Шығынға әкелетін 15 есеп қатесі

Қателік жасамаңыз! Торгсофт дұрыс есеп жүргізу бойынша 15 ұсыныс https://t.co/nBuFN6pJ2e pic.twitter.com/xqVUQv7feI

— Торгсофт (@torgsoft) 2021 жылғы 20 қазан

Бизнеске арналған бағдарламалық қамтамасыз етуді сататындардың барлығы өз клиентіне оның мәселелерін шешу, кірісті арттыру, шығындарды азайту, процестерді оңтайландыру және басқа да артықшылықтар уәде етеді.

Бірақ бағдарлама бизнес мәселелерін шеше ала ма?

Егер «бизнесті автоматтандыру» анықтамасына қарасақ - бұл компанияның бизнес-процестерін сақтау және өңдеу. Адам - автоматтандырудың ажырамас бөлігі, өйткені ол жүйеге деректерді енгізеді, басқарады және өзгертеді.

Есеп саясатының қателіктері, ойланбаған бизнес-процестер, міндеттер мен лауазымдық нұсқаулықтарды дұрыс бөлмеу, оларды есеп жүйесіне енгізу дүкенге елеулі қаржылық шығындарға әкеледі.

Көбінесе бизнес иесі есеп бағдарламасын сатып алып, барлық басқаруды жүйеге тапсырады. Торгсофт немесе кез келген бағдарламалық қамтамасыз ету - бұл дүкенді басқаруға көмектесетін құрал, күнделікті міндеттерден босатады және уақыт пен ресурстарды тиімді бөледі.

Торгсофт икемді параметрлер жүйесі арқылы әрекеттерге рұқсат береді немесе тыйым салады, ескертеді, кеңес береді, тіркейді, бірақ, өкінішке орай, қателіктерді автоматты түрде түзетуді және айла-шарғы жасау кезінде «қолынан ұстауды» білмейді.
Жылдар бойы жұмыс барысында біз кәсіпкерлердің есеп жүйесін орнатуда жіберетін қателіктер тізімін жинадық.

Қате №1: қызметкерлердің бағдарламаның барлық функцияларына қол жеткізуі

Толық қолжетімділік тек иесінде болуы керек.
Шектеу - бұл деректерді рұқсат етілмеген әрекеттерден сақтау және бағдарламаны бақылау.

Иесі деректер базасын сақтау және жүктеу, деректер базасына тікелей қол жеткізу, шексіз тауарларды қайтару, статистиканы жою, сауда нәтижелерін талдау және қаржылық құжаттарды көру мүмкіндігіне ие. Бұл функцияларды барлығына беруге болмайды, ал олардың қолданылуы қатаң реттелуі керек.
Егер қызметкерге немесе серіктеске кең өкілеттік беру қажет болса, дұрыс шешім - жеке тіркелгі жазбасын жасау және қажетті мәзір элементтеріне және әрекеттерге қолжетімділікті қолмен ашу.

Қайда орнатуға болады: Параметрлер → Рөлдерді орнату.
Рөл жасағаннан кейін оны Параметрлер → Пайдаланушылар → Өзгерту → Рөлді тізімнен таңдау мәзірінде қызметкерге тағайындау қажет.
Қызметкерлер үшін «Рөлдік шектеусіз» параметрін пайдаланбаңыз.

Қате №2: әдепкі құпия сөз немесе қарапайым құпия сөз

Бағдарламаны орнатқаннан кейін әдепкі құпия сөзді өзгерту қажет. Егер біреу оны білуі мүмкін деген күдік болса, құпия сөздерді өзгертіңіз.
Айта кету керек, әр бағдарлама, қызмет, тіркелгі үшін құпия сөз бірегей болуы керек - барлық ресурстар үшін бір құпия сөзді пайдаланбаңыз.

Қайда орнатуға болады: Параметрлер → Пайдаланушылар → Өзгерту → Құпия сөзді өзгерту.

Қате №3: барлығына арналған бір тіркелгі жазбасы

Әр қызметкерде жеке тіркелгі жазбасы болуы керек.
Бұл Торгсофтқа, кейінірек бизнес иесіне, кімнің қандай әрекеттер жасағанын нақты білуі үшін қажет.

Егер барлығы бір тіркелгі жазбасы арқылы жұмыс істесе - бағдарламаға бір логин және құпия сөзбен кірсе, онда кімнің және қашан қате немесе заңсыз әрекет жасағанын анықтау мүмкін болмайды, өйткені әрекеттер журналы мен құжаттарда әрқашан бірдей пайдаланушы болады.

