Контрагенттер мен жеткізушілер: каталогты қатесіз қалай сақтау керек

Torgsoft жүйесінде контрагенттер анықтамалығын дұрыс жүргізу бойынша есеп пен құжаттардың дәлдігін қамтамасыз етуге арналған, техникалық құжаттама мен пайдаланушылар сұраныстары негізінде дайындалған толық нұсқаулық.

1. Torgsoft жүйесінде "Контрагент" ұғымын түсіну

Torgsoft жүйесінде "Контрагент" ұғымы жалпылама болып табылады. Бұл — тауар-ақша балансы жүргізілетін кез келген тұлға (жеке немесе заңды). Анықтамалықта олар Серіктестік түрі және пиктограммалар бойынша ажыратылады:

• Сатып алушылар (Клиенттер) — "себет" белгішесімен белгіленеді.

• Жеткізушілер — "қорап" белгішесімен белгіленеді.

• Жеткізуші-сатып алушы (аралас түр) — "себеті бар қорап" белгішесімен белгіленеді. Бұл — бір уақытта тауар жеткізіп, оны сатып ала алатын контрагенттер.

2. Жеткізуші карточкасын жасау және баптау

Қаржылық құжаттар мен салықтық жүкқұжаттардағы қателердің алдын алу үшін карточканы жасағанда барлық деректемелерді толықтыру өте маңызды.

Жолы: Баптаулар — Контрагент (немесе Баптаулар — Жеткізуші) — Қосу батырмасы.

Толтыруға арналған негізгі қойындылар:

1. "Жалпы" қойындысы:

•    Атауы. Құжаттарда көрсетілуі тиіс ресми атауды енгізіңіз.

•    Валюта. Өзара есеп айырысу жүргізілетін валютаны міндетті түрде көрсетіңіз. Егер тауарды доллармен сатып алып, ал гривнаны көрсетсеңіз, серіктестермен баланс дұрыс болмайды.

•    Байланыстар. Телефон және e-mail жеткізушіге тапсырыстарды автоматты түрде жіберу үшін маңызды.

2. "Қосымша" қойындысы (құжаттар үшін өте маңызды):

•    Серіктестік түрі. "Жеткізуші" таңдаңыз. Бұл контрагенттің штрих-кодының қалыптасуына әсер етеді (жеткізушілер үшін онда лицензия нөмірі болмайды).

•    Жауапкершілік түрі. Тізімнен таңдаңыз (Жеке тұлға, ИП (Индивидуальный предприниматель), Заңды тұлға).

•    Салықтық жүкқұжат үшін деректер. СТН (ИНН), ҚҚС куәлігінің нөмірі, ЕДРПОУ толтырыңыз. Бұл өрістер бос болса, сіз салықтық жүкқұжатты немесе сенімхатты дұрыс қалыптастыра алмайсыз.

•    Резиденттік. Егер жеткізуші резидент емес болса, тиісті белгіні алып тастап, тіркелген елін көрсетіңіз.

3. "Есеп айырысу шоты" қойындысы:

•    Жеткізушінің банк деректемелерін қосыңыз (МФО, шот нөмірі). Бұл төлем тапсырмаларын жасағанда оларды автоматты түрде тартуға мүмкіндік береді.

4. "Бастапқы қарыздар" қойындысы:

•    Егер жұмысты нөлден бастамасаңыз, ағымдағы қарызды енгізіңіз (Түрі: "Мен қарызбын" немесе "Маған қарыз"). Қарыз валютасын міндетті түрде көрсетіңіз.

3. Қайталануды және қателерді болдырмау

Жиі қате — контрагенттердің дубльдерін жасау (мысалы, "ТОВ Продукти" және "Продукти ТОВ"), бұл баланс бойынша шатасуға әкеледі ("дебиторка" біреуінде, "кредиторка" екіншісінде).

