«Дүкен автоматтандырылған» дегеніміз не? Автоматтандырудың жетістігі не деп санауға болады? Ал бағдарламалық жасақтаманы сатып алу – табысқа жетудің жолдамасы ма?
Сәтті автоматтандырудың 20+ белгісі
Дүкендегі дұрыс есепке алу
✔️ Барлық тауар штрих-кодпен таңбаланған
Тауарларда штрих-код болмаған жағдайда:
сатып алу және сату бағаларын ешкім білмейді,
тауар бағасына байланысты баға белгісіне сәйкес сатылады — сатудың дұрыстығы бақылаусыз,
сатушы тауарды базаға қолмен іздеген немесе сатуды дәптерге жазған кезде кассада кезек қалыптасады.
Автоматтандырудың табыстылығы – сатушы кезекте тұрғанда тауарды іздеп бағдарламамен жарты сағат айналыспайтын және өз бетімен тауарды сатпайтын жағдай.
✔️ Ашық дүкенде түгендеу жүргізу
Есепке алу бағдарламасынсыз тауарды санап шығу және кем дегенде бір күнге дүкенді жаппай түгендеу жүргізу мүмкін емес. Түгендеуге жабылған дүкеннен қаншалықты шығын екенін білу үшін дүкенге кірмеген және тауар сатып алмаған адамдарды бір сағат ішінде санап көру жеткілікті.
Есепке алу жүйесі бар дүкенде түгендеу жүргізуге және клиенттерден жабылмай жұмыс істеуге болады.
✔️ Жылдам масштабтау
Қолмен басқару бизнесін өте баяу етеді: prom.ua сайтына тауарларды жүктеу үшін тауарды қолмен енгізіп, баға мен қолжетімділікті тексеру қажет. Жаңа дүкен ашу үшін өзіңді клондау, сол күнге тағы 24 сағат қосу және қолмен бақылауды жоғалтпай, сауда орнын ұстау керек. Қолмен басқару ≠ масштабтау.
Актуалды тауарлар, бағалар және қолжетімділігі бар есепке алу бағдарламасы тауарларды интернет-дүкенге немесе маркетплейстерге жылдам экспорттауға мүмкіндік береді. Жаңа сауда нүктесін ашатындарға тауарды жаңа дүкенге жылжыту және бірден сату бастау жеткілікті.
✔️ Актуалды ақпаратпен жұмыс
Стратегия және жоспарлау нақты деректерсіз – кофенің қоюында болжауға ұқсайды. Былтыр не сатылғаны еске түседі, бірақ осы тауарға сенім арту керек пе? Өткен жылы тауарды қайдан және қаншаға сатып алдық? Сату көрсеткішіне не әсер етті? Науқандар жүргізілді ме?
Басқа бір шекті жағдай – қоймадағы тауар қалдығын бақылау. Көрсеткішке көз жеткізсеңіз де, тауардың неше дана қалғанын білмесеңіз, тауарды қоюға келген клиенттің жоғын қайта айтуыңыз керек.
Сіз қоймада қанша тауар және оның құны, қанша позицияда тұрған тауар және қандай ассортимент аяқталып жатқанын білсеңіз, сатып алуларды икемді түрде басқара аласыз.
✔️ Тауарды жеткізуді бақылау
Жеткізушілердегі жеткізу проблемалары көп жағдайда стандартты: жіберу туралы ұмытылу, мерзімнен кешіктірілу, басқа бөлімге жіберілу, жеткізуші төлемдерді бақыламау, жеткізу төлемдерін тіркемеу. Осы себептерден кешірім сұрауға, қайта хабарласуға және тексеруге тура келеді.
Есепке алу жүйесінде жіберулермен жұмыс алгоритмі қарапайым: тапсырысты қабылдау немесе ол автоматты түрде интернет-дүкеннен жүктеледі → төлемді тіркеу немесе жеткізуді тағайындау → жүкқұжатты басып шығару және Torgsoft-те ТТН генерациясы → тауарды жіберу және жеткізу туралы бақылау. Қажет болған жағдайда тапсырыс үшін алғыс білдіріп, клиентке бонус ұпайлары беріледі, ол сіздің дүкеніңізге қайта келуі үшін.
