Contabil

Un software de contabilitate modern oferă proprietarilor de afaceri o varietate de funcții. Implementarea lor în activitatea de zi cu zi ajută la rezolvarea rapidă a problemelor și crește productivitatea generală a companiei. 

Software-ul potrivit nu numai că optimizează procesele de contabilizare a bunurilor sau a depozitelor, dar le permite antreprenorilor să își planifice mai bine activitățile. 

În Ucraina există multe companii care vând sisteme de contabilitate. Cu toate acestea, nu toate oferă funcționalitatea necesară pentru o automatizare completă a comerțului, iar puține dintre ele sunt dezvoltatoare de software. 

Programul de contabilitate ucrainean licențiat, care a fost dezvoltat de specialiști ca un sistem ERP universal pentru automatizarea comerțului, a magazinelor online, a producției, a depozitelor și a sectorului de servicii, este programul de contabilitate Torgsoft. 

De ce ar trebui să alegeți Torgsoft pentru a vă conduce propria afacere?

11 funcții ale programului de contabilitate a mărfurilor și a depozitelor

1. Gestionarea inventarului de depozit

Un program de contabilitate este un instrument esențial pentru gestionarea stocurilor. Acesta automatizează procesele de la achiziție la vânzare, reducând astfel nevoia de muncă manuală. Datorită programului, puteți vizualiza în orice moment informații actualizate despre stocuri, ceea ce vă ajută să răspundeți rapid la modificările cererii și să optimizați operațiunile de depozitare.

Software-ul stochează toate informațiile necesare despre produs și vă permite să urmăriți întregul ciclu al produsului, de la furnizor sau producător până la consumator.

Funcția de gestionare a inventarului ajută companiile să evite lipsurile sau stocurile excesive din depozit. Sistemul de contabilitate înregistrează nivelurile de inventar și recomandă automat comandarea de noi loturi atunci când bunurile necesare nu sunt în stoc. Acest lucru ajută la identificarea întârzierilor și a problemelor de livrare, crește eficiența logistică și optimizează costurile.

2. Integrarea cu alte sisteme și servicii

Software-ul de contabilitate acționează ca un punct central de colectare a informațiilor din diverse sisteme și platforme. Acest lucru facilitează schimbul de date și integrarea între servicii, ceea ce face ca gestionarea și analiza să fie mai convenabile.

Programul de contabilitate poate primi în mod automat informații despre vânzări de la un magazin online, de pe o piață și poate folosi aceste informații pentru analiză și raportare. Sau să se integreze cu servicii poștale, servicii bancare pentru clienți, servicii de trimitere în masă, aplicații de contabilitate etc.

De exemplu, sincronizarea datelor cu un magazin online oferă actualizări în timp real pe site-ul web, ține evidența comenzilor, înregistrează fiecare etapă a vânzării de bunuri — de la achiziție la plată — și generează facturi pentru expedierea ulterioară. Integrările vă permit să faceți totul într-un singur sistem — în programul de contabilitate. 

3. Contabilitate și raportare financiară

Un program de contabilitate este un instrument care reflectă cu exactitate poziția financiară a unei companii.

Programul oferă informații detaliate privind vânzările și profiturile, ceea ce permite conducerii să aibă o imagine clară a performanței financiare a întreprinderii. Ajută la luarea unor decizii în cunoștință de cauză în ceea ce privește stabilirea prețurilor, marketingul și dezvoltarea de produse, precum și pentru a lucra eficient cu sistemele de fideli zare a clienților și de reduceri.

Programul Torgsoft dispune de numeroase rapoarte financiare detaliate pentru analiza vânzărilor, cheltuielilor, stocurilor, decontărilor cu partenerii etc. Acestea îl vor ajuta pe proprietar sau pe un alt angajat al firmei să determine valoarea costului vânzărilor, a retururilor, a reducerilor, a marjei medii pe marfă, a cifrei de afaceri, a profitului, a rentabilității etc.

4. Coduri de bare pentru mărfuri

Programul de contabilitate oferă o evidență exactă a tuturor produselor disponibile în magazin sau depozit, urmărește fiecare unitate de marfă — de la recepție până la vânzare.

Funcția de coduri de bare simplifică procesul de identificare și urmărire a mărfurilor prin etichetarea acestora cu coduri de bare. Acest lucru permite scanarea rapidă a mărfurilor atunci când sunt primite în depozit, în timpul inventarierii sau atunci când sunt vândute.

Datorită codului de bare al mărfurilor, puteți urmări depozitarea, returnarea, rezervarea și deplasarea mărfurilor între punctele de vânzare. Produsele pot fi contabilizate în software-ul Torgsoft atât prin coduri de bare, cât și prin articole.

5. CRM: managementul relațiilor cu clienții

Programul de contabilitate ajută la menținerea unei comunicări continue cu clienții, simplifică procesele de interacțiune și îmbunătățește calitatea serviciilor.

