Автоматтандырудың ауыртпалықтары және оларды жеңуге арналған кеңестер

Өмір салтыңызды өзгертуді шешкенде, мысалы, кейбір зиянды әдеттерден құтылу — темекі шегуді, фаст-фудты жеуді, көп ұрысып, пайдалы әдеттерді қосу — спортпен шұғылдануды, дұрыс тамақтануды үйренуді, өз уақытыңызды басқаруды үйренуді бастағанда не болады?  

Адам жаңаруға деген қажеттілікті сезініп, өмірдің әдеттегі жолын бұза бастағанда, бірінші сезінетін нәрсе - ауырсыну мен көңілсіздік. Себебі ескі әдеттермен өмір сүру оңайырақ. Ескі «таракан» түсінікті және жақын. Ал жаңасына үйрену керек, ол бөтен, оның артықшылықтары бұлыңғыр.

Иә, басында жаңа өмір қиын және көңілсіз болып көрінеді. 10 000 грн тұратын жаттығу кешеніне қол сілтеп, белдегі ауырсынуға қайта оралғыңыз келеді.

Алайда қалаған нәтиже тек жаңарудың қажеттілігін түсінгенде келеді. Әдетте адамдар өмірлеріне өзгерістер енгізеді, қашан ескі өмірмен өмір сүру мүмкін емес.

Автоматтандыру — өмірді жақсартудың тәсілі  

Сауданы автоматтандыру процесі — спортзалға жазылу сияқты революция. Алдымен оның не үшін қажет екенін түсінбейсіз, барлық қарсылық кезеңдерінен өтесіз — қарсылық, үмітсіздік, жалқаулық, апатия, бірақ бірнеше ай жаттығулардан немесе жаңа бағдарламаны сынаудан кейін оң өзгерістерді байқап бастайсыз. Айнадағы өзіңізді ұната бастайсыз — немесе дүкендегі есепке алудың көптен күткен тәртібін, бәрі өз орнына түсіп, тыныштық пен сенімділік пайда болады.

Кәсіпкерлер бизнесін дамытуға кедергі келтіретін себептерді түсінгенде, олар күрделі мәселені шешкеннен кейін жиі пайда болатын жеңілдік пен қанағат сезімін сезінеді. 

Кәсіп иелерінің типтік қорқыныштары мен қате сенімдері

Бірінші кедергі: автоматтандырудың күрделілігін асыра бағалау

Кәсіп иелері автоматтандыру процесін тым күрделі және түсініксіз деп санайды және кез келген жағдайда қиын болады деп сенеді: қайта ұйымдастыру дүкеннің әдеттегі жұмыс ырғағына әсер етеді, есептік бағдарламаны орнатқан кезде бәрі кері кетеді.

2. Қарсылық, жалқаулық

Әрқашан маңыздырақ істер бар. Прокрастинация — бұл бәріміз үшін, және ескі пальто әрқашан жаңаға қарағанда ыңғайлырақ болып көрінеді. Негізгі түсінік - барлық осы күйлер өзгерістерді енгізудің басында қалыпты. Бірақ сізде оларды жүзеге асыру туралы нақты шешім болуы керек.   

3. Ескі есепке алу әдеттері

Бағдарламаның 90% есепке алу функциялары шотсыз өмірде мүлдем қолданылмайды және артық деп саналады. Дегенмен, олардың маңыздылығын толық игеру және бағдарламаны қабылдау арқылы ғана түсінуге болады.

Кейбір кәсіпкерлер үшін дәптерде немесе Excel кестесінде есепке алуды тоқтату қиын. Өтпелі кезеңде олар қосарлы есепке алуды жүргізеді: сатуды да, дәптерге де, Torgsoft бағдарламасына да енгізеді.

Жүйенің сағаттай жұмыс істеуі үшін өзіңізді және қызметкерлерді тәртіпке үйрету керек: тауарды алған кезде оны бағдарламаның ішіне енгізуді кешіктірмеңіз. "Кейін" күндермен операция жасамаңыз. Шығыстарды және жеткізушілерге төлемдерді бірден енгізіңіз. 

Бағдарламада бәрін тіркеңіз: ақша жұмсау немесе кірісі, ауыстырулар, сату, тауарды төлемсіз беру, кассадан ақша шығару. Осылайша, сізде әрқашан қоймадағы заттар дұрыс болады, жеткізушілермен есептеулерде шатасулар болмайды және сіз нақты пайда көрсеткіштерін көресіз.

4. Тауарды қабылдау

Бұл компьютерленген есепке алу жүйесімен алғаш рет танысып отырған сатушылар үшін ең үлкен ауыртпалық. Тауарды қабылдауға барынша көп уақыт бөлу қажет. Кәсіпкерлердің бір бөлігі "шығып кетеді", өйткені олар бағдарлама бәрін өзі енгізеді және осылайша дәптердегі есепке алуды жеңілдетеді деп күтеді.