✔️ Сауда алаңының тиімді пайдаланылуы
Бизнес әлеміндегі көпшілік сферада маусымдық тауарлар бар. Барлық тауарларды көзге көрінетін жерге қою сату тиімділігін төмендетеді – клиент көп тауардың ішінен өзіне керектісін табу қиындайды. Маусымдық тауарларды қоймаға ауыстыру керек. Бірақ нақты не, қанша көлемде және қай жерге қойылғанын бақылау керек.
Дүкендегі сауда алаңы маусымдық тауарлардың уақытша сақтау үшін ауыстырылуымен босатылады. Бағдарлама тауарлардың қоймада қай жәшікке қойылғанын бақылайды.
✔️ Жеткізушілермен электрондық есеп
Қағазда жазылған жеткізушілердің жүкқұжаттары қалыпты құбылыс. Бірақ қолмен жазылмағаны анық қой?
Жеткізушілермен жүкқұжат алмасу электронды түрде excel кестесі немесе электронды каталог форматында есепке алынған тауарларды 5 минут ішінде базаға енгізуге мүмкіндік береді. Сатушы немесе администратор жеткізушіге ақша беру фактісін тіркейді, бұл есептерде түсініспеушіліктерді болдырмауға көмектеседі.
Автоматтандырудың клиенттерге пайдасы
✔️ Кезектің болмауы
Пандемия әрқайсымызға кем дегенде 1,5 метр қашықтықта болуды үйретті. Бірақ, біріншіден, бұл қашықтықты көпшілік сақтамайды, екіншіден, кезекте клиенттер арасында байқалмайтын бәсеке жүреді — кім кімнен кейін, кім бірінші келді, «менің тек бір тауарым ғана бар». Осыдан келіп қашықтық бұзылады, ал бұл басқа клиенттерге қолайсыздық тудырады.
Клиенттер кезексіз, тез және сапалы қызмет көрсетілетін, тауар таңбаланған және сатушы сатылымды дәптерге жазбайтын, бағада түсінбестіктер болмайтын, сатып алулар, бағалар мен жеңілдіктер клиент экранында көрінетін дүкендерге баруды жөн көреді.
✔️ Сынауға себептің болмауы
Идеал беделге ие бизнесті елестету қиын. Розетка секілді өте сәтті жобалардың да гугл рейтингі 4-тен 5-ке дейін. Бірақ бизнестің табыстылығы пікірлермен емес, жүйелілікпен анықталады.
Автоматтандыру клиентке жіберілмеген немесе жоғалған тауарлар, сайтта бар, бірақ нақты жоқ тауар, орындалмаған үміттер, баға мен кассалық бағалардың айырмашылығы, қызмет көрсету жылдамдығы сияқты сынаулардан сақтайды.
✔️ Кері байланыс
Тапсырыс берген клиент кері байланыс күтеді. Бәсекелестік клиенттерге бірнеше сағат, тіпті бірнеше минут ішінде кері байланыс алуды үйретті.
Клиентпен табысты байланыс циклы:
Уәдені сақтау — менеджерге клиентке уақытында хабарласу, бағдарламаның ескертуі арқылы.
Клиентпен барлық байланыстарды тіркеу, осылайша тапсырысты бірнеше рет нақтылау талап етілмейді.
Төлем, жеткізу, тауар жеткізілу, акциялар мен жеңілдіктер туралы ескертулерді жіберу.
✔️ Жүйелі адалдық
Магазин курорттық аймақта немесе Харьков-Львов тас жолының бойында орналасқан болса да, адалдық жүйесін құру қажет. Клиенттер жақсы қызмет көрсетіліп, көңіл бөлінген жерге оралады. Мұндай мінез-құлықтың жарқын мысалы - сүйікті кафе, қонақ үй немесе базардағы әже, өйткені «тек ол үй жасалғанын сатады».