Sistemul CRM integrat în programul de contabilitate ajută la gestionarea informațiilor despre clienți, la acumularea de date despre aceștia și la utilizarea lor pentru planificarea acțiunilor de marketing. CRM poate include instrumente de vizualizare a istoricului achizițiilor, de înregistrare a fiecărui contact cu un client și de grupare a clienților în funcție de preferințe și alte caracteristici. 

6. Acces mobil la depozit

Aplicația de contabilitate vă transformă smartphone-ul într-un birou mobil, permițându-vă să vă gestionați afacerea de oriunde.

Aplicația mobilă vă permite să vă gestionați magazinul de oriunde. Un vânzător sau un merchandiser poate verifica stocul sau poate plasa comanda unui client în timp ce se află departe de magazin. 

Aplicația mobilă Torgsoft a fost dezvoltată ținând cont de dorințele clienților companiei, vă permite să efectuați în totalitate vânzări pe teren, să țineți evidența mărfurilor fără echipament comercial, să vizualizați și să analizați rezultatele vânzărilor, să controlați personalul, să țineți evidența orelor de lucru, să vă conectați la PTR-uri software și să vindeți mărfuri fiscale.

7. Previziuni și analiză în tranzacționare

Programul de contabilitate este capabil să prezică cu precizie cererea viitoare de produse și schimbările în preferințele publicului.

Rapoartele comerciale detaliate îi ajută pe antreprenori să se pregătească pentru o creștere sau o scădere a cererii pentru anumite produse.

Programul de contabilitate menține la zi analize privind vânzările, starea depozitului, mărimea chitanței medii de cumpărare pentru perioada respectivă etc. Aceste date le oferă managerilor o viziune despre cum să adapteze strategiile de marketing și să ia decizii pe baza celor mai recente tendințe și schimbări din cadrul afacerii.

8. Demnitatea celor fără tată

Programul de contabilitate protejează informațiile prin restricționarea accesului la datele de afaceri.

Sistemele contabile asigură protecția și păstrarea informațiilor confidențiale despre clienți, vânzări, furnizori și decontările cu aceștia. 

O opțiune specială din software-ul Torgsoft arhivează baza de date în Google Drive și protejează astfel informațiile în caz de furt, fraudă, defecțiuni ale sistemului de operare, defecțiuni ale computerului sau infecții cu viruși.

Setările flexibile de acces limitează vizualizarea informațiilor clasificate la angajați.

9. Gestionați reducerile și promoțiile

Programul de contabilitate are capacitatea de a stabili reduceri și promoții pentru a crește vânzările și de a lichida bunurile care au fost stocate în depozit, de exemplu:

• Promoții pentru o perioadă. Puteți crea promoții care sunt valabile pentru o anumită perioadă. De exemplu, o promoție de sărbători sau o promoție de ziua de naștere.

• Promoțiile pe cantitate vă permit să stabiliți o reducere în funcție de numărul de unități ale unui produs pe care le cumpără un client. De exemplu, o reducere pentru achiziționarea a 3 sau mai multe unități.

• Promoții în funcție de sumă. Puteți configura o reducere în funcție de valoarea achiziției. De exemplu, o reducere de 10% pentru achiziții de peste 1000 UAH.

• Promoțiile pentru un singur articol vă permit să stabiliți o reducere doar pentru un anumit produs. De exemplu, o reducere la un anumit tip de îmbrăcăminte sau de încălțăminte.

• Analiza popularității promoțiilor vă va ajuta să determinați care sunt cele mai populare printre clienți și să vă adaptați strategia în consecință.

10. Comerț în domeniul juridic

Software-ul de contabilitate este un asistent de încredere pentru respectarea cerințelor legale și legalizarea activităților comerciale.

Integrarea caselor de marcat în sistemul de contabilitate vă permite să înregistrați vânzările și să trimiteți rapoarte către autoritățile fiscale, să imprimați chitanțe electronice și să vindeți bunuri fiscale în conformitate cu legislația ucraineană. 

În special, casa de marcat Torgsoft, bazată pe software, transmite automat chitanțele fiscale către autoritățile fiscale, chiar și atunci când nu există internet și nici conexiune. 

11. Managementul resurselor umane și contabilitatea salarizării

Software-ul de contabilitate garantează acuratețea calculelor cu angajații, partenerii și clienții, eliminând factorul de eroare umană.

Gestionarea personalului unui magazin sau al unei întreprinderi reprezintă o muncă intensă. Dacă nu este automatizată, aceasta poate duce la utilizarea neproductivă a timpului și la erori în calcularea salariilor și a primelor, precum și la deteriorarea relațiilor cu angajații. 

Torgsoft calculează salariile vânzătorilor, ia în considerare orele suplimentare, alocațiile, plata pe oră, calculează un procent din bunurile vândute, leagă vânzările de anumite bunuri de vânzător și asta nu este tot. 