Қайда орнатуға болады: Параметрлер → Пайдаланушылар → Қосу - бұл әрекет жаңа пайдаланушыны жасайды.
Параметрлер → Қызметкерлер → Қызметкерді қосу және оған бағдарламаны енгізу үшін тіркеу атын тағайындау - бұл әрекет қызметкерді пайдаланушымен байланыстырады.

Қате №4: қызметкерге қажеттіден артық рұқсат беру

Рөлдік шектеулер қызметтік нұсқаулықтарға сәйкес болуы керек. Әр қызметкер үшін ол үнемі өз қызметтік міндеттері аясында орындайтын әрекеттерді ғана ашыңыз. Бағдарламаның функцияларын «жай ғана жағдай үшін» ашу қауіпті, өйткені бұл қызметкерге қажетсіз ақпаратқа тұрақты қол жеткізуді береді.

Қайда орнатуға болады: Параметрлер → Рөлдерді орнату → Ресурстар

Қате №5: бір реттік әрекетке тұрақты қолжетімділік

Жаңа функцияларды қажет болған жағдайда ашыңыз, яғни тек қызметкер Торгсофт режиммен бірінші рет жұмыс істемесе және болашақта ол осы режиммен тұрақ ты жұмыс істеуі керек жағдайда.

Қайда орнатуға болады: Параметрлер → Рөлдерді орнату → Ресурстар

Қате №6: бағдарламаның хабарламаларын елемеу

Есеп жүйесінің ескертулерін оқыңыз. Жұмыс барысында Торгсофт нюанстар немесе қателіктер туралы хабарлауы мүмкін. Егер қызметкер бағдарламадан хабарлама көріп, хабарламаның мазмұнын түсінбесе, ол дереу бизнес иесіне немесе қажет болса, Торгсофт техникалық қолдау қызметіне хабарлауы керек.

Мысалы, фискалдық тіркеушіге немесе бағдарламалық ККМ деректерді беру мәселелері туралы жүйенің ескертулерін елемеу фискалдық қызмет тарапынан айыппұл салуға әкелуі мүмкін.

Қате №7: іріктеп есеп жүргізу

Бағдарламадағы ақпарат - бұл бизнестегі болып жатқан жағдайлардың нақты құжатталуы.

Барлық әрекеттер бағдарламасында көрсетілуі керек. Егер инкассация кезінде ақша бірнеше қызметкер арасында берілсе, онда бұл бағдарламада ескерілуі керек.
Әр әрекетті тіркеу тіпті бірнеше ай немесе жылдан кейін оқиғалар көрінісін қалпына келтіруге мүмкіндік береді, қателерді, дәлсіздіктерді және айла-шарғыларды анықтауға көмектеседі.

Басқа шектен шығу - толық емес ақпарат. Егер басында тауар картасын дұрыс толтыруға назар аудармасаңыз, бұл бизнесті масштабтауға әсер етеді - тауарларды интернет-дүкенге жылдам жүктеу қиын болады. Тауар түрлері ағашын дұрыс қалыптастыру - бұл тек сауда нәтижелерін дұрыс талдау ғана емес, сонымен қатар тауарлардың дұрыс құрылымын құру негізі интернет-дүкенде.

Қате №8: нақты жағдайды түсінбеу

Бизнес иесі компанияның барлық бизнес процестерін білуі және түсінуі керек. Бұл жағдайда ол персоналдың жұмыс сапасын, іс-әрекеттердің тиімділігі мен нәтижелілігін бағалай алады.

Егер сату саны азайған болса, мүмкін жаңа менеджер тапсырыстан кейін клиенттерге қоңырау шалмайды? Немесе сатушы адалдық жүйесінің шарттарын сақтамай, сатып алушыларға дисконт карталарын бермейді ме? Немесе сатушы дүкенді ертерек жауып тастайды ма? Онда қызметкерлердің келуі мен жұмысының аяқталуын бақылау қажет.

Егер сіз ережелер мен олардың орындалуының нақты тәртібін орнатқан болсаңыз, Торгсофттағы нәтижелерді бақылай аласыз.

Қате №9: «бағдарламамен менің әкімшім айналысады»

Торгсофт - бұл интуитивті түсінікті бағдарлама. Есеп жүйесімен жұмыс істеудің мәні - пайдаланушы кіріс деректерін енгізеді - сату, қайтару, есептен шығару, ақау, қайта есептеу нәтижелері, ал бағдарлама бұл деректерді интерпретациялайды және басқарушылық шешімдерге дайын ақпаратты береді.

