Ресми құжаттарды ресімдеу жолы: құрылымы мен форматына қойылатын талаптар

Іскерлік құжаттар әрқашан компанияның брендімен байланысты. Олардың мазмұны заңдық тұрғыдан нақты әрі оқуға ыңғайлы болуы керек. Ресми құжаттарды рәсімдеу стандарттар бойынша қателіксіз құжат жасауға көмектеседі.

Іскерлік құжаттаманы жасау талаптары қандай және жұмыс барысында қателіктерді қалай болдырмауға болады?

Құжаттарды дұрыс рәсімдеудің маңыздылығы неде?

Ресми хатты рәсімдеудің нақты ережелері ақпаратты ыңғайлы және сапалы жеткізуге мүмкіндік береді, сонымен қатар кәсіпорынға кәсіби имидж қалыптастыруға көмектеседі.

Іс жүргізу стандарттарына сәйкес әзірленген құжаттама клиенттермен, серіктестермен және мемлекеттік органдармен өзара әрекет процесін жеңілдетеді және әсіресе құқықтық сипаттағы түсініспеушіліктерден аулақ болуға көмектеседі.

Құжаттардың жалпы құрылымы

Жазбаша немесе басып шығарылған құжат логикалық әрі нақты құрылымға ие болуы керек. Бұл оқырманға мазмұн бойынша тез бағдар алуға көмектеседі.

Құжаттың түрі әртүрлі болуы мүмкін: бұйрық, шарт, есеп және т.б. Бірақ бұл құжаттардың әрқайсысы берілетін ақпараттың толықтығын қамтамасыз ететін негізгі бөлімдерді қамтуы керек.

Құжаттарды рәсімдеу: ДСТУ

Жаңа стандарт — ДСТУ 4163:2020 құжаттаманы рәсімдеу тәртібін бекітеді. Бұл ережелер барлық кәсіпорындарға, соның ішінде ИП (Жеке кәсіпкер) үшін де қолданылады.

Мемлекеттік стандарттың жаңа нұсқасына енгізілген өзгерістер қағаз және электронды құжаттарды рәсімдеудің нақты нормаларын ұсынады.

Мемлекеттік стандарт мөр бедері, қолтаңба, мәтін, бекіту белгісі, тіркеу нөмірі, күн тәрізді реквизиттерді орналастыру мен мазмұнын реттейді.

Енді ДСТУ белгілеген құжаттарды рәсімдеуге қойылатын негізгі талаптарды қарастырайық.

Ресми құжаттарды рәсімдеуге қойылатын негізгі талаптар

Мемлекеттік стандарт 4163:2020 келесі ережелерді анықтайды:

Қаріп

Электронды құжаттардың мәтінін басып шығару үшін Times New Roman шрифті 12–14 пункт өлшемімен қолданылуы керек. «Құжат түрінің атауы» реквизитін енгізу үшін дәл осы шрифтті, бірақ 14–16 пункт өлшемімен пайдалануға болады. А4 форматындағы парақтардағы құжат мәтініне жоларалық интервал ретінде 1–1,5 белгілеу ұсынылады.

Реквизиттерді басып шығару үшін 8–12 пункт өлшеміндегі қаріп пайдалануға болады.

Өрістер

Өрістердің өлшемдері әдетте келесідей:

1. Сол жақ өріс: 20–30 мм (тігу үшін).

2. Оң жақ өріс: 10–15 мм.

3. Жоғарғы және төменгі өрістер: 15–20 мм.

Тақырып

Тақырып құжат мәтінінің алдында орналасады. Бұл негізгі мазмұнның қысқаша мазмұны. Ол қысқа, құжат атауына сәйкес болуы керек. Қалың шрифтпен жазылады. Астын сызу талап етілмейді.

Әр бөлімді араб цифрларымен, нүкте арқылы (1.2., 1.3. және т.б.) нөмірлеу қажет.

Заңды тұлғаның реквизиттері

1. Кәсіпорын эмблемасы (тауар белгісі немесе заңды тұлғаның суреті) болған жағдайда ұйым атауының сол жағына орналастырылады.

