Қызметкерлерді жұмысқа қабылдау және еңбек кітапшасын рәсімдеу

Бизнес өскен сайын қызметкерлерді жалдау тек кадрлық мәселе болудан қалып, құқықтық қауіпсіздік мәселесіне айналады. Еңбек қатынастарының бастапқы кезеңіндегі қателіктер қымбатқа түседі: қызметкермен дауласудан бастап, ресімделмеген еңбек үшін айыппұлдарға дейін. Бүгінде Украинада еңбек қызметінің есебі ең алдымен сақтандырылған тұлғалар тізілімінде электронды түрде жүргізіледі. Қағаз еңбек кітапшасы толығымен жойылған жоқ, бірақ ол енді еңбек өтілі туралы ақпараттың жалғыз және негізгі тасымалдаушысы емес. Алғаш рет жұмысқа орналасқан қызметкер үшін жұмыс беруші қағаз еңбек кітапшасын тек оның талабы бойынша және жұмысқа қабылданғаннан кейін бес күннен кешіктірмей ресімдейді. Егер қызметкер өтініш білдірсе, жұмыс беруші қызметкердің өзінде сақталатын қағаз кітапшасына да жазбалар енгізеді. (Украина заңнамасы)

2026 жылдың 10 маусымына дейін қағаз еңбек кітапшаларын цифрландыру бойынша өтпелі кезең жалғасады. Осы мерзім ішінде Украинаның Зейнетақы қоры жұмыс беруші немесе қызметкер ұсынған құжаттар негізінде тізілімге жетіспейтін мәліметтерді енгізеді. Мәліметтерді енгізу аяқталғаннан кейін, жұмыс берушіде қалған қағаз еңбек кітапшалары қызметкерлерге қол қойдыру арқылы қайтарылады. Бұл дегеніміз, жаңадан жұмысқа алу кезінде кәсіпкер енді «кітапшаға жазбаны қалай дұрыс қою керек» деген емес, «еңбек қатынастарын қалай дұрыс ресімдеу, хабарлама жіберу және электрондық есепке алу үшін деректерді жоғалтпау» категорияларымен ойлауы керек. (Украина заңнамасы)

Жұмысқа іс жүзінде жіберілгенге дейін не істеу керек

Қызметкерді үш әрекетсіз жұмысқа жіберуге болмайды: еңбек шартын жасасу, жұмыс берушінің жұмысқа қабылдау туралы бұйрығын немесе өкімін ресімдеу және жұмыс басталғанға дейін салық органына хабарлама жіберу. Атқарушы орган мүшелері, кәсіпорын, мекеме немесе ұйым басшысы үшін, егер мәліметтер Бірыңғай мемлекеттік тізілімге енгізілген болса, жеке хабарлама жіберілмейді. (Украина заңнамасы)

Жұмыс басталғанға дейін жұмыс беруші қызметкерге негізгі еңбек жағдайлары туралы хабарлауы тиіс: жұмыс орны, еңбек функциясы, жұмыстың басталу күні, жұмыс орны, еңбек құралдары, ішкі еңбек тәртібінің ережелері, қауіпті немесе зиянды факторлардың болуы және оның мұндай жағдайлардағы жеңілдіктер мен өтемақыларға құқықтары. Іс жүзінде бұл тиісті кадрлық пакетсіз — бұйрық, ережелермен танысу, лауазымдық құжаттар, еңбекақы төлеу шарттары және қажет болған жағдайда нұсқаулықтарсыз — жалдау бизнес үшін қауіпсіз деп саналмайтынын білдіреді. (Украина заңнамасы)

