда екі нұсқа бар: «Орындалған жұмыстар актісі тек қызметтер» және «Орындалған жұмыстар актісі тауарлар мен қызметтер». Сіз клиентке тек қызметті ғана көрсету керек пе, әлде жұмыспен бірге материалдарды да көрсету керек пе — соған сәйкес келетін нұсқаны таңдайсыз.

• Жөндеу. Қабылдаушы немесе шебер құжатты осы модульден тікелей жылдам басып шығара алады («Басып шығару» → «Орындалған жұмыстар актісін басып шығару» мәзірі арқылы).

• Тауар прокаты. Егер осы қосымша опцияны қолдансаңыз, тиісті актіні басып шығару да әрдайым қолыңыздың астында болады.

Неліктен актіде өлшем бірлігі көрсетілмейді немесе қате көрсетіледі?

Актіні басып шығару кезінде бағдарлама өлшем бірлігін нақты тауар немесе қызмет түрінің баптауларынан тікелей алады. Егер осы түрдің карточкасындағы өріс толтырылмаса, Torgsoft әдепкі мәнді қояды.

• Қалай түзетуге болады: Тауар түрлерінің анықтамалығына кіріп, қажетті қызметтің карточкасын ашыңыз және дұрыс өлшем бірлігін көрсетіңіз (мысалы: «сағ.», «қызмет», «ш.м.»). Осыдан кейін құжат дұрыс қалыптасады.

Бланктің сыртқы түрін менің брендіме бейімдеуге бола ма?

Иә, әрине. Бағдарлама құжаттарды сіздің кәсіпорыныңыздың қажеттіліктеріне қарай икемді түрде бейімдеуге мүмкіндік береді. FastReport кіріктірілген редакторы арқылы қаріптерді, өрістердің орналасуын өзгерте аласыз, логотипті немесе компанияның фирмалық деректемелерін қоса аласыз. Егер үлгілерді өзіңіз баптауға уақытыңыз болмаса, Torgsoft техникалық қолдау мамандары мұны сіз үшін қуана жасап береді.

Актілерге қол қою мәселесі қалай шешіледі? ЭҚА қолданыла ма?

Torgsoft заманауи бизнес-процестерге толық бейімделген. Кез келген актіні PDF форматында оңай сақтап, электрондық құжат айналымы (ЭҚА) сервисіңізге жүктей аласыз. Ол жерде оны КЭП (білікті электрондық қолтаңба) көмегімен қол қойып, контрагентке ешқандай қағазсыз жібере аласыз. Актіні PDF-ке қалай сақтау керек: құжатты қалыптастыру кезінде «Алдын ала қарау» батырмасын басыңыз, содан кейін жоғарғы құралдар панелінде «Сақтау» (дискета белгішесі немесе PDF-ке сақтау) пәрменін таңдап, компьютеріңіздегі буманы көрсетіңіз.

Жұмыс басталғанға дейін, тауарды қабылдау кезеңінде акт беруге бола ма?

Иә, бұл екі тараптың да құқықтық қорғалуы үшін өте дұрыс тәжірибе. Мысалы, техниканы диагностикаға қабылдаған кезде, сіз клиентке бірден «Кепілді сервиске қабылдау актісін» басып бере аласыз. Бұл ақаудың себебін анықтап, оның жөндеу болатынын немесе ақшаны қайтару болатынын шешкенге дейін-ақ тауардың сервис орталығына берілген фактісін тіркейді.