Бухгалтерлік бағдарламамен жұмыс істеу кезінде болдырмау керек 9 қате

Дұрыс есеп бағдарламасымен жұмыс істеу - бизнесті тиімді жүргізудің кепілі. Алайда кәсіпкерлер жиі қателіктер жібереді, бұл жұмыс процестерін айтарлықтай қиындатуы мүмкін және пайда алудың орнына қаржылық шығындарға әкелуі мүмкін.

Біз Торгсофт клиенттерінің тәжірибесін талдап, есеп бағдарламасын дұрыс пайдаланбаудың 9 кең таралған мысалын бөліп көрсеттік:

1. Толық қайта есептеудің болмауы

Көптеген клиенттер дүкенде толық қайта есептеу жүргізудің орнына «Қойма жағдайы» режимі арқылы тауарлардың санын түзетеді, яғни келіп түсуді өзгертеді. Бұл тауарлардың санында сәйкессіздіктер тудыруы мүмкін және есептің дәлдігін төмендетеді. Сондай-ақ бұл келіп түсудегі қателіктердің жинақталуына әкеледі.

Толық инвентаризация тауарлардың қалдықтары туралы нақты сурет алуға және түсініспеушіліктерден аулақ болуға мүмкіндік береді. Дүкендегі тауарларды үнемі қайта есептеу нақты тауарлардың санын тексеруге, оларды Торгсофт бағдарламасындағы деректермен салыстыруға, жетіспеушіліктерді, қайта сорттауды немесе артық тауарларды анықтауға және бағалардың сәйкестігін тексеруге мүмкіндік береді.

Инвентаризация дүкеннің жұмысын бұғаттамас үшін Торгсофт оны тауарлар топтары бойынша жүргізуді ұсынады. Қайта есептеу басталар алдында «Инвентаризация ведомосын» жасап, осы процеске қатысатын тауарларға арналған сүзгіні таңдаңыз.

2. Сатылымның орнына қойма жағдайын пайдалану

Кейбір кәсіпкерлер тауарларды «Сатылым» арқылы сату орнына, «Қойма жағдайы» режиміндегі тауарлар каталогындағы бағаларды қарап, сатуды қағазға немесе дәптерге жазып орындайды. Бұл әдіс тауарлардың нақты қозғалысын қадағалауға мүмкіндік бермейді және шатасуға және тауарлардың қалдығы туралы ағымдағы ақпараттың жоғалуына әкеледі.

3. Партияның бір бөлігін сатудан кейінгі бағаларды өзгерту

Партияның бір бөлігін сатудан кейінгі келіп түсу бағаларын түзету өзіндік құнды дұрыс есептемеуге, қаржылық есептердегі сәйкессіздіктерге, қалдықтардың құны туралы деректерге, жалпы пайда, таза пайда және басқа рентабельділік көрсеткіштерінің өзгеруіне әкеледі. Егер сіз тауарлық қорларды есепке алу керек болса, есеп қате қалыптасады.

4. Ұсақ тауарларды «минусқа» сату

Кәсіпкерлер жиі ұсақ тауарлардың маңыздылығын төмендетіп, оларды есеп бағдарламасына енгізбейді. Бірақ бұл тауарлар көбінесе негізгі сатылым көздері болып табылады, ал маусымдық өзгерістер кезінде күнделікті жалпы табыстың айтарлықтай пайызын құрайды.

Тауарларды «минусқа» сату нақты пайда мен қойма жағдайы туралы деректерді бұрмалайды, бұл дұрыс емес есептеулерге әкеледі. Нәтижесінде пайда сомасы асыра бағаланады, бұл нақты жағдайдың бұрмалануына және сатып алуды жоспарлауда мәселелерге әкеледі. Қоймада тауардың бар-жоғын білу үшін оны қолмен санау керек.

5. Құжаттарды «кері санмен» редакциялау

Қойма және қаржылық құжаттарды кері санмен редакциялау нақты жағдайды бұрмалайды және басқарушылық есептің басты қағидасын бұзады: бағдарламаның деректері нақты жағдайға сәйкес болуы керек. Осылайша сіз өз-өзіңізді алдаудан аулақ боласыз және өзгертілген деректерде шатаспайсыз.

