Бухгалтерлік есеп бағдарламасына жеткізушінің кіріс шот-фактурасын қалай импорттауға болады?

Торгсофт есептік бағдарламасында жеткізушілердің кіріс шот-фактураларын Excel форматында импорттауға болады. Ол үшін импортты орнату қажет: файлды дайындап, импорт көзі мен кіріс шот-фактурасын тікелей импорттауды баптаңыз.

Кіріс шот-фактураларды қалай баптау керек?

1. Бағдарлама файлды тануы үшін Excel файлын дайындаңыз

Жеткізушінің кіріс шот-фактурасын Excel файлын Торгсофт орнатылған жұмыс үстеліндегі қалтаға жүктеңіз. Бағдарлама осы файл бойынша өзінің кіріс шот-фактурасын жасайды және оны қажетті есеп орталығына кірістейді. Бағдарлама файлды сәтті тануы үшін оны дайындаңыз:

Файл форматы

Жеткізушінің Excel файлы Excel-дің кез келген нұсқасында ұсынылуы мүмкін, бірақ оны импорттау үшін оны Торгсофт бағдарламасында ұсынылған Excel форматында жұмыс үстеліне сақтау керек:

Бұл өте қарапайым: Жұмыс үстеліндегі жеткізушінің кіріс шот-фактурасын ашыңыз, «Қалай сақтау» түймесін басып, Торгсофт бағдарламасындағы тізімдегі Excel нұсқасын, мысалы, 5.0/95 таңдаңыз:

Іздеуді жеңілдету үшін жаңа көшірменің атауына Excel нұсқасының атауын қосуды ұсынамыз, мысалы, «Кіріс Шот-фактура 5.0-95». Дәл осы жаңадан сақталған файлды импорттау қажет болады.

Баған атаулары

Excel файлындағы барлық деректер Торгсофт бағдарламасындағы сәйкес бағандарға көшіріледі. Сондықтан файлдағы барлық бағандардың аттары көрсетілуі маңызды. Кіріс шот-фактурасы тауар туралы кем дегенде келесі ақпаратты қамтуы керек: атауы, бірлік бағасы, саны. Сонымен қатар өндірушінің штрих-коды, өндірушінің атауы, өндіріс күні, артикул және т.б. болуы мүмкін.

Excel файлындағы бағандар

Файлда дұрыс кестенің бар-жоғын тексеріңіз: егер біріктірілген бағандар болса, әрбір мәннің өзінің ұяшығы болуы үшін оларды ажыратыңыз.

Оқуды дұрыс жүргізу үшін мәтін форматы

Файлдағы ақпарат импорттау үшін мәтіндік форматта болуы маңызды. Жеткізушінің кіріс шот-фактурасындағы қажетті аймақтарды немесе бүкіл бетті таңдаңыз ⟶ тінтуірдің оң жақ түймешігін басыңыз ⟶ «Мәтіндік» форматты таңдаңыз ⟶ файлға өзгерістерді сақтаңыз.

Көптеген Excel нұсқалары үшін бұл әрекеттер жеткілікті — файлды импорттауға болады. Бірақ кейбір жеке жағдайларда файл макросын орнатуды қажет етеді:

«Параметрлер» түймесін басыңыз ⟶ «Макрос» ⟶ «Атау» өрісіне «Мәтін форматы» деп жазыңыз ⟶ «Құру» түймесін басыңыз, «Макросты» жазу терезесі ашылады ⟶

кодқа келесі мәтінді енгізіңіз: For Each cell In Selection: cell.Value = "'" & cell.Value: Next: — төмендегі суреттегідей:

Жаңа макросты сақтаңыз.

Excel құжатында макросты қолдану керек аймақты таңдаңыз ⟶ «Макростар» түймесін басыңыз ⟶ жаңадан жасалған мәтіндік форматты таңдаңыз ⟶ «Орындау» түймесін басыңыз ⟶ кейбір мәндердің жанында жасыл үшбұрыш пайда болса, бұл олардың мәтіндік форматта болмағанын, бірақ енді мәтіндік форматқа ауысқанын білдіреді.

Енді бағдарлама файлды міндетті түрде таниды және оны оңай импорттайды.

2. Импорт көзін баптаңыз

Торгсофт-та импорт көзі бір рет бапталады, әрі қарай бүкіл жолдан өтудің қажеті жоқ, бағдарлама барлық параметрлерді және қай қалтадан файлдарды импорттау керектігін біледі, сізге тек қажетті кіріс шот-фактурасын таңдау жеткілікті.

Импорт көзін баптау

Торгсофт бағдарламасының мәзірінде «Құжат» ⟶ «Тауардың түсуі» ⟶ «Импорт» ⟶ «Деректер көзі» тармағын басыңыз:

Деректер көзін баптау терезесі ашылады. Бар фрагментті сол күйінде қалдырыңыз және «Келесі» түймесін басыңыз ⟶ «Қосылым жолын пайдалану» құсбелгісін қойыңыз ⟶ «Келесі» («Build»):

«Құжаттар» қалтасына сілтеме жасау арқылы деректер көзін таңдау терезесі ашылады. Ештеңе жазудың қажеті жоқ, тек DSN атауы жолының жанындағы «Жаңа» («New») түймесін басыңыз ⟶ максималды кеңейтімі бар Excel драйверін таңдаңыз:

Драйвер форматына назар аударыңыз, мысалы, XLS — ол файл форматына сәйкес келуі керек:

Таңдалған форматта жеткізушілердің кіріс шот-фактураларын сақтау үшін ұсынылған драйверлермен сәйкес келетін драйверді таңдаңыз және керісінше — шот-фактураларды «Импорт көзінен» таңдауға болатын форматта сақтаңыз.

