Коллекция дегеніміз не және оны қалай дұрыс жасау керек?

Инкассация мен түсімнің тапсырылуы арасындағы айырмашылық неде?

Инкассация мен түсімнің тапсырылуы — бұл әртүрлі процестер, бірақ олар бірдей мәнге ие.

Инкассация — бұл дүкен иесі немесе инкассатордың кассадан ақшаны алуы. Мысалы, директор өз қажеттіліктері үшін ақша алады. Бұл қаражат бағдарламада есептен шығарылады, және одан әрі қаржылық есеп жүргізілмейді. 

Түсімнің тапсырылуы — бұл ақшаны бір кассадан екінші кассаға ауыстыру. Мысалы, сатушы дүкен кассасынан түсімді басшының кассасына — сейфке немесе дүкен иесінің кеңсесіндегі кассаға тапсырады.

Инкассациядан айырмашылығы, түсімнің тапсырылуында ақша жүйеден жоғалып кетпейді — қаржылық есеп басқа кассада жалғасады.

Негізінде, инкассация — бұл толық емес қаржылық есеп, ал түсімнің тапсырылуы — толық. Сондықтан егер сіз барлық кірістер мен шығыстарды қамтитын толыққанды қаржылық есеп жүргізуді жоспарласаңыз, Торгсофт бағдарламасында ақшаны алу үшін «Түсімнің тапсырылуын» пайдалануды ұсынамыз.

Инкассация регламенті

Дүкендегі инкассация ережелері ұйымдастырушылық процестерге, талаптарға және дүкен немесе компанияның ережелеріне байланысты өзгеруі мүмкін. Дүкендегі жалпы инкассация регламенті келесі қадамдарды қамтуы мүмкін:

1. Қолма-қол ақшаны және құжаттарды дайындау: сауда кезінде алынған барлық қолма-қол ақшаны бөлу және барлық алынған қолма-қол қаражат пен құжаттардың тізімін жасау.
2. Инкассацияға қатысатын жауапты тұлғаларды анықтау.
3. Сауда кезінде алынған барлық қолма-қол ақша туралы есепті дайындау: күн бойынша касса есебі немесе күндер бойынша тауарлық кіріс.
4. Инвентаризация: барлық қолма-қол ақшаны қайта санау және оның есепке сәйкестігін тексеру.
5. Саналған қолма-қол ақшаны белгіленген орынға немесе жауапты тұлғаға — инкассаторға беру.
6. Инкассация деректерін есеп бағдарламасына енгізу, инкассация чегін басып шығару, құжатқа кассир мен инкассатордың қол қоюы.

Торгсофт бағдарламасында дүкеннен инкассацияны қалай көрсетуге болады?

Торгсофт бағдарламасында инкассацияны бірнеше режимде жасауға болады: 

• Төлем → Касса қорытындылары
• Төлем → Қаржылық құжат → Касса
• Құжат → Сату

Торгсофттағы инкассацияның негізгі шарттары:

• Торгсофт бағдарламасында инкассация тек негізгі формада көрсетілген есеп объектісінің кассасы үшін жүргізіледі. 
• Инкассация кассадағы ақшаның қалдығын көрсетілген сомаға азайтады, қаражат есеп бағдарламасынан есептен шығарылады. 
• Бағдарлама күні, уақыты, есеп объектісі, инкассация сомасы, инкассатор және ақшаны тапсыратын қызметкерді тіркейді.
• Инкассацияға автоматты түрде «Ішкі айналым» қаржылық талдау элементі тағайындалады, оны өңдеу мүмкіндігі бар. Бұл шығындар мен қаражат қозғалысын бақылау үшін Төлем → Қаржылық талдау элементтері бойынша баланс мәзірінде қажет.
• Торгсофтта инкассация чегін штрих-кодты сканерлеу арқылы тексеруге болады, содан кейін инкассация құжаты туралы хабарлама шығады.
• Әдепкі бойынша инкассация сатушылар мен рөлдік қолжетімділік шектеуі бар басқа қызметкерлер үшін қолжетімсіз. 

Инкассацияны смартфон арқылы қалай жасауға болады?

