Қайталанатын штрих-кодтар мен атаулар: бухгалтерлік есепті бұзбау үшін оларды қалай табуға, біріктіруге және түзетуге болады

Torgsoft бағдарламасындағы тауарлардың дубльдері — қалдықтардағы шатасуға, қате есептілікке және түгендеу кезіндегі қателерге әкелетін ең жиі кездесетін мәселелердің бірі. Олар көбінесе Excel-ден импорттау кезіндегі қателерден, дұрыс сканерлемеуден немесе бір тауарды әртүрлі операторлардың қайта енгізуінен пайда болады.

Төменде құжаттама мен техникалық қолдаудың практикалық кейстеріне сүйене отырып, дубльдерді қалай табу, біріктіру және түзету керектігі туралы толық нұсқаулық берілген.

1. Дубльдерді қалай табуға болады

Torgsoft жүйесінде мұндай қайшылықтарды табуға арналған арнайы құрал бар.

Құрал: «Қателер диагностикасы»

1. Тауартану — Қателер диагностикасы мәзіріне өтіңіз.

2. Тауар қателері қойындысын ашыңыз.

•    Мұнда штрихкоды бірдей, бірақ атауы әртүрлі тауарлар көрсетіледі. Бұл — бір тауардың әртүрлі сипаттамамен екі рет енгізілген классикалық дубль жағдайы.

3. Қоймадағы қателер қойындысын ашыңыз.

•    Мұнда тауарларды көруге болады: олар қай қоймаларда бар, әр қойма бойынша бағасы мен саны көрсетіледі.

Тауарлар тізімінен көзбен іздеу

• Егер дубльдердің штрихкодтары әртүрлі болса (мысалы, біреуі — зауыттық, ал екіншісі — қате жасалған ішкі штрихкод), оларды Тауартану — Тауарлар мен қызметтердің толық тізімі немесе Қойма — Қойма жағдайы мәзірінен атауы бойынша сұрыптап табуға болады.

2. Тауарларды қалай дұрыс біріктіруге болады (тарихты жоғалтпау үшін)

Сатылымы немесе кірісі болған тауар-дубльді жою мүмкін емес. Оны қолданыстан шығаруға болады, яғни саны 0 болған кезде жасыруға болады, бірақ тауар қозғалысын талдау үшін мұны жасау ұсынылмайды. Сондықтан тауар-дубльдер анықталған кезде дәл біріктіру функциясы қолданылады.

Біріктіру алгоритмі:

1. Тауартану — Қателер диагностикасы бөліміне ( «Қоймадағы қателер», «Тауар қателері» немесе «Тауар» қойындысы) немесе Қойма — Қойма жағдайы бөліміне өтіңіз.

2. "Дұрыс" тауарды табыңыз (қалуы тиіс тауар, әдетте атауы, тарихы және бағасы дұрыс болады).

3. Біріктіру үшін таңдау батырмасын басыңыз (немесе «Кейінгі біріктіру үшін тауарды таңдау»).

4. "Дұрыс емес" тауарды табыңыз (жою қажет дубль).

5. Таңдалған тауармен біріктіру батырмасын басып, осы операцияны орындауға келісіңіз.

Назар аударыңыз, егер Сіз қате түрде қажет емес тауар позицияларын біріктіріп жіберсеңіз, кері қайтару рәсімі жоқ — тауарларды біріктіру операциясын болдырмау мүмкін емес.

Біріктіру кезінде не болады:

• Тауар-дубль тізімнен жойылады.

• Дубльдің бүкіл қозғалыс тарихы (кірістер, сатылымдар, орын ауыстырулар) автоматты түрде "дұрыс" тауарға қайта жазылады.

• Маңызды. Жойылған тауардың штрихкоды негізгі тауарға қосымша штрихкод ретінде қосылады. Бұл ескі тауардың жапсырмасын сканерлегенде, бағдарлама оны негізгі тауар ретінде танитынын білдіреді.

3. Жаңа дубльдер жасамай, атаулар мен сипаттамаларды қалай түзетуге болады

Көбіне дубльдер атауы сәл өзгеше файл импортталғандықтан пайда болады (мысалы, "Ақ футболка" және "Футболка, ақ").

Сипаттамаларды жаппай өзгерту:

• Тауартану — Қателер диагностикасы — Анықтамалықтарды белгілеу құралын пайдаланыңыз.

• Мұнда тауарлар тобын таңдап, оларға дұрыс Тауар түрін, Өндірушіні, Маусымды, Түсті, Материалды, Өлшемді және Жынысты жаппай тағайындауға болады.