Қосылым үшін еркін атау енгізіңіз, мысалы, Excel 2003 ⟶ «Келесі» ⟶ «Дайын» түймесін басыңыз:

«Кітапты таңдау» түймесін басыңыз («Select Workbook») және жұмыс үстеліндегі Excel форматындағы жеткізуші файлдарының кіріс шот-фактуралары бар қалтаны таңдаңыз, файл сол жақтағы қойындыда пайда болады, оны басыңыз ⟶ «Ок»:

Жеткізуші файлын сақтаған Excel нұсқасын ашылмалы тізімнен таңдаңыз ⟶ «Ок» ⟶ пайда болған хабарды жабыңыз ⟶ «Ок»:

Барлығы дайын, терезені жабыңыз. Сол жақтағы терезеде импорттау үшін файлыңыз пайда болғанын ескеріңіз, — оны басыңыз және импорттау үшін ұсынылған файл парағын таңдаңыз:

Импорт көзі жасалды, файл таңдалды, оны қайта жасау қажет емес — жеткізушінің кіріс шот-фактураларын таңдап, импорттауға болады.

3. Кіріс шот-фактураларын импорттаңыз

Кіріс шот-фактурасын таңдау және импорттау үшін бағдарлама мәзірінде «Құжат» ⟶ «Тауардың түсуі» ⟶ «Импорт» ⟶ «Иә» түймесін басыңыз:

«Импорт баптаулары» терезесі ашылады. Онда «Тауар» қойындысы бар. Бағдарлама кіріс шот-фактурасынан ақпаратты дұрыс импорттауы үшін «Тауар» қойындысында бағдарламадағы бағандар атаулары кіріс шот-фактурасындағы бағандар атауына сәйкес келуі керек. Сол жақта — бағдарламадағы баған атаулары, оң жақта — импорт файлы:

Енді «Импорт баптаулары» қойындысына оралып, кіріс шот-фактурасын импорттауға болады. Шот-фактурадан ақпаратты импорттаудың үш нұсқасы бар:

1) Бүкіл файлды жүктеу
2) Файлдың белгілі бір бағандарынан деректерді көшіру
3) Excel файлының таңдалған аймағынан ақпаратты көшіру

Әрқайсысын қарастырайық:

1) Бүкіл файлды импорттау

Барлық мәліметтерді жүктеу үшін «Парақтан барлық деректерді жүктеу» таңдаңыз ⟶ файлдың қалта атауы жоғарыдағы өрісте пайда болады ⟶ оны таңдаңыз немесе «Жою» — «Қосу» түймесін басып, импорттау үшін басқа файлды таңдаңыз ⟶ «Ашу» түймесін басыңыз:

Файл «Файл жолы» өрісінде пайда болады, оны басыңыз және төмендегі өрістен ұсынылған файл парағын таңдаңыз, «Жазу» түймесін басыңыз:

 

2) Кіріс шот-фактурасының белгілі бір бағандарын импорттау

Егер сіз бүкіл кіріс шот-фактурасын импорттағыңыз келмесе, тек оның кейбір бағандарын ғана импорттағыңыз келсе, «Белгіленген ұяшықтар диапазонын пайдалану» түймесін басыңыз ⟶ импорттау үшін қажет ұяшықтарды жоғары сол жақтан төменгі оң жаққа дейін ағылшын тілінде көрсетіңіз, мысалы, A2:Y33 ⟶ ұсынылған файлды таңдаңыз ⟶ «Жазу» түймесін басыңыз, бағдарлама көрсетілген аймақтың барлық бағандарын көшіреді.

3) Кіріс шот-фактурасындағы таңдалған аймақты импорттау

Торгсофт-та жеткізушінің кіріс шот-фактурасы Excel файлының кез келген таңдалған аймағын импорттауға болады. Ол үшін импорттың тиісті нұсқасын таңдаңыз:

Жұмыс үстеліндегі жеткізушінің кіріс шот-фактурасы Excel файлын ашыңыз ⟶ қажетті фрагментті таңдаңыз ⟶ фрагментке «Импорт» деген атау беріңіз ⟶ Импорттау үшін атаулы аймақты сақтау үшін «Enter» басыңыз ⟶ файлға өзгерістерді сақтаңыз:

«Қосылым» түймесін басыңыз ⟶ жасаған таңдалған фрагментті таңдаңыз, бұл жағдайда «Импорт» ⟶ «Жазу» түймесін басыңыз

Таңдалған фрагменттің ақпараты бағдарламаға көшіріледі және сәйкес кіріс шот-фактура жасалады:

Бағдарламаға жүктелген кіріс шот-фактураларын «Қойма» — «Кіріс шот-фактуралар реестрі» мәзірінде көруге болады:

Тауарды импорттау туралы толығырақ — сілтемеде

---