Ақпаратты сақтау қауіпсіздігі

Қауіпсіздік - автоматтандырудың басты ынталандырушы факторларының бірі. Кәсіпкерлер сатушыларды бақылағысы келеді, тауарлармен жұмыс істеуді делегирлейді, дүкеннің жұмысын кез келген жерден басқарғысы келеді және дүкенде не болып жатқанын кез келген уақытта көруге мүмкіндік алғысы келеді. Қолмен, дәптер мен калькулятор арқылы мұны жасау өте қиын.

Кәсіпкерлердің қандай қауіптері бар?

Қауіп №1: Деректер базасын жоғалту

«Есеп» дәптерде жүргізілгенде - ақпараттың қауіпсіздігі туралы ешкім алаңдамайды: дәптерді жоғалту оңай, көрінетін жерге ұмытып қалдыруы мүмкін, ал дәптердегі ақпарат құрылымдалмағандықтан, үлкен мәнге ие болмайды.

Дүкенде автоматтандыру енгізілгеннен кейін, тәртіп пен дұрыс есеп жүргізу - деректердің құндылығы бірден артады.

Деректер базасын жоғалтудың өкінішті болуының себебі:

• оны толтыруға қасқырлық күш-жігер мен бірнеше айлық жұмыс жұмсалады;        
• деректер базасында баға жетпес құрылымдалған ақпарат бар: жеткізушілер, делдалдар, клиенттер туралы және онымен жасалған барлық есеп айырысулар;        
• сауда нәтижелерінің тарихы бизнестің тиімділігін талдау үшін қажет.       

Деректер базасымен не болуы мүмкін

• Жеке құрамның, бизнес серіктестерінің немесе қаскүнемдердің ақпаратты ұрлауы.        
• Әдейі ақпаратты бұрмалау: жою немесе өзгерту.        
• Кенеттен тексерулер және деректер базасына қол жеткізу.        
• Шифрлау вирусы.       

Деректер базасын қалай қорғауға болады

1. Деректер базасын үнемі архивтеу үшін сыртқы тасымалдаушыға немесе «облаққа». Бұл маңызды күнделікті бизнес процесі және қажет болған жағдайда деректерді қалпына келтірудің жалғыз сенімді әдісі. Торгсофт-та автоматты біржақты архивтеу мүмкіндігі "Облаққа архивтеу" функциясы арқылы орнатылуы мүмкін.
2. Рөлдерді шектеу орнатыңыз: қызметкерлерге клиенттер немесе жеткізушілер туралы ақпаратты қарауға тыйым салыңыз. Торгсофт-та клиенттер тізіміне толық қол жеткізуді немесе ақпаратты сақтау, экспорттау мүмкіндігін жабыстыруға болады; клиенттердің және делдалдардың байланыс ақпараттарын жасыруға болады.
3. Құрылғыға сыртқы бағдарламаларды іске қосуға тыйым салыңыз. Абыржу және тәжірибесіздік, кездейсоқ жарнамалық баннерге басу және белгісіз бағдарламаны іске қосу серверге вирус таратуды, деректер базасын шифрлауды және ақша талап етуді әкелуі мүмкін. Біз бұрын жаздық операциялық жүйені шифрлау вирусынан қорғау туралы.
4. Серверге және Торгсофт бағдарламасына қол жеткізу үшін сенімді құпиясөздер орнатыңыз. Құпиясөздерді қағазға жазып, ешкімге айтпаңыз. Оқыңыз, компьютерді қауіпсіз пайдалану үшін қалай баптауға болады.

Қауіп №2. Құпия ақпараттың таралуы

«Менің тілім - менің жауым» (с). Әдетте, бизнес үшін маңызды, сезімтал ақпаратты қызметкерлер, туыстар немесе бизнес иесі өзі таратады. Әдетте бұл бейсаналық түрде, абайсызда немесе абыржудан болады.