Мұндай әрекеттер теріс пайдалануға әкелуі мүмкін, себебі серіктестеріңіз немесе менеджерлеріңіз де солай істей бастайды, бұл бүкіл есептің құнын төмендетеді. Қате деректер есепте қателіктерге және дұрыс емес басқарушылық шешімдерге әкеледі, себебі қойма қорлары және қаржылық операциялар туралы ақпарат бұрмаланады.

Қойма құжаттарын кері санмен редакциялау тауарлық қорларды есепке алуда және есептілікте қателіктерге әкеледі, бұл айыппұлдарға себеп болуы мүмкін.

Кері санмен редакциялау беделдік шығындардың қаупін арттырады. Егер қызметкерлер немесе серіктестер есеп бағдарламасындағы деректердің редакцияланып жатқанын білсе, бұл есеп жүйесіне және оны жүргізушілерге деген сенімді төмендетеді.

6. Тауарларды дұрыс қайтармау

Торгсофт бағдарламасында тауарды айырбастау (бартер) жүргізу мүмкін емес. Барлық тауарлар сату және қайтару процедураларынан өтуі керек, есептің дәлдігін қамтамасыз ету үшін. Тауар сатылған кезде, оның саны қоймада азаяды, ал қайтару кезінде – көбейеді. Бұл өзіндік құнға әсер етеді, себебі әр операция тауарлық қорлардың жалпы құнын өзгертеді.

Егер тауарды есеп бағдарламасында қайтаруды тіркемей айырбастасаңыз, бұл нақты есепке қателіктер енгізеді. Мысалы, арзан тауарға айырбасталған тауар дүкен үшін шығын әкелуі мүмкін, себебі сатылым қаржылық есептерде дұрыс көрсетілмейді. Сонымен қатар, бұл тауарларды қайта сорттауға әкеледі, бұл қоймада шатасуға әкеледі. Нәтижесінде, қоймада шын мәнінде жоқ тауардың бар екендігі тіркеледі немесе керісінше – бағдарламадан тыс тауар бар. Бұл клиенттерге қызмет көрсету мен жеткізуде кідірістерге әкелуі мүмкін, себебі қойма нақты деректермен жұмыс істемейді.

Егер тауар РРО арқылы сатылса, онда қайтару да РРО арқылы жүргізілуі керек. Бұл қаржылық мәселелерден аулақ болуға көмектеседі, атап айтқанда, салық ауыртпалығын азайтады, әсіресе ФОП үшін 3 топта. Қайтаруды дұрыс рәсімдеу есептілікті бұрмалауы мүмкін және айыппұлдарға әкелуі мүмкін.

Мәселелерден аулақ болу үшін ақшаны клиенттің төлем жасаған тәсілімен қайтару керек. Бұл тек заңға сәйкес ғана емес, сонымен қатар алаяқтықтың қаупін азайтады.

7. Интернет-дүкен ашуға дұрыс дайындық жасамау

• Тауардың дұрыс емес түрін пайдалану. Тауарды дұрыс емес түрге орналастырған кезде, мысалы, генераторлар азық-түлік жанында, бұл сатып алушылар үшін шатасуға және қолайсыздықтарға әкеледі.

• Ұзын тауар атаулары. Егер та уар туралы барлық ақпарат атауында болса, бұл тауар модельдерін жасауға қиындық тудырады. Әр тауарды редакциялау керек, атауды сипаттамадан бөлу үшін.

• Динамикалық сипаттаманы негізгі ретінде пайдалану. Бұл дәлсіздіктерге және қате есепке әкелуі мүмкін, себебі динамикалық сипаттамалар жиі өзгеріп тұрады және тауардың тұрақты идентификаторы бола алмайды.

• Сипаттамалардың сәйкес келмеуі. Бір сипаттаманың әртүрлі жазылымдарымен жасалуы, мысалы, «жасыл», «Жасыл», «жасылқызыл», «жасылдар», «жас.» сайтта шатасуға әкеледі және тауарларды іздеуді қиындатады.