Кездейсоқ клиенттер де Google карталарына жағымды пікір қалдырып, құнды «5» бере алады.
Жиі, мәселе тауардың бірегейлігінде емес, оны ұсынуда жатыр. Жақсы қызмет көрсету, ұқыптылық және адалдық бағдарламалары, жеңілдік жүйелері, сыйлық сертификаттары және бонустар клиенттерді қайтарады.
Қызметкерлерге арналған есепке алу құралдары
✔️ Тауар қолжетімділігі туралы өзекті мәліметтер
Тауардың «өткізіліп» кеткені және төленгені анықталған сәтте тауардың қоймада болмағанын анықтау сатушыға қосымша жүктеме жүктейді. Клиенттің алдында сатушының кінәлі болып көріну жағдайын туғызады. Бұл кезек пайда болып, сатушы тауарды таба алмай, кері қайтаруға, айырбастауға немесе кешірім сұрауға мәжбүр болатын жағдайда күшейе түседі.
Тауар қолжетімділігін өзекті күйде ұстау үшін тұрақты инвентаризация, сату нәтижелерін бақылау және күн соңында инкассация жүргізіледі.
✔️ Сатушыларды нәтижеге ынталандыру
Сатушылардың бейқамдығы дүкен беделіне тікелей әсер етеді: адамдар өздеріне ешбір көмек көрсетілмеген орындардан қашады, көбіне жай ғана сатылым жасайтын орындарды жақтырмайды. Сондай-ақ, сатушы дүкеннің келбеті – тауардың жайғастырылуы мен ішкі тәртіп үшін жауап береді.
Есепке алу дұрыс реттелген кезде сатушыны әртүрлі тауар топтары бойынша ынталандыруға болады — жекелей немесе командалық жұмыс арқылы. Магазин үшін бүкіл команда қызмет етсе — бұл клиенттерді тартады.
✔️ Персоналды бақылау
Бақылаусыз бизнес бір уақытта құлдырауға бейім – жиі кетулер, жанжалдар, өсектер, кешігулер, ауру демалыстары.
Нақтысында жалдамалы қызметкерлер жүйені ұнатады: оларға не істеу керек және қалай істеу керек екені айтылып, бақыланып, сондай-ақ өздерін қолдау және тәртіпке салу ұнайды. Ережелер түсінікті болған кезде адамдар сол ережелерді сақтауға бейім.
Нүктелі бақылау – сәтті автоматтандырудың белгісі. Қызметкерлер кешікпейді, тәртіпті бұзбайды және ұрлық жасамайды (сирек жағдайларда ғана), егер оларды бақылап отырғандарын және әрекеттері тіркелетінін білсе. Бақылау кездейсоқ және күтпеген болуы керек, ал тексерулер тек жауап алу арқылы емес, жүйедегі деректер арқылы талдау арқылы жүргізілуі тиіс.
✔️ Кез-келген ұсақ, рутиналық жұмысты азайту
Қызметкерлер қол қусырып отырмайды — оларға дүкенді күту үшін қажетті барлық жұмыс тапсырылған. Бірақ кейбір жұмыстар ашықтан ашық рутиналық, ол көп уақыт алады және ешқандай даму перспективаларын ұсынбайды. Мысалы, ашық-жасыл баға белгілері, оларды маркермен жазу және олардың өздері ескі көрінеді. Олар толтырып жапсыруға қанша уақыт кетеді?
Есепке алу жүйесі штрих-кодтарды генерлейді және баға белгілерін принтерге жібереді. Баға белгісінде көрсетілген тауар туралы ақпарат жинақы түрде ұсынылады. Баға белгілеріне заң талаптарына сәйкес ақпарат қосылады — ең болмағанда тауар атауы, баға, штрих-код. Баға белгілерін логотиппен, құраммен, өлшем қатарымен, жарамдылық мерзімімен және тауардың басқа сипаттамаларымен толықтыруға болады.
