Кәсіпкерге ең алдымен қажет бухгалтерлік есеп бағдарламасының 10 функциясы

Торгсофт есеп бағдарламасының кең функционалдығы таң қалдырады: кәсіпкерлер кейде бағдарлама үлкен болса, күрделі деп қате ойлайды.

Бұл олай емес. Торгсофтпен есеп жүргізу – оңай.

Автоматтандырудың әр кезеңі үшін өзіне қажетті функциялар жинағы қажет. Бұл «Есеп жүргізуді неден бастау керек?» деген сұраққа жауап.

Сіз жүктедіңіз және орнаттыңыз Торгсофтты. Тауарды қабылдаудан бастаймыз.

Тауарды қабылдау

Алдымен кәсіпкер иелігінде бар тауарды тіркеуді қалайды. Есептеу процесін өте шығармашылық деп атауға болмайды, бірақ экранда қойманың жағдайының жиынтық сомасы пайда болған кезде есеп жүргізуге деген көзқарас өзгереді – осыған байланысты айналысу және есеп жүйесін пайдалануды аяқтау мотивациясы пайда болады.

Тауарды қабылдау үшін бірден жапсырма принтерін қосып, тауарды жапсырмалау ұсынылады. Жапсырмалар сөрелерде индикатор болып табылады – қай тауар қабылданғанын және қайсысы әлі қабылданбағанын көруге болады.
Тауар жапсырмаланған және сөрелерде тәртіп орнайды: сатушы клиент «Бұл тауар қанша тұрады?» деп сұрағанда шатаспайды.

Есеп жүйесін енгізу туралы тауар жапсырмаланған кезде айтуға болады.

Біз Нересницада кеңсе аштық.
Apple дүкенін автоматтандыру #Apple дүкені pic.twitter.com/pqPq88AADz

— Торгсофт (@torgsoft) April 15, 2022

Әрі қарай, бәрі классикалық сауда бизнес процестеріне сәйкес жүреді: сатамыз → қайта есептейміз → ауыстырамыз → қаржылық есеп жүргіземіз → клиенттермен жұмыс істейміз → жеткізушілермен есептесеміз → сатушыларды бақылаймыз → сатылым нәтижелерін талдаймыз.

Көп валюталы есеп

Тауар жиі шетел валютасында сатып алынады, ал теңгеде сатылады.
Торгсофт бағдарламасы:

• ағымдағы уақытта валюта бағамын бекітеді,
• тауар түрі бойынша үстеме бағаны орнатады,
• қабылдау кезінде үстеме бағаға байланысты ұсынылған сату сомасын ұсынады, бағаны қолмен дөңгелектеуге болады.

Жапсырмаларды басып шығару

Ең жиі кездесетін және ыңғайлы жапсырмалар 4x2.5 см өлшемінде. Бұл баға белгісінде тауар туралы егжей-тегжейлі ақпаратты, штрих-кодты, бағаны, дүкен атауын орналастыруға болады немесе жаңа жапсырма үлгісін баптап, ең маңызды ақпаратты көрсетуге болады.

Мысалы, әдетте төбеге ілінген шамдар үшін үлкен бағасы бар жапсырманы жасауға болады. Мұндай баға белгісі алыстан жақсы көрінеді. Жапсырманың бір бөлігін штрих-код үшін бөліп, кішкене аумақты - мақал немесе кез-келген сипаттама үшін қалдыруға болады, бұл тауарды қолмен сәйкестендіруге және дерекқордан табуға көмектеседі, егер штрих-код өшіп қалса немесе сканер қол жетімді болмаса.

Қайта есептеу

Есеп жүргізудің басында тауарды қашан қайта есептеу керектігі туралы сұрақ туындайды?
Екі ұсыныс:

1. Егер бірегей тауар позицияларының саны 5 мыңға дейін болса, тауарды қабылдау кезінде дереу қайта есептеудің мағынасы бар. Егер қабылдау кезінде жапсырмаланған тауар сатылса, оны «Реализация» немесе «Шотты жазып сату» режимінде сатуға болады.
2. Егер бірегей позициялардың саны 5 мыңнан асса, алдымен номенклатураны жасап, дерекқорды толтырудың мағынасы бар. Содан кейін ғана қайта есептеу жүргізу керек.

