Автоматтандыру жоспары: әртүрлі дүкендерде бухгалтерлік есепті қалай ұйымдастыру керек

Дәптерде есеп жүргізуден компьютерлік бағдарламаға көшу сату процесін, тауар айналымын бақылауды, есеп беруді, сауда нәтижелері туралы деректерді сақтауды айтарлықтай жеңілдетеді.

Сауданы автоматтандыруға дайындық

Сауданы автоматтандыру — бұл тек есеп бағдарламасы ғана емес, сонымен қатар сауда жабдықтары, қызметкерлерді оқыту, бизнес-процестерді ұйымдастыру бойынша жүйелі күнделікті жұмыс.

Қажеттіліктерді талдау

Дүкенге арналған бағдарламаны таңдаудан бұрын шешілуі қажет негізгі міндеттерді анықтау керек:

• ККМ арқылы сатуды бастау,

• қоймада тәртіп орнату,

• сатушылардың іс-әрекеттерін бақылау,

• клиенттер мен олардың сатып алуларын есепке алу,

• жеткізушілермен есеп айырысуды ашық және түсінікті ету және т.б.

Автоматтандыру мақсаты қандай болса да, Torgsoft есеп бағдарламасында кез келген ойды жүзеге асыруға болады.

Есепті бастау үшін сізге қандай бағдарлама және негізгі жабдықтар жиынтығы қажет екенін түсіну үшін Torgsoft қызметкерлеріне хабарласыңыз. Автоматтандыру мамандары толық кеңес береді: қайдан бастау керек, сізге қай Torgsoft бағдарламасының нұсқасы ең қолайлы болатынын, кассаға арналған жабдық сіздің бизнесіңіз үшін қандай болатынын, қанша сканерлер, принтерлер қажет екенін айтады. 

Бағдарламаны таңдау

Есеп бағдарламасы сауда, қаржы, қойма, басқарушылық есеп, тауарларды сақтау және қабылдау, интернет-дүкенмен, басқа онлайн платформалармен синхрондау және т.б. Үшін қажетті функцияларға ие болуы керек. Бағдарлама кешенді сауда жүргізуге мүмкіндік берсе — пайдаланушыға әртүрлі бағдарламалар арасында ауысу қажеттілігі болмас үшін, барлық қызмет бағыттарын қамтып, бизнеске арналған сервистермен интеграциялануы керек. 

Деректерді тасымалдау

Есепте жүргізген барлық деректерді жинаңыз, дәптерлерде, Excel кестелерінде жүргізілген деректерді, оның ішінде тауарлар, сатылымдар, клиенттер, қызметкерлер мен жеткізушілермен есеп айырысу туралы ақпаратты қосыңыз — есеп бағдарламасында бірыңғай деректер базасын құру үшін. Егер сізде үлкен көлемде ақпарат бар болса, оның бір бөлігі кестелерде немесе басқа бағдарламалардағы файлдарда болса және неден бастау керектігін білмесеңіз, Torgsoft техникалық қолдау қызметі деректерді қадамдық тасымалдауға көмектеседі.

Бағдарламаны бизнес ерекшеліктеріне сәйкес баптау

Бағдарламаға қосыңыз:

• тауар түрлері — олардың санаттары мен ішкі санаттары, тауар түріне орташа үстеме баға,

• тауардың фискалдық белгісі — тауар фискалды ма,

• кәсіпорындар мен олардың деректемелері — Torgsoft-та бірнеше ЖШС мен заңды тұлғаларды жүргізуге болады,

• сауда нүктелері мен олардың атаулары, егер олардың бірнешеуі болса,

• кәсіпорындардың кассалары мен есеп айырысу шоттары, қаржылық есеп жүргізу үшін,

• жеткізушілер, олардың байланыс деректері және бастапқы қарыздары, егер бар болса,

• делдалдар және олардың комиссиялық пайыздары, егер сіз дропшип жеткізушісі болсаңыз,

• клиенттерді қосып, жаппай жіберу хаттарын жасау үшін, штрихкод ауқымын құрып, клиенттік базаны арттыру үшін дисконт карталарын жасауды тапсырыңыз,

• қажетті кассаларға ККМ орнатыңыз,

• қызметкерлерге қолжетімділікті шектеңіз — әдепкі бойынша бағдарлама сатушылар үшін тек қажетті минимумды қамтамасыз етеді, белгілі бір әрекеттерге рұқсаттарды қосуға немесе рөлдер баптауларында жоюға болады.

Қызметкерлерді оқыту

Бір кассасы бар шағын дүкенді автоматтандыру үшін бағдарламаны баптау және сатушыларды оқытуға 1 күн қажет болады. 

Оқытуды онлайн тапсырыс беруге болады немесе жаңадан бастаушыларға арналған тегін видео курсты көріп, сайттағы нұсқаулардан, подкасттардан бастауға болады.

Оқытуға келесі тақырыптарды қосыңыз:

• есепті бастау: тауарды қабылдау, сату және қайтару, 

• ауысымның ашылуы және жабылуы, 

• клиенттерді қосу және олар туралы ақпаратты тауар карталарына енгізу, 

• контрагенттер мен серіктестер туралы ақпарат енгізу.

Біртіндеп енгізу 

Автоматтандыру және есеп бағдарламасын енгізудің табысы ең алдымен тұрақтылық пен жүйелілікке байланысты. Есепті енгізу кезінде дүкен иесі немесе жауапты және сенімді адам бағдарламаны баптауды және пайдалануды түсінуі маңызды — осылайша, қызметкерлердің айналымы қандай болса да, сіз жаңа қызметкерді бизнес-процеске тез орналастыра аласыз және сауданың тиімділігін жоғалтпайсыз.

Есеп жүйесін енгізу үшін соңғы мерзімдерді белгілеңіз. Бұл бастапқы мақсаттар мен бизнестің көлеміне байланысты бір аптадан бір айға дейін болуы мүмкін. Дүкеннің бір бөлімінен бастаңыз, бағдарламаны қолданыңыз және нәтижелерді бағалаңыз. Кейін автоматтандыруды барлық бөлімдерге таратыңыз.

Компьютерлендірілген есепке көшу белгілі бір уақыт пен күш жұмсайды, бірақ ұзақ мерзімді перспективада бұл сіздің қызметкерлеріңіздің жұмысын айтарлықтай жеңілдетеді, бизнесті ұйымдастыруды жақсартады және дүкеніңіздің кірістілігін арттырады.

Дүкенді автоматтандыру жоспары

*Автоматтандыру құны жұмыс орындарының санына байланысты. Бағдарламаны баптау және дүкендерде жұмыс істеу үшін қажетті ноутбуктар мен компьютерлер бұл есепке енгізілмеген, себебі олардың бағаларының диапазоны өте кең.

Мамандардан кеңес алу және сауданы автоматтандыруға тапсырыс беру:

+38(067) 558 37 84

info@torgsoft.ua