Теріс қалдықтар: оларды қалай табуға және түзетуге болады

Есеп бағдарламасындағы теріс қалдықтар — қоймадағы, жеткізушілермен немесе сатып алушылармен құжаттардағы бизнес-процестердегі ретсіздіктің белгісі. Теріс және жоқ қалдықтардың пайда болуы (бағдарламада тауар бар, ал қоймада жоқ) — бұл бизнес-процестерді қайта ұйымдастыру және бақылауды күшейту қажет екендігінің белгісі.

Теріс қалдықтардың пайда болу себептері

Тауарды есеп бағдарламасына енгізуді ұмытып қалдыңыз, ал минусқа сату рұқсат етілген. Бұл мәселе тауарды артқы күнмен есепке алу арқылы шешіледі. Осындай жағдайды уақытында анықтау үшін «минусқа сатуды ескерту» параметрін қосыңыз. Мұндай жағдайда сатушылар даулы жағдай туралы хабарлайды, ал тауар танушы себебін тез тауып, тауарды қалай сату керектігін шешеді.

Қате тауарды есепке алдыңыз. Қате тауарды есепке алып, сатушы есепке алынбаған позицияларды сатады. Мұндай жағдайда тауар қозғалысын талдау, жоқ қабылдауды жасау және кездейсоқ есепке алынған тауарды тауып, оның қозғалысын түзету қажет.

Құжатты әрекетке енгізуді ұмытып қалдыңыз. Қабылдау құжаты алдын-ала жасалған, бірақ тауардың нақты келу сәтінде оны белсенді етуді ұмытып кетті. Шешім: Қойма мәзірінде — Қабылдау құжаттары реестрінен қабылдау құжатын тауып, оны ашып, «Белсенді құжат» белгісін қойыңыз.

Аралас: қате тауар сатылды немесе ауыстырылды. Егер сатушы қате сатса, мұндай теріс қалдықтар инвентаризация кезінде теңестіріледі. Егер қате есептен шығару құжаттарында, жеткізушіге қайтару немесе ішкі ауыстыру кезінде болса, құжатқа түзетулер енгізу қажет. Жеткізушіге қайтаруды түзету өзара есеп айырысуға әсер етуі мүмкін екенін ескеріңіз.

Қабылдау құжаттарына артқы күнмен өзгерістер енгізілді. Мұндай жағдайдан минусқа сатуды толық тыйым салу да құтқара алмайды. Егер біреу әдейі немесе кездейсоқ қабылдау құжатындағы мөлшерді түзетсе, теріс қалдықтар бірден пайда болмайды, өйткені келесі қабылдаулар көп болуы мүмкін, ал шығындар аз. Құжаттарды артқы күнмен түзету қатаң тексерілген болуы керек. Құжаттағы тауарға түсініктеме жазыңыз — бұл не істегеніңізді тезірек еске түсіруге және сәйкессіздіктерді оңтайлы жолмен түзетуге көмектеседі.

Технологиялық карталарды сақтамау. Технологиялық карталардағы есепке алу қателері дайын өнім өндіру, күрделі қызметтерді немесе жиынтықтарды сату режимдерінде және қоймада салмақты немесе бөлшек тауар болған кезде пайда болуы мүмкін.
Егер технологиялық карта бойынша N бірлікті есептен шығару керек болса, ал іс жүзінде өндіріс кезінде азырақ пайдаланылса, онда қоймада тағы бір бірлікті өндіруге материал пайда болады, бірақ оны өндіру кезінде есепке алу бөлшектері минусқа кетеді. Мұндай жағдайда персоналдың техникалық нормаларды сақтауын бақылаңыз.

Салмақты тауар. Салмақты тауар есепке алуда әрдайым көптеген қиындықтар әкеледі — салмақ жоғалту, шайқау, қаптар мен пакеттердегі тесіктер, ұрлық, салмақ қосу. Бұл бағдарламаның тауар есебімен нақты қойманы десинхронизациялайды.
Теріс қалдықтардың негізгі себебі — үлкен салмақты көрсету арқылы азырақ тауарды қаптау. Салмақты тауардың артықшылығы жоғарыда айтылған салмақ жоғалту және шайқаумен өтеледі.
Теріс және жоқ қалдықтарды тек инвентаризация ведомосы арқылы түзету өте дұрыс емес, өйткені қайта есептеу қателіктердің себебін жоймайды және жеткізушілермен өзара есеп айырысуға әсер етуі мүмкін — сізде және жеткізушіде жеткізу туралы әртүрлі деректер болады. Егер сіздің дүкеніңізде ай сайын 5-10 килограмм жеміс "құрғайтын" болса, алдымен мұндай "микроклиматтың" себебін анықтау керек.

