Шығындар бойынша шот-фактура: жасау, өңдеу және қателерді түзету

Шығыс жүкқұжаты деген не және қашан қажет

Шығыс жүкқұжаты — сатушыдан сатып алушыға тауарлық-материалдық құндылықтардың берілгенін және қоймадан есептен шығарылғанын растайтын бастапқы құжат.

«Торгсофт» бағдарламасында шығыс жүкқұжаты бірнеше функция атқарады:

• Сатуды тіркеу. Тауардың қоймадан шыққанын және клиенттің меншігіне өткенін растайды.

• Қоймалық есеп. Оның негізінде тауар бағдарламадағы қалдықтан есептен шығарылады (қоймадағы саны азаяды).

• Қаржылық есеп. Төлем әлі түспесе, клиенттің сатушыға қарызының пайда болуына негіз болады, ал алдын ала төлем болса, міндеттемені жабуға негіз болады.

Қашан қажет:

• Тауарды сатып алушыға жөнелткенде (әсіресе көтерме саудада немесе интернет-дүкен арқылы).

• Жеткізу қызметі арқылы жіберілетін сәлемдеменің құрамын растау үшін (мысалы, Нова Пошта) — оның негізінде ТТН жасауға болады.

• Сатып алушының бухгалтериясына ілеспе құжат ретінде (ол тауарды өзінде кіріске ала алуы үшін).

• Ішкі есептілік пен қоймашылар/менеджерлер жұмысына бақылау үшін.

Шығыс жүкқұжатын қалай дұрыс толтыру керек: қадамдық нұсқаулық

«Торгсофт» бағдарламасында шығыс жүкқұжаты көбіне «Шот жазып сауда жасау» режимінде жасалады.

Қадамдық нұсқаулық:

1. Құжатты құру:

•    Құжат — Шот жазып сауда жасау мәзіріне кіріңіз.

•    Шығыс жүкқұжаты қойындысына өтіңіз.

•    Шығыс жүкқұжатын құру түймесін басыңыз (әдетте алдын ала жазылған Шоттың негізінде жасалады, сондықтан тауарлар автоматты түрде көшіріледі).

•    Балама түрде, шотсыз да құруға болады: «Шығыс жүкқұжаты» қойындысында тікелей Қосу түймесін басыңыз.

2. Жүкқұжаттың «тақырыбын» толтыру:

•    Нөмірі мен күні. Бағдарлама автоматты түрде ұсынады, бірақ өзгертуге болады (мысалы, құжатты өткен күнмен жүргізсеңіз).

•    Кәсіпорын. Қай ИП (Индивидуальный предприниматель) немесе заңды тұлға атынан сату жасалатынын таңдаңыз.

•    Алушы (Клиент). Анықтамалықтан клиентті таңдаңыз. Бұл өзара есеп айырысу балансын жүргізу үшін маңызды.

•    Төлеу мерзімі. Төлемнің соңғы мерзімін көрсетіңіз (егер кейінге қалдыру берілсе).

3. Тауарларды қосу:

•    Егер жүкқұжат Шоттың негізінде құрылса, тауарлар автоматты түрде көшіріледі.

•    Егер нөлден құрып немесе түзетсеңіз: тауардың штрих-кодын сканерлеңіз немесе қоймадан қолмен таңдаңыз. Тізімде тауар санын тікелей өзгертуге болады.

4. Төлем енгізу (құру кезеңінде міндетті емес):

•    Егер клиент бірден төлесе, Тауар үшін төлем енгізу түймесін басыңыз.

•    Таңдауға болады: қолма-қол ақша (касса) немесе қолма-қолсыз есеп айырысу (есеп айырысу шоты).

5. Басып шығару және сақтау:

•    Деректерді тексергеннен кейін Жазу түймесін басыңыз.

•    Басып шығару үшін Жүкқұжатты басып шығару түймесін басып, қажетті шаблонды таңдаңыз (стандартты жүкқұжат және т.б.).

ИП (Индивидуальный предприниматель) үшін шығыс жүкқұжаты: қажет пе және қалай дұрыс рәсімдеу керек

Қажет пе? Иә, бұл өте маңызды.

1. Тауардың шығу тегін растау. Тауар қорларын есепке алатын ИП (Индивидуальный предприниматель) (Қаржы министрлігінің №496 бұйрығына сәйкес) тауардың кірісі мен шығысына бастапқы құжаттарды ұстауға міндетті. Шығыс жүкқұжаты шығысты тіркейтін құжат болып саналады.

2. Фискализация. Егер ИП (Индивидуальный предприниматель) ККМ/ККМ қолданса, шығыс жүкқұжаты фискалдық чекті қалыптастыруға негіз болуы мүмкін (мысалы, кейін төлеу немесе алдын ала төлем кезінде).

Қалай рәсімдеу керек: «Торгсофт» ішінде «Тауар қорларын есепке алу формасы» деген арнайы режим бар, ол ИП (Индивидуальный предприниматель) үшін есептілікке шығыс жүкқұжаттарындағы деректерді автоматты түрде тартады. Рәсімдеу кезінде маңыздысы:

• Құжаттың нақты күні мен нөмірін көрсету.

