Бухгалтерлік есептегі бастапқы құжаттар: құрастыру және жіктеу ережелері

Бухгалтерлік есеп бастапқы құжаттарсыз және оларды дұрыс толтырусыз мүмкін емес. Олардың жоқтығынан салық органдары кәсіпкерге айыппұл сала алады.

Шаруашылық операцияларды қалай дұрыс және ашық толтыруға болады және бастапқы құжаттардың қандай түрлері бар?

Бастапқы құжаттар дегеніміз не?

Бастапқы құжаттар – бұл кәсіпорындағы кез келген шаруашылық операцияны растауға мүмкіндік беретін құжаттар. Оларды тауарларды сату немесе сатып алу, клиентпен келісімшартқа қол қою, қаржылық операцияларды жүргізу сияқты әртүрлі әрекеттерді растау үшін электрондық немесе қағаз түрінде ресімдеуге болады.

Бухгалтер бастапқы құжаттарды қаржылық есептілікті жасау үшін, сондай-ақ салықтық тексерулер кезінде пайдаланады. Олар кәсіпорынның барлық іскерлік және қаржылық операциялары туралы ақпаратты тіркейді.

Жеке кәсіпкер үшін бастапқы құжаттар

Жеке кәсіпкерлер әртүрлі салық салу топтарында жұмыс істей алатындықтан, бастапқы құжаттаманы жасау және жүргізу мәселесі салық кодексі және бухгалтерлік есеп туралы заң негізінде жеке шешіледі. Бұл келесі түрде көрінеді:

1. Жалпы салық салу жүйесінде жұмыс істейтін жеке кәсіпкерлер: салық кодексінің 177.10-бабына сәйкес нақты шығындар мен кірістерді көрсететін бастапқы құжаттардың болуы міндетті. Құжаттар электрондық немесе қағаз түрінде сақталады.

2. Қарапайым салық салу жүйесінде жұмыс істейтіндер: ККМ туралы заңның 3-бабының 12-тармағына сәйкес тауарлық-материалдық қорлардың кетуі және келіп түсуі кезінде бастапқы құжаттарды жасау қажет. Егер жеке кәсіпкерде өнімнің шығуын растайтын құжаттар болмаса, онда заң оларға мұндай тауарды сатуға тыйым салады.

3. ККМ немесе электрондық ККМ міндетті қолданбайтын қарапайым салық салу жүйесінде жұмыс істейтіндер: бухгалтерлік есеп туралы заңға сәйкес бұл кәсіпкерлер бастапқы құжаттарды жасамаса және сақтамаса болады. Бірақ салық органдары ТМҚ (тауарлы-материалдық құндылықтар) заңды түрде алынғанын дәлелдеу үшін мұндай құжаттардың болуы қажет екенін атап көрсетеді.

Бастапқы құжаттаманың түрлері

Бастапқы құжаттамаға мыналар кіреді:

• Шығыс накладнойы. Тауарларды нақты беру фактісін тіркеу үшін қолданылады. Яғни, сөз сатып алушы мен сатушы арасындағы келісім туралы болып отыр. Шығыс накладнойын тауар жеткізушісі жасайды. Қолданыстағы заңнама құжаттың белгілі бір формасын бекітпейді, сондықтан ол кәсіпорында қабылданған үлгі бойынша жасалады;

• Тауарлы-көлік накладнойы. Құжат өнімдерді сатушыдан клиентке жеткізу кезінде жасалады. Накладной бекітілген нысан бойынша жасалады №363;

• Атқарылған жұмыстар актісі. Құжат басқа компанияның кәсіпорынға қызмет көрсету фактісін растау үшін жасалады. Акт тапсырыс берілген жұмыстар орындалған кезде және клиент оларды қабылдаған кезде жасалады;

• Кіріс және шығыс кассалық ордері. Құжатта кәсіпорын кассасына ақшаның түсуі немесе алынуы туралы деректер тіркеледі. Ордер бекітілген нысан бойынша жасалады №148;

• Шот-фактура. Мұндай құжат та бастапқы болуы мүмкін, егер онда қаржылық операция туралы мәліметтер көрсетіліп, мұндай шот төленгені көрсетілсе. Құжатты жасау формасы еркін болуы мүмкін. Бірақ онда кәсіпорынның барлық қажетті реквизиттері болуы керек;

• Бухгалтерлік анықтама. Құжат алдыңғы құжаттарда жіберілген қателерді түзету үшін пайдаланылуы мүмкін. Анықтаманың нысаны бекітілген Министрлік бұйрығы.

