Contabil 911

Cumpărătorii aleg magazinele în funcție de o varietate de factori, cum ar fi prețul, calitatea, locația, gama de produse, programele de fideli zare, reputația și recenziile, posibilitatea de a plăti online etc. În plus, aceștia acordă atenție disponibilității bunurilor pe site-ul web, potrivirea prețurilor în magazinele off line și online sau în rețelele sociale, serviciul rapid și politicos și livrarea promptă a bunurilor.

Absența unor astfel de "lucruri mărunte" poate ruina reputația celei mai bune afaceri cu amănuntul. Indicatorii de performanță ai managementului magazinului arată modul în care antreprenorii sunt capabili să stabilească servicii de înaltă calitate și neîntrerupte pentru clienți. Acest lucru se realizează, în special, prin gestionarea și contabilizarea automatizată a mărfurilor.

De ce să vă automatizați magazinul?

Automatizarea magazinelor ajută la eficientizarea activității cu un număr mare de bunuri, permite antreprenorilor să își controleze afacerea din orice locație, să le dea sarcini angajaților și să analizeze modul în care se desfășoară comerțul. 

Automatizarea comerțului cu amănuntul reprezintă utilizarea tehnologiei pentru a îmbunătăți și simplifica gestionarea afacerilor. Unul dintre aceste instrumente este software-ul pentru comerțul cu amănuntul, care ține evidența depozitului, financiară și de management. 

Sistemele de contabilitate ajută proprietarii de magazine, centre comerciale și depozite:

• să asigure funcționarea ordonată și stabilă a lanțurilor de magazine;

• înlocuiesc munca manuală, reduc rutina;

• reducerea probabilității de erori în contabilitatea produselor, vânzări și decontări cu furnizorii și angajații;

• să îmbunătățească calitatea serviciilor din magazine, astfel încât clienții să primească produsele rapid și fără întârziere;

• să eficientizeze procesul de livrare a produselor la depozit și de distribuire a acestora către punctele de vânzare,

• să protejeze întreprinderea de fraudă și furt;

• să creeze un sistem de motivare a personalului;

• să elibereze timpul managerului pentru sarcini de dezvoltare și strategice; 

• să vândă bunuri pe diverse platforme online, crescând astfel profitabilitatea;

• să creeze un ecosistem de ordine în managementul afacerilor.

Software-ul de automatizare a magazinelor Torgsoft permite întreprinzătorilor să își automatizeze activitatea într-un mod cuprinzător: de la producție, achiziția de bunuri până la vânzări, analiza comerțului și profit. 

Modalitățile programului acoperă toate aspectele comerțului cu amănuntul și cu ridicata: merchandising, contabilitate de depozit, vânzări, servicii pentru clienți, parteneri, angajați, marketing, contabilitate financiară, analiză etc.

9 opțiuni utile ale softului pentru gestionarea magazinelor

Pentru a atinge aceste obiective, trebuie mai întâi să vă sistematizați procesele interne de afaceri. Structura organizatorică a conducerii magazinului constă în următoarele domenii. 

№1. Controlul asupra circulației mărfurilor

Principalele probleme ale proprietarului unui magazin sunt starea învechită a depozitului, discrepanțele de preț, mișcarea manuală a mărfurilor între puncte de vânzare și recontabilizarea îndelungată.

O situație tipică: proprietarul unui mic magazin cu amănuntul de accesorii electronice cumpără același produs de mai multe ori, crezând că acesta este "în stoc". În cele din urmă, produsul se dovedește a fi în exces și nu face decât să ocupe spațiu în magazin sau în depozit. Torgsoft estimează că astfel de reordonări regulate pot costa o afacere între 500 și 20.000 UAH. 

Programul de contabilitate controlează toate procesele din comerț și reflectă situația reală a afacerilor.

O altă situație este aceea că mărfurile care nu sunt înregistrate sau introduse manual în carnet pot fi în criză de aprovizionare în cel mai nepotrivit moment. Acest lucru este deosebit de critic în ajunul vânzărilor de sărbători, când cererea pentru produsele populare crește. În cazul unui magazin online, o discrepanță între starea bunurilor din depozit și cea de pe site-ul web poate îndepărta clienții și afecta reputația magazinului.

Sistemul de contabilitate vă arată câte produse sunt în stoc, ce produse se epuizează și ce trebuie comandat rapid de la furnizor. În program, puteți interzice comandarea articolelor expirate sau a tuturor produselor de la un furnizor cu care nu mai colaborați. 

Programul de contabilitate Torgsoft vă permite să:

• Crearea și modificarea bonurilor de livrare a mărfurilor.

• Configurați categoriile de produse: introduceți numele, cantitatea, prețul, articolul, fotografia, culoarea, producătorii și alte caracteristici.