• Қай Кәсіпорын (ИП) атынан жөнелтілім жүріп жатқанын дұрыс таңдау, әсіресе бір базада бірнеше кәсіпкердің есебі жүргізілсе.

• Егер тауар ҚҚС-пен сатылса (ҚҚС төлеуші ИП үшін), жүкқұжатта салық сомасы бөлек көрсетілуі керек. Ол үшін тауар баптауларында «ҚҚС салынады» белгісі қосулы болуы қажет.

Шығыс жүкқұжат үлгісі: қайдан жүктеуге болады және мысал

«Торгсофт» бағдарламасында сізге интернеттен үлгілерді іздеудің де, жүктеудің де қажеті жоқ — олар жүйеге кіріктірілген, әрі оларды өңдеуге немесе экспорттауға болады.

Бағдарламада қайдан табуға болады:

1. Баптаулар — Басып шығару үлгілерінің баптаулары мәзірі.

2. Бөлшек шығыс жүкқұжаты (реализация) немесе Шығыс жүкқұжаты (Шот жазып сауда жасау) бөлімі.

Үлгілер мүмкіндіктері:

• Компания логотипін қосуға болады.

• Қосымша өрістерді қосуға болады: мысалы, «Клиент қарызы», «Пікір», «Жеткізу шарттары», «Құжаттың штрих-коды».

• Бағаларды валютада немесе ұлттық валютада көрсетуін баптауға болады.

Файлды қалай алу керек (экспорт): Егер клиентке жіберу немесе басқа компьютерде басып шығару үшін файл қажет болса:

1. Жүкқұжатты қалыптастырыңыз ( Басып шығару түймесі).

2. Алдын ала қарау терезесінде Экспорт түймесін басыңыз.

3. Форматты таңдаңыз: Excel (XLS), PDF, JPEG және файлды компьютерге сақтаңыз.

Шығыс жүкқұжаттардағы қателер: салдары және түзету

Шығыс жүкқұжаттардағы қателер қоймада сәйкессіздікке («минус»), пайданың және клиент қарыздарының қате есептелуіне әкеледі.

Жиі кездесетін қателер және шешімдері:

1. Тауарды «минусқа» есептен шығару (теріс қалдықтар).

•    Салдары. Құжаттар бойынша тауар сатылған, бірақ кіріс құжатында болмаған. Бұл өзіндік құн мен пайданың бұрмалануына әкеледі.

•    Қалай түзетуге болады. Мәселелі тауар бойынша түгендеу жүргізіңіз немесе жойылған кіріс жүкқұжатын тауып/қалпына келтіріңіз. Тауар басқа жүкқұжатта қате сатылып кетпегенін тексеріңіз.

2. Пересорт (қате тауар/өлшем сатылды).

•    Салдары. Бір тауар жетіспейді, ал екіншісі артық болып қалады.

•    Қалай түзетуге болады. Сатып алушыдан қате тауарды қайтаруды құжатпен рәсімдеп, дұрыс тауармен жаңа шығыс жүкқұжатын жасаңыз.

3. Төленбеген жүкқұжат (қарыздар ілініп тұр).

•    Салдары. Есептерде клиент қарыз деп көрсетіледі, бірақ ол төлем жасаған.

•    Қалай түзетуге болады. Шығыс жүкқұжаты қойындысына кіріп, Тауар үшін төлем енгізу түймесін басыңыз немесе қате болса, Төлемді болдырмау түймесін басып, төлемді дұрыс енгізіңіз.

4. Қате баға немесе сома (ҚҚС/дөңгелектеу мәселелері).

•    Салдары. Бухгалтериямен немесе салықтық құжаттармен сәйкессіздік пайда болады.

•    Қалай түзетуге болады. Салықтардың дұрыс көрсетілуі үшін сомаларды теңшеуге мүмкіндік беретін ҚҚС-пен басып шығаруға арналған жүкқұжат бағасын түзету функциясын қолданыңыз.

5. Жүкқұжатты дұрыс емес шаблонмен немесе дұрыс емес принтерге басып шығару.

•    Салдары. Клиент реквизиттері жоқ немесе оқылмайтын құжат алады.

•    Қалай түзетуге болады. Баптаулар — Принтерлерді таңдау мәзіріндегі параметрлерді тексеріңіз. Шығыс жүкқұжаты үшін дұрыс шаблон таңдалғанына көз жеткізіңіз (мысалы, чек принтері емес, А4).

6. Төлемдерді болдырмай жүкқұжатты жою.

•    Салдары. Жүйеде «ілініп қалған» ақша (анықталмаған төлемдер) және клиентпен баланс бұзылады.

•    Қалай түзетуге болады. Жүкқұжатты жоймас бұрын әрқашан алдымен Төлемді болдырмау түймесін басыңыз, содан кейін ғана құжатты жойыңыз. Егер бұл болып қойған болса, Клиент төлемдері — Анықталмаған төлемдер қойындысын тексеріп, бәрін реттеңіз.