• Қысқартуларды пайдалану. «Тел.Xi.Қызыл.128» сияқты атауларды пайдаланушылар түсінуі қиын, және олар іздеу жүйелері үшін оңтайландырылмаған. Қалыпты атаулар қажет болған кезде, барлық тауарларды қайта жасау немесе бөлек атаулар жасау қажет болады.

Бұл мәселелерден аулақ болу үшін тауарларды дұрыс классификациялау, түсінікті, үйлесімді атаулар мен сипаттамаларды пайдалану және артық қысқартулардан аулақ болу маңызды. Бұл пайдаланушы тәжірибесін жақсартады және тауарлық ассортиментті басқаруды жеңілдетеді.

8. Чектерде тауарлардың орнына санаттарды сату

Тауарларды фискалдық чектерде нақты атаулардың орнына санаттар арқылы сату салық заңнамасын бұзу болып табылады. Мұндай практика Қазақстан Республикасының бақылау-касса машиналары туралы заңына және есептік құжаттардың формасы мен мазмұны туралы ережеге сәйкес келмейді.

Осы құжаттарға сәйкес, фискалдық чек сатылған барлық тауарлар (қызметтер) туралы нақты және егжей-тегжейлі ақпаратты қамтуы керек, оның ішінде атауы, саны, бағасы және жалпы сатып алу сомасы. Осы ақпаратсыз дұрыс есеп жүргізу мүмкін емес, бұл салық органдарының айыппұлдары мен басқа санкцияларына әкелуі мүмкін.

Мұндай әдіс сонымен қатар дұрыс есеп жүргізуді қиындатады. Тауарларды бөлшектемей, олардың өзіндік құнын нақты анықтау мүмкін емес. Мысалы, белгілі бір санаттағы сатылған тауарлардың қанша данасы сатылғанын білмесеңіз, келесі жолы қанша сатып алу керектігін анықтау қиын болады, немесе сатылған тауарлардың нақты құны қандай екенін білу қиын болады.

Адамдар бұл схеманы әртүрлі себептермен қолдануы мүмкін. Кәсіпкерлер көбінесе тауарларды жүйеге енгізу үшін уақыты мен күш-жігерін жұмсамағандықтан осыған жүгінеді, өйткені сатылған барлық тауарларды егжей-тегжейлеу көп уақыт пен күш-жігерді талап етеді. Басқалары бұл арқылы салық төлеуден жалтарғысы келеді, сатылған тауарлардың егжей-тегжейін көрсетпей, кірістерін жасыру оңайырақ деп санайды. Кейбіреулері фискалдық чектерді ресімдеудің талаптарын білмейді немесе ережелерді немқұрайлықпен елемейді.

Адал және ашық есеп жүргізу бизнес пен клиенттердің сенімі үшін маңызды шарт болып табылады. Күмәнді схемаларды пайдаланудың орнына, есеп жүргізуге және қажетті салықтарды төлеуге дұрыс назар аудару жақсырақ, бұл сіздің бизнесіңіздің тұрақтылығы мен беделін қамтамасыз етеді.

9. Есеп параметрлерін дұрыс баптамау

Есеп параметрлерін олардың жүйеге әсерін дұрыс түсінбей баптау дұрыс емес деректер мен есеп жүргізуде қиындықтарға әкелуі мүмкін. Мысалы, клиенттер жиі тауардың атауының бүкілін оның сипаттамасына енгізеді, бағдарламаның есепке алу кезінде. Содан кейін тауар санаттарын жасау үшін барлық қате сипаттамалары бар тауарларды қайта жазу керек.

Оптималды тәсіл - жеткізушіден дұрыс толтырылған тауар базасы бар файл сұрау. Егер мұндай файл жоқ болса немесе ол дұрыс жасалмаса, тауар санаттарын Excel кестесінде емес, Торгсофт есепке алу бағдарламасында енгізу оңайырақ, сонда дұрыс базамен жұмыс істеу ыңғайлы болады.

