Уақытты ысырап етушілер: дүкен иесі ресурстарды неге жұмсайды

Шағын немесе орта дүкеннің иесі бір уақытта меншік иесі рөлін атқара отырып, бизнестің стратегиялық даму бағытын анықтап қана қоймай, күнделікті көптеген мәселелерді шешетін операциялық менеджер рөлін атқаратыны жиі кездеседі. Бұл көбінесе басқарушының назарын бөлшектеуге және бизнестің нәтижелерін нашарлатуға әкеледі.

Компанияның басшысы өз күш-жігерін, уақытын және ақшасын қандай міндеттерге бағыттайды және дүкендегі қолданыстағы міндеттерді барлығы өз ісімен айналысып, жоғары нәтижелерге қол жеткізуі үшін қалай дұрыс бөлуге болады?

Неліктен меншік иесі қолжетпейтін нәрсеге ұмтылады

Бұл үшін көптеген себептер болуы мүмкін. Ең жиі кездесетіні – жалдаған жұмысшыларға ақша үнемдеуге тырысу. Қазір, соғыс жағдайында, бұл мүлдем орынды шешім болуы мүмкін, бірақ өз ісін маманның орындауы меншік иесіне маңызды операциялық және басқарушылық істерге назар аударуға мүмкіндік береді.

Екінші себеп – кәсіпкердің қорқыныштары мен сенімсіздігі. Меншік иесі қызметкерлер өз міндеттерін адал орындамайды, өкілеттіктерін асыра пайдаланады, тауарларды ұрлайды деп алаңдайды. Осының барлығын ескере отырып, ол істі өзі жүргізуді, оны бейтаныс адамдарға сеніп тапсырғаннан гөрі дұрыс көреді. Мұндай кәсіпкерлер әлемге деген созылмалы сенімсіздікке ие, оны жою қиын.

Үшінші себеп – кейбір басшылар барлық нәрсені жеке бақылауда ұстауға дағдыланған, өйткені олар компаниядағы өз маңыздылығын жоғалтудан, бизнеспен байланысты жоғалтудан және қызметкерлердің қателіктерін болдырмаудан қорқады, бұл қателіктерді кейіннен өздері түзетуге мәжбүр болады.

Алайда, басшы әр минут сайынғы қоңыраулар мен хабарламалар арасында емес, бизнесің глобалды және стратегиялық бағыттарына шоғырлану үшін, міндеттерін тапсыруды үйренуі керек. "Меншік иесі-директор" рөлдерін сәтті орындау алдымен уақытты тиімді басқару және жұмыс уақытын дұрыс ұйымдастыру қабілетіне байланысты.

Делегирлеу дегеніміз не

Делегирлеу – басшының міндеттерін бағыныштыларға беру. Егер өкілеттіктер дұрыс тапсырылса, бизнесті кеңейтуге және компанияда құнды мамандарды тәрбиелеуге болады. Егер міндеттер мүлдем берілмесе немесе дұрыс орындалмаса, меншік иесі ақырында артық жүктемелерге ұшырайды – ол бизнестің дамуына уақыт пен күшін жоғалтады.

Дүкен иесінің негізгі уақыт шығындарын талдап көрейік.

Жеткізушілерді таңдау

Бұл жұмыс күнделікті емес, бірақ ол көп күш пен уақытты қажет етеді. Өйткені жеткізушіні таңдаудан, тауар сапасынан және жеткізу шарттарынан дүкеннің табыстылығы тікелей байланысты.

Ең алдымен жеткізушілерді таңдау критерийлерін анықтау керек:

• баға бойынша оңтайлы тауар ассортименті,

• жеткізушілердің орналасқан жері,

• ынтымақтастық шарттары, логистика әдістері.

Әрі қарай таңдалған серіктестермен қажетті сертификаттар мен тауарға рұқсаттарды тексеру арқылы келіссөздер жүргізіледі. Шарттарды бекіту сынақ партиясын тапсырыс берумен аяқталады.

Сондықтан жеткізушілерді таңдау – бұл менеджменттік дағдыларды, аналитикалық тәжірибені және өз ойын қорғау қабілетін қажет ететін мұқият жұмыс. Бұл жұмысты үнемі орындауға тура келеді.

Сауда есебі

Бұл сауда бизнесінің ең көлемді және жауапты кезеңі. Мұнда жүйелі тәсілсіз болмайды, өйткені сауданы автоматтандыру басшының және оның бағыныштыларының уақытын және ақшасын айтарлықтай үнемдей алады.

Дүкендегі тауарлардың қозғалысы туралы нақты мәліметтер меншік иесіне келесі шешімдерді қабылдауға мүмкіндік береді:

• Дүкенге жеткізушілерді таңдау, тапсырыстарды құру және оларды іске асыру.

• Тауарды қабылдау, сату және қайтару әдістері, қоймадағы тауарлардың сақталу мерзімі, қызметкерлердің жүктемесін ескере отырып, қойма және сауда кеңістігін тиімді пайдалану.

• Тауардың бөлшек сауда бағаларын белгілеу және оларды уақытында түзету, пайда маржасын ескере отырып, қаржылық есеп.

• Тауарлық қорларды бақылау, дүкенде тауар тапшылығын болдырмау мақсатында және айналымдағы ақшаны "мұздату" ықтималдығын азайту.

• Кассалық сатылымдар мен қарыздарды бақылау, тауарларды қоймадан сауда залына уақытында көшіру.

• Тұтынушыларды CRM жүйесінде тіркеу, акцияларды, жеңілдіктерді уақытында өткізу және т.б.

• Бағалар мен этикеткаларды құру. Көрсетілген ақпараттың толықтығын және дұрыстығын бақылау.

• Мерзімдік және жоспардан тыс инвентаризация жүргізу.

