Автоматтандыру жоспары: әртүрлі дүкендерде бухгалтерлік есепті қалай ұйымдастыру керек

Торгсофт тауар немесе қызмет сататын, қойма, касса, жеткізушілермен есеп айырысу, клиенттермен және жалдамалы қызметкерлермен жұмысты жүргізетін шағын және орта сауда бизнестерінің көбіне сәйкес келеді. Бағдарлама 120-дан астам бизнес түрін автоматтандыру үшін қолданылады: шағын дүкеннен бастап сауда желісіне, қоймаға, интернет-дүкенге, сервис орталығына немесе шағын өндіріске дейін.

Сауданың әртүрлі түрлері үшін бір есеп жүйесі қолданылады. Бизнестің ерекшелігін тауар құрылымы, сипаттамалар, сату ережелері, қызметкерлердің құқықтары, қосымша опциялар және сауда жабдықтары анықтайды. Сондықтан киім дүкеніне, азық-түлік дүкеніне, автокөлік бөлшектері дүкеніне немесе құрылыс материалдары дүкеніне Торгсофттың әртүрлі баптаулары қажет, бірақ есеп жүргізудің негізгі логикасы ортақ болып қалады.

Сатып алмас бұрын бағдарламаны 30 күндік демо-нұсқада нақты тауарлармен және типтік операциялармен тексеруге болады. Бұл Торгсофт сіздің процестеріңізді қамтитынын түсінудің ең дәл тәсілі.

Торгсофт қандай бизнестерге сәйкес келеді

Дүкен түрінің өзі бағдарламаны таңдауға аз әсер етеді. Бизнесте тауар қалай қозғалатынын, қалай сатылатынын, қандай сипаттамаларды сақтау керегін және иесі нені тексергісі келетінін түсіну маңызды.

• Бөлшек сауда дүкендері. Киім, аяқ киім, косметика, балалар тауарлары, кеңсе тауарлары, кітаптар, үй жануарларына арналған тауарлар, тұрмыстық химия, шаруашылық тауарлары, электроника, автокөлік бөлшектері, құрылыс материалдары және басқа тауарлар. Торгсофт кіріс, сату, қайтару, есептен шығару, түгендеу, бағалар, қалдықтар, касса және есеп айырысуды жүргізеді.
• Салмақпен сатылатын тауарлары бар азық-түлік және басқа дүкендер. Бағдарлама таразылармен, салмақтық штрихкодтармен, өлшеп ораумен және тауарларды таңбалаумен жұмыс істейді. Егер тиісті жабдық пен опция қосылған болса, кассир салмақты қолмен енгізбей ала алады.
• Киім және аяқ киім дүкендері. Тауар бойынша модельдерді, өлшемдерді, өндірушілерді, маусымдарды және басқа сипаттамаларды жүргізуге болады. Сатушы қажетті нұсқаның бар-жоғын көреді, ал иесі сатылымдар мен қалдықтарды талдайды.
• Сериялық нөмірлері және кепілдігі бар тауарлар. Техника, құралдар, велосипедтер және басқа кепілдік тауарлары үшін сериялық нөмірлер бойынша есеп пен кепілдік қызмет көрсетуді қосуға болады.
• Зергерлік бұйымдар, маталар және өлшеммен сатылатын материалдар. Торгсофттың қосымша мүмкіндіктері тауарды данамен бірге салмақ, ұзындық, аудан немесе басқа өлшем бойынша жүргізуге мүмкіндік береді.
• Құрылыс және әрлеу материалдары. Плитка, ламинат, линолеум және ұқсас тауарлар үшін метрлік сипаттамалар бойынша есептеулер бар.
• Көтерме сауда және қоймалар. Торгсофт сатып алуларды, жеткізушілерге тапсырыстарды, көтерме бағаларды, қоймалардағы қалдықтарды, ішкі орын ауыстыруларды, өзара есеп айырысуды және жөнелтуді жүргізеді.
• Интернет-дүкендер және маркетплейстер. Торгсофт офлайн және онлайн сатылымдарға арналған негізгі есеп базасы бола алады. Ол үшін интернет-дүкенмен синхрондау және сауда алаңдарымен әрі жеткізу қызметтерімен бөлек интеграциялар қолданылады.
• Сервис орталықтары және шеберханалар. Қосымша опция жөндеу өтінімдерін, материалдарды, жұмыс кезеңдерін және клиентпен есеп айырысуды жүргізуге мүмкіндік береді.
• Жалға беру. Торгсофт клиенттерге белгілі бір мерзімге берілетін тауарларды жүргізе алады, қайтаруды, төлемді, кепілдікті және брондауды бақылай алады.
• Шағын өндіріс. Бағдарлама материалдар есебін, технологиялық карталарды, дайын өнім өндірісін, өзіндік құнды және шикізатты пайдалануды қолдайды.

