Torgsoft қаржы: ақшаны, қарыздарды және шығындарды қайдан көруге болады

Әрбір кәсіпкерді мазалайтын басты сұрақ: «Мен қанша табыс таптым?»

Сарапшылар ретінде біз күн сайын бизнес иесі үшін бұл жай ғана сан емес, тұрақты алаңдаушылық көзі екенін көреміз. Ақша үздіксіз «тауар–ақша–тауар» циклімен қозғалады, есеп айырысуға пайдаланылады және оны жай ғана үйіп қойып санау мүмкін емес. Бұл белгісіздік екі қауіп тудырады: тауар сатып алуға немесе жалақы төлеуге қаражат жетпейтін күтпеген кассалық алшақтық немесе, керісінше, дамуға жұмсауға болатын ақшаны шамадан тыс резервте ұстау.

Torgsoft басқарушылық есеп бағдарламасы — кез келген сәтте қолда бар ақшаны көруге, нақты қанша табыс тапқаныңызды түсінуге және қаржылық ағындарды бақылауға мүмкіндік беретін құрал. Күніне 15 минуттан артық уақыт жұмсамай, сіз бизнесіңіздің қаржысын толық бақылап, негізделген басқарушылық шешімдер қабылдай аласыз.

1. Ақша: қайда орналасқан және қалай қозғалады?

Толық қаржылық бақылау үшін «ақша сақталатын барлық орындарды» білу маңызды: дүкен кассаларындағы қолма-қол ақша, банк шоттары мен карталарындағы қаражат, сейфтегі ақша немесе тіпті иесінің жеке қаражаты. Torgsoft әрбір осындай жерде қалдықтарды көруге ғана емес, олардың арасындағы қаражат қозғалысын бақылауға көмектеседі және біртұтас ашық қаржылық көрініс қалыптастырады.

1.1. Кассалардағы қолма-қол ақша: күнделікті бақылау

Кассалардағы қолма-қол ақшаны күнделікті бақылаудың негізгі құралы — Төлем → Касса қорытындылары режимі.

Бұл есеп таңдалған кезең бойынша әрбір кассаның негізгі көрсеткіштерін көруге мүмкіндік береді. Сіз әрдайым мыналарды білесіз:

• Күн басындағы қалдық: таңертең кассада қанша ақша болғаны.

• Түсім: күн ішінде кассаға түскен ақшаның жалпы сомасы.

• Шығыс: кассадан жұмсалған ақша сомасы.

• Күн соңындағы қалдық: жұмыс күні соңындағы кассадағы ақшаның қорытынды сомасы.

Кассадан түсімді алған кезде есеп жүргізудің екі тәсілінің бірін таңдайсыз: жеңілдетілген немесе толық. Бұл таңдау екі негізгі операцияға байланысты:

• Инкассация. Бұл — кассадан және бағдарлама есебінен ақшаны жай ғана алу. Мұндай жағдайда ақша жүйе бақылауынан шығады. Әдіс жеңілдетілген есепке жарамды, бірақ қаржылық тізбекті үзеді.

• Түсімді тапсыру. Бұл — ақшаны дүкен кассасынан басқа сақтау орнына (мысалы, сейфке, банк шотына немесе «иесінің кассасына») ауыстыру. Бұл операция толық қаржылық есептің негізі болып саналады, өйткені ақша бизнес экожүйесінің ішінде қалады. Нәтижесінде қателерді анықтауға және нақты қорытынды көріністі көруге мүмкіндік беретін «жабық схема» қалыптасады.

1.2. Шоттардағы ақша: банктермен интеграция

Ақылы Шоттар бойынша банк көшірмелері функциясы бағдарламаны Приват24, Monobank және UkrSibbank жүйелерімен біріктіруге мүмкіндік береді.

Бұл функцияның басты артықшылығы — үздіксіз қаржылық экожүйе құру. Банк көшірмелерін қолмен салыстырудың орнына (қателік пен кешігуге бейім процесс), Torgsoft әрбір банк транзакциясын тиісті құжатпен автоматты түрде байланыстырады. Бұл сізге нақты уақыт режимінде ақша ағыны туралы дәл ақпарат береді.