Қажетсіз ашықтықтың зияны

• сіздің жетістіктеріңіз немесе сәтсіздіктеріңіз бәсекелестерге жетіп, бизнесіңізге зиян келтіруі мүмкін;        
• ақпарат тексеруші органдарға берілуі мүмкін;        
• Әңгімелер мен өсек-аяңдар таралуы мүмкін, бұл беделге зиян келтіреді;        
• ақпаратты алдау үшін қолдану, сізге қарсы әлеуметтік инженерия әдістерін қолдану.       

Құпия ақпаратты қалай қорғауға болады

1. Қоршаған ортаны сүзгілеу. Барлығына жиналыстарға қатысу қажет емес. Іс туралы тек сол адамдармен талқылаңыз, олар болашақ міндетті шешуге әсер етеді және білуі керек.        
2. Қызметкерлерге олардың міндеттерін орындау үшін қажет емес ақпаратты айтпаңыз. Сатушылардың құлағы жақсы естиді, олар жұмыс беруші туралы ақпаратты өз қалауы бойынша талдап, таратады.        
3. Есеп жүргізу бағдарламасын пайдаланыңыз. Қызметкердің лауазымына сәйкес тек қажетті ақпаратқа ғана қол жеткізуге мүмкіндік беріңіз. Мысалы, касса есептері барлық сатушыларға көрінсе де, тауардың қоймадағы қалдығы немесе инвентаризация нәтижелері тек дүкен әкімшісіне көрінсе жеткілікті.        
4. Қарапайым, бірақ телефонмен бизнес серіктестеріңізбен немесе отбасылық мәселелеріңізді талқылаған кезде есікті жабуды ұмытпаңыз.        
5. Құжаттардың скан-көшірмелерін веб-сайтта жарияламаңыз - оларды алаяқтар сіздің атыңызды жамылып, басқаларды алдау үшін пайдаланады.        
6. Әлеуметтік желілерде белсенді болсаңыз - жеке жарияланымдарға қолжетімділікті шектеңіз. Ашық ақпарат арқылы, достар, фотосуреттер, орындар бойынша кәсіпкердің қайда жүргенін, оның қызметкерлерін, қайда тұратынын және қандай өмір сүретінін білу оңай.       

Torgsoft - бұл десктоптық жүйе, ол сіздің компьютеріңізге орнатылған және бағдарламаның толық қолжетімділігі тек бизнес иесінде.

Torgsoft-тың артықшылығы - ақпаратты бақылау бизнес иесінің қолында: егер компьютерді өшіру, бағдарламадан қол жеткізуді жабу қажет болса - компьютерге жақындап, шешім қабылдаңыз.

Қандай ақпаратты салық органына жіберу керектігін кәсіпкер өзі шешеді: есептер сіздің немесе бухгалтеріңіздің көмегімен бухгалтерлік бағдарламаларға M.E.Doc немесе Арт-Звіт үшін экспортталады.

Қауіп №3: Оқиғаларға бақылауды жоғалту

Дүкенде оқиғалар күтпеген сценарий бойынша дамыған кезде және басшының артында: алаяқтық, бұрмалау, ақпаратты бұрмалау - бұл жағымсыз жағдай. Біз жаздық және бизнесіңізді қорғау үшін қандай шаралар қолдану керектігін айттық.

Сату мен қызметкерлердің әрекеттерін қалай бақылауға болады

Бақылауды автоматтандыру және есеп жүргізу арқылы жүргізуге болады:

1. Барлық қызметкерлердің әрекеттері тіркеледі;        
2. Дұрыс рөлдер бапталған кезде, қызметкерлер ақпаратты өзгерте алмайды немесе жоя алмайды;        
3. Қиын жағдайда есеп бағдарламасы кімнің дұрыс екенін дәл айтады;        
4. Бағдарлама сатушылардың жұмыс басталуы мен аяқталуын бақылайды. Кәсіпкер жиі сапарда болады және дүкеннің уақытында ашылғанын тексере алмайды. Әрбір сатушы жұмысқа келген соң бағдарламаға тіркелуі керек. Бағдарлама жұмысқа келген уақытты, қызметкердің атын, дүкеннің атын тіркейтін тіркеу чегін автоматты түрде басып шығара алады. Мұндай чектерді тексеру оңай және осы ақпаратты, мысалы, жалақы немесе сыйақы төлеу кезінде ескеру керек.        
5. Нүктелі бақылау. Бұл әдіс сатушының әр қадамын бақылауды қажет етпейді. Уақытша есептерді, шығындарды, жеткізушілермен есеп айырысуды, сатып алу бағаларындағы сәйкессіздікті талдаңыз. Сәйкессіздіктер немесе күмән туындаған жағдайда сұрақ қойыңыз.       

