Облік гарантійного товару за серійними номерами

Що таке облік за серійними номерами?

Потреба в обліку серійних номерів виникає, коли кожна одиниця товару має свій унікальний номер — серійний номер товару.

Товари з серійними номерами вимагають особливого підходу в обліку: для кожного серійного номера необхідно бачити шлях товару — від приходу на склад до продажу покупцеві, друкувати гарантійний талон, після продажу зберігати та розраховувати термін гарантійних зобов'язань.

Облік за серійними номерами в Торгсофт

Додаткова опція «Облік гарантійного товару за серійними номерами» дозволяє вести облік гарантійного товару та товару з серійними номерами в трьох різних варіаціях:

• гарантійний облік,
• строгий гарантійний облік,
• гарантійний облік без серійних номерів.

Для кожного товару можна обрати один з трьох способів обліку гарантії. Торгсофт буде пред'являти різні вимоги до таких товарів.

Після вибору типу гарантійного обліку задайте термін гарантії на товар.

Як вести облік за серійними номерами

Три методи роботи з гарантійним товаром:

Гарантійний облік

Торгсофт контролює, щоб при приході товару, для кожної одиниці був введений серійний номер.
Програма обов'язково запросить ввести серійний номер при продажу товару, але не буде перевіряти точність збігу. У цьому випадку продавець контролює правильність введення серійного номера самостійно.
Введення серійного номера потрібно для всіх документів руху товару.

Строгий гарантійний облік

Торгсофт контролює введення серійних номерів для кожного товару при приході, та шукає збіг серійників в базі. Це виключає ймовірність помилки та повторне введення однакових серійних номерів.

Торгсофт перевіряє серійний номер по поверненням постачальнику та повернення браку, щоб повідомити менеджеру про прихід бракованої одиниці, яку ми вже повертали постачальнику.

Торгсофт контролює, щоб товар із серійним номером був в наявності на складі при продажу, поверненню постачальнику, списанні та внутрішньому переміщенні. При поверненні від клієнта програма обліку перевіряє, що цей серійний номер дійсно було продано.
Цей метод забезпечує точний облік за серійними номерами.

Гарантійний облік без серійних номерів

Метод обліку може бути використаний для товарів без серійних номерів, але за якими є гарантійні зобов'язання і потрібно враховувати їх термін та видачу гарантійного талона покупцеві.

У будь-якій схемі при продажу товару Торгсофт надрукує гарантійний талон та контролюватиме терміни гарантії проданого товару. Шаблон гарантійного талона можна налаштувати індивідуально для кожного виду товару.

Складський облік за серійними номерами

Контроль терміну гарантії

Програма Торгсофт розраховує термін гарантії, що залишився для кожного серійного номера. Це дозволяє швидко перевірити, чи є гарантійні зобов'язання по конкретному товару.

Переоблік товару з серійними номерами

Для переобліку товарів з серійними номерами в Торгсофт передбачено окремий тип відомості інвентаризації — «за серійними номерами». Така відомість не може бути закрита, якщо при підрахунку знайдено серійний номер, який не значиться на складі в програмі. Це пов'язано з тим, що серійний номер не може виникнути з нізвідки, й потрібно шукати помилку в документах руху.
Часто, при виникненні такої ситуації, ви знайдете ще один серійний номер у відомості, однак в нестачі. Це означає, що при продажу був введений один серійний номер, а відданий покупцеві — інший. Цю помилку можна усунути в Торгсофт однією дією.

Залишки на складі та рух товару з серійними номерами

Режим «Гарантійний облік» показує всі залишки гарантійного товару в розрізі серійних номерів.
Контролюється рух кожного серійного номера. Функція корисна в ситуації, коли дані в програмі не відповідають дійсності, й серійний номер, який ми бачимо на полиці, в програмі відсутній.
Менеджер може переглянути історію серійного номера, відновити хід подій та виявити причину помилки.

Гарантійний ремонт

Якщо товар повернули по гарантії, то функція «Облік гарантійного товару за серійними номерами» передає інформацію в режим «Ремонт і гарантійне обслуговування». В цьому режимі ведеться облік гарантійного ремонту та подовжується гарантія на товар.

Важливий нюанс перед початком обліку за серійними номерами в Торгсофт

Щоб почати вести облік за серійними номерами для конкретного товару, необхідно, щоб його кількість на складі дорівнювала 0 — тобто не можна просто призначити серійні номери та гарантію на партію товару, яка вже є на складі.
Якщо потрібно включити облік за серійними номерами для товарів у наявності, то необхідно в програмі спочатку повернути товар постачальнику, увімкнути налаштування, а потім оприбуткувати товар відповідно до нових правил обліку.

Вимоги для роботи додаткової опції:

• Ліцензія Торгсофт Ультра або Термінал
• Додаткова опція «Облік гарантійного товару за серійними номерами»

---

Вебінар "Складський облік за серійними номерами"

• Як почати вести облік за серійними номерами
• Прихід товару з серійними номерами
• Продаж, внутрішні переміщення з використанням серійних номерів
• Інвентаризація за серійними номерами
• Контроль приходу товару після повернення постачальнику
• Перегляд звіту по товарах, що знаходяться на гарантії
• Як додати штрихкод з чека в гарантійний талон?
• Чи можна здійснити переміщення товару без введення серійного номера та яким чином?
• Чи можливо роздрукувати накладну повернення з коментарями про причину повернення?
• Можна відразу ж після продажу зробити обмін товару?