Біз ерекше атап өтеміз, тауарды қабылдау — бұл бір реттік операция, оны жасап болғаннан кейін сіз тек ассортиментті кеңейту арқылы толықтырып отырасыз. Процестің жылдамдығы дүкеннің көлеміне, тауардың санына және оны жасайтын сатушылардың "қолына" байланысты.

Орташа есеппен 1500 атауы бар қойма 3-4 күнде қабылданады, дүкен жабылмай. Тауарды тез енгізу қоймада "бейберекет" болған кезде, бірдей тауар әртүрлі қойма бұрыштарында болғанда, қораптар мен қаптарда не бар екенін білмеген кезде қиындайды.

Қабылдаудан бірнеше апта өткеннен кейін — жұмыс тезірек жүреді. Тауар сату кезінде тез және дәл есептен шығарылады, қайтарылған кезде — автоматты түрде қоймаға қайтарылады. Сіз калькуляторсыз бүгін қанша ақша тапқаныңызды, қандай тауар сатылғанын және қоймада қанша қалғанын білесіз.

5. Салық төлеу қажеттілігі

Адамдар ақшамен қоштасу қиын, әсіресе оларды мемлекетке беру керек болған кезде. Сондықтан көптеген адамдар үшін не жақсы (оқыңыз арзан) — есепке алуды автоматтандыру немесе дәптермен қалу — риторикалық сұрақ. 

Дегенмен, кәсіпкер үнемі жетіспеушіліктен, қызметкерлердің тауар ұрлауынан, дұрыс емес қабылдаудан, сатушыларға жүйесіз жалақы төлеуден және т.б. қанша ақша жоғалтатынын есептегенде, автоматтандыру — бұл бизнестің жағдайын жақсартатын жалғыз шешім екені анық.

Ал егер сіз заңды түрде сауда жасасаңыз, сізде тексерулер мен айыппұлдар алдында қосымша қорқыныштар аз болады.

6. Жабдыққа ақша жұмсауға ниетсіздік

Мұнда қымбат құрылғыны, мысалы, ыдыс жуғышты сатып алумен бірдей. Ыңғайлылықпен қатар, сіз жаңа құрылғының жұмыс қабілетін қолдаумен байланысты «бас ауруын» сатып аласыз. 

Есепке алу бағдарламасын да үнемі жаңартып отыру, антивирус, операциялық жүйені сатып алу, жергілікті желінің, интернеттің жұмыс істеу қабілетін қадағалау қажет. Сондай-ақ, қажетті сауда жабдығын — штрих-код сканері, түбіртек принтері, жапсырма принтері, фискалдық тіркеуші сатып алу керек.

Torgsoft-та бәрі ойластырылған, сондықтан жабдықты күтіп ұстауға үнемі ақша жұмсаудың қажеті жоқ. Бағдарламада бизнестің әртүрлі қажеттіліктері мен көлемдеріне арналған бірнеше нұсқалар бар. 

Мысалы, Torgsoft-Online лицензиясы сатулар туралы деректер алмасу үшін серверді сатып алуды қажет етпейді. Барлығы қашықтағы серверде сақталады, оны компания мамандары толығымен қызмет көрсетеді. Сіз тек оны пайдаланғаныңыз үшін жалдау ақысын төлейсіз және кез келген жерден онлайн бизнесіңізді басқарасыз.

Егер сізде дүкенде бірнеше касса немесе бірнеше дүкен болса — жергілікті желіні өткізу, WI-FI маршрутизаторын немесе сымсыз модем сатып алу қажет.

Сауда жабдығын таңдағанда, әсіресе компоненттері жоқ «белгісіз» қытай өндірушілерінің ең арзанын іздеудің қажеті жоқ. Көбірек таралған және қолданыстағы модельдерді таңдаңыз — осылайша кепілді жөндеу, шығыс материалдары, техникалық қызмет көрсету және қосылу оңайырақ болады.

7. Қызметкерлерді оқыту

Сатушылардың автоматтандырылған есепке алу жүйесіне қарсы тұру себептері өзімшілдік (бағдарлама тауармен айла жасауға мүмкіндік бермейді) және жасқа байланысты болуы мүмкін (үлкен сатушылар көбінесе өзгерістерге икемсіз).

Кейбір қызметкерлер өзгерістерге ашық түрде саботаж жасайды және барлық қателіктер үшін есепке алу бағдарламасын кінәлайды, осылайша өздерінің адал емес ниеттерін жасырады.

