Интернет өшіп, тауар таусылып, қызметкерлер жетіспеген кезде қалай жұмыс істеуге болады
Дүкенде күн сайын шешім қабылдау керек: қандай тауарға тапсырыс беру, қандай баға белгілеу, кассаны кімге тапсыру. Ол үшін иесіне тауарлар, сатылымдар және ақша туралы нақты деректер қажет.
Торгсофт-Ультра бұл деректерді бір дерекқорда сақтайды. Онда бір кассадан немесе жергілікті желідегі бірнеше компьютерден жұмыс істеуге болады. Төменде дүкенде жиі кездесетін сегіз мәселе және оларды шешу жолдары берілген.
Мақалада қарастырылатын сегіз жағдай
Өз мәселеңізді таңдаңыз. Әр бөлімде дүкенге қажетті әрекеттер, бағдарламаның мүмкіндіктері және қажет болуы мүмкін опциялар берілген.
Интернет немесе электр жарығы өшті
Сатылымды қалай жалғастыруға, аяқталмаған чекті табуға және дерекқорды сақтауға болады.
Есеп бойынша тауар бар, бірақ сөреде жоқ
Тауар санын және қызметкерлердің әрекеттерін қалай тексеруге болады.
Артық тауар сатып алынды, ал қажетті тауар таусылды
Қалдықтар мен сатылымдар негізінде жеткізушіге тапсырысты қалай жасауға болады.
Сатылым бар, бірақ пайда түсініксіз
Жаңа сатып алу бағасын, жеңілдіктер мен шығындарды қалай есепке алуға болады.
Соңғы тауарға екі сатып алушы тапсырыс берді
Дүкендегі қалдықтарды сайтпен және маркетплейстермен қалай сәйкестендіруге болады.
Тұрақты сатып алушылар сирек келе бастады
Бұл сатып алушыларды қалай тауып, оларға қажетті тауарды ұсынуға болады.
Кассирді тез ауыстыру керек
Басқа қызметкерге сатылым үшін қажетті қолжетімділікті қалай беруге болады.
Дүкен иесі дүкеннен тыс жерде жұмыс істейді
Сатылымдар мен ақшаны қалай тексеруге және бірнеше сауда нүктесінің есебін жүргізуге болады.
Интернет немесе электр жарығы өшті
Алдымен нақты не жұмыс істемей қалғанын тексеріңіз. Интернет өшсе, жергілікті желідегі кассалар сатылымды жалғастыра алады. Электр жарығы өшсе, компьютерлер мен желілік жабдыққа резервтік қуат көзі қажет.
Интернет болмаған кезде
Торгсофт-Ультра дерекқоры дүкендегі компьютерде сақталады. Басқа кассалар оған жергілікті желі арқылы қосылады. Осы компьютер, кассалар және желі жұмыс істеп тұрған кезде сатылым, тауарды қайтару және қабылдау қолжетімді болады.
Сайтқа, маркетплейстерге, жеткізу қызметтеріне және басқа сыртқы сервистерге интернет қажет. Байланыс қалпына келгеннен кейін алаңдардағы тапсырыстар мен қалдықтарды тексеріңіз.
Электр жарығы болмаған кезде
Дерекқор орналасқан компьютерді, кассаны, роутерді немесе коммутаторды және чек принтерін резервтік қуат көзіне қосыңыз. Дерекқор орналасқан компьютер өшсе, басқа кассалар оған қол жеткізе алмайды.
Сатылым үзіліп қалса, бағдарламаны іске қосқаннан кейін «Файл — Сатылымдар нобайлары» бөлімін тексеріңіз. Сол жерден аяқталмаған сатылымды тауып, оны жалғастыруға болады. Тауарды есептен шығарудың басқа параметрі қолданылса, мұндай сатылымды «Төлем — Қарапайым клиенттердің төленбеген сатылымдары» мәзірінен іздеңіз.