Қауіп №4: Бизнеске бақылауды жоғалту

Толық сандық трансформация кезінде бизнеске меншік құқығы тек статуттық құжаттармен немесе меншік құқығын растайтын құжаттармен шектелмейді.

Бизнеске бақылауды жоғалтпау жолдары

Бизнес иесінде болуы керек:

1. Веб-сайттың немесе интернет-дүкеннің әкімшілік панеліне қол жеткізу (сілтеме, логин және құпиясөз).        
2. Домен тек бизнес иесінің атына тіркелген болуы керек.        
3. Есеп жүргізу бағдарламасы тек бизнес иесінің атына тіркелген болуы керек.        
4. Google аккаунтына кіру құпиясөзі, онда жарнама орнатылған, дүкен Google My Business қызметінде тіркелген.        
5. Әлеуметтік желілердегі толық әкімшілік құқықтар.        
6. Сервердегі әкімші құқықтары. Сонымен қатар, сервердің басқа пайдаланушыларына әкімші құқықтарын берудің қажеті жоқ.        
7. Егер Торгсофт виртуалды серверде орналасса Gigacloud немесе VPSNOW – VPS әкімшілік панеліне қол жеткізу.        
8. Дүкеннің телефон нөмірлері тек бизнес иесінің атына тіркелген болуы керек.        
9. Бизнестің көмекші қызметтеріне қол жеткізу, мысалы Binotel, TurboSMS, Unisender.        
10. Қаржылық телефон нөмірлері мен интернет-банкингке қол жеткізу. Қызметкерлерді сенімді тұлғалар ретінде қосыңыз. Егер оларға тек тауарлар үшін төлемдерді тексеру қажет болса – Торгсофт-тың «Приват24 шоттарындағы банктік үзінділер» мүмкіндігін қосыңыз.       

Қауіп №5: Довірстің жоғалуы

Адамдарға сенуден өмір бойы бас тартасыз. Бірақ сирек жағдайда сенімсіздікке жол бермес үшін сақтық шараларын қолданған жөн.

Қалай алданбауға болады

1. Қызметкерді жалдамас бұрын, оның бұрынғы жұмыс берушісінен сұраңыз; әлеуетті қызметкердің әлеуметтік желілердегі белсенділігін тексеріңіз.        
2. Шоттар, актілер, накладные, сенімхаттар, келісімшарттарды қол қою алдында құжатты мұқият оқыңыз. Контрагенттерді құжаттарда тексеріңіз, олардың деректемелері, тіркеудегі мәліметтері, телефон нөмірлері арқылы Google іздеушісін пайдаланып тексеріңіз.        
3. Клиенттерден сұраңыз. Пікірлер – бизнестің нақты көрсеткіші. Егер клиенттер қызметке шағымданса – шара қабылдаңыз, теріс бизнес процестерін немесе жауапсыз қызметкерді түзеймей тұрып бизнес беделін сақтаңыз.        
4. Қызметкерлерді оқытыңыз. Персоналдың қателеспеуі үшін стандартты емес жағдайларда не істеу керектігін түсінуі қажет.       

Ақпараттық қауіпсіздік туралы жүздеген кітап жазылған, бірақ біздің ұсыныстарымызды іске асыру арқылы сіз тәуекелдерді айтарлықтай азайтып, бизнесіңізді іс жүзінде осал етпейсіз.