Интеграция бапталғаннан кейін барлық банк операциялары (түсімдер мен есептен шығару) Төлем → Банк шоттарының көшірмелері терезесіне жүктеледі. Осы жерден «Қаржылық операцияны беру» батырмасын басу арқылы Torgsoft-та тиісті қаржылық құжаттарды бір рет шертіп жасауға болады.

1.3. Барлық қаржылық ағындар бір жерде: «Қаржылық құжат»

Төлем → Қаржылық құжат режимі — бағдарламадағы барлық қаржылық операцияларды басқарудың орталық хабы.

Терезеде екі негізгі қойынды бар: қолма-қол операциялар үшін Касса және қолма-қол емес төлемдер үшін Есеп айырысу шоты. «Журнал» қойындысы таңдалған кезеңдегі төлемдердің барлығын, төлем түріне қарамастан, бір тізімде көрсетеді.

Дәл осы режимде ақшаны сақтау орындары арасындағы барлық аударымдар тіркеледі. Ең жиі кездесетін операциялар:

• Есеп айырысу шотына аудару: кассадан банк картасына немесе шотына қолма-қол ақша енгізу.

• Басқа кассаға ақша аудару: мысалы, сейфтен дүкен кассасына ұсақ ақша беру үшін қолма-қол ақшаны көшіру.

• Валюта айырбастау: валютаны сатып алу немесе сату кезінде қаражатты валюталық және ұлттық валюта кассалары арасында ауыстыруды тіркеу.

2. Қарыздар: кім кімге қарыз?

Дебиторлық (сізге қарыз) және кредиторлық (сіздің қарыздарыңыз) берешекті бақылау бизнестің қаржылық тұрақтылығы үшін өте маңызды. Torgsoft өзара есеп айырысуды басқаруға арналған ыңғайлы құралдарды ұсынады.

2.1. Жеткізушілермен және сатып алушылармен есеп айырысу: «Серіктестермен баланс»

Қарыздарды талдаудың негізгі құралы — Төлем → Серіктестермен баланс есебі. Жүйе әрбір контрагент бойынша тауар-ақша балансын автоматты түрде жүргізіп, қанша тауар алынғанын және қанша ақша төленгенін тіркейді.

Қарыздарды көру үшін:

1. Серіктестік түрі сүзгісінде Жеткізуші немесе Сатып алушыны таңдаңыз.

2. Бағандарға назар аударыңыз: «Менің қарызым» — сіздің қанша қарыз екеніңізді, ал көршілес баған — серіктестің сізге қанша қарыз екенін көрсетеді. Жеткізушілер үшін есеп жеткізу валютасында жүргізіледі, бұл бағам айырмаларын болдырмауға мүмкіндік береді.

Терең талдау үшін қосымша құралдарды пайдаланыңыз:

• Өзара есеп айырысу картасы: белгілі бір серіктеспен жасалған барлық операциялардың (тауар кірісі, төлемдер, қайтарымдар) толық тарихын көрсетеді.

• Серіктестермен балансын тарқату: барлық жүкқұжаттарды, оларға қатысты төлемдерді және әр жүкқұжаттағы тауар құрамын көруге мүмкіндік береді.

Бұл тек кімнің кімге қарыз екенін білу емес, бұл — ақша ағынын басқару. Егер «Менің қарызым» бағанында үлкен сома көрсеңіз, жеткізушімен төлем шарттарын қайта қарау уақыты келген болуы мүмкін. Ал серіктестің сізге үлкен қарызы осы клиентке қатысты кредит саясатын қатаңдату қажет екенін білдіреді.

2.2. Клиенттердің қарыздарын бақылау: төленбеген сатулар

Клиенттер (әсіресе VIP) тауарды қарызға алатын жағдайлар жиі кездеседі. Сондай-ақ техникалық ақаулар салдарынан, мысалы электр қуаты өшкен кезде, төленбеген чектер пайда болуы мүмкін. Мұндай «ілініп қалған» қарыздарды бақылау қажет.

Ол үшін Torgsoft-та арнайы режимдер бар:

• Төлем → Қарапайым клиенттердің төленбеген сатулары: ақаулар салдарынан пайда болған төленбеген чектерді анықтауға және жабуға көмектеседі.

