Видалення статистик закритих періодів

Коли видаляти інформацію з бази на сервері?

У програмі обліку Торгсофт накопичується багато інформації: реєструються усі продажі, кожна дія користувача, приходи та витрати, створення, зміна та видалення документів, фінансові операції. Це дані, які вже виконали своє завдання — дали власнику бізнесу інформацію про поточний стан справ та дозволили прийняти управлінські рішення.

Але накопичена інформація впливає на продуктивність сервера: наприклад, якщо очистити в реєстрі прибуткових накладних період до 2010 року, то програма почне підтягувати всі складські документи, що буде гальмувати роботу програми та потребувати більшої потужності комп'ютера.

Крім швидкості, така база даних містить інформацію "яка може бути використана проти вас", адже програма зберігає всю історію про торгівлю в найдрібніших подробицях.

Торгсофт може скоротити обсяг накопичених даних, не втрачаючи при цьому важливу інформацію, яка впливає на поточний управлінський та складський облік.

Як видалити дані торгової мережі

Додаткова опція Видалення статистик закритих періодів видаляє дані за минулі місяці, але зберігає підсумки для правильного розрахунку поточної інформації та подальшого обліку.

Видалення статистик закритих періодів знаходиться в меню Аналіз — Період. Дані видаляються за закритими періодами: по місяцях, починаючи з самого старого періоду.

Що видаляється з бази даних Торгсофт

Після очищення статистик закритих періодів, буде повністю видалена наступна інформація:

• всі документи по руху товару: оприбуткування, реалізації, повернення, внутрішні переміщення, списання, повернення постачальнику та повернення браку,
• всі фінансові документи: приходи та витрати по касі та розрахункових рахунках, переміщення між касами та розрахунковими рахунками, всі взаєморозрахунки з постачальниками та покупцями,
• вся інформація у Торгівлі з випискою рахунку: комерційні пропозиції, рахунки, видаткові накладні, оплати,
• вся інформація в режимах Прокат, Ремонт,
• дані режиму Зарплата: усі нарахування та виплати заробітної плати,
• інформація про замовлення клієнта, виробничі акти та маршрутні листи.

Одним словом, у видалених періодах не залишиться нічого, як ніби в цей період обліку не було.

Яка інформація про торгівлю збережеться?

На початок періоду, який слідує за видаленим, буде переміщено наступну інформацію:

• стан складу по товарах,
• початкові суми в касах та на розрахункових рахунках,
• початкові борги контрагентів.

Ці дані будуть відповідати підсумкам видалених періодів.

Що важливо знати перед видаленням статистик закритих періодів

• Випадково видалити статистики закритих періодів неможливо: програма запитає вас про готовність почати видалення тричі.
• Не варто видаляти дані в періоді відразу після його закінчення — на початку місяця. Попри кінець календарного місяця, робота з документами може тривати: розрахунки за старими прибутковими накладними, по реалізаціям можуть бути повернення. Не можна зробити повернення товару по реалізації, що не існує. Якщо така ситуація все ж виникла, то повертати товар на склад доведеться через прибуткову накладну.
• Перед видаленням статистик обов'язково зробіть архів бази даних: видалену інформацію інакше не відновити.
• Перед видаленням оновіть Торгсофт до останньої версії.
• Після видалення не можна провести аналітику по видаленим періодам. По взаєморозрахунках та боргах: ви будете знати хто кому і скільки заборгував, але не будете знати за що.
• Після видалення статистик закритих періодів перевірте інформацію до видалення та після:

Дані до та після видалення повинні повністю збігатися.

Вимоги для роботи опції

• Ліцензії Торгсофт Старт, Ультра та Термінал починаючи з версії 7.6.4
• Додаткова опція Видалення статистик закритих періодів

Інструкція з видалення статистик закритих періодів.