Неліктен Торгсофт өте әртүрлі тауарлармен жұмыс істей алады

Торгсофт тауарды құрылымдалған карточка ретінде сақтайды. Позиция үшін тауар түрін, атауын, артикулын, штрихкодын, өндірушісін, бағаларын және қажетті сипаттамаларын көрсетуге болады. Жекелеген санаттар үшін өлшем қатары, маусым, өлшем бірліктері, сериялық нөмірлер және басқа параметрлер қолданылады.

Сондықтан бағдарламаға «аяқ киім дүкені» дегеннің жүйенің жеке түрі ретінде не екенін білудің қажеті жоқ. Иесі өз ассортиментінің құрылымын сипаттайды: модель, өндіруші, өлшем, түс, маусым және басқа қажетті белгілер. Осыдан кейін Торгсофт осы деректермен кіріс, сату, іздеу, түгендеу және қалдықтарды талдау кезінде жұмыс істейді.

Дәл осы қағида басқа тауарлармен де жұмыс істейді. Кофе үшін салмақ пен өлшеп орау маңызды. Смартфон үшін сериялық нөмір маңызды болуы мүмкін. Плитка үшін ауданды есептеу қажет. Киім үшін өлшемдер қажет. Автокөлік бөлшектері үшін артикул, өндіруші және сипаттамалар маңызды.

Мамандандырылған салалық міндеттерді бөлек қарастыру қажет. Мысалы, VIN-код бойынша автокөлік бөлшегін автоматты таңдау — каталогтаудың бөлек міндеті. Мұндай бизнесте Торгсофт номенклатураны, қалдықтарды, сатып алуларды, сатылымдарды, кассаны және қаржыны жүргізе алады, ал бөлшектерді таңдаудың нақты сценарийін енгізуге дейін тексеру керек.

Торгсофт бизнес-процестерді реттейді

Компьютерлік есеп қызметкерлер бірдей операцияларды бірдей рәсімдегенде жұмыс істейді. Дүкенде тауарды кім қабылдайтыны, кірісті кім рәсімдейтіні, позиция қашан сатылымға шығатыны, бағаны кім өзгерте алатыны, қайтару, есептен шығару, ақау және орын ауыстыру қалай рәсімделетіні анықталуы керек.

Торгсофт бұл тәртіпті құжаттарда, рөлдерде және қол жеткізу құқықтарында бекітеді. Сату тауар қалдығы мен касса күйін өзгертеді. Қайтару бөлек операция ретінде рәсімделеді. Қоймалар арасындағы орын ауыстырудың өз құжаты бар. Пайдаланушы деректерді өзгерткен кезде бұл журналдар мен хаттамаларда тіркелуі мүмкін.

Егер автоматтандыруға дейін сатушылар есте сақтаумен жұмыс істесе, ауызша келіссе, бағаларды бірыңғай ережесіз өзгертсе немесе қалдықтарды құжаттарсыз түзетсе, енгізу кезінде қайшылықтар пайда болады. Бағдарлама бизнестегі қандай операцияларда әлі анықталған тәртіп жоқ екенін көрсетеді.

Мұндай жағдайда операцияны үш сұрақпен сипаттау пайдалы:

1. Әрекетті кім орындайды.
2. Тауарда, ақшада немесе құжаттарда не өзгеруі керек.
3. Осыдан кейін иесі нені көруі және тексеруі керек.

Осыдан кейін операция Торгсофттың қай құжатымен, баптауымен немесе функциясымен рәсімделетінін анықтауға болады. Бастапқыда бағдарламамен үйлеспеушілік болып көрінетін жағдайлардың бір бөлігі дүкеннің өзінде бірыңғай жұмыс ережесінің жоқтығынан пайда болады.

Торгсофт бизнес иесіне не береді

Сатушыға күнделікті жұмысқа арналған құрал қажет. Иесіне бизнесті тексеруге арналған деректер қажет. Торгсофт операцияларды бір базада сақтайды және оларды өзара байланыста көруге мүмкіндік береді.

