Негізгі қағида: күрделі бухгалтерияның орнына басқару есебі
Торгсофт бағдарламасы кәсіпкерлер үшін арнайы жасалған және есепке алудың қарапайым кіріс-шығыс схемасына негізделген. Ол бухгалтерлік есепті, шоттар жоспарын немесе сымдарды терең білуді талап етпейді. Жүйенің негізгі мақсаты — дүкендегі нақты оқиғаларды (түсу, сату, есептен шығару) тіркеу және солардың негізінде тауар қалдықтары мен қаржылық нәтижені автоматты түрде есептеу.
1-кезең: құралдарды дайындау және таңдау
Шағын дүкенді (бір немесе екі касса) автоматтандыру үшін базалық «Torgsoft-Start» лицензиясы оңтайлы келеді.
Толық жұмыс істеу үшін Windows операциялық жүйесі бар компьютер (немесе ноутбук) және сауда жабдықтарының минималды жиынтығы қажет болады:
Штрих-код сканері: сату және түгендеу кезінде тауарды жылдам іздеу үшін.
Чек принтері: сатып алушыға фискалды емес немесе фискалды чектерді басып шығару үшін.
Жапсырма принтері: тауарларды өз штрих-кодтарымен таңбалау үшін.
2-кезең: дүкендегі есепті кезең-кезеңмен іске қосу
Дәптерлерден автоматтандырылған жүйеге өту төрт негізгі қадамнан тұрады:
1
1-қадам. Ассортимент құрылымын қалыптастыру (тауар түрлерінің ағашы) Есеп каталог құрудан басталады. Тауарларды санаттар бойынша жүйелеу қажет (мысалы, "Аяқ киім" -> "Кеды", "Етік"). Бұл болашақта жаппай үстеме баға жасауға, сатылымдарды санаттар бойынша талдауға және тауарды жылдам табуға мүмкіндік береді.
2
2-қадам. Тауарды кіріске алу және таңбалау Әрбір тауар базаға енгізілуі тиіс. Егер тауардың зауыттық штрих-коды болса, ол жай ғана сканерленеді. Егер штрих-код болмаса, бағдарлама бірегей код жасайды, ол жапсырма принтерінде басып шығарылады және тауарға жапсырылады. Процесті жылдамдату үшін тауарлардың үлкен базаларын дайын Excel кестелерінен (жеткізушілердің прайс-парақтарынан) импорттауға болады.
3
3-қадам. Бастапқы қалдықтарды енгізу (Түгендеу) Жұмысты бастаған кезде нақты қайта есептеу жүргізу қажет. Дүкендегі барлық тауарларды сканерлей отырып, сіз оларды бағдарламада бастапқы қалдықтар ретінде бекітесіз. Осы сәттен бастап жүйе әрбір бірліктің қозғалысын бақылай бастайды.
4
4-қадам. Күнделікті операцияларды іске қосу (Сату және қайтару) Сату тек штрих-кодты сканерлеу арқылы жүзеге асырылады. Бұл сатушының абайсызда бір тауарды басқасының бағасымен сатуы сияқты қателік жағдайларын болдырмайды. Тауар қоймадан автоматты түрде шығарылады, ал сома түсімге тіркеледі.
3-кезең: бақылау, қауіпсіздік және тәуекелдерді азайту
Есепке алу жүйесінің нақты құндылығы адами факторды азайту және бизнесті қорғау болып табылады.
1
1. Қызметкерлердің қол жеткізу құқықтарын шектеу (Рөлдік бақылау) Коммерциялық ақпаратты қорғау және алаяқтықтың алдын алу үшін жүйеде рөлдер бапталады. «Сатушы» рөлінде ең аз функциялар жиынтығы бар: ол тек тауарды сатуды немесе қайтаруды жүзеге асыра алады.
Сатушы тауардың сатып алу бағасын және дүкеннің жалпы пайдасын көрмейді.
Сатушыға теріс немесе нөлдік қалдықтарды көруге тыйым салуға болады, ол пайдалануға болатын есептегі "соқыр аймақтар" туралы білмеуі үшін.
Сатушыға чектен тауарды жоюға немесе сату бағасын өз бетінше өзгертуге тыйым салуға болады, бұл қолма-қол ақшаны ұрлаудың кең таралған схемаларын болдырмайды. Қызметкерлердің барлық әрекеттері арнайы хаттамада тіркеледі.
