Интернет-дүкенді автоматтандыру: бухгалтерлік есеп бағдарламасын баптау

Торгсофт — интернет-дүкенді автоматтандыруға арналған бағдарлама.
Егер сізде қазірдің өзінде интернет-дүкен болса немесе оны құруды жоспарласаңыз — осы мақалада біз интернет-дүкенмен синхрондау үшін есептік бағдарламаны қалай дұрыс теңшеуді түсінуге көмектесеміз.

Интернет-дүкенді автоматтандыру үшін не қажет?

• Торгсофт есептік бағдарламасы, «Ультра» немесе «Терминал» нұсқасы
• Торгсофт қосымша опциясы «Интернет-дүкенмен синхрондау»
• Интернет-дүкен жасаушылар

Сайтты нөлден бастап жасау шамамен 2 айға созылады. Бұл уақыт ішінде тапсырыс берушінің қалауы ескеріліп дизайн жасалады, сайт негізгі контентпен толтырылады — Байланыс, Төлем және Жеткізу, Компания туралы, Блог беттері және Торгсофт есептік бағдарламасымен интернет-дүкенді синхрондау инфрақұрылымы дайындалады.
Егер сізде жасаушылар жоқ болса, біз жұмыс істейтін веб-студияларды ұсына аламыз.

Синхрондау қалай жұмыс істейді?

Торгсофт файлды тауарлармен, прайс-листпен және фотосуреттермен сіздің FTP-серверіңізге жібереді, содан интернет-дүкен оларды жүктеп алады. Торгсофт бағдарламасы прайс-листтерді TRS, CSV немесе YML форматында құрайды.

Интернет-дүкенмен синхрондауды қалай теңшеуге болады?

Бизнес иесі синхрондауды өздігінен теңшеумен айналыспауы керек: процесс барысында арнайы техникалық білім қажет болуы мүмкін. Синхрондауды теңшеуді сіздің жүйелік әкімшіңізге немесе Торгсофт техникалық қолдауына тапсырған жөн, кейбір теңшеулерді — интернет-дүкен жасаушыларға.
Жасаушылар үшін Торгсофт бағдарламасына бөлек қол жеткізу мүмкіндігін жасаңыз: олар синхрондау режимімен ғана жұмыс істей алатын рөлді теңшеңіз, басқару есептік жүйесіне қол жеткізбей.

Дайындық. Тауар түрлерінің ағаш құрылымы

Интернет-дүкендегі тауарлар әдемі және дұрыс көрінуі үшін және SEO-оңтайландыруға дайын болуы үшін, тауар түрлерінің ағашын және тауар топтарын дұрыс теңшеу керек.

Тауар түрлерінің ағашы

Егер сізде тауар түрлерінің ағашында қандай иерархия және реттілік болуы керек екені анық болмаса — Rozetka немесе Prom классификаторынан үлгі алыңыз.
Мысалы, аяқ киім дүкені үшін бір тауар түрі Ерлер аяқ киімі, түрлері — кроссовкалар мен кедалар, сандалдар, шлепанцылар, сабо, мокасиндер, туфлилер, үй аяқ киімі болады.
Барлығы, әрине, сіздің ассортиментіңізге байланысты.
Егер тауар түрлерінің ағашын бастапқыда дұрыс теңшесеңіз, интернет-дүкен мен маркетплейстермен оңай синхрондаудан басқа, сіз сауда нәтижелерін талдауға және ассортиментті басқаруға: қай тауар түрі көбірек пайда әкелетінін, қайсысы нашар сатылатынын және қоймада қажет еместігін көруге мүмкіндік аласыз. Талдау нәтижелерін ескере отырып, сіз дұрыс басқару шешімдерін қабылдайсыз, сатып алушыларға қажет тауарларды тапсырыс бересіз.

Тауар топтары

Тауар түрлерінің ағашын теңшеп, тауарды кірістегеннен кейін, интернет-дүкенмен синхрондалатын тауарларды анықтау керек.
Бұл үшін Тауартану → Тауар топтары мәзірінде тауарлар тобын жасап, қажетті тауарларды түрі, өндірушісі, маусымы және жеткізушісі бойынша қосыңыз. Жекелеген позицияларды қосуға немесе жоюға болады.
Тауар топтары үлкен ассортиментті оңай және тез басқару, тауарды интернет-дүкенге экспорттау үшін қажет.