• Тауарлар мен қалдықтар. Иесі қоймада не барын, тауар қайда тұрғанын, оның қалай қозғалғанын және қандай позицияларды толықтыру керегін көреді.
• Сатылымдар. Бағдарлама өткізулерді, қайтаруларды, жеңілдіктерді, бағаларды және сатылған тауар туралы деректерді сақтайды.
• Ақша. Кассаларды, шығындарды, төлемдерді, өзара есеп айырысуды және банк операцияларын жүргізуге болады.
• Жеткізушілер. Торгсофт кірістерді, сатып алу бағаларын, қарыздарды және есеп айырысу тарихын сақтайды.
• Қызметкерлер. Әкімші рөлдер мен рұқсат етілген әрекеттерді белгілейді. Басшы пайдаланушылардың операцияларын тексере алады.
• Клиенттер. Бағдарлама клиент карточкаларын, сатып алу тарихын, жеңілдіктер мен бонустарды сақтайды.
• Түгендеу. Қызметкер тауардың нақты санын енгізеді, ал Торгсофт оны есептік қалдықпен салыстырады.
• Аналитика. Басшы сатылымдарды, қалдықтарды, айналымдылықты, табыстылықты, ассортиментті және басқа көрсеткіштерді талдайды.
• Онлайн-сатылымдар. Қосымша интеграциялар арқылы негізгі базаны интернет-дүкенмен, маркетплейстермен және жеткізу қызметтерімен байланыстыруға болады.

Торгсофт украиналық сауда ережелері бойынша жұмыс істеуге сәйкес келе ме

Торгсофт украиналық сауда бизнесі үшін әзірленеді. Бағдарлама бағдарламалық РРО-ны, аппараттық фискалдық тіркеуіштермен жұмысты, УКТЗЕД-ті, ҚҚС-ты, акциздік тауарларды және тауар қорларын есепке алу нысанын қолдайды.

Фискалдық сатуды Торгсофттағы әдеттегі өткізу операциясымен байланыстыруға болады. Карта арқылы төлем үшін бағдарлама соманы үйлесімді банк терминалына жібере алады. ПРРО-ның қағаз чегін шығару үшін кәдімгі чек принтерін қолдануға болады.

Нақты талаптар кәсіпкерлік нысанына, салық салу жүйесіне, ассортиментке және есеп айырысу тәсілдеріне байланысты. Иесі немесе бухгалтер нақты бизнеске қандай ережелер қолданылатынын анықтайды, ал Торгсофтта тиісті кәсіпорындар, кассалар, ПРРО, мөлшерлемелер және тауар реквизиттері бапталады.

Торгсофт қандай сауда жабдықтарымен жұмыс істейді

Негізгі есеп үшін Windows орнатылған компьютер жеткілікті. Жабдықтың нақты жиынтығы кассада және қоймада қандай операцияларды орындау керегіне байланысты.

• Штрихкод сканерлері сату, қабылдау және түгендеу кезінде тауарды оқиды.
• Чек принтерлері тауарлық чектерді және ПРРО қағаз чектерін басып шығарады.
• Жапсырма принтерлері дайын штрихкоды жоқ тауарлар үшін немесе дүкеннің өз таңбалауы үшін қажет.
• Электрондық таразылар тауар салмағын кассаға жібереді немесе өлшеп орау және салмақ жапсырмаларын басып шығару үшін қолданылады.
• Банк POS-терминалдарын Торгсофтпен интеграциялауға болады, сонда бағдарлама төлем сомасын кассирдің қайта енгізуінсіз жібереді.
• Фискалдық тіркеуіштерді аппараттық РРО-мен жұмыс істейтін кәсіпкерлер қолданады.
• Деректер жинау терминалдары қоймада түгендеу, қабылдау және үлкен ассортиментпен жұмыс істеу үшін қолданылады.
• Сатып алушы дисплейлері клиентке ағымдағы сатып алу туралы ақпаратты көрсетеді.
• Өзіне-өзі қызмет көрсету кассасының жабдықтарын сатып алушының өз бетінше есеп айырысуы көзделген дүкендерде қолдануға болады.

Торгсофтпен драйвер немесе арнайы протокол арқылы дерек алмасатын жабдық үшін үйлесімділікті нақты модель бойынша тексеру керек. Бұл әсіресе таразылар, банк терминалдары, фискалдық тіркеуіштер және мамандандырылған құрылғылар үшін маңызды.

Сіздің ауқымыңызға қандай Торгсофт конфигурациясы қажет

Бағдарлама нұсқасы сауда нүктелерінің, жұмыс орындарының саны, базаға қол жеткізу тәсілі және қажетті функциялар бойынша анықталады. Тауар түрінің бұл жерде екінші дәрежелі мәні бар.