• Егер бағдарлама параметрлеріндегі "Параметрлер" формасында «Тауар атауын автоматты түрде өзгерту» опциясы қосылған болса, онда жоғарыда көрсетілген өрістердің бірі өзгерген кезде тауар атауы автоматты түрде жүйеде орнатылған тауар атауын қалыптастыру ережесіне сәйкес жаңартылады.

Импорт қателерін түзету (атаудағы "*" белгісі):

• Тәжірибеде импорт кезінде тауар атауында «жұлдызшалар» (*) пайда болатын немесе тауар модель ретінде дубльденетін жағдайлар кездеседі. Бұл көбінесе импорт кезінде атаулар сәйкес келіп, бағдарлама бірегейлік белгісін автоматты түрде қосқанымен байланысты. Сірә, Сізде тауар атауын қалыптастыру ережесінде бұл тауарларды ажырататын бірегей атрибут орнатылмаған. Мысалы, әртүрлі тауардың түсі әртүрлі, бірақ Түс өрісі тауар атауын қалыптастыруға қатыспайды. Соның нәтижесінде бағдарлама қалған өрістер бірдей болғандықтан бір атаумен карточкалар жасайды да, соңғысына жұлдызша қосады.

4. Артық карточкаларды қалай жоюға болады (егер қозғалыс болмаған болса)

Егер Сіз тауар карточкасын қателесіп жасап қойсаңыз және ол бойынша әлі ешқандай қозғалыс болмаған болса (кіріс, сату):

1. Тауартану — Тауарлар мен қызметтердің толық тізімі бөліміне өтіңіз.

2. Тауарды тауып, Жою батырмасын басыңыз (қызыл себет).

3. Егер қозғалыс болған болса, бағдарлама жоюға рұқсат бермейді. Мұндай жағдайда алдымен жою себебін анықтау керек. Егер бұл дубль болса — Біріктіру операциясын қолданған дұрыс. Егер бұл дүкен айналымынан шығарылған тауар болса, оны қолданыстан шығаруға болады ("Қателер диагностикасы" формасында - "Тауарларды жою" қойындысында "Тауарды жою" батырмасын қолдануға болады, сондай-ақ "Қойма жағдайы" формасында да "Тауарды жою" батырмасы бар). Іс жүзінде тауар жүйеден жойылмайды, тек қолданыстан шығарылып, жасырылады. Назар аударыңыз, Torgsoft дерекқорының сауда желісінде саны 0 болған тауарларды ғана қолданыстан шығаруға болады.

5. Алдын алу: болашақта дубльдердің пайда болуына қалай жол бермеуге болады

Дубльдердің ең жиі себебі — Excel-ден дұрыс импорттамау және/немесе жүйеде тауар атауын қалыптастыру ережесінің дұрыс орнатылмауы.

1. Импорт кезіндегі іздеу параметрлері. Импорт формасында міндетті түрде Тауарды іздеу параметрлері қойындысын тексеріңіз. Егер жаңа тауарлар жасамай, бар тауарларды жаңартқыңыз келсе, бағдарлама тауарды бірегей параметр бойынша (Штрихкод, Артикул немесе Атауы) іздейтініне көз жеткізіңіз.

2. Excel-дегі штрихкод форматы. Импортқа файл дайындағанда, штрихкодтар бағанына міндетті түрде мәтіндік формат қойыңыз. Әйтпесе Excel басындағы нөлдерді "жұтып қоюы" мүмкін (мысалы, 050123 саны 50123 болып кетеді), ал Torgsoft ескі тауарды таппай, жаңа дубль жасайды.

3. Бірегейлікті тексеру. Баптаулар — Параметрлер — Тауар мәзірінде артикулдар үшін «Қайталануларды тексеру және тыйым салу» параметрін орнатуға болады.

4. Штрихкод дубльденген кездегі әрекет. Тауар түрі баптауларында жүйенің әрекетін орнатуға болады: егер бар штрихкод қайта енгізілсе, бағдарлама "Тыйым салу", "Рұқсат беру" немесе "Сұрау" әрекеттерін орындай алады.

Практикалық кеңес. Егер Сізде қалдығы нөл болатын, бірақ тарихы сақталған көптеген тауарлар кедергі келтірсе, оларды жоймаңыз, оның орнына Қолданыстан шығару функциясын пайдаланыңыз немесе, егер дерекқор өте ескі болса — Жабық кезеңдер статистикасын жою функциясын қолданыңыз (бұл ескі деректерді тазартуға арналған сервистік функция, ол дерекқордың жұмысын жылдамдатады).