Бұл жағдайда бір ғана шешім бар — сатушыларды ынталандыру және айыппұл жүйесін ұйымдастыру. Өзгерістерді енгізуден бұрын қызметкерлерді дайындау керек, бағдарламаны орнату туралы алдын ала бірнеше рет ескерту керек, сонда қызметкерлер бұл ойға үйренеді. Оларға кімнің не үшін жауапты екендігі, бағдарламаны қалай бастау және аяқтау, жабдықты қалай дұрыс қосу/өшіру туралы нақты нұсқаулар беріңіз.

Torgsoft-та бағдарламаның барлық режимдерін қалай пайдалану керектігі туралы бейне сабақтар мен нұсқаулықтар циклы бар. Қызметкерлерді оқытуға уақыт бөліңіз — бұл салынған ақшаны өтейді және болашақта қателіктерден аулақ болуға көмектеседі.

8. Түсініксіз перспективалар

Бір кездері бір нәрсені ұрлағандар (және ондайлар көп), есепке алудың не үшін қажет екенін түсінеді. Бірақ олар интернет саудасы, жаңа нарықтар мен маркетплейстерге шығу, акциялар құру және маркетингтік қызметті талдау арқылы сатуды арттыру сияқты перспективаларды әлі түсінбейді.

Бұл сіз үшін жаңалық болуы мүмкін, бірақ бизнесті дамыту есепке алумен тікелей байланысты. Және есепке алу сапасы байланысты бизнес-процестермен.

Автоматтандыруды бастамас бұрын неге назар аудару керек?

Автоматтандыру уақыты

Автоматтандыру уақытын есте сақтау маңызды. Бағдарламаны орнатумен ашылу күніне, белсенді сату маусымында немесе тексерулер басталардан бір күн бұрын айналысу — 100% сәтсіз идея. Бұл ең аз дегенде қатты күйзеліске, ең көп дегенде — жұмсалған ақшадан және келешегі бар болашақтан бас тартуға әкеледі.

Процестер мен жабдықты дайындау

Жаңа жабдықты сатып алу, есепке алу бағдарламасын орнату — бұл өзгерістер бизнесіңізге бейімделуге уақытты қажет етеді. Ақша төленген, жеткізуші өз міндеттемелерін орындаған, бірақ соңғы нәтиже көрінбейтін — тек хаос, шатасу, қызметкерлердің қанағаттанбауы болатын жағдайлар сөзсіз.

Сондықтан теріс сценарийлерден аулақ болу үшін дүкеніңіздің және бизнес-процестеріңіздің жұмыс схемасын нақты анықтаңыз. 

• Тауар қайда келеді? 

• Оны қалай, қай жерде және кім қабылдайды, бағалайды, белгілейді? 

• Шығындарыңызды қалай есепке алуды жоспарлайсыз? 

• Барлығын өзіңіз жасайсыз ба әлде бухгалтерді (тауар танушыны, менеджерді) жалдайсыз ба? 

• Қойма қалдықтарын қалай талдағыңыз келеді — барлық тауар немесе бөлімдер бойынша?

Бұл ақпараттың барлығы Torgsoft маманына жұмыс әдісін және бағдарламаның нұсқасын сіздің қажеттіліктеріңізге сәйкес таңдауға мүмкіндік береді. Осылайша сіз бақылау мен есепке алудың жаңа сапалы деңгейіне тезірек өтесіз.

Torgsoft дүкенді компьютерлік есепке алуға ауысуды мүмкіндігінше тез жүзеге асыруға мүмкіндік береді. Бағдарламаны енгізу әдетте сатуды тоқтатпай, 1 күнді алады. Оқыту және орнату дүкеннің нақты жұмыс режимінде өтеді — сондықтан персонал жұмысқа тезірек енеді.

Біз сатушының жұмысындағы типтік жағдайларды өңдейміз: қабылдау, сату, қайтару, түбіртекті басып шығару, қарызға сату, бонусқа тауар сату және т.б. Бағдарламаны алғаш рет сатып алғаннан кейін Torgsoft клиенті бірінші ай ішінде пайдалануға болатын 2 сағат тегін техникалық қолдау алады. Бұдан әрі аптасына 7 күн қашықтықтан қосылу арқылы көмекке жүгіне аласыз.  

Өзін-өзі оқыту үшін бейне сабақтар және бағдарламаны пайдаланудың толық электрондық анықтамалығы бар.

Автоматтандыру табысты және тұрақты бизнесті жүргізудің ажырамас және қажетті бөлігіне айналуда. Компьютерлік есепке алу кәсіпкерлерге бизнес-процестерді оңтайландыруға, дүкеннің өнімділігі мен табыстылығын арттыруға, тәуекелдерді азайтуға және қазіргі нарық жағдайында бәсекеге қабілеттілікті арттыруға көмектеседі. 

Алайда өзгерістердің оң нәтижелерін көру үшін уақыт пен иесінің бизнесті жетілдіру және дамытуға деген ұмтылысы қажет.