Торгсофт мобильді қосымшасында «Мобильді операциялар» мәзірінде инкассацияны тез жасауға болады. Бұл компьютер жақын жерде болмаған кезде немесе сатушы бағдарламамен сатып алушыларға қызмет көрсетіп жатқанда ыңғайлы. 

Қосымшада келесі өрістерді толтыру қажет: 

• инкассация сомасы, 
• ақша алынатын касса,
• қажет болған жағдайда түсініктеме,
• кәсіпорын, егер бар болса,
• инкассатор — инкассацияны жүргізген тұлға,
• ақшаны кассадан беретін қызметкер.

Инкассацияны кім жасауы керек?

Әдетте, инкассацияны кассалық операцияларды жүргізуге жауапты қызметкерлер — бухгалтерлер, әкімшілер, бизнес иелері орындайды. Кассир инкассацияға қатысып, қатысуы керек.

Егер бизнес үлкен болса, инкассацияны бақылау-ревизиялық бөлімнің қызметкерлері жүргізеді, олардың қызметтік міндеттеріне кі реді:

• компанияның сатушылары мен басқа қызметкерлерінің жұмысын бақылау,
• сауда желісіндегі дүкендердегі ассортимент пен бөлшек бағаларды бақылау,
• ККМ пайдалануын бақылау,
• инкассация жүргізу,
• тауардың бар-жоғын және мерчендайзинг стандарттарын сақтауын бақылау,
• түгендеу жүргізу;
• сауда нүктесінің, сатушылардың және тауарлардың сертификаттарының қажетті құжаттарының болуын бақылау,
• тауарларды өткізу мерзімдерін бақылау.

Банктің сауда нүктелерін инкассациясы

Кейде инкассацияны банк жүргізеді, бұл қызмет ақылы және оны тапсырыс беруге болады. Бір сауда нүктесінің инкассация құны — айына 2 000 грн бастап.

Қазақстан Республикасының Азаматтық кодексі банктердің сауда нүктелерін инкассациялау ережелерін реттейді. Шарт жасалғаннан кейін банк сауда нүктесінің қаражатын инкассациялау немесе онлайн-инкассациялау, клиенттің кассаларындағы қаражатты жинау, қаражатты кәсіпорынның ағымдағы шотына есептеу үшін банк кассасына жеткізу жұмыстарын жүргізеді.

Инкассацияны қаншалықты жиі жүргізу керек?

Дүкендегі инкассацияның жиілігі бизнестің көлеміне және оның транзакциялық белсенділігіне байланысты: шағын дүкендерде инкассация күн сайын жүргізілуі мүмкін, ал үлкендерде — күніне бірнеше рет. Сату қарқыны жоғары ірі дүкендерде инкассация күніне бірнеше рет жүргізілуі мүмкін.

Инкассацияның жиілігі бизнестің қаржылық қажеттіліктеріне және қауіп-қатерлерді — ақшаның жоғалуы немесе ұрлану мүмкіндігін — ескере отырып белгіленеді.

Инкассация чегін қалай қайталауға болады?

Инкассация чегінің дубликаты резервтік құжаттама және инкассация процесінің ашықтығы үшін қажет. Инкассация чегінің дубликаты аудиттер үшін немесе инкассацияға байланысты дауларды шешу үшін анықтамалық құжат ретінде пайдаланылады. Бұл инкассация кезінде есептелген және берілген қолма-қол ақша туралы қосымша жазба — чек жұмыс күнінің соңында қолма-қол ақшаның қалдығының дәлдігін растау үшін пайдаланылуы мүмкін. 

Торгсофт 2022.0.20 нұсқасынан бастап инкассация чегінің дубликатын басып шығаруға болады.

Ол үшін Төлем → Қаржылық құжат → Касса мәзіріне «Инкассация чегін басып шығару» әрекетін қостық. Инкассация чегінің алдын ала қарау ашылады, оны басып шығаруға болады. Мұндай чекті басып шығару тек «Инкассация» санатындағы кассалық қаржылық құжаттар үшін мүмкін, және түсімді тапсыру үшін қолжетімсіз.