Теріс қалдықтардың пайда болу себептері:
1. Тауар есепке алынбаған.
2. Аралас тауар.
3. Қабылдау құжаттарын жою.
4. Тауарды «минусқа» сатуға рұқсат.
5. Инвентаризация қателері.
6. Ұрлық.
Теріс қалдықтарды қалай түзетуге болады?https://t.co/wi4CjlUiqg pic.twitter.com/n0cFUx0S1K

— Торгсофт (@torgsoft) 7 серпня 2021 р.

Теріс және жоқ қалдықтарды қалай бақылауға болады

Салмақты тауарларды қоспағанда, барлық тауарларға минусқа сатуға тыйым салыңыз. Сатушы есепке алынбаған немесе есепке алуда қателескен тауарды сата алмайды, ал тауар танушы жағдайды тез арада түзетеді.

Күн сайын немесе апта сайын теріс қалдықтар бойынша қойма күйін сүзгілеу арқылы қарап шығыңыз, қателіктерді уақытында анықтап, оларды жинақтамаңыз.

Теріс қалдықтарды қалай түзетуге болады: әрекеттер тәртібі

1. Қате қай бизнес-процестен туындағанын анықтаңыз: тауарды қабылдау, қоймалар мен сауда нүктелері арасындағы ауыстыру, ұрлық немесе тауарды жоғалту. Тауар қозғалысын «Тауар қозғалысы» режимінде қадағалау ең оңай. Егер өзіңіз шеше алмасаңыз — Торгсофт техникалық қолдау қызметіне хабарласыңыз.
2. Кез келген түзетулерден бұрын дерекқорды сақтаңыз.
3. Кезең-кезеңмен әрекет етіңіз, түсініктемелер қалдырыңыз, әр әрекеттен кейін нәтижені бақылаңыз.
4. Егер себеп құжаттарды уақытында енгізбеуде болса — әкімшілік шараларды қолданыңыз. Жіберілген қойма құжаттарын енгізіп, міндетті түрде түсініктеме қалдырыңыз.
5. Егер себеп аралас тауарда болса, тауар түрі бойынша қайта есептеу жүргізіңіз.
6. Артқы күнмен тауар санының түзетулері әдетте болмауы керек. Бірақ құжаттың түзетілгеніне күмәндансаңыз, барлық әрекеттерді «Құжаттардың өзгерту журналында» қадағалауға болады.
7. Өндіріс технологиясын немесе артық салмақты сақтамау инвентаризация арқылы түзетіледі. Қолмен қабылдау құжаттарын жасау жеткізушілермен өзара есеп айырысуды бұрмалайды.

Теріс қалдықтардың пайда болуын қалай болдырмауға болады?

• Минусқа сатуға тыйым салыңыз. Минусқа сатуға қатаң тыйым себептерді дереу және орнында шешуге мүмкіндік береді және қателерді жинақтауға мүмкіндік бермейді.
• Әкімшілік тұрғыдан қоймадан тауарды таңдауды және атау бойынша іздеуді тыйым салыңыз. Бұл әдістер кейбір жағдайларда тауарды анықтау қажет болғанда қолданылуы мүмкін. Бірақ қолмен қоймадан тауарды тұрақты таңдау сатушының назарынан тыс қателер санын арттырады.
• Есеп жүйесіне тауарды қосқанда түсінікті бірегей сипаттама жасаңыз, тауардың фотосын тіркеңіз, қызметкердің тауарды сатылымға немесе қойма құжатына қосқанын көзбен тексеруі үшін.
• Аяқталған құжаттарды жабыңыз. Бұл кездейсоқ немесе әдейі өзгерістерден сақтайды.
• Қолмен енгізуді азайтыңыз, процестерді автоматтандырыңыз. Салмақты тауарды сату үшін сатушылар тауардың салмағын қолмен енгізбеуі үшін «Тауарды сату кезінде электрондық таразыларды қосу» функциясын қосыңыз.
• Қызметкерлерге нұсқаулар жазыңыз. Егер кәсіпкер қойма құжаттарында тәртіптің бұзылуына рұқсат берсе, бұл сөзсіз қателер мен теріс пайдалануға әкеледі. Ережелерді сақтауын бақылаңыз және ынталандырыңыз. Материалдық жауапты адамдарды тағайындаңыз және оқытыңыз.