Опцияны қосу және теңшеу

Торгсофт дерекқорын интернет-дүкенмен синхрондау үшін, қосымша «Интернет-дүкенмен байланыс» опциясын сатып алу немесе оны демо режимінде, 30 күнге тегін қосу қажет.
 
Қосымша «Интернет-дүкенмен байланыс» опциясын қосу үшін Параметрлер → Қосымша опциялар тізімі бөліміне өтіп, қосымша Интернет-дүкенмен байланыс опциясын табыңыз, функция коды 018, және 30 күнге қосу батырмасын басыңыз.

Торгсофт тағы синхрондау объектісін теңшеу

Интернет-дүкенді бағдарламаға қосу

Интернет-дүкенді жасау және теңшеу үшін Қойма → Интернет-дүкенмен синхрондау мәзіріне өтіп, Синхрондау объектісі өрісінің жанындағы Қосу батырмасын басыңыз.
Негізгі теңшеу терезесі ашылады, онда Интернет-дүкен категориясын таңдағанда қосымша өрістер қолжетімді болады.

Жалпы

Бұл терезеде интернет-дүкеннің атауын, тауар топтарын, баға және тауар атауын құру принципін, фотосуреттерді синхрондау әдісі мен орнын, көтерме және бөлшек үстеме пайызы көрсету керек. Жасаушылар үшін POST сұрауын құру мүмкіндігі бар — бұл Торгсофт деректер синхрондауын аяқтағаны туралы интернет-дүкенге хабарлау әдісі.

Интернет-дүкеннің атауы

Атауы өрісінде синхрондау объектісінің атауын көрсетіңіз. Ол еркін болуы мүмкін, бастысы, бұл теңшеулердің интернет-дүкенге арналғанын түсінуіңіз керек.

Сату бағасының көзі

Тауарлардың шотына бағаны алатын жер блогында Торгсофт есептік бағдарламасын немесе интернет-дүкенді таңдаймыз. Интернет-дүкенді таңдағанда, Торгсофт пен сайттағы бағалар әртүрлі болуы мүмкін.
 
Мысалы, интернет-дүкенде тауар 800 теңге тұрады, ал Торгсофтта 1000 теңге көрсетілген. Нәтижесінде шотта 1000 теңге тұратын тауар 800 теңгеге 20% жеңілдікпен сатылғаны көрсетіледі.

Автоматты үстеме пайыз және дөңгелектеу

Егер % үстеме (бөлшек) және % үстеме (көтерме) орнатылса, бағдарлама осы мәндерді ескеріп, синхрондау файлына сәйкес бағаны арттырады. Бағаны тауар түрінің теңшеулерінде бүтін санға дөңгелектеуге болады.

Қызметтерді сату

Егер сіз қызметтерді интернет-дүкенде сатқыңыз келсе, онда сәйкес Қызметтерді синхрондау қосқышын орнатыңыз.

Атауды құру принципі

Тауардың атауы оның сайтта және іздеу нәтижелерінде қалай көрінетінін анықтайды. Google кеңейтілген дұрыс атауларды артық көреді, яғни тек кроссовка adidas (кириллицамен) емес, толық атау «Adidas CRAZYCHAOS SHADOW 2.0 қалалық кроссовкалар». Тауарды кіріспейінше, оның атауын Google іздеуінен тексеріп, алғашқы нәтижелерден атауларды алыңыз. Біздің тәжірибеде тауар танушы тауарды кіріспейінше, оның моделі бойынша әріптерді шатастырып немесе өткізіп жіберген жағдайлар көп болған және тауар танымал сұраныс бойынша іздеуде шықпаған.
 
Торгсофт та тауар атауын қалай құруды таңдауға болады:

• Жүйедегі тауар атауына ұқсас. Бұл теңшеуде интернет-дүкенге Торгсофттағы тауар атаулары жүктеледі. Атауға оның сипаттамасы кіреді: өлшемі, артикулі, қажетті сипаттамалары. Сипаттамалар тауар атауының ұзындығын айтарлықтай ұзартады, сондықтан оның 60-70 символдан аспауын қадағалаңыз (Google ұсынған).
• Тауар түрі. Бұл жағдайда тек осы тауар түрінің атауынан тұратын тауар атаулары жүктеледі, яғни ағаштың соңғы тармағы.
• Тауар түрі толығымен жоғарыдан төменге қарай. Интернет-дүкендегі тауар атауы барлық тауар түрі ағашының тармақтарынан тұрады. Ерлер аяқ киімі мысалында: «Ерлер» тармағы «Аяқ киім» тармағына бағынышты. Осылайша, интернет-дүкендегі тауар атауы «Аяқ киім Ерлер» болады.
• Тауар түрі толығымен төменнен жоғарыға қарай. Алдыңғы теңшеуге ұқсас, тек бұл жағдайда атау «Ерлер аяқ киімі» болады.

