Қызметкерлері бар бизнеске арналған БЭҚ: кассирлерді қалай тіркеуге, кілттерді ауыстыруға және ББМ-де айыппұлдардан жалтаруға болады

2026 жылғы бизнестегі БЭҚ: токен қашан қажет, қызметкерлерге қолтаңбаны қалай рәсімдеу керек және кілтті ауыстырғаннан кейін не істеу керек

Бизнес үшін ЭЦҚ-дан БЭҚ-қа көшу мәселесі әлдеқашан «болашақ реформа» болудан қалды. Украинаның № 2155-VIII Заңы 2018 жылғы 7 қарашадан бастап электрондық сенім білдірілген қызметтердің жаңа моделін белгіледі, ал алдыңғы заң бойынша берілген ескі электрондық цифрлық қолтаңбалар мен күшейтілген сертификаттар олардың қолданылу мерзімі аяқталғанға дейін, бірақ осы заң күшіне енген күннен бастап екі жылдан кешіктірілмей пайдаланылуы мүмкін болды. Сондықтан 2026 жылы кәсіпкер үшін практикалық сұрақ басқаша қойылады: «ЭЦҚ-дан өту керек пе» емес, «менде қолданыстағы БЭҚ бар ма, қол қоюшылар дұрыс рәсімделген бе және бизнес жұмыс істейтін сервистерге қажетті сертификаттар енгізілген бе» (Украина Заңы).

Электрондық құжат заң талаптары сақталған жағдайда бүгінде толық заңды күшке ие. Электрондық құжаттар туралы заң электрондық құжаттың заңды күші тек оның электрондық нысанына байланысты жоққа шығарылмайтынын, ал мұндай құжаттың дәлелдеме ретінде жарамдылығы тек осы себепті ғана қабылданбауы мүмкін еместігін тікелей белгілейді. Бизнес үшін бұл автор, қол қоюшы және құжаттармен алмасу тәртібі тиісінше айқындалған жағдайда шарттарды, актілерді, өтініштерді, есептілікті және ішкі құжаттарды электрондық түрде рәсімдеуге және сақтауға болатынын білдіреді (Украина Заңы).

Тек файлды немесе бұлттық кілттің өзін ғана емес, сонымен қатар жеткізушінің мәртебесін де тексеру керек. Бұл үшін ресми дереккөз — Орталық куәландырушы органның Сенім тізімі болып табылады. Дәл сонда білікті электрондық сенім білдірілген қызметтерді жеткізушілердің тізімі және олардың қызметтері туралы мәліметтер бар. Егер бизнес банктен, салық органынан немесе басқа провайдерден алған қолтаңбаны пайдаланса, жеткізушіні сервистің жарнамалық сипаттамалары бойынша емес, дәл осы тізім бойынша тексерген жөн (czo.gov.ua).

Токенді сатып алу керек пе

Токен — бұл жеке кілттің қорғалған тасымалдаушысы, яғни кілтті сақтап қана қоймай, оны көшіруден және рұқсатсыз кіруден қорғайтын білікті электрондық қолтаңба құралы. Заң және заңға тәуелді актілер қорғалған құралдарды пайдалану міндетін ең алдымен мемлекеттік билік органдары, жергілікті өзін-өзі басқару органдары, мемлекеттік меншік нысанындағы кәсіпорындар, мекемелер мен ұйымдар үшін, сондай-ақ мемлекеттік тіркеушілер, нотариустар және мемлекет мемлекеттік тіркеуші функцияларын жүзеге асыруға уәкілеттік берген басқа да субъектілер үшін тікелей белгілейді (Украина Заңы).

Жеке кәсіпкерлер мен жеке компаниялардың көпшілігі үшін тек БЭҚ пайдалану фактісі бойынша токен сатып алудың жалпы міндетін заң тікелей белгілемейді. Тәжірибеде бұл нақты сервис, салалық ережелер немесе контрагенттің талаптары дәл қорғалған тасымалдаушыны талап етпесе, жеке бизнес файлдық немесе бұлттық кілттермен жұмыс істей алатынын білдіреді. Бағдарламалық БҚМ (ББМ) үшін МСҚ № 5-ББМ нысаны бойынша хабарлама кілт түріне қарамастан кілт сертификаты негізінде толтырылатынын бөлек түсіндіреді (Украина Заңы).