Иесіне бағдарламаның жұмыс принциптерін білу маңызды, қызметкерлердің белгілі бір әрекеттерді не үшін орындайтынын, әрбір лауазымның бизнес-процестерінің жалпы құрылымын түсіну үшін бағдарламадағы қызметкерлердің әрекеттерінің дұрыстығын түсіну және бақылау.

Әкімшіге немесе аға сатушыға бизнесті басқаруды сеніп тапсырмаңыз.

Қате №10: көптеген қажетсіз әрекеттер

Дүкендегі әрбір бизнес-процесс ойластырылған және жеңілдетілген болуы керек. Қажетсіз әрекеттерді орындау қателіктер мен уақытты тиімсіз пайдалануға әкеледі.
Кең таралған қателіктер:

Қате №11: ашық кезеңдер

Өткен кезеңдерге қолжетімділікті жабыңыз. Өткен айлардағы сауда нәтижелері туралы ақпаратты қасақана немесе кездейсоқ редакциялаудан қорғау керек. Тауар қозғалысы туралы әрбір құжатты тексеруден кейін жабу керек, ал күнтізбелік кезең аяқталғаннан кейін ақпаратты редакциялауды бұғаттаңыз.

Қайда орнатуға болады: Талдау → Период → Күйді өзгерту → Кезеңді жабу

Қате №12: бақылаудың болмауы

Барлық кезеңдерде өзара бақылау және тексеру.

Қызметкерлер бір-бірін тексеруі керек. Егер жүкқұжатты бір қызметкер жасаса, қабылдайтын адам енгізілген деректердің дұрыстығын тексеруі және растауы керек.
Егер бірнеше қызметкер бизнес-процеске қатысса, әрқайсысы бағдарламадағы ақпараттың дұрыстығына жауапты.

Бизнес иесі бақылау нүктелерін жоспарлауы керек - сауда нәтижелерін талдау, жүргізілген акциялар, жеткізушілермен есеп айырысу - кім, не және кімге қарыз, тауар бағасын тексеру, тауарларды сатудан алу құжаттары, инкассация.

Қате №13: автоматтандырылған нәрсені қолмен жасау

Максималды автоматтандыру және қызметкердің қалауындағы шешімдердің минимумы. Адам факторы әрқашан есеп жүргізудегі мәселелер мен қателіктердің негізгі көзі болады. Егер шешім қабылдауды есеп жүйесіне беруге мүмкіндік болса, мұны істеу керек.

Мысалы, жүйе тауарды немесе клиентті штрих-код арқылы анықтайды, сондықтан сатушыға қажетсіз қолмен іздеуге рұқсат берудің қажеті жоқ.

Қате №14: тәртіпсіздікті есепке алу

Хаосты автоматтандыру мүмкін емес. Егер дүкендегі бизнес-процестерде логика, құрылым және тәртіп болмаса, есеп жүйесі өз қатысуымен оларды шешуге көмектеспейді.

Құжаттарды уақтылы енгізбеу, қажетсіз артқы күнмен ақпаратты өзгерту, себепсіз деректерді түзету тәртіпсіздікті нашарлатады. Қарама-қарсы әрекет етіңіз: құжаттарды пайда болған сәтте енгізіңіз, артқы күнмен деректерді редакциялауға тыйым салыңыз.
Тұрақты қайта есептеу жүргізіңіз және оның нәтижелерін «реттемеуге» тырысыңыз. Әйтпесе, есеп жүргізудің мәні жоқ және бағдарлама жиналған хаостың аккумуляторына айналады.

Қате №15: қазірдің өзінде жүзеге асырылған шешімдерді ойлап табу

Торгсофт әрбір параметр - тәжірибе, мыңдаған кәсіпкерлердің мәселелерін шешу нәтижесі.
Шектеулерді пайдалану немесе пайдаланбау - бизнес иесінің құқығы. Бірақ шектеулер кәсіпкердің өмірін қиындату үшін емес, мәселелердің алдын алу үшін жасалғанын түсіну керек.

Автоматтандыру - бұл өнімділікті арттыру, қызметтер мен өнімдердің сапасын жақсарту, бизнес-процестерді басқарудың тиімділігін арттыру құралы.
Сауданы автоматтандыру дүкендегі бизнес-процестерді бақылау үшін кешенді және жүйелі көзқарасты қажет етеді.