Тауардың сипаттамасы

Сипаттаманы қалай құру теңшеуінде екі тармақ бар:

• Атауға кірмеген барлық сипаттамалар. Сипаттама тауардың атауға кірмеген барлық басқа параметрлерінен тұрады: артикул, өлшем және т.б.
• Жүйедегі сипаттамаға ұқсас. Бұл жағдайда сипаттама Торгсофттағы осы тауардың сипаттамасына толық сәйкес келеді. Бұл ең жылдам әдіс.

Бағдарлама мен сайт арасындағы файл алмасу каталогы

Ақпаратты жеткізу мекенжайы өрісінде тауар туралы ақпаратты сақтау және жүктеу үшін FTP каталогын көрсетіңіз. FTP каталог — бұл әдетте сіздің сайтыңыз орналасқан хостингтегі интернеттегі қалта.
FTP серверіне қол жеткізу параметрлерін жазыңыз және сақтаңыз. Параметрлерде көрсетілген пайдаланушының FTP каталогына толық қол жетімділігі болуы керек.

Сайтқа фотосуреттерді жүктеу

Фотосуреттерді синхрондау әдісі таңдаңыз — тауарлардың фотосуреттерін қайдан алу:

• Синхрондамау. Торгсофт бағдарламасынан интернет-дүкенге фотосуреттер берілмейді. Бұл жағдай, егер сіз фотосуретті сайттың әкімшілігінде қолмен жүктеп алсаңыз немесе есептік бағдарламадағы тауарлардың карталарында фотосуреттерді қоспаған болсаңыз, орынды.
• Өз сайтыңыз. Торгсофттан жіберілетін фотосуреттерді және сайтқа жүктелетін FTP каталогын таңдау. Каталогқа кіру параметрлерін Фотосуреттерді жеткізу мекенжайы өрісінде көрсетіңіз.
• Өз Web серверіңіз. Егер сіз фотосуреттерді компьютерде сақтасаңыз, онда өзіңіздің жалпыға қолжетімді каталогыңызды ашып, интернет арқылы фотосуреттерге қол жеткізуге мүмкіндік беруге болады. Осылайша FTP каталогын жалға алу қажет емес. Тауарлардың фотосуреттері сіздің бағдарлама каталогында сақталуы керек: Параметрлер → Параметрлер → Тауар → Фотосурет → Фотосуреттерді сақтау орны → Каталогта. Фотосуреттерге сілтеме префиксін көрсетіңіз.

Интернет-дүкен жасаушыларға арналған теңшеулер

Синхрондаудан кейін POST сұрауын жіберу. Интернет-дүкенмен сәтті синхрондаудан кейін көрсетілген мекенжайға деректер жаңартылғаны туралы хабарлама жіберіледі. Сұрау деректерін сізге сайт жасаушы хабарлауы керек.

Есептік орталықтар

Егер сізде бірнеше сауда нүктесі болса, сіз сайтта та уар қай есептік орталықтан сатылатынын таңдай аласыз.
 
Есептік орталық параметрлерінде фотосуреті жоқ тауарларды, нөлдік немесе теріс қалдығы бар тауарларды синхрондаудан шығарып тастауға болады. Әртүрлі есептік орталықтардағы тауарларды сатуға және шотты жасау кезінде сауда нүктесін таңдауға мүмкіндік беруге, сондай-ақ тауарларды брондауға болады.
Бұл теңшеулерді толығырақ қарастырайық:

• Тек фотосуреті бар тауарларды синхрондау. Фотосуреті бар тауарлар ғана синхрондалады.
• Тек қолжетімді тауарларды синхрондау. Бұл теңшеуді қоссаңыз, нөлдік және теріс саны бар тауарлар синхрондалмайды.
• Тауарды қай есептік орталықтан шығару. Бұл жағдайда шот қай есептік орталықтан шығарылады. Назар аударыңыз, тауар бағалары таңдалған есептік орталықтан болады, демек, осы есептік орталықта тек өзекті бағалар болуы керек.
• Тауарлар негізгі есептік орталықта болмаған жағдайда, оларды басқа қоймалардан ұсыну. Бұл орнату негізгі есептік орталықта тауар жоқ болса, оны басқа қоймалардан шығаруға мүмкіндік береді.
• Шотты жасау кезінде есептік орталықты таңдауды ұсыну. Клиент шотын жасағанда, Торгсофт тауарды қай дүкеннен шығару керектігін ұсынады.
• Шоттағы тауарларды брондау. Бұл әрекет тауарды басқа клиентке кездейсоқ сатпау үшін брондау күнімен тауарды брондауға мүмкіндік береді.

