Құжаттарды өзгерту журналы: ақша жоғалтпау үшін не тексеру керек

Сіздің бизнесіңіз сенімді бақылауда ма?

Кез келген бизнес иесі қызметкерлердің қателіктерінен немесе одан да жаманы – ықтимал адал емес әрекеттерден қауіптенеді. Мұндай әрекеттерден келетін шығын айтарлықтай болуы мүмкін, ал нақты дәлелдерсіз бірдеңені дәлелдеу іс жүзінде мүмкін емес. Бұл сенімсіздік пен тұрақты күйзеліс атмосферасын қалыптастырады.

Сіз қарамай тұрған сәтте есеп бағдарламасында қандай операциялар орын алып жатқанын толық білетініңізге сенімдісіз бе? Қандай да бір құжаттың жетіспеушілікті немесе махинацияны жасыру үшін артқа қарай өзгертілмегеніне немесе жойылмағанына кепілдік бере аласыз ба?

Торгсофт бағдарламасында бизнесіңіз үшін ішкі қауіпсіздік жүйесі ретінде жұмыс істейтін, бірақ әрдайым көзге түсе бермейтін қуатты құралдар бар. Бұл – «Құжаттарды өзгерту журналы» және «Пайдаланушылар әрекеттерінің хаттамасы». «Пайдаланушылар әрекеттерінің хаттамасын» әр қадамды тіркейтін барлығын көретін бейнебақылау камерасы ретінде елестетіңіз. Ал «Құжаттарды өзгерту журналы» – тек ең маңызды құжаттардағы: кірістер, есептен шығару және төлемдердегі өзгерістерді зерттейтін арнайы қаржылық детектив. Олар бірге жүйеде «соқыр аймақ» қалдырмай, оны әрдайым тексеруге дайын forensic-ready ортаға айналдырады.

1. Бағдарламаңыздағы «құпия агент»: өзгермейтін әрекеттер хаттамасы

Бағдарламадағы әрбір әрекетті тіркейтін жүйені елестетіңіз: күнделікті операциялардан (Әрекет) және жүйелік хабарламалардан (Ақпарат) бастап, маңызды қателерге (Қате) және пайдаланушы жауап берген ескертулерге (Ескерту) дейін. «Пайдаланушылар әрекеттерінің хаттамасы» дәл осылай жұмыс істейді. Бұл – есеп жүйесінде болып жатқанның барлығының цифрлық шежіресі.

Оның ең маңызды ерекшелігі – өзгермейтіндігі. Бұл журналды өңдеу немесе қолдан жасау мүмкін емес, және оның басты күші де осында.

Дегенмен, кәсіби көзқарас маңызды бір нақтылауды талап етеді. Жеке жазбаларды өзгерту мүмкін болмаса да, тиісті қолжетімділік құқықтары бар пайдаланушы белгілі бір кезеңдегі логтарды «Күніне дейін жою» батырмасы арқылы жоя алады. Бұл функцияға кімнің қолжетімділігі барын бақылау – хаттаманың өзінен кем емес маңызды. Мұндай бақылаусыз сіздің «өзгермейтін» шежіреңіз маңызды беттерінен айырылып қалуы мүмкін.

2. «Өзгерістер журналын» неге қолмен қосу қажет

Әрдайым жұмыс істейтін жалпы әрекеттер хаттамасынан айырмашылығы, анағұрлым мамандандырылған құрал – «Құжаттарды өзгерту журналы» – әдепкіде өшірілген күйде болады. Егер оны қоспасаңыз, накладнойдағы соманы кім өзгерткенін немесе есептен шығарудан позицияны кім өшіргенін ешқашан білмейсіз.

Бұл маңызды режимді қосу үшін Баптаулар – Параметрлер – Қолжетімділік бөліміне кіріп, Құжаттарды өзгерту журналын жүргізу тармағын белгілеу қажет.

Қосылғаннан кейін бағдарлама келесі негізгі құжаттардағы кез келген өзгерісті тіркей бастайды:

• Кіріс

• Сату

• Қайтару

• Ішкі ауыстыру

• Есептен шығару

• Жеткізушіге қайтару

• Ақаулы тауарды қайтару

• Қаржылық құжат

Бұл баптауды елемеу – негізгі дәлелден саналы түрде бас тарту деген сөз. Келіспеушіліктер туындаған жағдайда сіз ештеңе дәлелдей алмайсыз, себебі жүйеге өзгерістерді тіркеу тапсырмасы берілмеген.