Менеджерге арналған автоматтандыру принциптері мен құралдары
✔️ Меншік иесі күнделікті операциялардың бөлігі емес, бәрін «жоғарыдан» басқарады
«Делегирование» (міндеттер мен жауапкершілікті қызметкерлерге тапсыру) сөзі әрбір басқару кітабында бар. Бірақ көптеген менеджерлер дүкеннің күнделікті жұмысынан бас тарту қиынға соғады, олар бұл өздерінің негізгі міндеті деп санайды. Кейбіреулер түн ортасына дейін құжаттармен, түгендеумен және кіріс құжаттармен айналысады. Бұл жақсы немесе жаман емес — бұл тек факт, ол менеджердің де, бизнестің де дамуын едәуір тежейді.
Бизнесті автоматтандырғандар делегирлеуге дайын. Қызметкерлерге тек қажетті ақпаратқа ғана шектеулі қолжетімділік беру, құжаттарды жоюға тыйым салу және міндеттерді уақытында орындауды регламенттермен бекіту арқылы басқаруға болады.
Меншік иесінің міндеті — бақылау және қажет болған жағдайда кеңес беру. Торгсофтта менеджерлерге рутиналық тапсырмаларды орындамай-ақ дүкенді басқаруға көмектесетін ондаған есептер және талдаулар бар.
✔️ Бизнес туралы толық көрініс
Қорқынышты жағдайлардың бірі — ақша жоқ дегенде. Ақшалай тапшылық көбінесе кәсіпкер жалпы кіріс пен таза пайданы ажырата алмаған кезде пайда болады және қызметкерлерге, жалға берушілерге, жеткізушілерге және тағы бірнеше серіктеске қарыз болып қалмас үшін қанша ақша тауарға жұмсауға болатынын білмейді.
Кәсіпкерге қаржылық есеп жүргізу үшін бухгалтер болудың қажеті жоқ. Ол тауар қалдығының құнын, белгілі бір кезеңдегі пайдасын, ағымдағы шығындарын көруі керек. Есепке алу жүйесі басқарушылық шешімдер үшін нақты ағымдағы ақпаратты бір батырманы басу арқылы береді.
✔️ Ерекше жағдайлардың алдын алу
Басшыны біреу тағы да алдамақшы болғанда, қулық жасаса немесе ұрлап кетсе, көңілі түседі. Бір жағынан, бизнес басшы мен қызметкерлер арасындағы сенімге негізделген, екінші жағынан — «сенім, бірақ тексер» деген сөз бар.
Қызметкерді жұмыстан шығарудың алдын алудың сенімді жолы - бақылау және ынталандыру. Есепке алу жүйесіндегі алаяқтықты анықтау және қызметкерлерді бақылау құралдарына рөлдерді шектеу, пайдаланушы әрекеттерінің журналдары, құжаттар мен параметрлер өзгерістерінің журналдары, тауарлардың қозғалысы және қаржылық құжаттарды бақылау кіреді.
✔️ Нүктелі бақылау құралдары
Менеджер үшін білмеу және болжамдылық зиянды. Егер қызметкерлер әр дүйсенбіде жиналыс, ал айдың әр бірінші жұмасында түгендеу болатынын білсе, бұл ақпаратты менеджерді шатастыру үшін пайдалана алады.
Жоғарыда айтылған құралдардың арқасында менеджер сауда залына ең күтпеген уақытта кіріп, нүктелі бақылау жүргізе алады. Бұл сатушыларды дайындық жағдайында ұстап, жалпы тәртіп пен ұйымдастыру сезімін қолдайды.
✔️ Кадрлық қауіпсіздік: орнын баспайтын адамдар жоқ
Бизнес үшін қызметкердің жұмыстан шығуы — бұл жоғалту. Бұл жоғалту, әсіресе қызметкер тым көп нәрсені біледі және тез арада кеткісі келсе, артады — жаңа қызметкерді оқытуға екі апта күтуге көпшілік дайын емес.