Шаруашылық операция туралы деректері жоқ құжаттарды бастапқы құжаттарға жатқызуға болмайды. Сондықтан кәдімгі төлем тапсырмасы бастапқы құжат болып табылмайды, өйткені оған сәйкес қаржылық операция орындалмауы мүмкін.

Бастапқы құжаттамадағы реквизиттер

Құжатта жасалған операцияны немесе келісімді растайтын ақпарат болуы керек. Заң міндетті реквизиттердің тізімін анықтайды, оған мыналар кіреді:

• құжатты жасау күні,

• оны жасаған компанияның атауы,

• кәсіпорынның ЕДРПОУ,

• құжаттың нөмірі,

• шаруашылық операциясының мазмұны,

• келісімге қатысқан жауапты тұлғалар,

• уәкілетті тұлғаның жеке қолы.

Міндетті емес реквизиттерге мыналар кіреді:

• операцияны немесе келісімді жүзеге асыру негізі;

• құжаттағы мәліметтерді алушы тұлға туралы ақпарат және т.б.

Міндетті емес реквизиттерді толтырмауға болады, соның ішінде құжаттың жасалған жері және компанияның мөрі сияқты деректерді қосқанда.

Алайда, егер құжат міндетті реквизиттерді қамтымаса, ол бастапқы құжат болып саналмайды.

Бастапқы құжаттар қандай формада жасалады?

Бастапқы құжаттар кәсіпкерлік қызметті жүзеге асыру үшін маңызды, сондықтан заң оларды жасауға қойылатын негізгі талаптарды нақты анықтайды. Келесі ережелер қолданылады:

1. Бастапқы құжаттар шаруашылық операциялар жүргізілген кезде жасалады. Заң олардың жасалу мерзімдерін белгілемесе де, оны мүмкіндігінше тезірек жасау қажет. Бұл құжаттарды бухгалтерлер есепте қаржылық операцияларды жүргізу үшін пайдаланады.

2. Бастапқы құжаттарда заңмен белгіленген реквизиттер көрсетілуі керек. Олай болмаған жағдайда құжат заңды күшіне ие болмайды.

3. Құжаттар компания бекіткен бланкілерде басып шығарылуы мүмкін.

4. Қатаң есептілік формалары тек олардың нөмірі мен сериясын көрсете отырып басып шығарылуы керек.

5. Құжатта барлық бос жолдар сызылады.

6. Құжат мемлекеттік тілде ғана жасалады.

7. Құжатта қате мәліметтер үшін оны жасаған тұлға жауапты болады.

8. Құжатта шаруашылық операцияны жүргізуге қатысқан тұлғалардың тізімі, сондай-ақ актіге қол қойған тұлғалардың тізімі көрсетілуі керек.

9. Құжат кәсіпорын басшысының жеке қолымен бекітіледі.

10. Қол қою үшін электрондық цифрлық қолтаңба (ЭЦҚ) қолдануға болады.

11. Компанияның мөрі бар болса, құжат мөрмен бекітіледі.

12. Бастапқы құжаттардың көшірмелері мәмілеге немесе шаруашылық операцияға қатысы бар барлық тұлғаларға беріледі.

13. Құжатқа қандай да бір түзетулер енгізуге болмайды. Егер өзгерістер енгізу қажет болса, бухгалтерлік анықтама жасау керек.

Бастапқы құжаттарды жасаудағы типтік қателер

1. Барлық міндетті жолақтар толтырылмаған. Мұндай жағдайда мұндай құжат бастапқы болып саналмайды.

2. Қолмен жасалған орынсыз түзетулер.

3. Құжатқа қол қойылмаған және мөр басылмаған. Бұл ереже электрондық түрде бастапқы құжаттарды жасауға да қатысты. Бұл жағдайда екі тарап құжатқа ЭЦҚ арқылы қол қояды.

Бастапқы құжаттарды сақтау тәртібі

Заңға сәйкес бастапқы құжаттарды сақтау мерзімі олардың санатына байланысты өзгеруі мүмкін. Бұл құжаттар арасында 5-10 жыл немесе одан да ұзақ сақталуы керек құжаттар болуы мүмкін. Мысалы, еңбек шарттары, жеке істер немесе жалақы ведомостары 75 жылға дейін сақталуы мүмкін.

Бастапқы құжаттама бухгалтерлік есептің негізі болғандықтан, оны заңмен белгіленген мерзімде түпнұсқалық түрде сақтау қажет.

Мұндай ережелерді бұзу салық органдары тарапынан әкімшілік айыппұл салуға әкелуі мүмкін екенін есте ұстаған жөн.