Деректерді қалай сақтау керек
«Параметрлер — Жоспарланған тапсырмалар» мәзірінде дерекқор көшірмесін күн сайын жасауды орнатыңыз. Содан кейін «Мұрағатты қазір жасау» түймесін басып, файлдың жасалғанын тексеріңіз. Қолдау қызметінен дерекқорды көшірмеден қалпына келтіру жолын көрсетуін сұраңыз.
Көшірмені дерекқор орналасқан компьютерден тыс жерде де сақтаңыз. Бұл үшін Бұлттағы деректер мұрағаты опциясы бар: ол мұрағатты белгіленген кесте бойынша Google Дискке жібере алады.
Фискалдық чектермен не істеу керек
Бағдарламалық БКМ фискалдық чектерді рәсімдейді. Ол алдын ала бапталып, салық органынан алынған чек нөмірлері болса, салық органымен байланыссыз жұмыс істей алады. Интернет пайда болғаннан кейін чектерді серверге жіберу қажет.
Торгсофт анықтамасында қатарынан 36 сағат және айына 168 сағат шектеулері көрсетілген. Салық қызметі соғыс немесе төтенше жағдай кезінде бұл мерзімдерден асыруға рұқсат береді. Қолдау қызметінен бағдарламалық БКМ нұсқаңыздың бұл жағдайда қалай жұмыс істейтінін тексеруді сұраңыз. Банк терминалының байланыссыз жұмыс істеу мүмкіндігін өз банкіңізден бөлек нақтылаңыз.
Торгсофт-Гибрид дерекқоры қашықтағы серверде орналасқан Терминалдық нұсқаға арналған. Торгсофт-Ультрада дерекқор дүкенде жұмыс істейді, сондықтан жергілікті желіде сату үшін бұл опция қажет емес.
Электр немесе интернет өшпей тұрып тексеріңіз
- Касса, дерекқор орналасқан компьютер және роутер резервтік қуат көзінен қанша уақыт жұмыс істей алады.
- Дерекқор көшірмесі жасала ма және ол қайда сақталады.
- Кассир аяқталмаған сатылымды қай жерден табады.
- Бағдарламалық БКМ мен банк терминалы интернетсіз қалай жұмыс істейді.
Есеп бойынша тауар бар, бірақ сөреде жоқ
Сатып алушы тауар сұрайды. Бағдарлама бір дана бар екенін көрсетеді, бірақ сатушы оны таба алмайды. Бұған тауарды қабылдау, сату, қайтару немесе есептен шығару кезіндегі қате себеп болуы мүмкін.
Түгендеу жүргізіңіз: тауарды санаңыз немесе сканерлеңіз және нәтижені бағдарламадағы санымен салыстырыңыз. Сканерлеу үшін штрихкод сканерін, тауарды санауға арналған арнайы құрылғыны немесе Торгсофт мобильді қосымшасы опциясын пайдалануға болады.
Санап болғаннан кейін құжаттарды тексеріңіз. «Файл — Пайдаланушылар әрекеттерінің хаттамасы» мәзірінен бағдарламада кім жұмыс істегенін көруге болады. Құжаттар өзгерістерінің журналы баптауларда оны жүргізу қосылған болса, кіріс құжаттарындағы, сатылымдардағы және қайтарулардағы өзгерістерді тексеруге көмектеседі.
Хаттамадағы кейбір жазбалар қолмен өңдеуден қорғалған. Әкімші белгілі бір кезеңдегі жазбаларды жоя алады. Тарихты ұзақ уақыт сақтау үшін дерекқор көшірмелерін жасаңыз. Тауарды қабылдау кезінде оны жүкқұжатпен салыстыратын адамды тағайындаңыз. Деректерді қолмен азырақ енгізу үшін Excel форматындағы жүкқұжатты тауарды қабылдау құжатына жүктеуге болады.
