Первичные документы — это документы, на основании которых подтверждаются хозяйственные операции (поступление/продажа товаров, оказание услуг, расходы и т. д.). Для ФЛП (ФОП) они нужны, чтобы корректно вести учет, подтверждать происхождение товаров и быть готовым к налоговому контролю.
Материал подготовлен в информационных целях по состоянию на 2026 год и не является индивидуальной юридической консультацией.
Что такое первичные документы?
В общем смысле первичные документы — это документы, которые фиксируют факт совершения хозяйственной операции и являются основанием для учета. Базовое определение и требования к первичным документам закреплены в ст. 9 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» №996-XIV. Первичные документы могут составляться в бумажной или электронной форме (при соблюдении требований к электронным документам и подписи).
Для ФЛП (ФОП) важно: если вы обязаны вести учет доходов и расходов или учет товарных запасов, документы должны подтверждать соответствующие записи. В частности, Налоговый кодекс предусматривает обязанность ФОП на общей системе вести учет доходов и расходов и иметь подтверждающие документы (см. п. 177.10 НКУ по информационным разъяснениям ГНС, например: материал ГНС).
Фиксировать операции удобно в электронном виде: через электронные сервисы ГНС или через учетную программу Торгсофт для автоматизации торговли.
Примеры первичных документов
Наиболее распространенные примеры первичных документов (в зависимости от вашей деятельности и процессов):
- расходные/товарные накладные;
- приходные накладные или документы, подтверждающие поступление товара;
- акты выполненных работ / акты оказанных услуг;
- товарно-транспортные накладные (при необходимости логистики);
- таможенные декларации (для импортных операций);
- фискальные чеки / расчетные документы РРО/ПРРО;
- иные документы, содержащие реквизиты для идентификации сторон, даты, предмета, количества и стоимости операции.
Если ФОП подпадает под требования по учету товарных запасов, подтверждающие документы нужны для доказательства учета и происхождения товаров. Правовое основание — п. 12 ст. 3 Закона Украины №265/95-ВР (о РРО), а порядок ведения такого учета для ФОП установлен Приказом Минфина №496 от 03.09.2021. В самом Порядке №496 указано, какие документы могут считаться первичными для целей учета товарных запасов (накладные, транспортные документы, таможенные декларации, акты закупки, фискальные/товарные чеки и т. д.).
Что не является первичным документом (или не заменяет его)
Некоторые документы подтверждают лишь часть операции. Например, платежная инструкция/платежное поручение подтверждает факт перечисления средств, но обычно не заменяет документы, подтверждающие поставку товара или оказание услуги (накладную, акт и т. п.). Банковская выписка, наоборот, является важным доказательством движения средств и часто используется как подтверждающий документ по финансовым операциям (см. также ваш материал: о движении средств на счетах предпринимателя).
Типовая форма учета доходов и расходов ФОП (действует в 2026 году)
Для ФОП (а также лиц, осуществляющих независимую профессиональную деятельность) типовая форма учета доходов и расходов и порядок ее ведения утверждены Приказом Минфина №261 от 13.05.2021. Ведение учета возможно в бумажной или электронной форме в соответствии с этим Порядком.
Практически важные правила ведения учета (обобщенно, без подмены текста нормативного акта):
- Записи делаются на основании первичных документов — так, чтобы каждый показатель (доходы/расходы) можно было подтвердить документально.
- В бумажном варианте записи должны быть разборчивыми; исправления вносятся способом, позволяющим идентифицировать корректировку и лицо, которое ее внесло (ориентируйтесь на требования Порядка №261).
- В электронном варианте форму можно вести в табличном формате (например, Excel) или в программе/сервисе, который формирует записи по структуре типовой формы.
- Для использования государственных электронных сервисов обычно требуется КЭП/квалифицированный сертификат открытого ключа (например, его можно получить у квалифицированных поставщиков или через банковские сервисы, в том числе Приват24).
- Если учет ведется в электронном виде, ошибки, как правило, исправляются дополнительными записями (чтобы сохранялся аудит-трек), а не «стиранием» истории.
Обязательные реквизиты первичных документов
Требования к обязательным реквизитам первичных документов определены ч. 2 ст. 9 Закона №996-XIV: см. текст закона. В общем виде первичный документ должен содержать:
- название документа (формы);
- дату составления;
- наименование субъекта, от имени которого составлен документ;
- содержание и объем хозяйственной операции, единицу измерения (при необходимости);
- должности/ФИО ответственных лиц;
- подпись или иные данные, позволяющие идентифицировать лицо, участвовавшее в совершении операции.
Дополнительные реквизиты могут добавляться в зависимости от вида операции и требований контрагентов/контроля (номер документа, основание, реквизиты договора, штрихкоды и т. д.). Ориентиром также служит Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете (Приказ Минфина №88 от 24.05.1995).
По языку: для налогового контроля и работы с украинскими контрагентами практично безопасно оформлять документы на украинском языке. Если документ получен от нерезидента на другом языке, в случае необходимости для подтверждения расходов/происхождения может понадобиться перевод (в зависимости от конкретной процедуры или запроса контролирующего органа).