Бизнесте кімге қолтаңба рәсімдеу керек

Қызметкерлері жоқ жеке кәсіпкер үшін есеп беру, бақылаушы органдармен хат алмасу, шарттарға қол қою және электрондық сервистерде жұмыс істеу үшін кәсіпкердің жеке БЭҚ жеткілікті. Егер жеке кәсіпкер ББМ-ді дербес пайдаланса, есеп айырысу операцияларында сертификат деректері ББМ тізіліміне енгізілген дәл сол кілт қолданылуы тиіс. МСҚ ББМ-де тек сертификаттары тізілімге енгізілген және есеп айырысу операциясын жүргізу кезінде қолданыста болатын тұлғалардың кілттері ғана пайдаланылуы мүмкін екенін тікелей көрсетеді (tax.gov.ua).

Егер жеке кәсіпкерде немесе заңды тұлғада кассирлер, аға кассирлер, бухгалтер немесе қол қою құқығы берілген басқа да қызметкерлер болса, олар үшін рөліне қарай бөлек қолтаңбалар немесе басқа да тиісті түрде рәсімделген қол қою құралдары қажет. МСҚ-мен электрондық құжат айналымы үшін мұндай тұлғалар туралы ақпарат бөлек хабарламамен беріледі, ал ББМ үшін кассалық контурда іс жүзінде жұмыс істейтін қызметкерлердің сертификаттары бөлек енгізіледі. J(F)1391104 нысанында салық органы «директор», «бухгалтер», «салық шот-фактураларына қол қою», «мөр» қолтаңба түрлерін қарастырады, ал ББМ үшін J/F1391802 нысаны «кассир», «аға кассир» немесе «жұмысты тоқтату» рөлдерін қарастырады (lv.tax.gov.ua).

Жеке кілт дәл сол рәсімделген қызметкердің немесе кәсіпкердің бақылауында болуы тиіс. МСҚ жаңа сертификаттарды қашықтан қалыптастыру жеке кілт тек пайдаланушыға қолжетімді болғанда және ол бұзылмаған жағдайда ғана мүмкін болатынын тікелей атап өтеді. Бизнес үшін бұл практикалық ереже кілттердің парольдерін компания ішінде орталықтандырылған түрде таратуға болмайтынын, ал қолтаңбалармен жұмысты «бәріне бір кілт» емес, рөлдер бойынша бөлу керектігін білдіреді (ca.tax.gov.ua).

Кілтті ауыстырғаннан кейін не істеу керек

Бизнес жаңа БЭҚ алған кезде, бұл өздігінен жеткіліксіз. Егер бақылаушы органдармен электрондық құжат айналымы туралы сөз болса, J1391104 немесе F1391104 нысаны бойынша білікті электрондық қолтаңба сертификатына негізделген білікті немесе жетілдірілген электрондық қолтаңба туралы ақпаратты беру туралы хабарлама жіберу қажет. 2026 жылғы 5 наурыздағы жағдай бойынша МСҚ-ның жеке тұлғаларға арналған электрондық нысандар тізілімінде дәл F1391104 нысаны көрсетілген, ал салық органы оны толтыру және қол қою тәртібін бөлек түсіндіреді (tax.gov.ua).

ББМ үшін бұл хабарлама жеткіліксіз. ББМ-де пайдаланылатын сертификаттардың деректері электрондық идентификаторлары J1391802/F1391802 болып табылатын № 5-ББМ нысанындағы бөлек хабарлама негізінде ББМ тізіліміне енгізіледі. Егер кілттің қолданылу мерзімі аяқталса немесе бизнес кассир, аға кассир немесе ББМ мөрі үшін жаңа кілт қалыптастырса, жаңа сертификаттың идентификаторымен жаңа хабарлама жіберу керек. Бұсыз кассалық контурдың дұрыс жұмысы қамтамасыз етілмейді (tr.tax.gov.ua).

Сондықтан компанияда қол қоюшылардың ішкі тізілімін жүргізген жөн: кімнің есептілікке қол қоюға құқығы бар, кім ББМ-де жұмыс істейді, сертификаттың мерзімі қашан бітеді, кілттерді уақтылы жаңартуға кім жауапты және МСҚ-ға қызметтік хабарламаларды кім жібереді. Бірнеше сауда нүктесі немесе ауысымы бар бизнес үшін бұл жай ғана ресмилік емес, техникалық немесе ұйымдастырушылық қателік салдарынан сауданы тоқтатпаудың жолы (tax.gov.ua).

Кілт жоғалса, пароль ұмытылса немесе бұзылу қаупі болса не істеу керек

Кілт жоғалған, бөгде тұлғалардың кіруіне күдік туындаған, тасымалдаушы жоғалған немесе бұзылудың басқа белгілері байқалған жағдайда сертификатты электрондық сенім білдірілген қызметтерді жеткізушіден дереу блоктау немесе күшін жою қажет. МСҚ ББЭСҚО бірнеше механизмді тікелей қарастырады: электрондық сұраныс, жазбаша өтініш, ал блоктау үшін — дауыстық аутентификациядан өту арқылы телефон арқылы хабарласу. Күші жойылған сертификатты қалпына келтіруге болмайды (ca.tax.gov.ua).