• Төлем → VIP-клиенттердің төленбеген сатулары: тұрақты клиенттердің қарызға алған барлық сатулары осы жерде жинақталған. Бұл терезеде төлемді қабылдауға немесе тауарды қайтаруды рәсімдеуге болады.

3. Шығындар: ақша қайда кетеді?

Шығындар құрылымын түсіну — таза пайданы есептеудің және бизнестің рентабельділігін бағалаудың кілті. Шығындарды нақты есепке алмай, «Мен қанша табыс таптым?» деген басты сұраққа жауап беру мүмкін емес.

3.1. «Қаржылық құжат» арқылы шығындарды есепке алу

Барлық шығындар бізге таныс Төлем → Қаржылық құжат режимінде тіркеледі. Шығынды тіркеу үшін «Қосу» батырмасын басып, соманы көрсетіңіз, «Шығыс» бағытын таңдаңыз және қаражат қай кассадан немесе шоттан есептен шығарылатынын белгілеңіз.

Шығынды тіркеу кезіндегі ең маңызды өріс — Қаржылық талдау бабы. Бұл қарапайым ақша бақылаудан нақты қаржылық талдауға өтудегі ең шешуші қадам. Осы кезеңдегі қате немесе өткізіп алу соңғы пайда есебін мәнсіз етеді. Әр операцияны дұрыс жіктеу (мысалы, Жалдау ақысы, Жалақы, Шаруашылық қажеттіліктер, Маркетинг) ақшаның қайда жұмсалатынын дәл талдауға мүмкіндік береді. Бизнес шығындарына жататын баптар қызыл түспен белгіленеді және автоматты түрде пайда есебіне қосылады.

Сонымен қатар, пайданы дұрыс есептеу үшін бизнес шығындары мен иесінің жеке шығындарын ажырату өте маңызды. «Өзіңе алу» үшін ақша шығару компанияның шығыны емес, бұл — сіздің дивидендтеріңіз. Мұндай операцияларды тиісті талдау баптары арқылы нақты бөлу қаржылық жағдайды дұрыс түсінудің негізі болып табылады.

3.2. Шығындар мен пайданы талдау

Шығындар құрылымын талдау үшін Төлем → Қаржылық талдау баптары бойынша баланс режимін пайдаланыңыз. Бұл есеп таңдалған кезең бойынша әрбір баптың қорытынды сомасын көрсетеді және ең көп шығынды баптарды оңай анықтауға мүмкіндік береді.

Пайданың соңғы жауабын Талдау → Кезең есебі береді. Мұнда жүйе барлық негізгі көрсеткіштерді, соның ішінде кезең бойынша жалпы шығындар сомасын автоматты түрде есептейді. Қорытынды нәтиже — Пайда көрсеткіші, ол тауарлық пайда мен барлық тіркелген шығындардың айырмасы ретінде есептеледі.

Бұл есеп — сіздің бизнесіңіздің ай сайынғы тиімділік табелі. Оны айдан айға пайданы салыстыру үшін пайдаланыңыз. Қаржылық талдау баптарында тіркелген жаңа маркетингтік науқан Пайда өсіміне әкелді ме? Инвестицияның қайтарымын осылай өлшеп, ақшаны босқа жұмсауды тоқтатасыз.

• Ақша: Касса қорытындылары, Қаржылық құжат және Банк шоттарының көшірмелері қаражаттың қайда екенін және қалай қозғалып жатқанын толық көрсетеді.

• Қарыздар: Серіктестермен баланс және Төленбеген сатулар жеткізушілермен және клиенттермен барлық есеп айырысуларды бақылауда ұстауға мүмкіндік береді.

• Шығындар мен пайда: Қаржылық құжат, Қаржылық талдау баптары бойынша баланс және Талдау → Кезең шығындарды дәл есепке алуға және қызметіңіздің нақты қаржылық нәтижесін көруге көмектеседі.

Осы құралдардың арқасында сіз рентабельділіктің объективті көрінісін алып, бизнестің нақты құнын көресіз және қаржыңызды толық бақылауда ұстай отырып, негізделген басқарушылық шешімдер қабылдай аласыз.

---