3. Деректер тұзағы: «статистиканы тазалау» барлық дәлелді қалай өшіре алады

Әрбір иесі білуі тиіс маңызды әрі бірден байқала бермейтін жайт бар. Бағдарламада «Жабылған кезеңдердің статистикасын жою» функциясы бар. Ол дерекқорды оңтайландыру үшін пайдалы, бірақ елеулі жанама әсерге ие.

Бұл әрекет көрсетілген кезең үшін «Құжаттарды өзгерту журналынан» және «Пайдаланушылар әрекеттерінің хаттамасынан» деректерді біржола жояды.

Осылайша пайдалы функция із жасыру құралына айналуы мүмкін. Адал емес қызметкер тиісті құқықтарға ие болса, алдымен махинация жасап, кейін сол кезең үшін статистиканы тазалауды әдейі іске қосып, екі журналдағы барлық дәлелді өшіре алады. Бұл функцияны қолданғанда өткен кезеңдер үшін дәлелдік базаны қайтарымсыз жоғалтатыныңызды ескеріңіз.

4. Құжаттармен махинациялар: кең таралған схема және оны қалай бұғаттау керек

Нақты алаяқтық мысалды қарастырайық. Кассир сатуға жалпы сомасы 900 грн болатын екі тауарды қосады. Сатып алушы қолма-қол төлеп, чекті күтпей кетеді. Осыдан кейін кассир сату құжатына кіріп, құны 250 грн болатын бір позицияны өшіріп, айырмасын өзіне алады.

Егер «Құжаттарды өзгерту журналы» қосулы болса, бұл махинация бірден көрінер еді. Журналда бастапқыда сатуда екі позиция болғаны, кейін сол пайдаланушы құжатты өзгертіп, біреуін өшіргені туралы жазба пайда болар еді. Бұл – тексеру үшін тікелей дәлел.

Алайда тергегеннен гөрі алдын алған тиімді. Мұндай схемаларды бұғаттаудың ең тиімді жолі – қолжетімділік құқықтарын дұрыс баптау. Сатушылар үшін рөлдерді баптау бөлімінде сату құжаттарын өңдеуге және жоюға толық тыйым салуға болады.

Құжатты жасауға рұқсат беріңіз, ал өзгерту мен жоюды тыйым салыңыз.

Бұл қарапайым шектеу жоғарыда сипатталған схеманы мүмкін емес етеді.

5. Күнді жабу – жай ғана бухгалтерлік формалдылық емес

Кассалық күнді жабу және кезеңдерді жабу сияқты рәсімдер тек бухгалтерлік формалдылық емес, қуатты қауіпсіздік құралдары болып табылады. Егер кассалық күн ашық қалса, бұл махинацияларға жол ашады.

Жабылмаған кассалық күндер қызметкерлерге қаржылық құжаттарды «артқа қарай» жасауға немесе өзгертуге мүмкіндік береді. Бұл касса қалдығымен манипуляция жасауға, жетіспеушілікті жасыруға және нақты алынған түсімнен аз соманы тапсыруға жағдай жасайды.

Бұған жол бермеу үшін нақты ұсыныс бар: бағдарлама баптауларында кассалық күнді міндетті автоматты жабу опциясын қосыңыз.

Осы баптауды іске қосу арқылы сіз ең кең таралған теріс пайдалану схемаларының бірін біржола жабасыз және өткен қаржылық операцияларды өзгермейтін фактке айналдырасыз.

Журналдар мен хаттамалар сияқты бақылау құралдарын қолдану – қызметкерлерге толық сенімсіздік білдіру емес. Бұл барлығы үшін ашық, қауіпсіз және әділ жүйе құру туралы. Ол бизнесті қаржылық шығындардан, ал адал қызметкерлерді негізсіз айыптаулардан қорғайды.

Бұл баптаулар жеке құралдар емес – олар біртұтас қорғаныс стратегиясын құрайды. «Өзгерістер журналын» қосу (2-бөлім) дәлел береді. Рөлдерді шектеу (4-бөлім) махинациялардың алдын алады. Ал мәжбүрлі «күнді жабу» (5-бөлім) өткен операцияларды бекітіп, оларды өзгермейтін етеді. Бірге олар сіздің қаржыңыздың айналасында сенімді цифрлық қамал қалыптастырады.

Енді осы құралдар туралы білгеннен кейін, тыныш ұйықтау үшін жүйеңізде бүгін қай баптауды өзгертесіз?