Егер кілт жұмыстан шыққан немесе енді қол қою құқығы жоқ қызметкерге тиесілі болса, бизнес бірден екі бағытта әрекет етуі керек. Біріншіден, жеткізушіден сертификатты қайтарып алу немесе блоктау. Екіншіден, МСҚ-да қол қоюшылар туралы деректерді жаңарту, ал ББМ кассирлері үшін — «Жұмысты тоқтату» рөлімен № 5-ББМ нысаны бойынша хабарлама жіберу немесе ескі кілттің орнына жаңасын енгізу. МСҚ егер кілттің қолданылу мерзімі аяқталған болса немесе ол бұрыннан жойылған болса, кассир кілтіне «Жұмысты тоқтату» түріндегі хабарлама берілмейтінін, бірақ ББМ-де жұмыс істеу үшін жаңа кілт пайда болған кезде өзекті сертификаты бар жаңа хабарлама жіберу қажеттігін тікелей атап өтеді (evp.tax.gov.ua).

БЭҚ және компания ішіндегі құжат айналымы

Электрондық құжат міндетті деректемелерді қамтыса, ал электрондық қолтаңба қою оны жасауды аяқтаса, ол толыққанды құжат болып саналады. Сонымен қатар, бизнес электрондық құжаттарды тасымалдаушыларда олардың тұтастығын тексеруге мүмкіндік беретін нысанда сақтауы тиіс, ал сақтау мерзімі тиісті қағаз құжаттардан кем болмауы керек. Бұл тек салық есептілігі үшін ғана емес, сонымен қатар шарттар, актілер, кадрлық құжаттар, контрагенттермен хат алмасу және сату туралы құжаттар үшін де маңызды (Украина Заңы).

Кәсіпкер немесе компания үшін қолтаңбаларды дұрыс ұйымдастыру төрт ережеге негізделеді: әр рөлдің өз қолтаңбасы болады, сертификаттардың қолданылу мерзімі алдын ала бақыланады, кілтті ауыстырғаннан кейін МСҚ мен ББМ-де деректер дереу жаңартылады, ал электрондық құжаттар тексеруге және сұраныс бойынша ұсынуға болатындай сақталады. Дәл осындай модель есептіліктің тоқтап қалу, кассалық операцияларды блоктау және құжатқа нақты кім қол қойғаны туралы даулардың туындау қаупін азайтады (ca.tax.gov.ua).

Есеп айырысу мен есептілікке арналған тәуекелдер

Егер бизнес БҚМ/ББМ қолдану ережелерін бұза отырып есеп айырысу операцияларын жүргізсе, № 265/95-ВР Заңының 17-бабы бойынша қаржылық жауапкершілік туындайды. Сондықтан кассалық контурдағы кілттерге қатысты мәселе — бұл жай ғана техникалық қолайсыздық емес. Егер кассир тиісті түрде енгізілген сертификатсыз жұмыс істесе, егер ББМ жарамсыз кілтке бапталса немесе кілттің жаңартылуы МСҚ тізілімдерінде көрініс таппаса, бұл есеп айырысу үшін тікелей комплаенс-тәуекелді тудырады (Украина Заңы).

Салық есептілігі үшін тәуекел басқаша: егер бизнес қол қоюшылар туралы ақпаратты жаңартпаса немесе қол қою тәртібін бұза отырып хабарлама жіберсе, құжат қабылданбауы мүмкін. Салық органы J(F)1391104 хабарламасына нақты кім және қандай реттілікпен қол қоятынын бөлек сипаттайды, ал Электрондық кабинетте өңдеу нәтижесі түбіртектерде бекітіледі. Сонымен, МСҚ-ның есепке алу жүйелері мен сервистерінде кейіннен рәсімдемей жаңа БЭҚ алу — бұл аяқталмаған рәсім (lv.tax.gov.ua).

БЭҚ Торгсофт-та қайда қолданылады?

Торгсофт бағдарламасында білікті электрондық қолтаңба (БЭҚ немесе ЭЦҚ) негізінен сауда операцияларын фискализациялау, электрондық құжат айналымы және мемлекеттік органдармен өзара іс-қимыл жасау үшін пайдаланылады. БЭҚ-ты пайдаланудың негізгі бағыттары мыналар:

Ресми дереккөздер

Програма обліку товару для інтернет-магазинів, крамниць, торгових точок, складів та виробництва