Прокат товарів
Деякі сфери бізнесу передбачають як продаж товару, так і надання його напрокат. І, якщо раніше користувачі програми для торгівлі могли вести лише облік продажів товару, то тепер у функціоналі Торгсофт є можливість обліку товарів, зданих в оренду.
Ви здаєте в прокат весільні сукні або костюми, велосипеди або спортивний інвентар, але не знаєте, як вести їх облік?
Розробники Торгсофт вирішили це завдання, додавши в можливості програми додаткову опцію Прокат товару.
Вона дозволяє:
- Вести облік товару, який знаходиться або планується бути в прокаті
- Заборонити реалізацію товару, який знаходиться в прокаті, - він заноситься в склад резерву
- Роздрукувати:
- договір прокату;
- видаткову накладну;
- акт виконаних робіт;
- фінансовий документ прийому застави;
- фінансовий документ повернення застави.
Для того, щоб вам простіше було розібратися з тим, як працює функція Прокат товару в Торгсофт, рекомендуємо подивитися наш вебінар:
- Створення довідника прокату
- Особливості оформлення прокату
- Як відбувається прийняття застави
- Друк договору прокату
- Налаштування та використання Знижки ювілейному клієнту.
Насамперед необхідно провести Налаштування прокату, а саме - в який момент буде запропоновано клієнтові оплатити прокат: При створенні прокату або В момент початку прокату, а також є можливість встановити перемикач Зменшувати суму застави на вартість прокату.
Після її активації потрібно зайти в пункт головного меню Документ - Торгівля з випискою рахунку - вкладка Прокат. При натисканні на кнопку Додати у верхній частині вікна Прокат відкриється вікно Прокат, в якому потрібно ввести наступні дані.
Поля, обов'язкові для заповнення:
- Номер прокату - підставляється автоматично, якщо потрібно можна змінити
- Вид прокату: подобовий або погодинної
- Термін - підставляється автоматично, виходячи з дати початку та закінчення
- Дата початку - обрати дату і час
- Дата закінчення - обрати дату і час
- Клієнт - вибрати клієнта зі списку, натиснувши на кнопку Довідник, або додати нового клієнта натисканням на кнопку Додати
-
Співробітник - вибрати зі списку співробітника, який буде відповідати за створення прокату.
Поля, необов'язкові для заповнення:
- Серія паспорта
- Номер паспорта
- дата видачі паспорта
- Ким виданий паспорт
- Адреса прописки
- Коментар.
Після заповнення всіх необхідних полів натискаємо кнопку Записати. Після цього потрібно додати товар до прокату, вікно якого знаходиться в нижній його частині. При натисканні на Довідник прокату відкриється вікно, в якому необхідно вибрати товар і натиснути кнопку Додати. Після цього з'явиться вікно Довідник прокату (Мал. 1), в якому потрібно вказати Ціну за добу, Ціну за годину та Суму застави, потім натиснути на кнопку Записати. Після виконаних операцій у відповідних стовпцях будуть відображатися введені дані.
Мал. 1
ВАЖЛИВО! Якщо товару призначена Сума застави, то при здійсненні прокату програма запросить її та не дозволить здійснювати прокат без застави. У разі, якщо товару не призначена Сума застави - програма запросить Суму прокату для здійснення прокату. Прокат може бути оплачений при здачі товару в прокат або при завершенні прокату.
Після того, як ввели дані для необхідного товару в Довіднику прокату, можна закрити це вікно та Додати товар в прокат натисканням на відповідну кнопку . Відкриється Довідник прокату, в якому відображається тільки той товар, який не планується до прокату в заданий період і не знаходиться в прокаті. Вибираєте необхідний товар та натискаєте на кнопку Обрати - товар додано. У верхній частині вікна в стовпці відображається Сума прокату, виходячи з Терміну прокату, а також видно Суму застави за товар.
Існує декілька способів почати прокат:
1. Натиснути на кнопку Прийняти заставу - відкриється вікно Прийом застави по прокату (Мал. 2), в якому обираємо Форму оплати (готівкова або безготівкова), Дату оплати і Оплачену суму (підставляється автоматично). Якщо клієнт бажає оплатити одразу, то натискаємо кнопку Оплатити прокат . Якщо оплата планується по закінченню терміну прокату, то після внесення передоплати натискаємо кнопку Стан прокату - Прокат розпочато.
Мал. 2
2. Натиснути на кнопку Оплатити прокат - з'являється вікно Передоплата за рахунком (Мал. 3). Тут потрібно обрати Готівкова або Безготівкова оплата; Дата оплати та Сплачена сума заповнюються автоматично (є можливість внести зміни при необхідності). Також можна Відправити клієнту повідомлення про надходження оплати, встановивши відповідну галочку.
Мал. 3
Після заповнення всіх необхідних даних натискаємо Внести оплату. Далі або вносимо заставу натисканням на кнопку Прийняти заставу, після чого починаємо прокат, натиснувши на кнопку Стан прокату - Прокат розпочато, або одразу починаємо прокат і програма запропонує внести заставу. Без застави прокат товару не почнеться. Програма підсвічує зеленим кольором прокат, який розпочато, сірим - який завершений. У стовпці Номер з'явиться піктограма рахунку (Мал. 4).
Якщо іконка присутня, отже створено рахунок за даним прокатом (перейти на відповідний рахунок можливо за допомогою кнопки ), і якщо прокат активний, то товар знаходиться в резерві (вкладка Резерв) та не доступний для перегляду в списку товарів прокату і для реалізації.
Мал. 4
3. Натиснути на кнопку Стан прокату - Прокат розпочато - програма автоматично запропонує внести Суму застави і Суму оплати. Прокат буде підсвічений зеленим кольором, якщо внесли Суму застави. Суму оплати можна внести після закінчення прокату натисканням на кнопку Стан прокату - Прокат завершено - програма автоматично запропонує внести Суму оплати або спочатку внести суму оплати за допомогою кнопки Оплатити прокат, а лише після цього завершити прокат.
По завершенню прокату можна повернути заставу натисканням на кнопку Повернути заставу або натисканням на кнопку Стан прокату - Прокат завершено - програма автоматично відкриє вікно Повернення застави по прокату (Мал. 5), де автоматично будуть підставлені дані в тому порядку, в якому були внесені (наприклад, якщо вносили гроші за безготівковим розрахунком, то програма автоматично підставить розрахунковий рахунок, на який вносився заставу, та оплачену суму).
Мал. 5
Також можна скористатися кнопкою Стан прокату - Прокат завершено, тоді програма автоматично покаже вікно Повернення застави по прокату і аналогічним способом, описаним вище, поверне суму застави з прокату.
У даній опції є можливість друку фінансових документів. При її виборі відкриється список для друку:
- Договір прокату;
- Видаткова накладна;
- Акт виконаних робіт;
- Фінансовий документ прийому застави;
- Фінансовий документ повернення заставу.
За допомогою додаткової опції Прокат товару підприємець здійснює легкий облік товару, який знаходиться або планується бути в прокаті, а також може надрукувати ряд документів, необхідних при прокаті товару.