• Инвентаризацияны қалай дұрыс жүргізу керек

Тауарды сату

Сатушыны тауарды сатуға үйретуге 5-15 минут кетеді. Бұл өте жылдам, өйткені сатушыға төрт-бес батырманың орналасуын және олармен жұмыс істеу тәртібін білу қажет: тауарды қоймадан табу немесе сканерлеу, төлемді қабылдау, қажет болған жағдайда сатуды болдырмау немесе тауарды қайтару. Міне, осының бәрі.

«Реализация» режимінде сатушыға ашуға болатын ұсынылған әрекеттер:

1. қоймадан тауарды таңдау - бұл кезде әдепкі бойынша сатушы сатып алу бағаларын көрмейді;
2. сату бағасын өңдеу мүмкіндігі - клиенттерімен жақын қарым-қатынастағы және тауарға жеңілдік жасай алатын немесе оны төмендетілген бағамен сата алатын дүкендер үшін,
3. күн сайын сатылым есебі, сатушының сатылымды тексеріп, ештеңені жіберіп алмауын қамтамасыз ету үшін.

• Торгсофт тауарды қалай сату керек

Тауарды сату үшін екі режим

Торгсофтта тауарды екі режимде сатуға болады: «Р еализация» және «Шотты жазып сату».
«Реализация» әдеттегі дүкендерде келушілер ағынымен пайдаланылады. «Реализация» кассада пайдаланылады.
«Шотты жазып сату» интернет-дүкендер мен тапсырыстармен жұмыс істеуге арналған, клиент белгілі болған кезде – белгілі, және ол тауарды жібергенге дейін картаға немесе банктік шотқа төлейді немесе тауарды пошта арқылы алғаннан кейін төлейді.

Тауарды басқа нүктеге беру

Тауар негізгі қоймада қабылданған кезде, тауардың бір бөлігін басқа дүкенге беру қажеттілігі туындайды. Ол үшін есептен шығару-қабылдау жасаудың қажеті жоқ, тек үш рет басып, «Құжат – Ішкі ауыстыру» мәзірінде тауарды беру керек: құжат жасаңыз, қабылдаушы дүкенді таңдаңыз, берілетін тауарды сканерлеңіз және «Ішкі ауыстыру» формасын жабыңыз.

Кассаларды салыстыру

Кәсіпкердің қаржылық есебі үшін арнайы режим «Төлем – Қаржылық құжат» бар. Кәсіпкер кассада қанша ақша болуы керек екенін, клиенттердің картаға қанша соманы аударғанын көреді.
Күннің соңында кассаны салыстыру маңызды – кассадағы нақты соманы санау. Егер айырмашылықтар болса – «Шығындар тізімін» (сатылымдарды) тағы бір рет тексеріп, кассаны теңгеге дейін түзету. Ол үшін «Қаржылық құжатта» кіріс немесе шығыс құжатын жасап, кассадағы соманы теңестіріңіз.
Егер сіз кассадан ақша алсаңыз – сатушының қатысуымен «Реализация» режимінде осы операцияны орындаңыз, келесі тәсілдердің бірімен:

• «Кірісті тапсыру» - дүкен кассасынан өзіңіздің кассаңызға аудару. Бұл тәсіл, егер сіз өз кассаңызда да нақты қаржылық есеп жүргізсеңіз, ыңғайлы.
• «Инкассация», егер сіз жай ғана сатушының кассасынан ақша алсаңыз және одан әрі есеп жүргізбесеңіз.

