Дүкенде тапсырысты бастайтын негізгі есеп функциялары

Дүкендегі есепке алу — бұл қоймада бар және сатуға қолжетімді тауарлардың номенклатурасын тіркеу, бақылау және жүргізу процесі. Есепке алу бірнеше кезеңнен тұрады: санын есепке алу, тауарлардың үстеме бағасы мен құнын белгілеу, сату, тасымалдау, қайтару, жеткізушілерден жаңа партияларды қабылдау. Бұл есепке алудың негізгі кезеңдері. 

Тауарды қабылдау — есепке алудың бастауы 

Тауарды есепке алу немесе қабылдау — бұл тауарды бірыңғай есепке алу жүйесіне сәйкестендіру және енгізу процесі. Бұл автоматтандыру мен дүкендегі тәртіпті бастайтын алғашқы қадам. Жеткізушіден қанша өнім келгенін біле отырып, кәсіпкерге жұмыс жүргізу оңайырақ, өйткені бәрі есепке алынып, реттелген.

Қойманы тиімді басқару үшін тауарларды есепке алу маңызды, бұл олардың қозғалысы мен шығынын бақылауға мүмкіндік береді. Бұл қорларды дәл есепке алу үшін қажет. Сонымен қатар, есепке алу тұтынушылардың сұранысын талдауға көмектеседі, бұл сатып алуды ақылмен жоспарлауға және танымал емес тауарларға қажетсіз шығындарды болдырмауға көмектеседі. 

Соңында, дүкендегі есепке алу белсенді маусымда немесе акция кезінде тауар тапшылығынан сақтайды.

Қазіргі уақытта Украинада сауданы автоматтандыру, оның ішінде қоймалық есепке алу бойынша қызметтер ұсынатын көптеген компаниялар бар. Оларды сауда желісіне енгізу тиімді басқаруға және тұрақты әрі бәсекеге қабілетті бизнесті құруға ықпал етеді. 

Torgsoft дүкеніндегі тауарды есепке алу бағдарламасы иесіне ассортиментті дұрыс және жүйелі түрде есепке алуға көмектеседі. Сауда жабдықтары арқылы бұл процесс қолмен тауарды енгізуге қарағанда бірнеше есе жылдамырақ жүзеге асады. 

Тауарлар мен қызметтердің ассортиментін автоматтандыру не үшін қажет?

Есепке алу бағдарламасы — бұл тауарлар, сатылымдар және бизнестің табыстылығы туралы барлық ақпарат келіп түсетін, өңделетін және сақталатын орталық. 

Кішкентай дүкендегі тауарларды қабылдау, барлығын қолмен есептегенде, бірнеше күннен аптаға дейін созылуы мүмкін. Бұл әрбір тауарды жеке тексеріп, санына сәйкестігін және қателерді табу қажет болғандықтан туындайды.

Torgsoft сияқты тауарларды есепке алу бағдарламасы бар кезде барлығы әлдеқайда жеңіл әрі жылдамырақ болады — штрих-кодты жылдам сканерлеп, тауар туралы ақпаратты енгізуге, қоймада қанша тауар қалғанын бақылауға болады. Бұл тауарларды қабылдау жұмыстарын 1 жұмыс күні ішінде аяқтауға мүмкіндік береді.

Тауарлар мен қызметтердің есепке алуын автоматтандыру бірнеше себептер бойынша маңызды:

• Жұмыс тиімділігі. Torgsoft жаңа тауарларды енгізу және сатылым кезінде оларды штрих-код сканері арқылы іздеуді жеделдетеді; тауарды дұрыс таңбалауға және қажетті мәліметтерді енгізуге мүмкіндік береді — тауардың ерекше сипаттамалары, УКТ ЗЕД кодтары және т.б.

• Ақпараттың дәлдігі. Бағдарлама тауарлардың қолжетімділігі, олардың бағасы және өзіндік құны туралы өзекті мәліметтерді ұсынады, жеткізу шығындарын ескере отырып.

• Қорларды бақылау. Жүйе қоймада қанша тауар қалғанын және қаншасы сатылғанын, сатып алу бағасын, үстеме және сатылым бағасын бақылайды.

• Тауар қозғалысын басқару. Есепке алу бағдарламасы тауарлардың қозғалысын бақылайды — жеткізушіден немесе өндірушіден қоймаға, қоймадан дүкенге, дүкеннен сатып алушыға дейін.

• Қаржылық икемділік. Автоматтандырылған есепке алу жүйесі тауарларды жылдам қайта бағалауға мүмкіндік береді, әсіресе шетел валютасында сатып алғанда, валюта бағамы өзгерген кезде бағаларды автоматты түрде қайта есептейді.

• Талдау және жоспарлау. Бағдарлама сатылымдарды талдауға, есептер құрастыруға, сатып алулар мен маркетингтік іс-шараларды жоспарлауға көмектеседі.