Торгсофт бағдарламасындағы есеп параметрлерін дұрыс баптамау дүкеннің жұмысына әсер ететін әртүрлі мәселелерге әкелуі мүмкін. Сондықтан есепке алу кезінде «Тауартану - Тауар түрі» мәзіріндегі параметрлерге назар аударыңыз.

Тауар санаттарын баптаудағы негізгі қателіктер

Тауар түрлерінің анықтамалығының дұрыс құрылымы болмауы

Анықтамалықта тауарлардың нақты иерархиясының болмауы тауарларды іздеуді және сүзуді қиындатады. Жалпы тауар түрлері (жоғарғы деңгейлер) және нақты тауар түрлері (төменгі деңгейлер) бар анықтамалықты құру бойынша ұсыныстарды ұстаныңыз. Мысалы, жоғарғы деңгей - «Киім», төменгі деңгей - «Сыртқы киім», тағы төмен - «Куртка», «Пальто».

Тауар түрлерінің өте жалпы атаулары

Тауар туралы нақты түсінік бермейтін өте жалпы атауларды пайдалану. Тауардың негізгі сипаттамаларын көрсететін нақты атауларды қолданыңыз. Мысалы, «Аяқ киім» орнына «Спорттық аяқ киім» немесе «Ерлердің аяқ киімі» қолданыңыз.

Тауар атауында барлық деңгейдегі иерархияны пайдалану

Тауарлардың атауларының тым ұзын болуы барлық деңгейдегі иерархияны атауға енгізудің нәтижесі. Тауар атауында тек ағаштың төменгі бұтағы болуы керек. Мысалы, «Куртка» тауары үшін атауға «Киім» және «Сыртқы киім» енгізбеңіз.

Бағаларды дөңгелектеудің дұрыс емес баптаулары

Дөңгелектеу параметрлерінің дұрыс бапталмауы бағаның дұрыс есептелуіне әкелуі мүмкін. Әр тауар түріне бағаларды дөңгелектеудің тиісті әдісін таңдаңыз. Қазақстанда қолма-қол есеп айырысу операциялары үшін ККМ пайдаланатын кәсіпкерлер сатып алу сомасын дөңгелектеуі тиіс. Дөңгелектеу ережелеріне сәйкес 1-ден 4-ке дейін тиынмен аяқталатын сома 0 тиынмен аяқталатын жақын сомаға дейін азайтылады, ал 5-тен 9-ға дейін тиынмен аяқталатын сома 0 тиынмен аяқталатын жақын сомаға дейін көбейтіледі. Мысалы, 12,34 теңге 12,30 теңгеге дөңгелектенеді, ал 12,35 теңге 12,40 теңгеге дейін дөңгелектенеді. Дөңгелектеу чектің жалпы сомасына қолданылады, әрбір позицияға жеке емес.

Қосымша сипаттамаларды елемеу

Әр тауар түрі үшін қажетті сипаттамаларды іске қосыңыз, тауар картасында тауар туралы егжей-тегжейлі ақпарат алу үшін, мысалы, өндіруші, артикул, маусым, түс, материал және т.б.

Сериялы нөмірлерді бақылаудың болмауы

Кепілдік тауарлар үшін сериялы нөмірлерді есепке алу функциясын іске қосыңыз. Мұндай тауарларды сату тауарлық қорларды есепке алуды талап етеді.

Жеңілдіктердің дұрыс емес баптаулары

Максималды жеңілдіктерді дұрыс баптамау қаржылық шығындарға әкелуі мүмкін. Әр тауар түріне максималды жеңілдіктер орнатыңыз, тауарды өзіндік құнынан төмен сатудан аулақ болу үшін.

Фискалдық есепке алу және ҚҚС параметрлерінің болмауы

Салық салу жүйеңізге сәйкес әр тауар түрі үшін фискалдық есепке алу және ҚҚС есепке алу параметрлерін тексеріп, баптаңыз.

Бұл қателіктерден аулақ болу арқылы, есеп бағдарламасымен жұмыс тиімділігін және дәлдігін қамтамасыз ете аласыз, бұл барлық бизнес процесіне оң әсерін тигізеді.