Жұмыс берушінің қандай құжаттарды талап етуге құқығы бар

Еңбек шартын жасасу кезінде қызметкер төлқұжатын немесе жеке басын куәландыратын басқа құжатты, болған жағдайда еңбек кітапшасын немесе сақтандырылған тұлғалар тізілімінен еңбек қызметі туралы мәліметтерді, ал заңнамада көзделген жағдайларда білімі немесе біліктілігі туралы құжатты, денсаулық жағдайы туралы құжатты және тиісті әскери есепке алу құжаттарын ұсынады. Заңнамада көзделмеген құжаттарды немесе мәліметтерді талап етуге жұмыс берушінің құқығы жоқ. Кәсіпкер үшін бұл маңызды ереже: «қағаз неғұрлым көп болса, соғұрлым қауіпсіз» деген ұстаным бұл жерде жұмыс істемейді. Заңды негізсіз кандидатқа қойылатын артық талаптар жұмыс беруші үшін артық тәуекелдер тудырады. (Украина заңнамасы)

Әскери есепке алуға ерекше назар аудару керек. Егер кандидат әскерге шақырылушыларға, әскери міндеттілерге немесе резервтегілерге жататын болса, жұмыс беруші оның әскери есепке алу құжаттарымен Украина Министрлер Кабинеті бекіткен тәртіп шеңберінде жұмыс істейді. Бұл блокты елемеу — шағын бизнестің типтік қателігі, әсіресе жалдау тез және «таныстар арқылы» жүргізілгенде. (Украина заңнамасы)

Еңбек шарты қашан міндетті түрде жазбаша нысанда жасалады

Еңбек шартының жазбаша нысаны әрдайым міндетті емес, бірақ заң оны тікелей талап етеді, атап айтқанда: қызметкерлерді ұйымдасқан түрде қабылдау кезінде, ерекше табиғи немесе геологиялық жағдайлары бар немесе денсаулыққа қауіптілігі жоғары аймақтарда жұмыс істегенде, контракт жасасқанда, қызметкер жазбаша нысанды талап еткенде, кәмелетке толмаған баланы қабылдағанда, жеке тұлға-жұмыс берушімен шарт жасасқанда, қашықтан және үйде жұмыс істеу үшін, жұмыс уақыты белгіленбеген еңбек шарты үшін, сондай-ақ үй қызметкерлері үшін. Егер бизнес қашықтан жұмыс істесе, персоналды икемді түрде тартса немесе қызметкерлерді ФОП-жұмыс беруші арқылы ресімдесе, жазбаша шарт — бұл жай ғана ұсыныс емес, міндетті талап. (Украина заңнамасы)

Алғашқы жұмыс, қағаз кітапшасы және өтілді растау

Егер адам алғаш рет жұмысқа орналасса, жұмыс беруші автоматты түрде қағаз еңбек кітапшасын сатып алып, оны ашпауы керек. Мұндай кітапша тек қызметкердің талабы бойынша ресімделеді. Сонымен қатар, дербестендірілген есеп енгізілгеннен кейінгі өтіл ең алдымен сақтандырылған тұлғалар тізілімінің деректерімен расталады, ал 2004 жылғы 1 қаңтарға дейінгі кезеңдер үшін қағаз еңбек кітапшасы және басқа да растаушы құжаттар маңызды болып табылады. Егер кітапша жоғалса, ондағы жазбалар болмаса немесе дәл емес болса, өтіл Украина Министрлер Кабинетінің арнайы тәртібі бойынша басқа құжаттармен расталуы мүмкін. (Украина заңнамасы)

Қызметкер сұраған жағдайда қағаз еңбек кітапшасына жазбаларды қалай енгізуге болады

Қағаз еңбек кітапшалары, егер олар әрі қарай жүргізілетін болса, № 58 Нұсқаулық бойынша ресімделеді. Жұмысқа қабылдау, ауыстыру немесе жұмыстан босату туралы жазбалар жұмыс берушінің бұйрығы немесе өкімі негізінде енгізіледі; олар мұндай құжаттың мазмұнына дәл сәйкес келуі керек. Жазба енгізудің жалпы ережесі — бұйрық шыққаннан кейін бір аптадан кешіктірмей, ал жұмыстан босату туралы жазба жұмыстан босатылған күні енгізіледі. Кәсіпкер үшін бұл қарапайым нәрсені білдіреді: кітапшадағы жазба қате бұйрықты түзетпейді, тек оны қайталайды. Сондықтан алдымен кадрлық құжат мінсіз ресімделуі керек, содан кейін ғана — жазба. (Украина заңнамасы)

