Жабық кезеңдерде тарихи деректерді жою: рәсім және салдарлар

Torgsoft бағдарламасындағы «Жабылған кезеңдер статистикаларын жою» функциясы дерекқорды бұрыннан жабылған кезеңдердегі ескірген қоймалық және қаржылық құжаттардан тазарту үшін қолданылады. Бұл дерекқор көлемін азайтып, бағдарламаның жұмысын жеделдетеді.

Тазартуды қашан орындаған дұрыс

• Бағдарламаның жұмысы айтарлықтай баяулады: тауарлар ұзақ қосылады, есептер баяу ашылады, құжаттар ұзақ өткізіледі.

• Дерекқор өлшемі 10 ГБ-қа жақындап қалды — Microsoft SQL Server Express үшін шекті мән.

• Өткен жылдардағы тауар айналымының толық тарихын пайдаланушылардан жасыру қажет.

• Дерекқорды жаңа қаржылық немесе есептік жылға дайындау қажет.

Бұл қалай байқалады

• Қойма мен кассаның жұмысы баяулайды.

• Есептерді қалыптастыру кезінде кідірістер пайда болады.

• Дерекқорда орын жетіспейтіні туралы қателер немесе ескертулер шығады.

• ДҚ лимиті асқандықтан жаңа құжаттарды құру мүмкін болмайды.

Неліктен осылай болады

• Дерекқорда тарихи құжаттар көп сақталады (накладнойлар, чектер, тауар қозғалысы).

• SQL Server Express дерекқордың максималды өлшеміне қатаң шектеу қояды.

• Ескірген деректерді тұрақты тазарту орындалмайды.

Процедураны қалай орындау керек

1. Тазартылатын кезеңдердің толық жабылғанына және жұмыста енді қолданылмайтынына көз жеткізіңіз. Процедураны тек серверлік компьютерде, жұмыс уақытынан тыс және пайдаланушылардың белсенді қосылымынсыз орындаңыз.

2. Дерекқордың толық архивін (backup) жасаңыз.

3. «Жабылған кезеңдер статистикаларын жою» функциясын іске қосып, тазартуға арналған күнтізбелік айларды таңдаңыз, жою әрекеттерін бағдарлама анықтамасына сәйкес орындаңыз. 

4. Операция аяқталғаннан кейін бағдарлама:

•   таңдалған кезеңдердегі барлық қаржылық және қоймалық құжаттарды жояды,

•   қалдықтарды бекіту үшін әр кезеңнің соңғы күніне тауарды қабылдау накладнойларын автоматты түрде жасайды,

•   бастапқы қарыздар арқылы өзара есеп айырысу жағдайын сақтайды,

•   жеңілдік жүйесіне арналған жиынтық деректерді және кассалардағы соңғы қалдықтарды сақтайды.

Нәтижені қалай тексеруге болады

• Процедура басталғанға дейін жазылған бақылау мәндерімен тауар қалдықтарын, контрагент қарыздарын және касса қалдықтарын салыстырыңыз.

• Рұқсат етілетін айырмашылық — 1 бірліктен аспауы керек.
  Айырмашылықтар үлкен болса — дерекқорды backup-тан қалпына келтіріңіз және техникалық қолдауға жүгініңіз.

Тәуекелдер мен шектеулер

• Детализация жоғалады: жойылған кезеңдегі нақты накладнойлар мен чектерді қарау мүмкін болмайды.

• Тауарды қайтару: жойылған кезеңдегі чектер бойынша қайтаруды стандартты тәсілмен жасау мүмкін емес.

• Сыйлық сертификаттары: «сатылған күнінен бастап» мерзімі бар сертификаттар, егер жойылған кезеңде сатылса, жұмысын тоқтатуы мүмкін.

• Жоюдың бұғатталуы: егер сол кезеңде сатулар болып, ал сол сатуларға қатысты қайтарулар кейінгі кезеңдерде жүргізілсе, кезең жойылмайды.

• Статистикамен бірге сол уақыттағы пайдаланушылар әрекеттері протоколындағы және құжат өзгерістері журналындағы жазбалар да тазартылады.

Болашақта тәуекелдерді қалай азайтуға болады

• Дерекқор өлшемін тұрақты бақылаңыз.

• Кезеңдерді жаппас бұрын теріс қалдықтарды түгендеу арқылы түзетіңіз.

• Ескі құжаттарды қарау үшін дерекқордың жеке «тарихи» көшірмесін (мысалы, OLD) сақтаңыз.

Қолданудың қорытынды ережесі

Егер дерекқор өсіп жатса, бағдарлама баяуласа немесе SQL Server Express лимитіне жақындаса — жабылған кезеңдер статистикаларын жою бұл мәселелерді шешуге, бағдарламаны жеделдетуге және ескірген құжаттарды алып тастауға көмектесетін процедура.