2
2. Фискализация және банк терминалдарымен интеграция Заңды жұмыс істеу және қызмет көрсетуді жеделдету үшін бағдарлама бағдарламалық БӨМ (пРРО) - мен интеграцияланады. Бұл чектерді салыққа автоматты түрде жіберуге мүмкіндік береді. Банк POS-терминалын бағдарламаға тікелей қосу соманы қолмен енгізу кезіндегі қателерді жояды. Бағдарламаның өзі төленуі тиіс нақты соманы терминалға береді, ал транзакция деректемелері фискалды чекте автоматты түрде басып шығарылады. Бұл кассир терминалға кездейсоқ немесе әдейі азырақ соманы енгізген жағдайларды болдырмайды.
3
3. Деректер қауіпсіздігі Деректерді компьютердің физикалық бұзылуынан 100% қорғау мүмкін емес, бірақ тәуекелдер автоматты резервтік көшіру арқылы барынша азайтылады. Бағдарлама ДҚ мұрағаттарын үнемі құруды және оларды бұлтты қоймаға (мысалы, Google Drive) жүктеуді баптауға мүмкіндік береді, бұл ДК бұзылған немесе вирустар шабуылы кезінде бизнесті сақтайды.
4
4. Интуицияның орнына аналитика "Бал ашудың" орнына кәсіпкер талдау бөлімінде нақты сандарды алады:
Тауар пайдасы: сату сомасынан сатылған тауардың өзіндік құны мен қайтару сомасын алып тастағандағы сома ретінде есептеледі.
Таза пайда: тауар пайдасынан операциялық шығындарды (жалдау, жалақы, коммуналдық төлемдер) алып тастағандағы.
Өтімділікті талдау: есептер (мысалы, "Өтпейтін тауар" немесе "ABC-талдау") қандай тауарлар негізгі кіріс әкелетінін және қайсысы қоймадағы айналым қаражатын қатырып тұрғанын көрсетеді.
Торгсофт жүйесінің қосымша мүмкіндіктері туралы ойды (қашықтан қол жеткізу, интернет-сауда және деректерді сақтау жөніндегі тармақтар) тарқата отырып, мынаны түсіну маңызды: шағын дүкен иесі үшін бұл жай ғана «техникалық фишкалар» емес, оның уақытын босататын, шығындардан сақтандыратын және физикалық ауданды кеңейтпей-ақ көбірек табыс табуға мүмкіндік беретін құралдар.
Кәсіпкер үшін пайдаға бағытталған осы үш бағыттың егжей-тегжейлі талдауы:
5
5. Қашықтан қол жеткізу және мобильді бақылау («Бизнес пульсі» қалтаңызда) Иесі дүкенде 24/7 бола алмайды және болмауы керек. Қашықтан қол жеткізумен немесе мобильді қосымшамен жұмыс істеу кәсіпкер өзі жоқ кезде нүктеде не болып жатқанын білмейтін «соқыр аймақ» мәселесін шешеді.
Бірнеше нүктеге немесе үйден жұмыс істеуге арналған бірыңғай база: егер терминалдық серверді баптасаңыз, кассадағы сатушылар дәл сол бірыңғай базада жұмыс істеп жатқанда, иесі бағдарламамен өз үйіндегі компьютерінен толыққанды жұмыс істей алады, жүкқұжаттарды өңдей алады, бағаларды өзгерте алады немесе сатып алулар жасай алады.
Нақты уақыттағы қалдықтарды бақылау: мобильді қосымшаның арқасында кәсіпкер кез келген уақытта сауда желісінің жағдайын көреді: қазіргі уақытта қандай сомаға тауар сатып алу және сату бағасында бар, сондай-ақ қандай пайда күтілуде. Бұл тауардағы қатып қалған қаражатты лезде бағалауға мүмкіндік береді.
Қызметкерлер тәртібі: сатушыларға телефон соғудың орнына, иесі жай ғана қосымшаны ашып, нақты уақытта түсімді, пайданы және чектер санын көреді. Сонымен қатар, жұмыс уақытын тіркеу функциясы дүкеннің уақытында ашылғанын бақылауға мүмкіндік береді (жүйе тіпті ауысымды ашқан кезде сатушының фотосуретін талап ете алады).
Есепке алу үшін пайдасы: иесі тауардың бар-жоғын тікелей телефонының камерасынан таңдап тексере алады, бұл мазасыздықты азайтады және дүкенді бақылау үшін толығымен ашық етеді.
