Torgsoft компаниясындағы жеткізушілерді басқару: барлық мүмкіндіктер

«Торгсофт» бағдарламасы жеткізушілермен толыққанды жұмысты ұйымдастыруға арналған құралдардың кең тізімін ұсынады: серіктес картасын құру және тауарға автоматтандырылған тапсырыс беруден бастап күрделі қаржылық өзара есеп айырысулар мен табыстылық талдауына дейін.

Төменде жеткізушілермен жұмыс істеуге арналған бағдарламаның барлық мүмкіндіктеріне бизнес-процестер кезеңдері бойынша топтастырылған толық шолу берілген.

1. Жеткізушілер базасын жүргізу

Жұмыс «Баптаулар - Контрагент» мәзірінде серіктес картасын жасаудан басталады.

• Серіктестік түрлері. Контрагентті «Жеткізуші», «Сатып алушы» немесе «Жеткізуші-сатып алушы» (егер сіз одан сатып алып та, оған сатып та жіберсеңіз) ретінде анықтай аласыз.

• Валюта. Әрбір жеткізуші үшін өзара есеп айырысу валютасын (мысалы, доллар, еуро) орнатуға болады. Бұл сатылымдар ұлттық валютада жүргізілсе де, сатып алу валютасында балансты жүргізуге мүмкіндік береді.

• Бастапқы қарыздар. Жұмысты бастағанда бастапқы қарызды енгізуге болады (кім кімге қарыз: «Мен қарызбын» немесе «Маған қарыз»).

• Құжаттар мен деректемелер. Контрагенттің жеке куәлік деректерін, банктік шоттарын және басқа құжаттарын сақтауға мүмкіндік бар.

2. Тауарды сатып алу және кіріске алу

Негізгі құжат «Тауар кірісі» ( «Құжат - Тауар кірісі» мәзірі).

• Жүкқұжатты құру. Тексеруді жеңілдету үшін жеткізушінің жүкқұжат нөмірін көрсете аласыз, сатып алу бағаларын (оның ішінде валютада) орната аласыз және үстеме бағаға сүйене отырып бөлшек бағаларды есептей аласыз.

• Жүкқұжаттарды импорттау. Егер жеткізуші жүкқұжаттарды электрондық түрде (Excel) берсе, оларды «Тауарды импорттау» функциясы арқылы бағдарламаға импорттауға болады. Бұл тауар карталарын автоматты түрде жасауға, бағаларды жүктеуге және тауарды қолмен енгізусіз кіріске алуға мүмкіндік береді.

• Шығындарды бөлу. Қосымша шығындарды (мысалы, жеткізу, кедендік рәсімдеу) жүкқұжатқа енгізіп, тауардың өзіндік құнына бөлуге болады, осылайша нақты «есептік бағаны» алуға мүмкіндік береді.

• «Жеткізуші қоймасы» опциясы. Жеткізушілердің прайс-парақтарын (қолмен немесе FTP арқылы автоматты түрде) жүктеуге, тауарды өз балансыңызға кіріске алмай-ақ олардың өзекті қалдықтары мен бағаларын көруге, сондай-ақ осы деректер негізінде тапсырыс қалыптастыруға мүмкіндік береді.

3. Тапсырыстарды қалыптастыру

Бағдарлама «Құжат - Жеткізушіге тапсырысты қалыптастыру» мәзірі арқылы қорларды толықтыру процесін автоматтандыруға көмектеседі.

• Автоматты есептеу. Жүйе қалдықтар мен сатылымдарды талдап, нені және қандай мөлшерде тапсырыс беру керектігін ұсынады. Есептеу минималды қалдықтарға немесе белгілі бір кезеңдегі сатылым жылдамдығына негізделуі мүмкін.

• Ең тиімді бағаны талдау. Бағдарлама алдыңғы жеткізілімдерді талдап, нақты тауар бойынша ең төмен баға қай жеткізушіде болғанын көрсете алады.

• Тапсырысқа тыйым салу. Белгілі бір жеткізушілерден кейбір тауарларды тапсырыс беруге тыйым орнатуға болады.

• Тапсырысты жіберу. Қалыптастырылған тапсырысты Excel-ге экспорттауға немесе бағдарлама ішінен тікелей e-mail арқылы жіберуге болады.

4. Өзара есеп айырысу және қаржы

Қаржылық блок қарыздар мен төлемдерді «Төлем - Серіктестермен баланс» мәзірі арқылы бақылауға мүмкіндік береді.

• Тауар-ақша балансы. Бағдарлама сіз қанша тауар алғаныңызды және қанша ақша төлегеніңізді автоматты түрде есептейді. Баланс жеткізілімдер жүргізілген валюталарда есептеледі.