Артық тауар сатып алынды, ал қажетті тауар таусылды
Бір тауар қоймада ұзақ уақыт жатыр. Екінші тауарды сатып алушылар күн сайын сұрайды, бірақ ол таусылып қалған. Жеткізушіге тапсырыс бермес бұрын соңғы апталардағы қалдықтар мен сатылымдарды тексеріңіз.
«Құжат — Жеткізушіге тапсырыс жасау» мәзірінен «Тапсырыс беру қажет тауар» сүзгісін таңдаңыз. Бағдарлама таусылған немесе белгіленген ең төменгі қалдыққа жеткен тауарларды көрсетеді. Қасында таңдалған кезеңдегі сатылымдар және соңғы сатып алу бағасы көрсетіледі. Тапсырыс санын қызметкер қолда бар ақша мен жеткізу мерзімін ескере отырып белгілейді.
Ең төменгі мөлшерді тауар карточкасында көрсетуге болады. Әр қойма үшін жеке мөлшер қажет болса, Қоймалар бойынша ең төменгі және ең жоғары қалдықтар опциясы бар. Қойма қорларын автоматты түрде есептеу опциясы оны сатылымдар мен жеткізу мерзімдері бойынша есептеуге көмектеседі.
Қоймада бар тауарды тексеріңіз
- «Ұзақ жатқан тауарды талдау» ұзақ уақыт сатылмаған тауарларды және олардың өзіндік құнын көрсетеді. Тексергеннен кейін бағаны өзгертуге немесе жеткізушімен қайтару туралы келісуге болады.
- «Сақтау мерзімі бойынша қалдықтарды талдау» тауардың қоймада қанша уақыт жатқанын және оның қай жеткізушіден келгенін көрсетеді.
- «ABC және XYZ талдауы» қандай тауарлардың көбірек сатылым әкелетінін және олардың қаншалықты тұрақты сатып алынатынын көрсетеді.
Үлкен тапсырыс берер алдында осы есептерді қарап шығыңыз. «Жеткізушіге тапсырыс жасау» Торгсофт-Ультрада бар; Торгсофт-Стартта бұл режим жоқ.
Сатылым бар, бірақ пайда түсініксіз
Дүкен күн сайын сатады, бірақ сатып алу бағалары өсті. Иесі тауарға, жалдау ақысына, жалақыға және басқа төлемдерге жұмсалған шығындарды шегергеннен кейін дүкеннің қанша пайда тапқанын білуі керек.
Торгсофт өзіндік құнды тауарды қабылдау құжатынан алады. Оған жеткізу шығындарын қосуға болады. Тауарлық пайда — жеңілдіктер мен қайтарулар шегерілген сатылым сомасынан сатылған және есептен шығарылған тауарлардың өзіндік құнын алып тастағандағы сома. Жалдау ақысы, жалақы және комиссиялар төленгеннен кейінгі пайданы көру үшін осы шығындарды бағдарламаға енгізіңіз.
Шығындар үшін түсінікті баптар жасаңыз: жалдау ақысы, жалақы, банк комиссиясы, жеткізу. «Төлем — Қаржылық талдау баптары бойынша баланс» есебінде әр бап бойынша төлемдерді тексеруге болады. «Серіктестермен баланс» жеткізушілер алдындағы берешекті және дүкен сатып алушыларының берешегін көрсетеді.
Қандай есептерді ашу керек
- «Кезең бойынша күндерге бөлінген тауарлық пайда» — сатылымдар мен тауарлық пайданы күндер бойынша тексеру үшін.
- «Сату бағасының пайдаға әсерін талдау» — толық бағамен және жеңілдікпен жасалған сатылымдарды салыстыру үшін. Есеп нақты нәтижелерді көрсетеді, бірақ сұраныс өзгерісінің себебін анықтамайды.
- «Қайта бағалау актісі» — жаңа бағаларды дайындап, оларды таңдалған уақытта қолдану үшін.
Бағаны өзгертпес бұрын соңғы партияның өзіндік құнын және өз шығындарыңызды тексеріңіз. Төлемдер көп болса, Банк үзінділері опциясы Privat24 және monobank жүйелерінен деректерді жүктеуге көмектеседі.