Автоматтандырудың қорытынды құны Торгсофт нұсқасына, жұмыс орындарының санына, қосымша опцияларға, жабдыққа және баптау жұмыстарының көлеміне байланысты. Сондықтан «шағын», «орта» немесе «үлкен» дүкенге арналған әмбебап сома бюджет туралы дәл емес түсінік береді.

Бағдарламаны сатып алмас бұрын нені тексеру керек

Торгсофттың сіздің бизнесіңізбен үйлесімділігін анықтау үшін дүкеннің нақты жұмысын сипаттау жеткілікті.

1. Қандай тауарлар сатасыз. Қызметкерлер тауарды іздейтін, қабылдайтын және сататын сипаттамаларды анықтаңыз.
2. Қанша дүкеніңіз, қоймаңыз және кассаңыз бар. Нұсқа мен базамен жұмыс тәсілі осыған байланысты.
3. Есеппен кім жұмыс істейді. Сатушыға, тауар маманына, әкімшіге және иесіне әртүрлі құқықтар қажет.
4. Қалай сатасыз. Бөлшек сауданы, көтерме сауданы, сайтты, маркетплейстерді, жеткізуді, алдын ала төлемді және басқа арналарды ескеріңіз.
5. Сатылымдарды қалай фискализациялайсыз. ПРРО-ны, фискалдық тіркеуішті және банк терминалын тексеріңіз.
6. Қандай жабдық бар. Үйлесімділікті тексеру үшін таразылардың, принтерлердің, терминалдардың және басқа жабдықтың нақты модельдерін жазып алыңыз.
7. Сізде қандай операциялар стандартты емес. Мысалы, сериялық нөмірлер, жалға беру, өндіріс, метраж, жөндеу, комиссиялық тауар немесе мамандандырылған салалық таңдау.

Үйлесімділікті қашан бөлек тексеру керек

Торгсофт — тираждық есеп жүйесі. Компания бағдарламаның ортақ ядросын дамытады және кәсіпкерлердің кең тобына қажет функцияларды қосады. Сондықтан сатып алмас бұрын, егер бизнес тар мамандандырылған функцияға тәуелді болса, сценарийді бөлек тексерген жөн.

Мұндай жағдайларға тауарды таңдауға арналған салалық каталогтар, өз протоколы бар арнайы жабдық, стандартты емес есептеу алгоритмі немесе Торгсофттың функциялары мен қосымша опциялары арасында жоқ процесс жатады.

Мұны лицензияны сатып алғанға дейін анықтауға болады. Тексеру үшін демо-нұсқада типтік жұмыс күнін қайталау жеткілікті: бірнеше нақты тауарды қабылдау, сату, қайтару, төлем, түгендеу жүргізу және иесіне қажетті есепті қалыптастыру.

Торгсофтқа қалай көшуге болады

Енгізу деректерді және жұмыс ережелерін дайындаудан басталады. Дүкен бастапқы қалдықтар мен операциялар тәртібін неғұрлым дәл анықтаса, қызметкерлер жүйелі есепке соғұрлым тез көшеді.

1. Бизнес құрылымын анықтаңыз. Дүкендер, қоймалар, кәсіпорындар, кассалар, пайдаланушылар және олардың рөлдері.
2. Тауар анықтамалығын дайындаңыз. Санаттар, атаулар, артикулдар, штрихкодтар, сипаттамалар, бағалар және жеткізушілер.
3. Түгендеу жүргізіңіз. Бағдарламадағы бастапқы қалдық нақты тауарға сәйкес болуы керек.
4. Қажетті деректерді көшіріңіз. Ақпараттың бір бөлігін кестелерден немесе алдыңғы есеп жүйесінен импорттауға болады.
5. Жабдықты қосыңыз. Сканерлерді, принтерлерді, таразыларды, ПРРО-ны, банк терминалын және басқа құрылғыларды тексеріңіз.
6. Қызметкерлердің құқықтарын баптаңыз. Әр рөл тек қажетті операцияларға ғана қол жеткізеді.
7. Тест операцияларын жүргізіңіз. Кіріс, сату, қайтару, төлем, түгендеу және жұмыс күнін жабу.
8. Барлық операцияларды жүйеде жүргізуді бастаңыз. Алғашқы күндері иесі қалдықтарды, кассаны, қайтаруларды, жеңілдіктерді және қызметкерлердің әрекеттерін тұрақты тексереді.