• Дубльдерді қалай түзетуге болады. "Таңдалғанмен біріктіру" функциясын пайдаланыңыз.

1. Дұрыс контрагентті таңдаңыз (ол қалады).

2. Біріктіру үшін Таңдау батырмасын басыңыз.

3. Алып тастау керек контрагентті таңдаңыз.

4. Таңдалғанмен біріктіру батырмасын басыңыз. Барлық тарих (жүкқұжаттар, төлемдер) негізгі контрагентке көшіріледі. Маңызды: бұл әрекетті болдырмау мүмкін емес.

• Жоймаңыз, әрекеттен шығарыңыз. Егер жеткізушімен жұмыс тоқтаса да, операциялар тарихы болса, оны жоймаңыз (егер құжаттар бар болса, жүйе бұған да рұқсат бермейді). Оның орнына "Контрагентті әрекеттен шығару" батырмасын басыңыз. Ол "Белсенді емес" қойындысына ауысады және таңдау тізімдеріне кедергі келтірмейді, бірақ тарих сақталады.

4. Құжаттармен және төлемдермен жұмыс

"Серіктестермен баланс" есебіндегі айырмашылықтардың алдын алу үшін:

1. Төлемдерді жүкқұжаттарға байлау. Қаржылық құжатты (жеткізушіге төлем) жасағанда, оны Тауар кірісі нысаны арқылы — Жеткізушіге төлем енгізу батырмасы арқылы немесе Кіріс жүкқұжаттары тізілімі арқылы жасаған дұрыс. Сонда төлем нақты жүкқұжатқа қатаң түрде байланады. Жиі қате: байланыссыз "еркін" қаржылық құжат жасау. Бұл жүкқұжат төленбеген болып көрініп, ал ақша кетіп қалған жағдайға әкелуі мүмкін.

2. Валюталық операциялар. Егер тауар валютада келіп, ал сіз гривнамен төлесеңіз, контрагент карточкасында және кіріс құжатында валютаны дұрыс баптауды міндетті түрде қолданыңыз. Егер кросс-курс валюта анықтамалығына енгізілсе, бағдарлама оны автоматты түрде қайта есептейді.

3. Тауарды қайтару. Құжат — Жеткізушіге тауарды қайтару арқылы рәсімдеңіз. Жеткізілімдер тізімінен Таңдау батырмасын пайдаланып, тауарды нақты партиядан дұрыс сатып алу бағасымен есептен шығарыңыз.

5. Талдау және бақылау

Деректерді енгізу қателерін анықтау үшін есеп айырысу жағдайын тұрақты түрде тексеріп тұрыңыз:

• Серіктестермен баланс. (Төлем — Серіктестермен баланс). "Серіктестік түрі" және "Валюта" сүзгілерін қолданыңыз. Егер күтпеген мәндер болса, Өзара есеп айырысу карточкасын ашыңыз (тізімі бар парақ түріндегі батырма).

• Сатып алу бағаларын талдау. Тауар карточкасында немесе кіріс жүкқұжатында Барлық бағалар (Тауар жеткізілімдерінің бағалары) батырмасы бар, ол жеткізуші бағаларының өзгеру тарихын көрсетеді.

Қорытынды. Қателердің алдын алу үшін чек-лист

1. [ ] Контрагент карточкасындағы "Салықтық жүкқұжат үшін деректер" бөліміндегі барлық өрістер толтырылған.

2. [ ] Өзара есеп айырысудың дұрыс валютасы көрсетілген.

3. [ ] Контрагент дубльдері біріктірілген, ескіргендері — әрекеттен шығарылған.

4. [ ] Төлемдер мүмкін болған жерде кіріс жүкқұжаттарының негізінде жасалады, жеке құжат ретінде емес.

5. [ ] Шот-фактураларды импорттағанда номенклатураны дәл сәйкестендіру үшін тауар карточкасында "Жеткізушінің ішкі коды" қолданылады.