• Интернет-дүкендермен интеграция. Torgsoft прайс-листтерді құруды жеңілдетеді және тауарларды маркетплейстерге, интернет-дүкенге экспорттауға; интернет-тапсырыстарды өңдеуге және тауарларды жіберу үшін пошта қызметтерімен синхрондауға мүмкіндік береді. «Онлайн Маркет» Torgsoft-та шешімі арқылы интернет-дүкенді 1 күнде құруға болады.

• Есеп беру және құжат айналымы. Бағдарлама шоттарды, тауар мен шығару құжаттарын автоматтандырады; бағдарламалық ККМ арқылы фискалдық чектерді автоматты түрде жасайды. 

Дүкенде тауарларды есепке алу қалай жүргізіледі? Қабылдау кезеңдері

Тауарларды қабылдау процесін шартты түрде бірнеше кезеңге бөлуге болады:

1. Кіріс шот-фактурасын құру

Қоймаға жаңадан түскен тауарларды кіріс шот-фактурасына қосу қажет. Оған жеткізуші мен өндіруші туралы мәліметтер, тауарды жеткізу шарттары (шот-фактураның нөмірі, сатылым бағасын белгілеу кезінде автоматты түрде есептелетін жеңілдік пайызы, жеткізушіге төлем тәсілі), тауардың сатып алу бағасына қосылған ҚҚС, жеткізу валютасы және т.б. енгізіледі.

2. Қоймаға тауарларды қосу

Құрылған кіріс шот-фактурасына тауарларды қосу бірнеше әдіспен жүзеге асады:

• Өндірушінің штрих-кодын штрих-код сканерімен сканерлеу арқылы. Егер тауар дерекқорда жоқ болса, жаңа карточка жасау қажет.

• Жеткізушіден келген Excel файлын есепке алу бағдарламасына импорттау арқылы.

• Деректерді жинау терминалы арқылы тауарларды жүктеу.

3. Тауар карточкасын толтыру

Жаңа тауар карточкасын жасау үшін келесіні орындау қажет:

• оның түрін немесе санатын анықтау, тауар түрінің ағаш каталогына өту;

• тауар атауын беру, ол сіздің интернет-дүкен каталогыңызбен сәйкес болуы немесе клиенттердің осы тауарға қатысты сұрауларына сәйкес болуы керек;

• елді, өндірушіні, сауда белгісін таңдау;

• белгілі бір тауар түрі үшін коллекция, түс, материал, өлшем, жынысы, маусымын көрсету;

• тауар сипаттамасын, артикулін және суретін қосу. 

Сипаттамалар саны тауар түрінің параметрлеріне байланысты. Мысалы, аяқ киім үшін «Материал» маңызды сипаттама болып табылады, ал азық-түлік үшін маңызды емес.

4. Баға белгілеу және этикеткаларды басып шығару

Тауарларды кіріс шот-фактурасына қосу кезінде сатып алу, бөлшек бағасын және үстеме бағаны орнатуға болады. 

Тауар туралы барлық қажетті мәліметтерді енгізгеннен кейін бағдарлама автоматты түрде бірегей штрих-код жасайды және этикеткаларды қалыптастырады, оларды бірден басып шығарып, өнімге жабыстыруға болады.

Қойманы басқару процесін қалай жеңілдетуге болады?

Қоймаға тауарларды қабылдау көрінгендей күрделі емес. Процедура бизнестің көлеміне, тауар түріне және санына, сондай-ақ компанияның жеке қажеттіліктеріне байланысты өзгереді.

Torgsoft есепке алу бағдарламасында штрих-кодтарды сканерлеу және қорларды қадағалау тауарларды қабылдау процесін едәуір жеңілдетіп, қол еңбегін азайтады.

Автоматтандырудың бастапқы кезеңінде штрих-код сканері мен этикетка принтерін қамтитын негізгі сауда жабдықтарын сатып алу қажет.

Штрих-код сканері не үшін қажет?

Сканердің көмегімен сатушы тауардың этикеткасындағы штрих-кодты сканерлеп, оны есепке алу жүйесінде жылдам табады және сатылымға қосады. Сатылым фактісін дәптерге жазып немесе тауарды қолмен іздеудің қажеті жоқ.

Сканер тауар айналымын басқаруға көмектеседі:

• Дәлдікті арттыру. Сканер тауарларды санау кезіндегі қателерді азайтып, қолмен мәлімет енгізуді болдырмайды және есепке алуды дәлірек етеді. 

• Қорларды басқару. Штрих-кодтарды сканерлеу дүкен иелеріне тауар айналымын бақылауға көмектеседі: қабылдау, сатылым, қайтару, түгендеу кезінде. 

• Тауарларды есептен шығару. Сканерлер ескі немесе бүлінген тауарларды дәл есептен шығаруға мүмкіндік береді, бұл алаяқтық пен жоспарланбаған тапшылықты болдырмайды.

• Тауарларды қайта бағалау. Сканерлерді тауарды жылдам қайта бағалау үшін пайдаланады: тауарды сканерледі → есепке алу бағдарламасында бағаны жаңартты → жаңа баға белгісін басып шығарды → тауарды таңбалады

• Клиенттерді есепке алу. Сканерді клиенттердің жеңілдік карталарындағы, сыйлық сертификаттарындағы штрих-кодтарды оқуға, сатылым кезінде жеңілдіктерді автоматты түрде қолдануға пайдаланады.