Соңғы тауарға екі сатып алушы тапсырыс берді
Дүкенде соңғы дана сатылды. Сайтта ол әлі қолжетімді болып тұр, сондықтан оған басқа сатып алушы тапсырыс береді. Бұл қалдықтар қолмен жаңартылғанда немесе деректер алмасу кешіккенде болады.
Сайт тауар санын қайдан алатынын және оның қаншалықты жиі жаңартылатынын анықтаңыз. Жеке сайт үшін Интернет-дүкенмен синхрондау опциясы бар. Сауда алаңдарында сату үшін Prom.ua-мен интеграция және Rozetka.ua-мен интеграция бар. Жеке сайтыңыз болмаса, Торгсофт-Онлайн Маркет нұсқасын қарастыруға болады.
Тапсырысты рәсімдеу кезінде тауарды нақты сатып алушы үшін резервке қоюға болады. Резервтеу тәсілін таңдау тауарды қолжетімді қалдықтан бірден алып тастау қажет пе, соған байланысты. Тауарды уақытында жіберу үшін орындалмаған тапсырыстарды тексеріңіз.
Жөнелтілімдер үшін Нова пошта қызметімен интеграция және Укрпошта қызметімен интеграция бар. Олар жүкқұжаттарды жасауға және жеткізуді тексеруге көмектеседі.
Сайттағы және маркетплейстердегі қалдықтар бағдарламадағы деректерден кешігіп жаңаруы мүмкін. Менеджерден тапсырысты растамас бұрын соңғы дананың бар-жоғын тексеруді сұраңыз. Байланыс қалпына келгеннен кейін деректер алмасуын тексеріңіз.
Тұрақты сатып алушылар сирек келе бастады
Барлық тауарға берілген жеңілдік әр данадан түсетін пайданы азайтады. Алдымен қай сатып алушылардың ұзақ уақыт келмегенін және бұрын не сатып алғанын тексеріңіз.
Торгсофт клиент карточкасында байланыс деректерін, сатып алуларды және жеңілдік шарттарын сақтайды. «Талдау — Сатып алушылар белсенділігін талдау» есебі белгілі бір тауарды сатып алып, ұзақ уақыт қайта келмеген адамдарды табуға көмектеседі. Содан кейін сатып алушылардың нақты тобына ұсыныс дайындауға болады.
Торгсофт-Ультрада жеңілдіктер, акциялар және бонустық жүйе бар. Басқа міндеттер үшін мына опцияларды қосуға болады:
- Клиенттерге жаппай хабарлама жіберу — SMS, Viber және e-mail арқылы хабарламалар.
- Қолданылу мерзімі шектеулі бонустар — белгіленген уақыт ішінде жарамды бонустар.
- Жеңілдік клубы — клуб шарттары орындалған кезде берілетін жеңілдік.
- Сыйлық сертификаттары — сертификаттарды сату және есепке алу.
Акция басталар алдында жеңілдіктен кейінгі тауар пайдасын тексеріңіз. Хабарлама жіберу үшін клиенттердің байланыс деректерін және хабарлама алуға берген келісімін тексеріңіз. Акциядан кейін «Жеңілдіктерді пайдалануды талдау» есебін ашыңыз.
Кассирді тез ауыстыру керек
Қызметкер ауысымға шықпады. Басқа адам сатылымдар мен қайтаруларды рәсімдеуі керек, бірақ оған бағдарламаға жеке қолжетімділік қажет.
Қызметкерлер үшін бөлек есептік жазбалар жасаңыз. «Қолжетімділік құқықтарын баптау шеберінде» кім сата алатынын, тауарды қайтара алатынын, бағаны өзгерте алатынын және қаржылық есептерді қарай алатынын белгілеңіз. Қызметкер басқа лауазымға ауысқанда, оның құқықтарын өзгертіңіз.