Синхрондау уақыты

Мұнда интернет-дүкеннен тапсырыстар қаншалықты жиі жүктелетінін және қойманың синхрондалатынын орнатамыз.
Синхрондау автоматты түрде, белгіленген уақытта жүреді. Параметрлерде компьютердің атын, пайдаланушының атын, синхрондау уақытын немесе аралығын көрсету керек.

Бұл үшін Синхрондау жиілігін жасау мәзірінде Компьютер аты\Пайдаланушы толтырыңыз (бұл автоматты түрде орындалуы мүмкін), синхрондау басталу уақытын, синхрондау аралығын, синхрондау аяқталу уақытын толтырыңыз. 

Автоматты синхрондау көрсетілген параметрлерде компьютерде және көрсетілген пайдаланушыда Торгсофт бағдарламасы іске қосылғанда жұмыс істейді.

Синхрондау файлдары

Бұл кезеңнің теңшеуін жасау үшін сайт жасаушыларынан файлдың қандай кодталуы және форматы қолданылатынын нақтылау қажет. Бұл сайтты басқару жүйесіне — CMS байланысты.

Торгсофтта келесі опцияларды таңдауға болады:

• ANSI немесе UTF-8 файл кодталуы,
• CSV немесе YML тауар файл түрі,
• Тапсырыс файл түрлері SAL, XML және JSON.

Мұнда синхрондау файлдарының атауын өзгертуге, клиент дерекқорын синхрондауға болады, сәйкес параметрді қосу арқылы.

Фотосуреттерді синхрондау параметрлерінде сайтпен синхрондау файлына қандай ақпарат берілетінін қосу керек. 

Қажеттісін бір-бірлеп қосуға немесе Барлық өрістерді синхрондау файлына қосу (динамикалық сипаттамалардан басқа) параметрін таңдауға болады. 

Динамикалық сипаттамаларды да қосуға болады, бірақ оларды жеке-жеке, сәйкес деректер түрін таңдау арқылы қосу керек.

Төлемдер

Мұнда біз интернет-дүкен жұмыс істейтін әрбір валюта үшін төлем түрлерін теңшееміз. Параметрлерде тапсырыс төлемінен кейін ақша қай валютада және қайда — кассаға немесе есеп айырысу шотына түсетінін көрсету керек.

Касса мен есеп айырысу шоттарын алдын ала Параметрлер → Сауда желісі мәзірінде жасау керек.

Қосу батырмасын басып, тапсырыс төлемдерін қосыңыз, Валюта өрісінде валютаны таңдап, Төлем түрін және сәйкесінше Есеп айырысу шотын немесе Кассаны көрсетіңіз.

Клиенттер

Торгсофт тапсырыс берген клиенттерді қалай анықтау керектігін анықтайды, олардың деректерін Торгсофтта жаңартады немесе тапсырыс жасағаннан кейін автоматты түрде клиенттерді дерекқорға қосады.
Клиенттерді іздеу параметрлері мен автоматты түрде жасауды теңшеу үшін интернет-дүкен жасаушылары қажет: олар тапсырысты өңдеу тәртібіне жауап беретін SaleType параметрін көрсетуі керек.
Осы формада егер шот автоматты түрде жасалса, клиенттің деректерін жаңарту параметрін қосуға болады. Бұл ыңғайлы, өйткені жеткізу мекенжайын немесе байланыс деректерін тексеру және нақтылау қажет емес — олар әрқашан өзекті болады.
Егер Клиенттерді телефон нөмірі бойынша іздеу қосылған болса, сатып алушы автоматты түрде Торгсофтта табылады (тапсырыс түрі SaleType 1 орнатылуы керек).
Клиенттерді автоматты түрде жасаудан немесе жаңартудан бас тартуға болады. Ол үшін Тапсырыс бойынша жаңа клиенттерді автоматты түрде жасау параметрін өшіру керек (тек SaleType=1 тапсырыстары үшін)
Оның орнына сіз тапсырысты байланыстыру қажет клиенттерді таңдау формасын көресіз. SaleType 2-5 параметрі (шот, жүкқұжат) кезінде — жаңа клиент автоматты түрде қосылады.

