Тауарларда мінсіз тәртіпті қалай жасауға болады: өнім базасы үшін бірыңғай стандартты енгізу

Бұл бейберекеттіктің себебі — ақпаратпен жұмыс істеудің бірыңғай стандарттарының болмауы. Ірі бизнесте бұл мәселені MDM (Master Data Management) шешеді — бұл деректердің бірыңғай, эталондық және қатесіз көзін қалыптастыратын тәсіл.

Бөлшек сауда және Torgsoft бағдарламасымен жұмыс істеу үшін MDM бір қарапайым мағынаны білдіреді: бизнес ауқымын кеңейту апатқа айналмауы үшін, тауар анықтамалықтарында мінсіз тәртіп болуы керек.

Неліктен «қоқыс» деректер пайда болады?

Көбінесе дерекқор бірнеше типтік қателіктің салдарынан дубликаттар үйіндісіне айналады:

1. Жеткізушілердің прайс-парақ форматтарының әртүрлі болуы. Бір Excel файлында штрихкод сан ретінде жазылған, ал екіншісінде — мәтін ретінде. Бағдарлама оларды әртүрлі оқиды да, дубликаттар жасайды.

2. Адам факторы. Сатушылар атауларды әртүрлі енгізеді немесе өз бетінше жаңа санаттар жасайды (бірі «Ойыншықтар» тармағын құрса, екіншісі — «Ойыншық» тармағын құрады).

3. Импорт параметрлерінің дұрыс қойылмауы. Бағдарлама тауарды тек атауы бойынша іздейді де, жеткізуші прайсымен 100% сәйкестік таппаса, бар карточканы жаңартудың орнына жаңасын жасайды.

Torgsoft мінсіз тәртіпке жеткізетін 5 қадам (MDM)

Қолмен істелетін жұмысты минимумға түсіру және есептеріңізге әрдайым сену үшін, жүйені бес ереже бойынша баптаңыз.

1. Басқаруды орталықтандыру (Data Governance)

Тәртіптің басты ережесі: дерекқор құрылымын өзгерту құқығы тек бір жауапты адамда болуы керек (мысалы, иесі немесе бас тауартанушы).

• Мұны Torgsoft қалай жасауға болады? Пайдаланушы рөлдерінің баптауларына өтіңіз. Барлық қарапайым сатушылар мен тағылымдамадан өтушілер үшін «Тауар түрлерін өзгертуге рұқсат етілген» жалаушасын міндетті түрде алып тастаңыз. Бұл сіздің «Тауар түрлерінің ағашын» қайталанатын санаттардан және әртүрлі сауда нүктелеріндегі бейберекеттіктен бірден қорғайды.

2. Прайс-парақтарды дұрыс дайындау (Data Quality)

Қателердің басым бөлігі дерекқорға жеткізушінің Excel файлдарынан жүкқұжаттарды жүктеу кезеңінде түседі.

• Excel гигиенасы. Импорт алдында әрқашан бүкіл кестені белгілеңіз және ұяшық пішімін «Мәтіндік» түріне ауыстырыңыз. Бұл өте маңызды. Егер мұны жасамасаңыз, Excel штрихкодтардың басындағы нөлдерді «жұтып қоюы» немесе артикулдарды күнге айналдыруы мүмкін. Сондай-ақ тауар сипаттамасында жасырын жол тасымалдары (Enter пернесін басу) болмауын қадағалаңыз. Жылдамдық үшін Torgsoft мәтінге арналған арнайы макросты пайдалануға болады.

3. Импорт кезіндегі ақылды іздеу (Data Matching)

Бағдарлама қоймада ескі тауардың қайда жатқанын, ал жаңасының қайда пайда болғанын нақты түсінуі үшін, тану логикасын дұрыс баптау қажет.

• Мұны Torgsof қалай баптауға болады? Импорттау формасында «Тауарды іздеу параметрлері» өрісіндегі басымдықтарды көрсетіңіз. алдымен штрихкод бойынша, содан кейін ғана артикул бойынша іздеуді орнатыңыз. Егер штрихкод сәйкес келсе, бағдарлама қалдықтар мен бағаларды жай ғана жаңартады.

• Жасау емес, жаңарту. «Тауар параметрлерін жаңарту» ауыстырғышын қосыңыз. Сонда, егер жеткізуші жақсырақ сипаттамасы немесе жаңа сипаттары бар прайс жіберсе, Torgsoft жаңа карточка жасаудың орнына бар карточканы автоматты түрде толықтырады. Ал егер прайста санат бағандары болмаса, партия автоматты түрде дұрыс тармаққа түсуі үшін «Ата-аналық түйін» функциясын пайдаланыңыз.

4. Атауларды автоматтандыру (Data Standardization)

Қызметкерлерге тауар атауларын қолмен ойлап табуға жол бермеңіз.

• Шешім. «Тауар атауын қалыптастыру ережесі» баптауын пайдаланыңыз. Torgsoft атауларды формула бойынша өзі құрастыра алады. Мысалы: [Тауар түрі] + [Өндіруші] + [Модель] + [Түсі] + [Өлшемі].

• Импорт кезінде жай ғана «Тауар атауын бекіту» жалаушасын қосыңыз, сонда сіздің мыңдаған позицияларыңыз біркелкі, стандартталған атауларға ие болады (мысалы, «Nike AirMax кроссовкалары Қара 42»). Бұл Prom немесе Rozetka сайтына жүктеу үшін өте қолайлы.

5. Егер қателер әлдеқашан болып, база ластанып кетсе не істеу керек? Оларды бір-бірлеп іздемеңіз.

• Дубликаттарды біріктіру. Тауартану -> Қателер диагностикасы режиміне өтіңіз. Жүйе бірдей штрихкоды, бірақ әртүрлі атауы бар тауарларды табады. Сіз тауарларды біріктіре аласыз: бағдарлама артықтарын жояды және барлық қозғалыс тарихы мен қалдықтарды бір дұрыс (эталондық) карточкаға ұқыпты түрде біріктіреді.

• Жаппай жіктеу. «Анықтамалықтарды белгілеу» қойындысында барлық «қараусыз қалған» тауарларды (түрі немесе өндірушісі көрсетілмеген жерлерді) сүзгіден өткізіңіз. Оларды тізіммен белгілеп, жүздеген тауарды бір шерту арқылы дұрыс тармаққа байланыстыру үшін «Өзгерту» түймесін басыңыз.

Қорытынды

Програма обліку товару для інтернет-магазинів, крамниць, торгових точок, складів та виробництва