Особенности для ФОП: учет, чеки, товарные запасы
-
Касса и подтверждение расчетов. ФОП, в отличие от многих юрлиц, обычно не ведет «кассовую книгу» в классическом понимании, но обязан подтверждать расчетные операции расчетными документами (чеками) в случаях, когда закон требует применения РРО/ПРРО, и хранить документы в установленные сроки (см. Закон №265/95-ВР).
-
Выдача чека покупателю. Предприниматель выдает покупателю расчетный документ (фискальный чек РРО/ПРРО или иной документ в рамках разрешенного режима работы), который подтверждает оплату и покупку (см. также: товарный чек или чек РРО).
-
Кому нужен учет товарных запасов. Требование вести учет товарных запасов по п. 12 ст. 3 Закона №265/95-ВР распространяется не на всех ФОП. Закон предусматривает исключение для плательщиков единого налога без НДС, но с важными исключениями (технически сложные бытовые товары с гарантийным ремонтом, лекарственные средства/медизделия, ювелирные и бытовые изделия из драгоценных металлов и камней и т. д.) — п. 12 ст. 3 Закона №265/95-ВР. Если вы подпадаете под требование — ведите учет по правилам Приказа Минфина №496.
Сроки хранения первичных документов (актуально в 2026 году)
Налоговые правила хранения документов определяет ст. 44 Налогового кодекса Украины: общий ориентир — не менее 1095 дней (3 года) для большинства документов, с исключениями/особыми сроками для отдельных случаев и типов документов. См. п. 44.3 НКУ (официальный текст: выдержка из изменений / НКУ (редакции)), а также разъяснение ГНС о 1095 днях как базовом сроке: материал ГНС.
Практически это означает:
- храните первичные документы, регистры и другие подтверждающие материалы минимум 3 года (а в отдельных случаях — дольше, если этого требует НКУ или другие нормы);
- если началась проверка или идет спор — разумно хранить документы до завершения соответствующих процедур, даже если базовый срок формально истек;
- для РРО/ПРРО существуют специальные требования к хранению контрольных лент и электронных документов (см. п. 10 ст. 3 Закона №265/95-ВР: Закон №265/95-ВР).
Правила хранения и готовность к проверке
Если вы обязаны вести учет товарных запасов, то во время проверки контролирующий орган может потребовать документы, подтверждающие учет и происхождение товаров, находящихся в месте продажи (хозяйственном объекте), и предоставить их нужно на начало проведения проверки — п. 12 ст. 3 Закона №265/95-ВР. Порядок №496 также прямо указывает, что первичные документы являются неотъемлемой частью учета и предоставляются во время проверки лично ФОП или лицом, которое фактически осуществляет продажи/расчетные операции (Приказ №496).
Чтобы минимизировать риски, держите в порядке:
- папку/архив «поступление» (накладные, ТТН, таможенные документы, акты закупки);
- папку/архив «реализация» (чеки РРО/ПРРО, накладные/акты при необходимости, возвраты);
- внутренние перемещения между точками/складами (если есть несколько мест продажи);
- резервные копии электронных документов и понятную структуру хранения.
Ответственность и штрафы: что реально грозит
1) Товарные запасы без учета или без документов происхождения
Если субъект хозяйствования реализует товары, которые не учтены в установленном порядке, и/или не предоставил во время проверки документы, подтверждающие учет товаров в месте продажи, применяется финансовая санкция по ст. 20 Закона №265/95-ВР: в размере стоимости таких товаров по ценам реализации, но не менее 10 необлагаемых минимумов доходов граждан. См. ст. 20 Закона №265/95-ВР.
2) Неведение / ненадлежащее ведение учета доходов и расходов
Административная ответственность за нарушение порядка ведения учета доходов и расходов предусмотрена ст. 164-1 КУоАП: предупреждение или штраф в пределах, установленных этой статьей (привязка к необлагаемому минимуму). Официальный текст: КУоАП, ст. 164-1.
3) Необеспечение хранения документов / непредоставление документов при налоговом контроле
Налоговый кодекс предусматривает штраф за необеспечение хранения первичных документов (и/или непредоставление документов в процедурах налогового контроля) — п. 121.1 ст. 121 НКУ. В практических разъяснениях ГНС для «базового» случая приводятся суммы 1020 грн и 2040 грн за повторное нарушение в течение года (см., например, сообщение ГНС: ГУ ГНС).
Практический вывод
Юридически безопасная логика проста: каждая цифра в учете должна опираться на документ, а по товарам — еще и на подтверждение происхождения и движения запасов, если вы подпадаете под требование учета товарных запасов. Системный учет снижает риск штрафов, упрощает проверки и дает собственнику контроль над прибыльностью и остатками.
В учетной программе Торгсофт можно формировать первичные документы, хранить их в электронном виде и при необходимости печатать — это удобно для торговых процессов и дисциплины документов.
Алдыңғы қадамға оралу