Алаяқтықты табу және алдын алу әдістері

Өкінішке орай, адал емес қызметкерлер кез келген бизнес түрінде кездеседі. Бөлшек саудада жеке пайда көздеген қызметкерлер жаңа алаяқтық схемаларды ойлап табуы мүмкін, олар әдетте бизнес иесінің осал тұстарын — бақылаудың болмауы, немқұрайлылық немесе шамадан тыс жүктемені пайдаланады.

Қызметкерлердің алаяқтық түрлері

• Тікелей ақшамен жұмыс істейтін персоналдың қаржылық алаяқтығы.
• Жеңілдік бағдарламалары мен клиенттердің адалдық жүйелерін пайдалану.
• Қойма қызметкерлері немесе сатушылар тарапынан тауарды ұрлау және ауыстыру.
• Ақпаратты ұрлау және тарату — клиенттер, жеткізушілер немесе бизнестің жағдайы туралы мәліметтерді бәсекелестерге беру немесе жеке мақсатта пайдалану.

10 бақылау құралы: Torgsoft жұмыс істеу ережелері мен ұсыныстары

Автоматтандыру қызметкерлерді бақылауды айтарлықтай жеңілдетеді, бірақ әзірше кәсіпкерді персоналдың заңсыз әрекеттері туралы өз бетімен хабардар ете алмайды. Бағдарлама — бұл талдау және басқарушылық шешімдер қабылдау үшін ақпарат беретін құрал.
 
Жағдайды бақылау және персоналдың заңсыз әрекеттерін дер кезінде байқау үшін Torgsoft жұмыс істеудің негізгі ережелерін білу қажет:

Рөлдерді шектеу

Рөлдерді баптау пайдаланушылардың әрекеттерін бақылау және Torgsoft ақпаратқа қолжетімділікті қорғау үшін жасалған. Әрбір пайдаланушыға жеке рөлді орнатып, тек қажетті форма, режим, кесте, баған немесе әрекетке қолжетімділік беруге болады.
 
Алайда, осындай жағдайларда да кейбір қызметкерлер алдау жолдарын іздейді, сондықтан бағдарлама шектеулер жүйесін қамтиды және пайдаланушылардың әрекеттерін тіркейді.

Әрбір пайдаланушыға — өз рөлі

Әр қызметкерге тек оның тұрақты орындайтын әрекеттеріне қолжетімділік берілуі керек. Ереже бойынша әрекет етіңіз: барлығын тыйым салып, тек қызмет орнына сай келетін функцияларды рұқсат етіңіз.

Әрбір қызметкерге — Torgsoft өз пайдаланушысы

Пайдаланушы аты анық болуы тиіс, мысалы, Mila, Novikova, бірақ test, test1, user2 емес. Осылайша, пайдаланушының әрекеттерін талдап, оны қызметкермен байланыстыру оңай болады.
 
Егер бірнеше қызметкер бір компьютерде жұмыс істесе, сатушының міндетті түрде тіркелуін қосыңыз: әрбір сатылым кезінде сатушының бейджін сканерлеу немесе әр сатушы үшін бөлек екі Torgsoft нұсқасын іске қосу. Құжаттарды кім жасағанын немесе өзгерткенін Torgsoft-қа тіркеуге болады.

Басшының нүктелік бақылауы

Бизнес иесі өз қызметкерлерінің бизнес-процестерін түсінуі керек. Егер кәсіпкер сатушының бағдарламада қандай әрекеттер жасайтынын және неліктен екенін білсе, ол әдеттегі жұмыс схемасынан ауытқуларды байқай алады.

Пайдаланушының әрекеттерін бақылау журналы арқылы бақылау

Пайдаланушының әрекет журналында ақпарат хронологиялық тәртіпте көрсетіледі: пайдаланушы қойма құжаттарымен не істегенін, қандай формаларды ашқанын, өзгерткенін немесе жойғанын көруге болады.
 
Егер қызметкердің әрекеттері негізгі бизнес-процестен тыс болса, бұл қасақана әрекеттер ме немесе қызметкер тек есеп бағдарламасын дұрыс пайдалануды білмейді ме деп тексеру керек.
Пайдаланушының әрекет журналында пайдаланушыға тыйым салынған формаларды ашуға тырысқаны туралы ескертулерге назар аударыңыз. Мұндай ескертулер жиі кездессе, қызметкердің жабық ақпаратқа қол жеткізгісі келетіні туралы болжам бар.

Тауар қозғалысы

Формада барлық тауар қозғалысы құжаттары туралы деректер, соның ішінде құжатты нақты құру күні мен уақыты туралы ақпарат бар. Егер құжаттар артқы санмен жасалған деген күдік болса, Тауар қозғалысы формасын қараңыз.

Құжат өзгерістері журналы

Бұл журналды жиі тексерудің қажеті жоқ, себебі ол тауар қозғалысы құжатының әрбір өзгерісін тіркейді және онда көптеген қарапайым ақпараттар бар. Алайда, егер қойма құжатында қате ақпарат болса немесе мәліметтерді "заңсыз" түрде өңдеген деген күдік болса, құжат өзгерістері журналы кім, қашан және не істегені туралы толық ақпарат береді.

Параметрлерді өзгерту журналы

Бағдарламаның маңызды параметрлерін өзгерту туралы ақпаратты қамтиды. Даулы жағдайларда параметрлерді кім өзгерткенін және өзгерту алдында олардың мәні қандай болғанын нақты анықтауға мүмкіндік береді. Кейбір параметрлер есептеу алгоритмдері мен бағдарламаның жұмыс істеу тәсілдерін түбегейлі өзгерте алады, сондықтан олардың өзгеруімен маңызды ақпарат жоғалуы мүмкін.

