Электрондық құжат: онымен қалай жұмыс істеу керек?

Электрондық құжаттар қағаз нұсқасымен бірдей заңды күшке ие. Олардың әрекеті мен қолданылуын №851 Заң реттейді. Сондықтан бүгінгі таңда электрондық құжат айналымы көптеген кәсіпорындарда қалыпты тәжірибе болып табылады.

Электрондық құжат дегеніміз не?

Электрондық құжат – электрондық деректер түрінде ұсынылған ақпарат. Ол міндетті реквизиттерді қамтиды. Егер олар көрсетілмесе, құжаттың заңды күші болмайды.

Электрондық құжатты кез келген электрондық құралдар арқылы өңдеуге болады: бұл мемлекеттік, бухгалтерлік және заманауи электрондық құжат айналымын қолдайтын басқа да қызметтер.

Электрондық құжаттың міндетті реквизиттері

№996 Заң электрондық құжаттың құрылымын және түрін анықтайды. Оны толтырған кезде келесі реквизиттерді көрсету қажет:

• атауы,

• құжат жасалған күні,

• компания атауы,

• мазмұны,

• жауапты тұлғаның лауазымы,

• электрондық қолтаңба.

Электрондық құжаттың негізгі сипаттамалары:

1. Шынайылық: тек нақты операциялар, артық ештеңе жоқ.

2. Тұтастық: құжаттың мазмұны электрондық қолтаңба қойылғаннан кейін өзгертілмейді.

3. Қолжетімділік: электрондық құжатты кез келген уақытта пайдалануға болады.

Электрондық құжаттардың қағаз құжаттардан артықшылығы

Басты артықшылықтары:

• жылдам алмасу, өңдеу және қол қою: кәсіпкерге электрондық құжаттың келгені туралы хабарлама түседі. Ол құжатты жеке кабинетте қарап, өңдеп, қол қойып, компьютеріне немесе телефонына жүктей алады;

• тиімді басқару: электрондық құжат айналымы қызметтері арқылы құжаттардың қозғалысын, олардың келісімін және серіктестердің қол қоюын бақылауға болады;

• электрондық мұрағат: құжаттарды сақтау үшін кеңсе ішінде арнайы орын іздеудің қажеті жоқ. Барлық құжаттар бұлттық қоймада сақталады;

• қауіпсіздік: электрондық құжат айналымы қызметтері жоғары құпиялылықты қамтамасыз етеді.

Электрондық құжаттардың заңды мәртебесі

Заң электрондық құжаттарға қағаз құжаттармен бірдей құқықтық мәртебе береді. Оларды келесі операциялар үшін пайдалануға болады:

• серіктестер, контрагенттер арасындағы келісімшарттармен алмасу;

• қаржы құжаттары мен келісімшарттарға қол қою;

• әлеуметтік сақтандыру қоры, қазынашылық, салық органдары сияқты мемлекеттік мекемелерге есеп беру;

• бухгалтерлік есеп жүргізу: кассалық ордерлерді, шығыс шот-фактураларды, жүкқұжаттарды қалыптастыру.

Электрондық құжаттардың тұтастығын қалай тексеруге болады?

Әрбір электрондық құжаттың заңды күші болуы үшін оған электрондық қолтаңба қойылуы тиіс. Құжаттың түпнұсқалығын тексеру үшін осы қолтаңбаны немесе мөрді салыстыру жеткілікті.

Қол қойылған электрондық құжатты өзгерту мүмкін емес. Барлық ақпарат шифрланған. Электрондық құжат айналымы қызметі деректердің құпиялығын қамтамасыз етеді және жалған құжат жасаудан қорғайды.

Электрондық қолтаңбаның түпнұсқалығын Орталық куәландыру органының веб-сайтында тексеруге болады.

Электрондық құжаттар қайда сақталады?

Электрондық құжат бұлттық жүйеде сақталады. Оны кез келген уақытта USB флешкаға, компьютерге немесе смартфонға жүктеуге болады.

Электрондық құжат айналымына арналған арнайы қызметтер бар, мысалы, VCHASNO, Signy, ASKOD Online, Document.Online және басқалар. Олар келесі қызметтерді ұсынады:

• құжаттарды бұлттық сақтау;

• жылдам іздеу жүйесі;

• бір рет тіркеу;

• құжаттардың серіктестер арасында қозғалысын бақылау;

• бірыңғай іскерлік ақпарат базасы.

Барлық құжаттарды мәртебесі, қол қою күні бойынша сүзуге болады. Оларға тек уәкілетті тұлғалар қол жеткізе алады.

Электрондық құжаттарды басып шығару керек пе?

Заңнама электрондық құжаттарды міндетті түрде басып шығаруды қарастырмайды. Алайда, салық тексерісі кезінде салық инспекторы сізден электрондық құжаттың көшірмесін, яғни оның қағазға басылған нұсқасын сұратуы мүмкін. Басып шығарылғаннан кейін құжаттарға қол қойылып, мөр басылуы тиіс.

Тексеру кезінде инспектор құжаттарды тексеру аяқталғанға дейін бес күннен кешіктірмей басып шығаруды талап етуі мүмкін. Басып шығарылған құжаттар инспекторға тапсырылады және акт жасалады. Түпнұсқа құжаттарды алып қоюға тыйым салынады.

Электрондық құжаттардағы қателерді түзетуге бола ма?

Электрондық құжаттардағы қателерді түзету мүмкіндігі заңнамада нақты белгіленбеген. Қаржы министрлігі өз түсіндірмелерінде өткен кезеңдегі қателерді "қызыл сторно" әдісімен түзетуді ұсынады.

Қателерді түзету кезінде бухгалтерлік анықтама жасалып, онда қатенің мазмұны және сомасы көрсетілуі керек.

Егер қате электрондық құжатта ағымдағы кезеңде орын алса, онда жаңа, дұрыс құжат жасалып, қате құжат ауыстырылады.

Электрондық құжаттарды қанша уақыт сақтау керек және қандай талаптар бар?

Электрондық құжаттар қағаз құжаттар сияқты сақталуы тиіс, яғни олар есептілікті тапсыру күніне дейін кемінде 1095 күн бойы сақталуы керек. Оларды электрондық тасымалдаушыларда сақтау қажет, сонымен қатар құжаттардың тұтастығын тексеру мүмкіндігі болуы керек.

Электрондық құжаттарды сақтау кезінде келесі талаптарды сақтау қажет:

• Электрондық құжаттардағы ақпарат болашақта пайдалануға қолжетімді болуы тиіс;
• Электрондық құжаттың бастапқы түрінде сақталуын қамтамасыз ету қажет;
• Электрондық құжаттың мазмұнынан бөлек, оның шығу тегі, жасалған немесе алынған күні мен уақыты туралы ақпаратты сақтау қажет.