• Клиенттерге қызмет көрсету. Сканер кассада сатып алуды өңдеуді жылдамдатады. Бұл кезектердің азаюына әкеледі.

Этикетка принтері не үшін қажет? 

Этикеткалар принтері тауарлар мен штрих-кодтар туралы ақпаратты жапсырмаларға басып шығарады, оларды таңбалау, орау, қоймалық есепке алу және сақтау үшін пайдаланады. Олар мынаған жауап береді:

• Ақпараттың дәлдігі. Torgsoft есепке алу бағдарламасының көмегімен принтер өнім туралы барлық қажетті ақпаратты, оның сипаттамалары, бағасы, штрих-коды, шығару күні, жарамдылық мерзімі, бренд логотипі және тауарды сәйкестендіру үшін қажет басқа деректерді басып шығарады.

• Кәсіби этикеткаларды жасау. Принтер сапалы, оқуға жеңіл этикеткаларды жылдам жасауға мүмкіндік береді. Тауар туралы ақпарат неғұрлым егжей-тегжейлі болса, сол тауар сатып алушы үшін соғұрлым тартымды болады.

• Қорларды басқарудың тиімділігі. Штрих-кодтармен этикеткалар тауарларды бақылауды жеңілдетеді, сатылымды талдауды және қоймалардан тауарларды іздеуді автоматтандырады.

• Қабылдау және қайта бағалау жылдамдығы. Этикетка принтері көптеген этикеткаларды жылдам басып шығарады, бұл тауарларды қайта бағалау және қабылдау кезінде уақытты үнемдейді, әсіресе өндірушінің штрих-коды болмаған жағдайда.

Тауарларды есепке алу үшін қандай кассалық жабдық қажет?

Torgsoft-та сауда жабдықтарын кез келген бизнес түрі, көлемі және пайдалану шарттары үшін сатып алуға болады. 

Ассортиментте дүкендер мен супермаркеттер, қойма үй-жайларына арналған кәсіби техника бар: әмбебап принтерлер мен этикетка принтерлері, деректерді жинау терминалдары, штрих-код сканерлері, кассалық жәшіктер, сауда таразылары, электрондық таразылар және фискалдық тіркеу машиналары. 

Google Market Finder мәліметтері бойынша:

• 40% клиенттер компанияның бәсекелесін жақсы қызмет көрсету үшін таңдайды, 

• 63% компаниялар клиенттерге қызмет көрсету бөлімінің шығындарын арттыруды жоспарлап отыр, сатып алу тәжірибесінің 70%-ы клиентке қарым-қатынасқа байланысты, 

• 86% клиенттер жақсы қызмет үшін 25%-ға дейін көп төлеуге дайын.

Сонымен қатар, бизнес процестерді автоматтандыру клиенттердің ағынын арттырады, шығындарды азайтады және есепке алу мен сатылымдағы қателерді болдырмайды. 

Дүкенде негізгі есепке алуды бастау үшін базалық жиынтық сатып алу жеткілікті:

1. штрих-код сканері, 

2. этикетка принтері,

3. чек принтері, 

4. Torgsoft есепке алу бағдарламасы. 

Torgsoft мамандары жабдықтың толықтығы мен жұмысын клиентке жөнелту алдында тексереді; 12 ай кепілдік мерзімінде техниканы тегін жөндеуді қамтамасыз етеді. Сонымен қатар, мамандар компаниядан сатып алынған жабдықты Torgsoft бағдарламасымен жұмыс істеу үшін теңшей алады. 

Дүкендегі сатылымдарды есепке алу

Тауарлар партиясын есепке алғаннан кейін есепке алудағы ең маңызды кезең — сатылымдар басталады. Әрбір транзакцияның тіркелуі және иесінің қызметкерлердің қателері немесе алаяқтық әрекеттерінен ақша жоғалтпауы үшін сенімді бақылау жүйесі қажет. 

Есепке алу бағдарламасындағы сатылымдарды есепке алу келесіні жүзеге асыруға мүмкіндік береді:

• дүкенде және интернет-дүкенде тауарларды сату,

• шоттар құру және шығыс құжаттарын шығару, 

• банктік үзінді көшірмелерден төлемдерді импорттау, 

• бірнеше валютада есепке алу, 

• қолма-қол, қолма-қол емес және аралас тәсілдермен тауар үшін төлем қабылдау,

• кассалардағы қалдықтарды тексеру,

• интернет-дүкеннен немесе маркетплейстен клиенттердің төлемдерін қабылдау,

• тауарды резервке қою,

• шот бойынша алдын ала төлем енгізу және т.б. 

Бағдарламалық есепке алу арқылы чекті немесе алдыңғы сатылымдар бойынша қолмен іздеу арқылы тауарды қайтаруға да болады. 

---