Қызметкерлермен өзара есеп айырысу: тауарлар үшін қарыздарды жалақыдан ұстап қалу

Бөлшек саудада қызметкерлер жиі өз дүкенінен тауарды "қарызға" алады, кейін оның құнын жалақысынан ұстап қалу шартымен сатып алады. Бұл процестің қиындығы екі жақты бақылау қажеттілігінде: иесі тауардың сатылымын тіркеуі керек, сонда ол қоймадан дұрыс есептен шығарылады, сонымен қатар жалақыны есептеу және төлеу кезінде қарыздың нақты сомасын ұстап қалуды ұмытпауы керек, кассадағы айырмашылықтарды болдырмау үшін. 

Әдетте кәсіпкерлер Торгсофт қолдау қызметіне мынадай сұрақтармен жүгінеді: сатушының мұндай сатып алуын қалай дұрыс рәсімдеу керек, оның жалақысын клиент ретіндегі өз қарыздарымен қалай байланыстыру керек және неге жалақыдан қарыз автоматты түрде ұсталғаннан кейін де кейбір тауарлар есептерде "төленбеген" болып көрінуі мүмкін. 

Қызметкерлермен өзара есеп айырысу режимі дәл осы процесті автоматтандыру үшін жасалған: ол қызметкердің "Сатушы" ретіндегі профилін оның "Сатып алушы" ретіндегі профилімен байланыстырады.

1-қадам. Қызметкерді дұрыс баптау

Қызметкер тауарды қарызға ала алуы және бағдарлама бұл ақшаны оның жалақысынан дұрыс ұстай алуы үшін қызметкер жүйеде тек қызметкер ретінде ғана емес, контрагент (клиент) ретінде де тіркелуі керек.

1. Клиент картасын жасау. Сатушыларға жеңілдік картасы беріледі (мысалы, қызметкерлерге арналған бекітілген жеңілдікпен) және олар кейінге қалдырылған төлемге рұқсат етілген VIP-клиенттер ретінде тіркеледі.

2. Қызметкерді контрагентпен байланыстыру. Баптаулар — Қызметкер мәзірінде қызметкерді өңдеу формасында міндетті «Контрагент» өрісі бар. Мұнда жасалған клиент-қызметкер картасын таңдау қажет. Дәл осы контрагентпен бағдарлама жалақы төлеу кезінде тауар-ақша есеп айырысуларын жүргізеді.

2-қадам. Тауарды "қарызға" сатуды рәсімдеу

Сатушы дүкеннен жеке қажетіне тауар алған кезде, бұл операция кейінге қалдырылған төлемі бар VIP-клиентке әдеттегі сату ретінде рәсімделеді. Қызметкер тауарды чекке қосады, өзінің жеке клиент картасын сканерлейді және кассаға ақша салмай сатуды жабады (тауар қарызға беріледі). Тауар қоймадан есептен шығарылады, ал осы қызметкер-контрагенттің балансында дүкен алдындағы қарыз тіркеледі.

3-қадам. Жалақыны есептеу кезінде қарызды ұстап қалу

Егер сізде "Жалақыны есептеу" қосымша опциясы белсендірілген болса, қарызды ұстап қалу процесі барынша автоматтандырылған.

Төлем ведомосін қалыптастыру кезінде (Жалақыны есептеу — Төлем ведомосі мәзірі) қызметкердің жинақталған қарыздарын оның жалақы есебіне қосуға болады:

1. «Қызметкерлердің қарыздарын төлем ведомосіне қосу» әрекетін пайдаланыңыз.

2. Бұл батырманы басқанда қызметкерлер тізімі және олардың сатып алған тауарлары бойынша қарыз сомалары көрсетілген терезе ашылады.

3. «Қарызды өтеу» бағанына қызметкердің ағымдағы жалақысынан ұстап қалғыңыз келетін соманы енгізу қажет (бұл қарыздың толық сомасы немесе оның бір бөлігі болуы мүмкін).

4. Растағаннан кейін бағдарлама автоматты түрде екі жазба жасайды:

•    «Қызметкер қарызы» санаты бойынша есептеу (ол жалақының «Төлеуге» сомасын азайтады).

•    Осы қызметкердің сатып алушы ретіндегі қарызын өтейтін «Клиенттен жеке ақшамен төлем» қаржылық құжаты.

Ақша тауар үшін төлем ретінде кассаға виртуалды түрде "енгізіледі" және қаржылық талдаудың "Сауда түсімі" бабына жатқызылады.

 Жиі кездесетін мәселе: неге тауар "төленбеген" болып қалады?

Кәсіпкерлердің ең жиі сұрақтарының бірі мына жағдайға қатысты: жалақыдан қарыз автоматты түрде ұсталғаннан кейін қызметкердің жалпы балансы дұрыс болады (нөлге тең), бірақ оның сатып алулар тізіміндегі нақты тауарлар әлі де "төленбеген" болып көрсетіледі.

 Себебі: бұл бағдарлама баптауларында VIP-клиенттер үшін «Тауар бойынша толық жазылымы бар ішінара төлем» режимі таңдалған болса орын алады. Бұл режимде жүйе әрбір төлемнің чектегі нақты тауарға қатаң байланыстырылуын талап етеді. Бірақ төлем ведомосі арқылы қарызды автоматты түрде ұстап қалу контрагенттің жалпы балансын өтейді, ал номенклатураның нақты позицияларына байланыстырылмайды.

Бұл жағдайды қалай шешуге болады:

• 1-нұсқа (Қолмен). Төлем ведомосі арқылы автоматты ұстап қалудан бас тарту. Оның орнына қызметкерге толық жалақыны беру (төлемді жүргізу), содан кейін сату режиміне кіріп, бұл ақшаны нақты "қарыз" чектері үшін төлем ретінде қабылдау.

• 2-нұсқа (Жүйелік). Егер қызметкер алған әрбір жеке бұранда немесе футболка бойынша төлемді бақылау сіз үшін маңызды болмаса, VIP-клиенттермен жұмыс режимінде «Тауар-ақша балансын жүргізу» режимін пайдалануға болады. Бұл режимде төлемдер нақты сатулармен байланыстырылмайды, тек жалпы қарыз сомасы бақыланады, ол жалақыдан ұсталған кезде дұрыс нөлге түседі.

"Қызметкер — Контрагент" байланысын дұрыс баптау және төлем режимдерінің қалай жұмыс істейтінін түсіну арқылы кәсіпкер калькулятордағы күнделікті қолмен есептеулерден құтылып, қойма қалдықтары мен персоналмен есеп айырысуда мінсіз дәлдікті қамтамасыз ете алады.