Қаржылық құжат

Барлық ақша қозғалыстары қаржылық құжатта көрсетіледі. Әрбір құжатта жасалған күніне қарамастан реттік нөмірі болады. Егер қызметкерге артқы санмен қаржылық операцияларды жүргізуге рұқсат берілген болса, бірақ жұмыс регламенті мұндай әрекеттерді болдырмаса, құжаттарды реттік нөмірі бойынша сұрыптап, артқы санмен қандай құжаттар жасалғанын бірден көруге болады. Артқы санмен операциялар — шығындарды жасыру немесе ақшаны байқатпай есептен шығару тәсілі болып табылады, егер қызметкерде қаржылық қолжетімділік болса, мысалы, жеткізушілермен төлемдерді есептеу кезінде.

Жанама бақылау

Қызметкерлердің адал еместігі туралы сигнал болуы мүмкін режимдер бар. Мұндай режимдердің бірі — "Жұмыс уақытын тіркеу". Егер қызметкер себепсіз жиі кешігіп жүрсе немесе жұмыстан кейін негізсіз ұзақ қалып жүрсе — оған назар аудару керек. Бұл қызметкердің компания ережелеріне адал емес екенін білдіреді.
Мерзімді түрде есептен шығару, қайтару және ақау есебінің құжаттарын тексеріңіз: егер қызметкерге тауарларды есептен шығару құқығы берілсе, тауар жетіспеушілігі есептен шығару арқылы жасырылуы мүмкін.

Қызметкерлердің заңсыз әрекеттерін анықтасаңыз не істеу керек?

Бағдарламада күмәнді әрекеттер немесе алаяқтықтың айқын белгілері болса не істеу керек?
 
1. Пайдаланушылардың рөлдерін жұмыс міндеттерімен салыстыру. Рөлдерді бастапқы орнату кезінде сатушы не көре алады және оған қандай формалар ашық болуы керек екендігі туралы нақты түсінік әрқашан бола бермейді. Сондықтан қызметкерлерге "қажетсіз" ақпараттарға қолжетімділік берілетін жағдайлар болады.
 
2. Бағдарламаның параметрлерін тексеру. Иесі бағдарлама қатаң түрде, мысалы, минусқа сатуды тыйым салады деп сенуі мүмкін, бірақ шын мәнінде параметр тек сатушыға ескерту болып орнатылған. Егер жүйе дұрыс емес әрекет жасаса, алдымен оның қалай орнатылғанын тексеріңіз.
 
3. Қызметкерден әрекеттер тізбегін түсіндіруді сұрау. Егер тек бір пайдаланушыда ғана жұмыс нәтижелері бұрмаланған болса және әдеттегі тапсырмалармен қиындықтар туындаса, себебі пайдаланушының дұрыс емес әрекеттерінде болуы ықтимал.
Әрекеттерді кезең-кезеңімен бақылаңыз. Егер қызметкер барлығын дұрыс орындап жатыр, ал "бағдарлама дұрыс емес әрекет жасайды" (сатушыға пайдалы түрде), бұл жағдайды соңына дейін түсіну қажет, себебі бұл әрекет алаяқтықты көрсетуі мүмкін.
 
4. Шектеулерді қосу. Кәсіпкерлер, әсіресе бизнестің бастапқы кезеңдерінде, қызметкерлерге шамадан тыс сенім артып, олардың рөлдерін шектемейді. Torgsoft-тағы барлық шектеу параметрлері кәсіпкерлердің қатал тәжірибесіне негізделген және жүйені қиындату үшін емес, бизнесті шығындардан қорғау үшін жасалған. Кассирлер үшін, сатылымнан тауарды себебін көрсетпей алып тастауды тыйым салу, жеңілдік картасын қолмен енгізуге тыйым салу, кассадағы соманы қарауға тыйым салу, чекті автоматты түрде басып шығару — бұл әдепкі ұсынылған шектеулер.
 
5. Бизнестегі тәртіпсіздіктерді жою. Егер қызметкерлерге қатаң жұмыс алгоритмінен ауытқуға және, мысалы, жүйеге деректерді уақытында енгізбеуге рұқсат берілсе, бұл алаяқтыққа немесе ақпараттың жоғалуына әкелуі мүмкін. Құжаттармен уақтылы жұмыс істеу және оларды жабу — есеп қауіпсіздігінің негізі.
 
6. Әлі автоматтандырылмаған процестерді автоматтандыру. Кейбір қызметкерлер әдетке айналғандықтан қолмен жұмыс істеуге және Torgsoft автоматты түрде орындайтын нәрселерді қолмен жасауға бейім. Мұны тоқтату керек.
Сатушы жеңілдікті қолмен енгізіп жатыр ма? Қолмен енгізуге тыйым салыңыз және тұрақты жеңілдіктерге арналған промо-кодтар немесе жеңілдік карталарын жасаңыз. Бағдарламаға немесе банк терминалына соманы қолмен енгізе ме? — Бұл немқұрайлылық пен асығыстық салдарынан шығындарға әкелуі мүмкін.
 
7. Шешім қабылдауда асықпаңыз. Егер иесі қызметкердің заң бұзғанына нақты дәлел таба алмаса, Torgsoft техникалық қолдау қызметіне жүгінген дұрыс — техникалық қолдау қызметкерлері бағдарламаның ішкі алгоритмдерін біледі және бизнес иесінің көмегімен себеп-салдар байланыстарын егжей-тегжейлі анықтауға көмектеседі.