Видалення статистик закритих періодів

Коли видаляти інформацію з бази на сервері?

У програмі обліку Торгсофт накопичується багато інформації: реєструються усі продажі, кожна дія користувача, приходи та витрати, створення, зміна та видалення документів, фінансові операції. Це дані, які вже виконали своє завдання — дали власнику бізнесу інформацію про поточний стан справ та дозволили прийняти управлінські рішення.

Але накопичена інформація впливає на продуктивність сервера. Наприклад, якщо очистити в реєстрі прибуткових накладних період до 2010 року, програма почне підтягувати всі складські документи, що буде гальмувати роботу та потребувати більшої потужності комп’ютера.

Крім швидкості, така база даних містить інформацію, яка може бути використана проти вас, адже програма зберігає всю історію торгівлі в найдрібніших подробицях.

Торгсофт може скоротити обсяг накопичених даних без втрати важливої інформації, яка впливає на поточний управлінський та складський облік.

Як видалити дані торгової мережі

Додаткова опція «Видалення статистик закритих періодів» видаляє дані за минулі місяці, але зберігає підсумки для правильного розрахунку поточної інформації та подальшого обліку.

Опція знаходиться в меню «Аналіз — Період». Дані видаляються за закритими періодами помісячно, починаючи з найстарішого.

Що видаляється з бази даних Торгсофт

Після очищення статистик закритих періодів буде повністю видалена така інформація:

• усі документи по руху товару: оприбуткування, реалізації, повернення, внутрішні переміщення, списання, повернення постачальнику та браку;
• усі фінансові документи: приходи та витрати по касі й рахунках, переміщення між касами та рахунками, взаєморозрахунки з постачальниками та покупцями;
• інформація в режимі «Торгівля з випискою рахунку»: комерційні пропозиції, рахунки, видаткові накладні, оплати;
• дані режимів Прокат та Ремонт;
• дані режиму Зарплата: усі нарахування та виплати;
• інформація про замовлення клієнтів, виробничі акти та маршрутні листи.

У видалених періодах не залишається жодних даних — так, ніби в цей час облік не вівся.

Яка інформація про торгівлю збережеться?

На початок періоду, що слідує за видаленим, переноситься:

• стан складу по товарах;
• початкові суми в касах та на розрахункових рахунках;
• початкові борги контрагентів.

Ці значення відповідають підсумкам видалених періодів.

Що важливо знати перед видаленням статистик закритих періодів

• випадково видалити статистики неможливо — програма тричі підтверджує початок операції;
• не рекомендується видаляти дані одразу після завершення місяця через можливі повернення та доопрацювання документів;
• перед видаленням обов’язково створіть резервну копію бази даних;
• перед початком оновіть Торгсофт до останньої версії;
• після видалення аналітика по цим періодам буде недоступна — зберігаються лише підсумкові борги;
• після операції перевірте коректність даних до і після видалення.

• кількість товарів на складах;
• суми боргів контрагентів по кожній валюті;
• баланси кас і розрахункових рахунків;
• підсумкові суми для знижок і бонусів клієнтів.

Дані до та після видалення мають повністю збігатися.

Вимоги для роботи опції

• ліцензії Торгсофт Старт, Ультра або Термінал версії 7.6.4 і новіше;
• встановлена додаткова опція «Видалення статистик закритих періодів».

Інструкція з видалення статистик закритих періодів