Барлық кассалар бойынша толық қаржылық есеп жүргізуді ұсынамыз, өйткені кәсіпкер жиі өзінің қалтасынан бизнестің қажеттіліктері үшін ақша жұмсайды: жеткізушілермен есеп айырысу, жалдау ақысын төлеу, электр энергиясына төлем, жалақы төлеу, комиссиялар және т.б.
Осылайша, айдың соңында «Төлем» – «Қаржылық талдау баптары бойынша баланс» мәзірінде нақты басқарушылық есептің суретін көресіз және «ақша қайда кетті?» деген сұрақ туындамайды.

Жеткізушілермен есеп айырысу

Бастапқы тауар қабылдау кезінде тауар бастапқы қалдықтар ретінде есептеледі, өйткені тауар дүкенде және жеткізушілер алдында қарыздар жоқ. Бұл ыңғайлы.
Бірақ кейінірек тауарды қабылдау кезінде жеткізушіге берілген нақты соманы тіркеу керек. Жеткізушіге төлемді кіріс құжатында жүргізуге болады. Бұл дүкен иесі, егер ол тауарды қабылдау бойынша қызметкерге сенім артпаса, жасай алады. Немесе осы функцияны қызметкерге ашып, оның жеткізушіге төлемдерді енгізуіне мүмкіндік беріңіз.
Жеткізушімен есеп айырысу – бұл шығын, ол тауардың өзіндік құнын және түпкілікті пайданы есепке алуға әсер етеді, осылайша дүкеннің шығынсыз жұмыс істейтінін түсінуге болады.

Тауарды қайта бағалау

Көптеген кәсіпкерлер тауарды 5 жыл бұрын 100 долларға сатып алғанын және қазір бұл долларлар емес екенін ойлайды және олар «шығынмен» сауда жасайды деген әсер қалдырады.
Бірақ шын мәнінде, тауар ескі арақатынаспен және валюта бағамымен сатып алынған.
Мұндай тауар санаттары үшін жаппай қайта бағалау жүргізуге болады және бұл элементке жеңілдік дельтасын көріп – қанша клиентке жеңілдік жасауға болады, осы санаттағы тауарға акция өткізуге бола ма, бұл тауарды жылдам және тартымды сату үшін.

Қойманың жағдайын талдау

Сату нәтижелерін талдау қандай да бір сату тарихы болған кезде мағынасы бар. Бірақ тіпті бірінші кезеңде жалпы жағдайды талдауға болады:
Қойма – Қойманың жағдайы. Бұл режимде сіз қоймада қанша тауар бар екенін және нақты үстемені көру үшін қай соманы көресіз. Егер тауар аз қалса, тауарды тапсыру қажеттілігін белгілеңіз. Ал егер тауар шамадан тыс көп болса, оны жеткізушіге тапсыруға тыйым салыңыз.
Талдау – Период. Бұл есепте айдың сатылым нәтижесін көресіз, бірақ есептің басында сатылым нәтижелері әлі жоқ болса, тауар сомасын прайс бойынша бағалауға және болжамды пайданы қарауға болады.
Есеп – Период бойынша тауар есебі, онда таңдалған кезең бойынша барлық қабылдау және сатылымдар көрінеді.
Есеп – Тауарды есептен шығару есебі. Егер тауарды қабылдау кезінде ақау анықталса, оны есептен шығарып, неге тауар есептен шығарылғанын түсініктемеде көрсетуге болады. Бұл есепте дұрыс сақталмау жағдайында бастапқы шығындардың ауқымын бағалауға болады.
Есеп – Күндік жиынтық есеп. Есеп күннің басындағы кассадағы ақша қалдығын, сатылымдар мен қайтарулар санын, барлық қаржылық операциялардың сомасын, күннің соңындағы кассадағы қалдықты көрсетеді. Бұл есепті басып шығарып, сатушының қолымен бекітуге болады, барлығының дұрыс екенін растау үшін.

Торгсофт есеп бағдарламасы – бақылау құралы және бизнес иесі мен қызметкерлері үшін тыныш жұмыс кепілі.