Funcțiile specifice ale programului de contabilitate

Pe lângă necesitățile de bază, programul de contabilitate acoperă sarcini de afaceri conexe, în funcție de specificul său:

• Ține evidența materialelor și a produselor finite în producție, automatizează procesele tehnologice, costurile și orele de lucru.

• Calculează automat prețurile cu ridicata în funcție de cantitatea de bunuri achiziționate și de reducerile individuale pentru clienții angro.

• Ține evidența măsurilor și a cântarelor pentru bijuterii.

• Definește caracteristicile metrice ale mărfurilor măsurate în metri pătrați și liniari.

• Gestionează închirierea de bunuri, inclusiv contabilitatea pentru închirierea de stocuri și echipamente, contracte de închiriere.

• El se ocupă de repararea și de serviciile de garanție a bunurilor, reglează conturile cu furnizorii și îndeplinește alte funcții.

Care sunt criteriile de alegere a unui program de contabilitate?

Atunci când alegeți un program de contabilitate, trebuie să țineți cont atât de nevoile de afaceri, cât și de caracteristicile tehnice ale programului.

1. Dimensiunea lanțului de magazine sau a magazinului de vânzare cu amănuntul

Acesta este punctul de plecare atunci când alegeți un software. Alegeți un program cu un set de funcții care să vă acopere sarcinile curente, în funcție de volumul de vânzări, de numărul de produse și de puncte de vânzare, de obiectivele și ambițiile afacerii dumneavoastră.

2. Prețul programului

Un program care acoperă toate nevoile afacerii dumneavoastră merită banii. Programele software gratuite sau cu costuri reduse pot părea atractive, dar adesea au funcționalități limitate, asistență și actualizări de produse instabile.

3. Timpul și ușurința de automatizare

Pentru ca tranziția la automatizarea contabilității să fie ușoară și să nu fie o sarcină dificilă, acordați atenție disponibilității suportului tehnic din partea companiei. Este de dorit ca specialiștii să aibă suficientă experiență în lucrul cu antreprenorii și să vă poată ghida rapid în alegerea configurațiilor potrivite pentru afacerea dvs. Și este important ca configurarea și implementarea programului de contabilitate să nu dureze mult timp.

În medie, un magazin trece la contabilitatea automatizată cu Torgsoft în 1 zi, fără a întrerupe activitatea comercială. În același timp, personalul poate exersa situațiile de lucru. 

 4. Caracteristici și actualizări ale aplicației

Fiți atenți la disponibilitatea diverselor opțiuni software care ar avea ca scop extinderea afacerii dvs.: de la integrarea cu terminalele bancare la crearea unui magazin online la cheie sau la capacitatea de a se sincroniza cu un magazin online sau cu piețe de desfacere.

5. Disponibilitatea unei versiuni de testare a aplicației

Pentru a vă asigura că aveți cu adevărat nevoie de un sistem de contabilitate, este recomandabil să îl încercați înainte de a-l cumpăra. În cazul în care compania nu are o versiune demo sau aceasta este plătită, aceasta indică o lipsă de dorință de a veni în întâmpinarea clienților și de a ține cont de nevoile acestora.

6. Originea programului 

Poate că mai există încă unele companii care continuă să folosească software din țara agresoare, cum ar fi 1C, My Warehouse, AntiWarehouse etc. Cu toate acestea, dacă doriți să vă conformați tuturor modificărilor legislative și să nu aveți probleme cu funcționarea software-ului, este mai bine să alegeți un produs ucrainean licențiat care este actualizat în mod regulat. Verificați dacă firma are toate documentele de proprietate și certificatele necesare pentru software.

7. Variabilitatea acceptării plăților

Compania se preocupă de clienții săi atunci când oferă o varietate de opțiuni de plată. Atunci când un utilizator poate cumpăra software-ul la preț întreg, îl poate achiziționa în rate sau îl poate închiria pentru o anumită perioadă pentru a înțelege cum funcționează.

În plus față de criteriile de mai sus, alegerea unui software de contabilitate este influențată de nuanțe tehnice:

• Locul de utilizare: pentru punctele de vânzare staționare, aveți nevoie de un program care rulează pe un computer, laptop sau terminal POS și care se integrează cu echipamente precum imprimantele de chitanțe, cititoarele de coduri de bare, cântarele etc.

• Moduri online și off line: este important ca aplicația să poată funcționa atât cu, cât și fără internet, cu sincronizarea ulterioară a datelor atunci când este disponibilă o conexiune la internet.

• Compatibilitatea cu sistemele de operare: sistemul de operare pe care este configurat programul trebuie să permită lucrul cu un număr mare de modele de echipamente comerciale. 

• Integrare cu alte servicii: suport pentru lucrul cu Rozetka, Prom, Nova Poshta, Viber, Monobank etc.

Toate aceste cerințe pentru un program de contabilitate sunt luate în considerare în Torgsoft.