6
6. Интернетпен синхрондау (Қосарланған жұмыссыз сатуды масштабтау) Бүгінгі таңда бөлшек сауданың өсуі негізінен онлайнда жүруде. Бірақ қойманы дәптерде немесе кестеде жүргізу интернетке (Prom, Rozetka немесе өз сайтыңызға) шығуды қалдықтармен үнемі шатасуларға байланысты өте қиын етеді.
Ақиқаттың жалғыз көзі: Торгсофт дүкеннің тауар базасы сайтпен автоматты түрде синхрондалатындай етуге мүмкіндік береді. Егер тауар офлайн-дүкенде кассада сатылса, оның қалдығы сайтта лезде азаяды және керісінше.
Қателер мен беделді жоғалтудың алдын алу: қалдықтарды қолмен жүктеп шығару — бұл қателіктерге апаратын жол. Автоматтандыру сөреде жоқ тауарды интернетте сатпауға кепілдік береді, сізді тоқтатылған тапсырыстардан және наразы клиенттерден құтқарады.
Жылдам іске қосу: егер сізде әлі сайт болмаса, «Torgsoft Online Market» қызметі 1 күн ішінде сіздің есеп базаңызбен толығымен байланысқан дайын интернет-дүкенді іске қосуға мүмкіндік береді. Сізге бағдарламашыларды іздеудің қажеті жоқ — сіз жай ғана түймені басасыз, және қоймадағы тауарлар интернетте пайда болады.
Есепке алу үшін пайдасы: сіздің физикалық нүктеңіз интернет-тапсырыстарға арналған қоймаға айналады. Сайттан тапсырыстар автоматты түрде бағдарламаға түседі және дүкендегі сатушы кездейсоқ сатып жібермеуі үшін тауарды резервтейді.
7
7. Базаны құтқару және деректер қауіпсіздігі (Бизнестің аман қалу кепілдігі) Компьютердің ең ұсақ сынуы, дүкеннен ноутбуктің ұрлануы немесе кернеудің өзгеруі сіздің жылдар бойғы жұмысыңызды лезде жойып жіберуі мүмкін: барлық сату тарихын, клиенттер базасын, жеткізушілерге қарыздарды және тауардың нақты қалдықтарын.
Бұлтқа автоматты мұрағат: бағдарлама автоматты түрде, кесте бойынша және адамның қатысуынсыз барлық деректер базасының резервтік көшірмесін сіздің жеке Google Drive-қа сақтайтындай етіп бапталады.
Вирустардан және істен шығудан қорғау: егер жергілікті компьютер физикалық түрде жойылса немесе оның файлдарын вирус шифрласа, бұлтты көшірме бұл қатерлер үшін қолжетімсіз болып қалады. Бұл сіздің бизнесіңіздің «цифрлық сейфі».
Техникалық мамандардың жұмысты қалпына келтіруі: қиын жағдайларда (Windows істен шығуы, қатты дискінің сынуы) техникалық қолдау мамандары арнайы SQL сұраныстарының көмегімен базаны тіпті ішінара зақымдалған күйден де "жандандыра" алады.
Есепке алу үшін пайдасы: бұл 100% сақтандыру. Кәсіпкер ең нашар сценарийде өз бизнесін нөлден бастамау үшін төлейді. Дүкен өртеніп кетсе немесе техника ұрланса да, сіз жаңа ноутбук сатып аласыз, мамандар бұлтты мұрағатты орналастырады және сіз қоймадағы әрбір тауар бірлігі туралы ақпаратты сақтай отырып, сауданы жалғастырасыз.
Шағын дүкенде есеп жүргізу екі негізгі қағидаға келіп тіреледі: сканерлеудің қатаң тәртібі және қол еңбегін барынша жою. Барлық негізгі операциялар — тауарды кіріске алудан бастап оны сатуға және түгендеуге дейін — тек штрих-кодтарды оқу арқылы ғана жүзеге асырылуы тиіс. Егер сіз бұл алгоритмді сатушылар үшін қол жеткізу құқықтарын нақты шектеумен толықтырсаңыз (оларға тек сату және қайтару функцияларын қалдырып, сатып алу бағаларына немесе қалдықтарына қол жеткізусіз), сомаларды банк терминалына беруді автоматтандырсаңыз және бұлтқа деректер базасының күнделікті резервтік көшірмесін баптасаңыз, сіздің дүкеніңіз күтпеген тәуекел аймағынан смартфоннан тікелей басқара алатын толық ашық, қауіпсіз және болжамды жүйеге айналады.
Алдыңғы қадамға оралу