Лауазымның, кәсіптің немесе жұмыстың атауын ДК 003:2010 Мамандықтар классификаторының қолданыстағы редакциясымен тексерген дұрыс. Бұл тек еңбек кітапшасы үшін ғана емес, бұйрықтар, штаттық кесте, қабылдау туралы хабарлама, табельдер, лауазымдық нұсқаулықтар және өтілді кейіннен растау үшін де маңызды. Егер қызметкер қоса атқару бойынша жұмыс істесе, мұндай жұмыс туралы жазба еңбек кітапшасына тек оның қалауы бойынша және негізгі жұмыс орны бойынша енгізіледі. (me.gov.ua)

Кәмелетке толмаған қызметкерлер: ерекше талаптар

Жалпы ереже мынадай: жұмысқа 16 жастан бастап қабылдауға болады. 15 жастан — ата-анасының бірінің немесе оны алмастыратын тұлғаның келісімімен. 14 жасқа толған адамдарды тек денсаулыққа зиян келтірмейтін және оқуды бұзбайтын жеңіл жұмысқа, сондай-ақ ата-анасының бірінің немесе оны алмастыратын тұлғаның келісімімен қабылдауға болады. 18 жасқа толмаған барлық адамдар жұмысқа тек алдын ала медициналық тексеруден өткеннен кейін қабылданады. Сонымен қатар, кәмелетке толмағандар үшін жұмысқа қабылдау кезінде сынақ мерзімі белгіленбейді. (Украина заңнамасы)

Еңбек кітапшасын қалай цифрландыру керек және жазбалар жетіспесе не істеу керек

Еңбек қызметі туралы мәліметтерді Зейнетақы қорына жұмыс беруші де, қызметкердің өзі де Зейнетақы қорының электрондық қызметтер веб-порталы арқылы бере алады. Ол үшін білікті электрондық қолтаңбасы бар кабинет, «Зейнетақы қорымен байланыс» бөлімі және «Еңбек қатынастары туралы мәліметтер» қосымша беті пайдаланылады. Зейнетақы қоры беттердің PDF немесе JPEG форматындағы түрлі-түсті, анық сканерленген көшірмелерін талап етеді; барлық толтырылған беттер хронологиялық тәртіппен беріледі. Егер еңбек кітапшасы болмаса немесе ондағы қажетті жазбалар жеткіліксіз болса, өтілді растау үшін № 637 қаулыға сәйкес басқа құжаттар қабылданады. (Украина Зейнетақы қоры)

Жұмыс берушінің жауапкершілігі

Ең қауіпті бұзушылық — қызметкерді еңбек шартын тиісінше ресімдеусіз, бұйрықсыз немесе салық органына хабарламасыз іс жүзінде жұмысқа жіберу. Ол үшін Еңбек заңдары кодексінің (ЕЗК) 265-бабы бұзушылық жіберілген әрбір қызметкер үшін он ең төменгі жалақы мөлшерінде қаржылық санкция қарастырады. 2026 жылға қарай ең төменгі жалақы 8 647 грн құрайды, демек, санкция сомасы әрбір ресімделмеген қызметкер үшін 86 470 грн-ға тең. Заңды тұлғалар мен 1–3 топтағы бірыңғай салық төлеуші ФОП-тар үшін бірінші рет мұндай бұзушылық жасалғаны үшін ескерту қарастырылған. Заң сондай-ақ қаулы тапсырылған күннен бастап он банктік күн ішінде санкцияның 50 пайызын төлеуге мүмкіндік береді. Бұдан бөлек, Әкімшілік құқық бұзушылық туралы кодекстің 41-бабы бойынша әкімшілік жауапкершілік қалады. (Украина заңнамасы)