Мүлдем басқа жағдайлар: ақпарат қызметкердің басында сақталған vs ақпарат есепке алу жүйесінде жүйеленген.
Егер бизнес автоматтандырылған болса, жұмыстан кететін қызметкер тек өзінің тәжірибесі мен дағдыларын алып кетеді. Жеткізушілер, клиенттер, келіссөздер, сатылымдар туралы ақпарат жүйеде сақталады. Нәтижесінде, орнын баспайтын адамдар жоқ, себебі барлық ақпарат жүйеде бар.
✔️ Барлық жауаптар — бағдарламада
Бағдарламасыз бизнестің жалпы ақпаратын жинау өте қиын: клиентпен әңгіме қайда аяқталды — мессенджерді іздеу, сатушы ауырып қалды — Вайберді тексеру, тауарға төлем келді — Приват24-тен көру, тапсырыс келді — дүкен әкімшілігінде немесе «Пром»-да, бүгін қанша сатылды — сатушының дәптерінде, кім қарыз алды — «VIP» клиенттердің дәптерінде, жеткізушілер не әкелді — А4 парағындағы шотта, қайта түгендеу жүргізілді — түгендеу актісінде, сатып алу бағалары өзгерді — қайта бағалау жоспары бойынша.
Сәтті автоматтандыру — дүкен жұмысы туралы барлық жауаптар бір есепке алу жүйесінде жинақталған кезде.
✔️ Қашықтан бизнес басқару
Кәсіпкерлердің алаңдаушылығын тудыратын нәрсе — бақылаудың болмауы сезімі. Өз бизнесін таңертеңгі 8-ден кешкі 9-ға дейін дүкенде жұмыс істеу үшін емес, барлық процестерге тікелей қатысу үшін емес, өздерінің белсенділігі арқылы құлдыққа түсу үшін құрған жоқ. Кейбір кәсіпкерлер отбасыларымен 2 аптаға демалысқа баруға қорқады, дүкенді кірпішпен бөлшектеп жатқанын елестетіп.
Автоматтандыру осыны қалай өзгертеді және алаңдаушылықтан құтылуға қалай көмектеседі? Бизнестің иесі жүйеге қосылып, бақылауға болады:
кассалардағы ақша көлемі,
қаражат қайда жұмсалған,
тауар қозғалысы,
қайтарулар, ақаулар, есептен шығарулар болды ма,
қызметкерлердің жұмысқа қашан келгені, дүкенді қашан ашқан, ауысымды қашан жауып кеткені,
жеткізушілермен есеп айырысуды кім жүргізді және қандай сомалар,
кім несие алды.
Сонымен қатар, басшы тапсырманы жекелей немесе барлық қызметкерлерге бірден жібере алады және тапсырманың орындалуын растайды. Осылайша, тапсырманы орындамауға сылтау жоқ.
Кәсіпкер қаншалықты алыс кетсе де, ол дүкенмен байланысын үзбейді.
✔️ Басқа кәсіпкерлердің тәжірибесін қолдану
Автоматтандыру қорқынышты міндет емес. Көбінесе автоматтандыруға кедергі келтіретін кедергілер өте оңай шешіледі. Біздің тәжірибемізде бизнес иелері өз мәселелерін ұзақ түсіндірмелермен сипаттауға тырысады, өйткені олардың жағдайы бірегей деп ойлайды. Біз не қажет екенін алғашқы сөздерден түсініп, шешіміміз дайын.
Велосипед ойлап табудың қажеті жоқ. Шешімдер дайын құралдарда бар. Торгсофт бағдарламасы кәсіпкерлердің тәжірибесін жинақтады, өйткені әрбір режим біздің клиенттердің қалауы бойынша жасалған.
Автоматтандырылғандар бағдарламаның жинақталған білімдерін және автоматтандыру мамандарының көмегін қолданып, өз міндеттерін тез шешіп, әрі қарай дами алады.
Алдыңғы қадамға оралу