2. Заңды тұлғаның атауы Жарғыда көрсетілгендей толық жазылуы тиіс. Толық атаудың астына қысқартылған нұсқасы беріледі (жақшаға алу міндетті емес).

3. Кәсіпорын туралы анықтамалық ақпаратта міндетті түрде келесі деректер болуы керек: пошталық мекенжай, байланыс телефоны, банктік шот, электрондық пошта, веб-сайт және т.б.

4. Пошталық мекенжайды көрсету кезінде мынадай реттілік сақталады: көше атауы, үй нөмірі, қажет болса — кеңсе немесе корпус нөмірі, елді мекен, аудан, облыс, пошта индексі.

5. Заңды тұлғаның коды ҚР Заңды тұлғалар тізіліміне (ҰМЗТ) сәйкес көрсетіледі.

Беттерді рәсімдеу

Құжат екі беттен көп болса, олар араб цифрларымен нөмірленуі керек. Бірінші бет нөмірленбейді. Құжаттың әрбір қосымшасы жеке нөмірленеді.

Мәтінді пішімдеу

Абзац шегінісі 1,25 см. Мәтін екі жаққа тураланады.

Парақ форматы

Келісімшарттар, бұйрықтар, хаттар, есептер және басқа да іскерлік құжаттар үшін ең жиі қолданылатын формат — А4, өлшемі 210×297 мм.

Мәтінді ерекшелеу ережелері

• тақырыптар мен қосымша тақырыптар үшін қалың шрифт қолданылады;

• дәйексөздер мен маңызды мәтін бөліктерін ерекшелеу үшін — курсив қолданылады.

Ресми құжаттарда стильдің біркелкілігін бұзбау және оқуды қиындатпау үшін астын сызу қолданылмайды.

Аты-жөнінің реквизиттері

Ресми хатта адамның аты мен тегі толық көрсетілуі керек, тек инициалдар емес. Баспа түріндегі құжаттарда тегі тек бас әріптермен жазылады.

Кәсіпорын атауы

Барлық ұйымдардың, компаниялар мен мекемелердің атаулары бас әріптермен жазылады.

Мөр қолдану

Қолданыстағы ДСТУ құжаттардағы мөрді қолдану ережелерін нақтылайды. Мөр оны қойған адамның лауазымының соңғы бірнеше әрпін қамтитындай етіп қойылады. Мөрді тікелей қолтаңбаның үстіне қоюға болмайды.

Құжатта мөрге арналған бөлек орын көрсетілсе, мөр дәл сол жерде қойылады.

Электрондық құжаттарда мөрдің бейнесі Қазақстан Республикасының «Электрондық сәйкестендіру және сенімді қызметтер туралы» Заңына сәйкес оның электрондық нұсқасымен ауыстырылады.

Құжаттағы қолтаңба

Толық қолтаңбаға қол қоюшының лауазымы, қолтаңбасы және аты-жөні кіреді. Электрондық құжаттарда ЭЦҚ немесе КЭП қолданылады.

Қолтаңба мәтіннен немесе қосымшалар бар деген белгіленген жерден кейін орналасады.

Құжатты жасау тілі

Іскерлік құжаттама қолданыстағы стандартқа сәйкес Қазақстан Республикасының мемлекеттік тілінде жасалады.

Құжаттарды рәсімдеудің қосымша стандарттары

• қол қоюшы туралы ақпаратта құжатты дайындаған адамның тегі мен аты және оның байланыс нөмірі көрсетілуі керек;

• ЭҚАЖ (электрондық құжат айналымы жүйесі) қолданған кезде хатта тіркеу күні мен штрих-код немесе QR-код түріндегі тіркеу индексін көрсетуге болады;

• құжаттың штрих-коды титулдық беттің төменгі жағына, ортасына қойылады, QR-код — сол жақ төменгі бұрышқа;

• электрондық құжат жасалған кезде оның көшірмесін жасау қажет.

Ресми хат алмасуды жүзеге асыратын кәсіпкерлер қабылданған стандарттарды сақтауы керек, өйткені құжаттың заңдық күші болуы үшін бұл маңызды. Сондықтан құжатты дұрыс рәсімдеу — бұл, біріншіден, компания беделі, екіншіден, бизнестің құқықтық қорғалуы.