Сот практикасы

№ 260/1743/19 ісі бойынша Жоғарғы Сот еңбек қатынастарын тиісінше ресімдеу міндеті қызметкердің талап етуіне қарамастан, жұмыс берушіге жүктелетініне назар аударды. Осы іс бойынша сот жалдамалы еңбекті пайдаланатын ФОП бір мезгілде бір бұзушылық үшін ЕЗК-нің 265-бабының екінші бөлігі бойынша да, ӘҚБтК-нің 41-бабының үшінші бөлігі бойынша да жазалануы мүмкін емес екенін атап өтті, өйткені бұл қосарланған жауапкершілікке жол бермеу принципіне қайшы келеді. Бизнес үшін қорытынды практикалық: қызметкермен «ауызша келісімге» сену жұмыс берушіні қорғамайды. (Украина Жоғарғы Соты)

Кәсіпкер үшін қауіпсіз жалдау алгоритмі былай көрінеді: құжаттарды тексеру, еңбек шартын тиісті нысанда жасасу, бұйрық шығару, жұмыс басталғанға дейін салыққа хабарлама жіберу, қызметкерге хабарлау бойынша міндеттерді орындау, ал қағаз еңбек кітапшасы мәселесін қосымша ретінде — қызметкердің талабы бойынша және электрондық есепті ескере отырып шешу. Дәл осындай тәсіл бизнес үшін тәуекелдерді азайтады, қызметкердің еңбек деректерін сақтайды және тексерулер, жұмыстан босату немесе зейнетақы тағайындау кезінде проблемалар тудырмайды. (Украина заңнамасы)

Ресми дереккөздер

Украинаның Еңбек заңдары кодексі, № 322-VIII — 24, 25, 26, 29, 48, 188, 191, 265-баптар. (Украина заңнамасы)

Украина Министрлер Кабинетінің 17.06.2015 жылғы № 413 қаулысы — қызметкерді жұмысқа қабылдау туралы салық органына хабарлау тәртібі. (Украина заңнамасы)

Украинаның 05.02.2021 жылғы № 1217-IX Заңы — еңбек қызметін электрондық есепке алу, өтпелі кезең, цифрландырудан кейін қызметкерлерге қағаз еңбек кітапшаларын беру. (Украина заңнамасы)

Еңбек министрлігінің, Әділет министрлігінің, Әлеуметтік қорғау министрлігінің 29.07.1993 жылғы № 58 «Қызметкерлердің еңбек кітапшаларын жүргізу тәртібі туралы нұсқаулықты бекіту туралы» бұйрығы — жазбаларды енгізу ережелері, мерзімдері, қоса атқару, түзетулер. (Украина заңнамасы)

Украина Министрлер Кабинетінің 30.12.2022 жылғы № 1487 қаулысы — Әскерге шақырылушыларды, әскери міндеттілерді және резервтегілерді әскери есепке алуды ұйымдастыру және жүргізу тәртібі. (Украина заңнамасы)

ДК 003:2010 «Мамандықтар классификаторы» және Экономика министрлігінің 13.12.2024 жылғы № 27751 бұйрығы — классификатордың қолданыстағы редакциясы және № 14 өзгеріс. (me.gov.ua)

Украина Министрлер Кабинетінің 12.08.1993 жылғы № 637 қаулысы — Еңбек кітапшасы болмаған немесе онда тиісті жазбалар болмаған жағдайда зейнетақы тағайындау үшін қолданыстағы жұмыс өтілін растау тәртібі. (Украина заңнамасы)

Украинаның «2026 жылға арналған Украинаның мемлекеттік бюджеті туралы» Заңы, № 4695-IX — 8-бап, 2026 жылғы ең төменгі жалақы. (Украина заңнамасы)

Украинаның әкімшілік құқық бұзушылық туралы кодексі, № 8073-X — 41-бап. (Украина заңнамасы)

Украина Зейнетақы қорының электрондық еңбек кітапшасы, сканерленген көшірмелерді беру және өтілді растау бойынша ресми түсіндірмелері. (Украина Зейнетақы қоры)

Жоғарғы Соттың практикасы: № 260/1743/19 ісі, 22.12.2020 жылғы қаулы. (Украина Жоғарғы Соты)