• Жеткізушіге төлем. Нақты жүкқұжаттар бойынша төлем енгізуге немесе жалпы қарызды өтеуге болады. Төлемді кассадан қолма-қол немесе есеп айырысу шотынан жасауға болады.

• Өткізуге алынған тауар. Егер сіз тауарды өткізуге алсаңыз, «Өткізуге алынған жеткізуші тауарының сатылымын талдау» функциясы белгілі бір кезеңде нақты сатылған тауар үшін ғана жеткізушіге қанша қарыз екеніңізді есептеуге мүмкіндік береді. Есептеу FIFO әдісі бойынша (бірінші келді — бірінші кетті) нақты сатып алу бағаларымен жүргізіледі.

5. Тауарды қайтару

• Жеткізушіге қайтару. Сапалы тауарды (мысалы, маусымнан тыс немесе нашар өтетін) «Құжат - Жеткізушіге тауарды қайтару» мәзірі арқылы рәсімдей аласыз. Тауар қоймадан есептен шығарылады, ал жеткізуші алдындағы қарызыңыз азаяды.

• Ақаулы тауарды қайтару. Ақаулы тауар үшін «Ақауды қайтару» (ақауды есептен шығару актісі) деген бөлек құжат бар, ол да өзара есеп айырысуды түзетеді.

6. Талдау және есептер

Бағдарлама жеткізушілермен жұмыстың тиімділігін талдауға арналған қуатты құралдарды «Талдау» және «Қойма» мәзірлерінде ұсынады.

• Жеткізушілер бойынша түсімді талдау қай жеткізушінің тауарлары ең көп пайда әкелетінін, сатылым көлемін, сатылған тауардың өзіндік құнын және қайтарым сомасын көрсетеді.

• Айналым ведомосы белгілі бір күнге нақты жеткізушінің тауар қалдықтарын (саны және өзіндік құн сомасы бойынша) көруге мүмкіндік береді.

• Мерзімдер бойынша қалдықтарды талдау нақты жеткізушінің қоймада ұзақ жатқан тауарын анықтауға мүмкіндік береді (сақтау және өткізу мерзімдері бойынша талдау).

• Өзара есеп айырысу картасы таңдалған кезеңдегі нақты контрагентпен барлық операциялар (кіріске алу, төлем, қайтару) бойынша толық есеп.

7. Өткізуге алынған тауармен жұмыс (Комиссиялық сауда)

Егер сіз жеткізушіден тауарды тек сатылғаннан кейін төлеу шартымен алсаңыз, бағдарламада арнайы құралдар бар:

• Өткізуге алынған жеткізуші тауарының сатылымын талдау. Бұл режим жеткізуші алдындағы қарызды тек нақты сатылған тауар бойынша дәл есептеуге мүмкіндік береді. Бағдарлама FIFO әдісін (бірінші келді — бірінші кетті) қолданып, тауардың қай партиядан (және қандай сатып алу бағасымен) сатылғанын анықтайды. Бұл сатып алу бағалары өзгерген жағдайда артық төлемдерден сақтайды.

• Комитентті хабардар ету. Бұл автоматты функция жеткізушіге (комитентке) оның тауары сатылғаны туралы SMS немесе e-mail хабарлама жібереді. Хабарлама үлгісін баптауға болады, және ол чек жабылған кезде автоматты түрде жіберіледі.

8. Тапсырыстар мен ассортиментті кеңейтілген басқару

• Жеткізуші қоймасы (және FTP-синхрондау). Жеткізушінің прайс-парағын (қалдықтары мен бағаларымен) бағдарламаның бөлек буфер аймағына ("Жеткізуші қоймасы") жүктей аласыз. Бұл жеткізушіде не барын, оны сіздің қалдықтарыңызбен араластырмай көруге мүмкіндік береді. Бұдан бөлек, осы прайстарды FTP-сервер арқылы кесте бойынша автоматты жүктеуді баптауға болады. Бұл режимнен жоқ позициялар бойынша тікелей тапсырыс қалыптастыруға болады.

• Тапсырысқа тыйым салу. Егер белгілі бір тауар сапасыз немесе проблемалы болып шықса, «Жеткізушіден тапсырыс беруге тыйым салынған» деген белгіні қоя аласыз. Мұндай тауар автоматты тапсырыс қалыптастыру есептеріне кірмейді, бұл менеджерді қате сатып алудан қорғайды.

• Жеткізушінің ішкі коды. Тауар картасында «Жеткізушінің ішкі коды» деген арнайы өріс бар. Бұл сіздің артикулыңызды жеткізуші базасындағы артикулмен байланыстыруға мүмкіндік береді. Бұл сіздің атауларыңыз немесе тауар кодтарыңыз жеткізуші прайсындағыдан айырмашылығы болса, жүкқұжаттарды дұрыс импорттау үшін өте маңызды.