Бағдарлама сатылымдарды ауысым немесе нақты сатушы бойынша тіркей алады. Бір чектегі тауарларды әртүрлі кеңесшілер сатса, Әр тауардың сатылымын сатушымен байланыстыру опциясы бар. Сыйақыны есептеу үшін Қызметкерлердің жалақысы және ынталандыру опциясы бар.
Қызметкерлерге хабарлама жіберу опциясы арқылы қызметкерлерге нұсқаулық жіберіп, оны кім оқығанын тексеруге болады.
Сатылымды, тауарды қайтаруды, сатып алушының тапсырысын, кассалық күнді жабуды және ақаудан кейін аяқталмаған сатылымды іздеуді көрсетіңіз. Алғашқы дербес ауысымына дейін осы әрекеттерді оның есептік жазбасымен орындап көріңіз.
Дүкен иесі дүкеннен тыс жерде жұмыс істейді
Иесі бір күнде қанша тауар сатылғанын, кассада ақша бар-жоғын, кімге төлеу керектігін және қандай тауардың таусылып жатқанын білгісі келеді. Бұл деректерді есептерден тексеруге болады.
«Есеп — Күн бойынша жиынтық есеп» сатылымдарды, қайтаруларды, төлемдерді, шығындарды, инкассацияны және кассадағы ақша қалдығын көрсетеді. «Төлем — Касса қорытындылары» күн басындағы және соңындағы қалдықты көрсетеді. «Серіктестермен баланс» есебінде жеткізушілер алдындағы берешек көрінеді.
Күн сайын нені тексеру керек
- Сатылымдар мен қайтаруларды.
- Кассадағы ақша мен инкассацияны.
- Жеткізушілер алдындағы берешекті.
- Тапсырыс беру қажет тауарларды және сатып алушылардың орындалмаған тапсырыстарын.
Торгсофт мобильді қосымшасында бұл деректердің бір бөлігін дүкеннен тыс жерде көруге болады. Ол үшін дерекқор орналасқан компьютер жұмыс істеп, тұрақты IP мекенжайы, яғни қосылуға арналған тұрақты мекенжайы бар интернетке қосылуы керек. Роутерде де қолжетімділікті баптау қажет. Интернет немесе дерекқор орналасқан компьютер жұмыс істемесе, қосымшадағы деректер қолжетімсіз болады.
Бірнеше дүкен болса
Ортақ жергілікті дерекқорда дүкендер мен қоймалар үшін бөлек есеп орталықтарын жасауға болады. Әрқайсысының жеке қалдықтары мен кассалары болады. Сауда нүктелері бөлек дерекқорлармен жұмыс істесе, құжаттар олардың арасында бапталған тәртіп бойынша жіберіледі. Мұндай деректер алмасудан кейін жаңартылады.
Қашықтағы дүкендерге нақты уақыттағы сатылым деректері бар бір дерекқор қажет болса, Терминалдық нұсқаны қарастырыңыз. Таңдау алдында маманға сауда нүктелерінің қайда орналасқанын және олардың арасындағы қалдықтардың қаншалықты жылдам жаңартылуы керектігін түсіндіріңіз.
Торгсофт-Ультраны қашан таңдау керек
Торгсофт-Старт бір дүкеннің қарапайым есебіне қолайлы. Торгсофт-Ультра, соның ішінде, мына міндеттер үшін қажет:
- тауарды қоймалар арасында ауыстыру;
- жеткізушіге тапсырыс жасау;
- тауарларды жинақтау және көтерме сату;
- шоттар жазу, валюталық және өңірлік прайс-парақтарды жүргізу;
- VIP-клиенттермен, бонустармен және делдалдармен жұмыс істеу.
Жергілікті желідегі әр жұмыс орны үшін лицензия қажет. Қосымша опциялардың өз шарттары бар: кейбірі әр жұмыс орнына, ал басқалары — бүкіл желіге қосылады. Сатып алмас бұрын Торгсофт-Ультра шарттарын және қажетті опциялардың беттерін тексеріңіз.