Тауардың динамикалық сипаттамалары

Торгсофт та әдепкі бойынша тауардың 16 сипаттамасы бар: тауар түрі, ел, өндіруші, сауда маркасы, коллекция, сипаттама, түсі, материалы, өлшемі, жынысы, маусымы, артикулы, ұзындығы, ені, биіктігі және шығарылған күні.
Бірақ жиі тауар картасында пайдалы қасиеттер жоқ болады. Бұл тар тауарлық нишаларда қажет арнайы салалық параметрлер, мысалы, құрылғылар үшін кернеу, компьютерлік креслолар үшін отырғыш биіктігі немесе дәретхана суы үшін ноталар.
Бұл үшін динамикалық сипаттамалар қолданылады.
Торгсофт та кез келген тауар сипаттамасын қосуға және осы ақпаратты интернет-дүкенге беруге мүмкіндік бар.
Динамикалық сипаттаманы қосу үшін Тауартану → Тауар түрі → тауар түрінің картасын өзгерту бөліміне өтіп, Қосымша сипаттамаларды көрсету батырмасын басу керек.
Қосу батырмасын басыңыз, қосымша параметрлер анықтамалығы ашылады, онда динамикалық сипаттамаларды жасауға, өңдеуге және жоюға болады.
Егер динамикалық сипаттама үшін Әрбір есептік орталық үшін бірегей параметрі қосылған болса, басқа есептік орталықтардағы тауарлар үшін бұл параметр қолданылмайды.
Егер Әдепкі бойынша міндетті қосқышы қосылған болса, бұл параметр тауар картасында осы түрдегі барлық тауарлар үшін міндетті түрде толтырылуы керек.
Динамикалық сипаттаманы сақтаймыз. Оны анықтамалықтан таңдап, осы түрдегі тауар үшін сақтаймыз.
Осыдан кейін тауар картасында оң жақта толтырылуы керек қосымша тауар сипаттамалары көрінеді.

Қосымша параметрлерді интернет-дүкенге қалай беру керек?

Қойма → Интернет-дүкенмен синхрондау → Өзгерту мәзіріне қайта ораламыз.
Синхрондау файлдары → Қосу қойындысы.
Деректер түрі бөлімінде Динамикалық сипаттама таңдаңыз, ал төменде — қай динамикалық тауар сипаттамасын интернет-дүкенге экспорттағыңыз келетінін таңдаңыз.
Осылайша, интернет-дүкендегі сипаттама кеңейтілген болады, ал сайт жасаушылар осы нақты тауар сипаттамалары бойынша сүзгілерді қоса алады.

Алғашқы синхрондау

Осылайша, Торгсофт та интернет-дүкенді теңшеу аяқталды. Қойма → Интернет-дүкенмен синхрондау мәзірінде синхрондау объектісін таңдап, Жаңарту батырмасын басыңыз.
Экранда тауар топтарына қосылған тауарлар көрінеді. Сайтқа экспорттауға болмайтын тауарлар бар-жоғын тексеріңіз. Егер ондай тауарлар болса, Тауартану → Тауар топтары бөліміне қайта оралып, оларды шығарыңыз.
Бәрі дайын болғанда, Синхрондау батырмасын басыңыз. Алғашқы синхрондау біраз уақыт алады, әсіресе сайтқа фотосуреттерді жіберсеңіз.

Тапсырыстармен қалай жұмыс істеуге болады?

Біз бағдарламаны теңшедік, тауарларды интернет-дүкенмен синхрондадық және тапсырыстар қабылдауға дайынбыз.
Егер жасаушылар тапсырыс файлына SaleType 1 параметрін қойса (техникалық құжаттамадағы мәліметтер), алдын ала тапсырыс жасалады және онымен Құжат → Қашықтықтағы клиент тапсырыстары мәзірінде жұмыс істеу керек.
SaleType параметрі 2-ден 5-ке дейін болса, тапсырыстар автоматты түрде Шот шығару саудасы режимінде жасалады.
Тапсырыстармен қалай жұмыс істеуге болатынын біз «Интернет-дүкен арқылы тауарды жүзеге асыру» бейне сабағында толығырақ баяндадық.