9. Қаржылық жоспарлау және арнайы есептеулер

• Коллекцияға тапсырыс. Бұл режим алдын ала тапсырыстар бойынша (мысалы, маусымдық киім коллекцияларын сатып алғанда) жеткізушілерге төлем кестесін жоспарлауға мүмкіндік береді. Болашақ қаржылық міндеттемелерді бақылау үшін тапсырыс сомасын, валютасын және төлем мерзімдерін тіркейсіз.

• Бөлшек бағадан сатып алу бағасын есептеу. Егер сіз «ұсынылатын бөлшек баға минус пайыз» схемасымен жұмыс істесеңіз, «Сатып алу бағаларын есептеу» режимін қолдана аласыз. Пайызды көрсетесіз, ал бағдарлама сатып алу бағасын бөлшек бағаға негіздеп автоматты түрде есептейді.

• Өзіндік құндағы қосымша шығындар. Кіріс жүкқұжатында тек тауар бағасын ғана емес, сонымен қатар үстеме шығындарды (жеткізу, кедендік рәсімдеу) да көрсетуге болады. Бағдарлама оларды қалай есепке алуды таңдауға мүмкіндік береді: өзіндік құнға қосу (есептік бағасын арттырады) немесе бағаға әсер етпейтін, бірақ таза пайданы азайтатын бөлек қаржылық шығын ретінде тіркеу.

10. Қателерді түзету және қайта бөлу

• Қателер диагностикасы (Бастапқы қалдық тауарлары). Егер жұмысты бастағанда тауарды «Бастапқы қалдықтар» ретінде (жеткізушіге байламай) енгізіп, кейін тәртіпке келтіргіңіз келсе, «Қателер диагностикасы» режимі бұл тауарларды нақты жеткізушілерге автоматты түрде қайта бөлуге мүмкіндік береді. Бұл брендтер бойынша табыстылық талдауын түзетеді.

• Сатып алу бағаларын түзету. Жабылған жүкқұжаттарда сатып алу бағаларын жаппай өзгертуге мүмкіндік береді (мысалы, жеткізуші кейіннен жеңілдік бергенде немесе оператор қателік жібергенде).

• Карталарды біріктіру. Егер сіз қателесіп жеткізушінің дублін жасап қойсаңыз, оларды өзара есеп айырысу тарихын сақтай отырып бір картаға біріктіруге болады.

11. Партиялар бойынша терең талдау (Batch Tracking)

• Тауар жеткізілімдері анықтамалығы (Партиялар). Бірнеше кіріс жүкқұжатын бір «Жеткізілім партиясына» біріктіруге болады (мысалы, «Ақпандағы Қытайдан контейнер»). Бұл табыстылықты жеке жүкқұжаттар бойынша емес, бүкіл партия бойынша талдауға мүмкіндік береді.

• Жеткізілім партиялары бойынша тауар қозғалысын талдау. Нақты жеткізілімнің толық өмірлік циклін көрсететін толық есеп: қашан келді, қаншасы сатылды, қаншасы қайтарылды, осы партияның ағымдағы қалдығы және одан түскен түсім.

12. Құжаттық рәсімдеу

• Сапа сертификаттары. Тауар картасына жарамдылық мерзімі бар сапа сертификаттарын тіркеуге болады. Бұл жеткізушіден алынған құжаттары жарамды тауарларды және мерзімі жақындап қалғандарын бақылауға мүмкіндік береді.

• Ақауды қайтару. Ақаулы тауарды есептен шығарып, оны жеткізушіге қайтарудың жеке рәсімі. Бұл қарапайым қайтарудан айырмашылығы, сапасыз өнім фактісін кейінгі келіссөздер үшін тіркейді.

13. Қосымша мүмкіндіктер

• Валюталық есеп. Сатып алу бағаларын валюта бағамына байлау мүмкіндігі. Бағам өзгерген кезде өзіндік құн мен бөлшек бағаларды автоматты түрде қайта есептеуге болады.

• Жүкқұжаттарды көшіру. Кіріс жүкқұжаттарының арасында тауарларды көшіру функциясы тауар қате жеткізушіге кіріске алынған жағдайда есеп қателерін түзетуге мүмкіндік береді.

Бұл құралдар жеткізушілермен өзара әрекеттесу циклін толық бақылауға мүмкіндік береді: сатып алуды жоспарлаудан бастап толық қаржылық есеп айырысуға және ынтымақтастықтың рентабельділігін талдауға дейін.