Қысқаша
| Не болды | Ультрада не бар | Қажет болса, нені қосуға болады |
|---|---|---|
| Интернет немесе электр жарығы өшті | Жергілікті желідегі сатылымдар, аяқталмаған сатылымдар, дерекқор көшірмелері | Бұлттағы деректер мұрағаты, Бағдарламалық БКМ, резервтік қуат көзі |
| Тауар сөреде жоқ | Түгендеу, әрекеттер хаттамасы, құжаттар өзгерістерінің журналы | Сканерлеуге арналған Торгсофт мобильді қосымшасы |
| Артық тауар сатып алынды | Қалдықтар бойынша жеткізушіге тапсырыс, сатылымдар мен қоймадағы тауар туралы есептер | Қоймалар бойынша ең төменгі және ең жоғары қалдықтар, Қойма қорларын автоматты түрде есептеу |
| Пайда түсініксіз | Өзіндік құн, тауарлық пайда, шығындарды есепке алу және қайта бағалау | Банк үзінділері |
| Соңғы тауарға екі адам тапсырыс берді | Тапсырыстарды есепке алу және тауарды резервтеу | Сайтпен және маркетплейстермен синхрондау, жеткізу қызметтерімен интеграция |
| Сатып алушылар сирек келе бастады | Клиент карточкалары, жеңілдіктер, акциялар, бонустар, белсенділік туралы есеп | Хабарламалар, қолданылу мерзімі шектеулі бонустар, клуб, сертификаттар |
| Кассирді ауыстыру керек | Бөлек есептік жазбалар, қолжетімділік құқықтары, сатушылар бойынша сатылым есебі | Кеңесші бойынша тауар есебі, сыйақылар, қызметкерлерге хабарламалар |
| Иесі дүкеннен тыс жерде | Күндік есеп, касса, берешек, есеп орталықтары | Мобильді қосымша; қашықтағы сауда нүктелерінің ортақ дерекқорына арналған Терминалдық нұсқа |
Неден бастау керек
- Тауарларды қосып, есепті бастайтын мөлшерді енгізіңіз.
- Қоймадағы тауарды санап, сәйкессіздіктерді түзетіңіз.
- Дүкендерді, қоймаларды, кассаларды және қызметкерлердің есептік жазбаларын жасаңыз.
- Дерекқордың күнделікті көшірмесін жасауды баптап, қалпына келтіруді тексеріңіз.
- Сынақ сатылымын, қайтаруды және кассалық күнді жабуды орындаңыз.
- Осыдан кейін дүкенге қажетті сайтты, жеткізу қызметтерін және басқа опцияларды қосыңыз.
Жиі қойылатын сұрақтар
Интернетсіз сатуға бола ма?
Иә, дерекқор орналасқан компьютер, кассалар және жергілікті желі жұмыс істеп тұрса болады. Сайтқа, қашықтағы қосымшаға және фискалдық чектерді жіберуге интернет қажет.
Бөлек сервер қажет пе?
Дерекқорды дүкендегі компьютерлердің біріне орналастыруға болады. Басқа кассалар дерекқорға қосылып тұрған кезде бұл компьютер жұмыс істеуі керек.
Бірнеше касса үшін қанша лицензия қажет?
Жергілікті желідегі әр жұмыс орны үшін лицензия қажет. Қосымша опциялардың шарттарын бөлек тексеріңіз.
Бағдарламаны өз тауарларыммен тексеруге бола ма?
Иә. Демонұсқа 30 күн жұмыс істейді. Тексеру кезінде енгізілген деректер лицензия белсендірілгеннен кейін сақталады.
Торгсофт-Ультраны дүкеніңіздің тауарларымен тексеріңіз
Демонұсқаны жүктеп алып, тауарды қабылдауды, сатуды және қайтаруды орындаңыз. Торгсофт мамандары лицензиялар санын және қажетті опцияларды анықтауға көмектеседі.
Алдыңғы қадамға оралу