Ақшаны бақылау жүйесі ретінде сатып алу: иесі не көруі керек

Тауарды қабылдау процесі — бұл жай ғана қоймадағы қалдықтарды тіркеу операциясы емес, кәсіпорын қаржысын бақылаудың негізгі нүктесі. Бизнес иесі сатып алуды өзіндік құнды қалыптастыру, борыштық міндеттемелердің пайда болуы және болашақ пайданы негіздеу кезеңі ретінде қарастыруы керек.

Тауарды қабылдау процесінде иесі көріп, бақылауы тиіс негізгі аспектілер мыналар:

1. Өзіндік құнды дәл қалыптастыру және қосымша шығындарды есепке алу 

Иесі тауардың тек жеткізуші бағасынан ғана тұрмайтын нақты құнын көруі тиіс. Бағдарлама соңғы өзіндік құнға әсер ететін барлық құрамдастарды тіркеуге мүмкіндік береді:

• Жеткізуші ұсынған жеңілдіктер. Жүкқұжатты жасау кезінде бүкіл партияға ортақ жеңілдік пайызын көрсетуге болады, ал жүйе әр тауардың бағасын автоматты түрде қайта есептейді.

• ҚҚС. Егер тауар салық салынатын болса, иесі ҚҚС-сыз бағаны көрсетеді, ал бағдарлама сату бағасын дұрыс қалыптастыру үшін салықты автоматты түрде қосады.

• Жүкқұжат және тасымалдау шығындары. "Жүкқұжат шығындары" қойындысы өте маңызды. Иесі барлық қосымша қаржылық шығындарды (жеткізу, буып-түю, банк қызметтері) көруі тиіс. Бұл шығындарды тауардың өзіндік құнына қосуға болады (онда олар қойма құнын арттырады және тауар сатылған сайын өтеледі) немесе өзіндік құнға қоспай, бірақ бөлшек сауда бағасын есептеу кезінде ескеруге болады (қосымша сатып алу құны).

2. Өзара есеп айырысуды бақылау және жеткізушілер алдындағы қарыздардың пайда болуы 

Кіріс жүкқұжатын сақтау сәтінде қаржылық міндеттеме пайда болады. Иесі мыналарды бақылауы тиіс:

• Серіктестермен баланс. Жеткізушіден қабылданған кез келген тауар автоматты түрде тауар-ақша балансында тіркеледі. Иесі қанша тауар алынғанын және қанша ақша төлеу керектігін анық көреді.

• Көпвалюталы есеп. Егер сатып алу шетел валютасында (мысалы, доллармен), ал сату — гривнамен жүргізілсе, иесі кіріс жүкқұжатының валютасы мен бағамын тіркей алады. Бұл бөлшек сауда бағаларын дұрыс қайта есептеуге және жеткізуші алдындағы қарызды дәл сатып алу валютасында бақылауға мүмкіндік береді.

• Төлемдерді нақты жеткізілімдерге байланыстыру. Иесі ақша қозғалысын (кассадан, есеп айырысу шотынан немесе жеке қаражатынан) тікелей нақты бір кіріс жүкқұжатымен байланыстыру арқылы төлемдерді бақылай алады.

3. Деректер қауіпсіздігі: қызметкерлерден сатып алу бағаларын жасыру 

Қаржылық қауіпсіздік үшін иесі сатып алу бағалары туралы ақпаратқа және маржалық табысқа толық бақылау жүргізуі тиіс. Жүйеде құқықтарды қатаң бөлу қарастырылған:

• Сатушыларға немесе қойманың қатардағы қызметкерлеріне сатып алу бағаларын көруге тыйым салуға болады.

• Осындай баптау кезінде қызметкер тауарды физикалық түрде санап, оның санын бағдарламаға енгізе алады, бірақ оның құнын білмейді және иесінің пайдасын есептей алмайды. Бұл алаяқтық пен адал емес әрекеттер қаупін азайтады.

4. Жүкқұжаттарды тексеру және өзгерістерді бұғаттау ("Қабылдауды мұздату") 

Қабылдау кезеңіндегі ұрлықтың немесе құжаттарды кейіннен өзгерту арқылы жасалатын айла-шарғының алдын алу үшін иесі бақылау құралдарын пайдаланады:

• Санын тексеру. штрих-код сканерінің немесе деректер жинау терминалының көмегімен тауардың нақты санын құжатта көрсетілген санмен салыстыруға болады.

• Бақылау орындалды. Кіріс жүкқұжатын түпкілікті тексергеннен кейін иесі (немесе уәкілетті әкімші) «Бақылау орындалды» мәртебесін қояды. Осыдан кейін жүкқұжат бұғатталады: ешбір қызметкер осы құжаттағы санды, бағаны өңдей алмайды немесе тауарды өшіре алмайды. Жүйеде осы қабылдауды бекіткен пайдаланушының (Бақылаушының) аты мәңгілікке тіркеледі.

5. Салынған қаражаттың тиімділігін талдау (Сатып алудың рентабельділігі) 

Сатып алудағы ақшаны бақылау тауарды қабылдау сәтінде аяқталмайды. Иесі нақты инвестицияның қаншалықты тиімді болғанын көруі тиіс:

• «Кіріс жүкқұжатының кірістілігін талдау» есебін пайдалана отырып, иесі нақты бір сатып алудың "тағдырын" бақылай алады.

• Есеп осы жүкқұжаттағы тауардың қаншасы сатылғанын, қаншасы қоймада қалғанын ("қатып қалған" ақша), қандай көлемде түсім алынғанын, сатып алушыларға қандай жеңілдіктер берілгенін және дәл осы тауар партиясы қандай нақты пайда әкелгенін көрсетеді. Бұл иесіне жеткізушімен есеп айырысу қажеттілігі туралы шешім қабылдауға (мысалы, егер тауар нашар сатылса, төлемді кейінге қалдыруды сұрау керек пе) және болашақ сатып алуларды жоспарлауға мүмкіндік береді.