Бұл тапсырмаларды орындауға Torgsoft есептік бағдарламасы ең жақсы нәтиже көрсетеді. Бағдарламаны орнату және бизнеске бақылау жасау әдетте есепші немесе әкімші атқарады.

Қызметкерлермен жұмыс

Дүкеннің иесі ретінде менеджер және жұмыс беруші дүкен қызметкерлерінің, ең алдымен сатушылардың жұмысын қадағалауға міндетті.

Тауарды қабылдауда немесе кассада ақша қабылдауда қателіктер, клиенттерді артық төлеу, кірісті жасыру және иемдену – бұл құбылыстар дүкенге тікелей шығындар әкеледі және дүкеннің беделіне теріс әсер етеді. Бұл сатып алушылар ағынының төмендеуіне әкеледі.

Әрбір анықталған оқиғаны мұқият талдау, клиенттердің шағымдарын шешу, пікірлермен жұмыс – бұл кәсіпкердің уақытын және күшін алады.

Қызметкерлердің күнделікті жұмысын талдау маңызды. Әртүрлі ауысымдардағы табыс көлеміне негізделген деректер қызметкерлерді марапаттау немесе жазалау туралы шешім қабылдауға мүмкіндік береді. Екінші жағынан, бұл адал қызметкерлер үшін қосымша ынталандыру болады.

Бұл бизнес векторы да маңызды болғандықтан, оны HR-маманына сеніп тапсырған жөн, ол жұмыс қатынастарының барлық ерекшеліктері мен психологиясын біледі.

Қаржыны бақылау

Кез келген бизнестің тиімділігінің соңғы көрсеткіші – пайда. Алынған кіріс таңқаларлық болуы мүмкін, бірақ оның көп бөлігі тауарға, жалақыға, салықтарға, коммуналдық төлемдерге, күтпеген шығындарға, тауарлардың зақымдалуы немесе есептен шығарылуына байланысты шығындарға кетеді. Сондай-ақ қызметкерлер мен тұтынушылар тарапынан қаржылық алаяқтық пен ұрлыққа кетеді.

Сондықтан тауарлардың маржасын ұстап тұру үшін баға белгілеуді үнемі қадағалау қажет. Егер тауар импортталған болса, валюталық бағалар тізімін жүргізу керек.

Бағаны бақылау және тауарлардың маржа шегін белгілеу әдетте дүкеннің тауар маманы немесе операциялық/қаржы директорының жауапкершілігінде болады.

Алайда, егер дүкенде мұндай лауазымдар болмаса, бұл жұмыс меншік иесінің мойнына жүктеледі. Жалпы, ол бизнестің қаржылық нәтижелеріне ең көп мүдделі адам.

Жоспарланбаған жұмыс

Жоғарыда айтылғандардың барлығынан басқа, дүкеннің иесі жоспарланбаған немесе ұзақ мерзімді шешімді қажет етпейтін мәселелермен де айналысуы керек.

Форс-мажор жағдайлары қаржылық есептердегі қателіктерді, салық органына жедел шақыруды, дүкеннің маңындағы аумақты шұғыл ретке келтіру жөніндегі инспекцияның қаулысын, сауда жабдығының бұзылуын, дүкен ғимаратындағы жылыту немесе сумен жабдықтау жүйесіндегі апатты қамтуы мүмкін. Мұның бәрі қайтадан уақыт пен ақшаны талап етеді.

Уақыт ұрлаушылар

Уақытты жоғалтуға және бәрінің назарын бөлуге арналған басқа факторлар да бар – мессенджерлер, әлеуметтік желілер, чаттар. Қандай мобильді қосымшада қанша уақыт өткізетініңізді бақылаңыз? Заманауи смартфондарда бұл оңай анықталады.

Кәсіпкерлер де адамдар болғандықтан, оларға бұл "әлсіздік" тән. Қалай болғанда да, әлеуметтік желілер, Youtube бейнелері немесе Telegram арқылы қарым-қатынас арқылы уақытымызды ұрлап, оны әлдеқайда маңызды нәрсеге жұмсауға болатынын мойындауымыз керек.

Шешім

Меншік иесін барлық алаңдаушылықтардан толығымен босату мүмкін емес. Өйткені бизнес кәсіпкердің тұрақты назарын және бақылауын қажет етеді. Бірақ күнделікті тапсырмаларды орындау үшін уақытты босату өте қажет.

Шешім – сауданы автоматтандыру. Есепке алу мен сатуды автоматтандырудың заманауи құралдары дүкеннің жұмыс нәтижелерін айтарлықтай жақсартуға мүмкіндік береді.

Штрих-код сканерлері тауарлар мен қаржы қозғалысын толық бақылауды қамтамасыз етеді, принтерлер баға белгілері мен этикеткаларды басып шығарады, фискалдық тіркеу құрылғылары, түбіртек принтерлері, мәліметтерді жинау терминалдары шығындар мен пайданы есептейді, түгендеу мен инвентаризацияға кететін уақытты айтарлықтай қысқартады, ал есептік бағдарлама тіпті қызметкерлердің кәсіби қабілеттерін де бағалай алады.

Автоматтандыру жүйесімен бизнестің иесіне дүкенде болудың қажеті жоқ, ол туралы барлық ақпаратты алу үшін смартфонында мобильді қосымшаға кірсе жеткілікті.

Қазақстанда сауда кәсіпорындарын автоматтандыру бойынша толық қызметтер кешенін Torgsoft есептік бағдарламасы ұсынады. Клиенттер дүкендері үшін жабдықтың оңтайлы пакетін және қажет бағдарламалық қамтамасыз етуді таңдай алады, бұл меншік иесіне бизнесті ыңғайлы және нақты жүргізуге мүмкіндік береді.