• Adăugați cod de bare pentru produs.

• Importați mărfuri din fișiere Excel.

• Postarea mărfurilor în valută etc. 

Puteți recontabiliza bunurile într-un moment convenabil — nu trebuie să închideți magazinul.

№2. Managementul financiar

Câți bani sunt în bilanț? Câți bani sunt la dispoziția proprietarului? Câți bani trebuie să cheltuiți lunar pentru funcționarea afacerii? Cât de mult trebuie să plătiți angajații? Cât a câștigat în total magazinul sau lanțul de magazine?

Se întâmplă deseori ca un antreprenor să nu aibă răspunsuri precise la una sau la toate aceste întrebări și să gestioneze finanțele pe o bază complet intuitivă.

Să presupunem că vindeți cărți poștale și primiți o comandă de 5000 UAH. Din această sumă, trebuie să alocați 1000 UAH pentru dezvoltarea machetei, 1500 pentru producția de cărți și 500 pentru bonusul designerului. Ați câștigat 2000 UAH. Cu toate acestea, nu ați luat în calcul costurile de publicitate, chirie, livrare și curierul care a livrat cărțile poștale.

Dacă țineți o evidență computerizată a cheltuielilor și veniturilor, astfel de situații nu vor apărea. Nu este nevoie să fiți în magazin pentru a vă gestiona finanțele: puteți monitoriza procesul de pe smartphone-ul dumneavoastră. 

Software pentru magazinul Torgsoft: 

• indică valoarea veniturilor pentru perioada respectivă, 

• previziuni de profit, ținând cont de cheltuielile de afaceri și de marketing: achiziții de bunuri, mobilier, echipamente, utilități, impozite, chirii etc.

• calculați diferite opțiuni salariale pentru vânzători, 

• să prevină eventualele pierderi,

• acceptă plăți în numerar și în afara numerarului,

• înregistrează deconturile reciproce cu furnizorii,

• urmăriți rulajul fondurilor la toate casieriile pentru o zi, o lună sau orice altă perioadă. 

Torgsoft are o funcționalitate convenabilă pentru contabilizarea tranzacțiilor de numerar și instrumente de analiză a performanței financiare a companiei. 

№3. Optimizarea și scalarea proceselor de afaceri 

Funcționalitatea programului Torgsoft pune în aplicare aproape orice idee a unui antreprenor — de la decizii de management și contabilitate până la dezvoltarea afacerii și atingerea unui nou nivel de profit.

Pentru a gestiona un magazin, trebuie să utilizați zeci de servicii terțe: căutați bunuri în Excel, verificați comenzile în conturile Prom și Rozetka, înregistrați contactele clienților în CRM, conectați-vă la contul Nova Poshta pentru a trimite colete, vindeți bunuri fiscale prin aplicația fiscală "prrosto", trimiteți memento-uri despre sosirea de noi bunuri în Viber. Cu toate acestea, acest lucru nu este întotdeauna convenabil, mai ales atunci când există o mulțime de comenzi și contra părți. 

Toate aceste funcții sunt combinate în Torgsoft. Un antreprenor poate face totul dintr-un singur program:

• să țină o evidență a depozitului,

• tranzacționarea pe piețele de desfacere,

• realizați posterele,

• sincronizarea datelor cu magazinele online, Prom, Rozetka, Nova Poshta, Viber, Monobank, Privat24, Google Drive, MEDoc, Ukrposhta, Art-Zvit, Binotel, Goodtop, Turbosms, AlfaSMS, etc,

• înregistrați contactele clienților, etapele de vânzare, condițiile specifice și reducerile în sistemul CRM,

• să vândă bunuri fiscale prin intermediul caselor de marcat: să genereze chitanțe electronice și să transmită rapoarte către autoritățile fiscale,

• să vă gestionați afacerea de la distanță prin intermediul unei aplicații mobile,

• acceptă diverse metode de plată prin conectarea unui terminal bancar,

• automatizarea fluxului de documente — trimiterea de contracte, facturi și oferte comerciale; conectarea telefoniei IP Binotel,

• trimiterea de mailuri în masă etc. 

De exemplu, în perioada întreruperilor de curent și a comunicațiilor, mulți dintre clienții Torgsoft și-au lăsat vânzătorii să plece și au gestionat tranzacțiile online off line prin instalarea licenței Torgsoft Hibrid pe un laptop. Antreprenorii au ținut evidența și au vândut bunuri, au tipărit chitanțe fiscale și au vizualizat bunurile din depozit. Iar când conexiunea era restabilită, datele de la punctul de vânzare erau sincronizate cu baza de date principală de pe server. 

№4. Managementul angajaților

Puteți gestiona manual doi sau trei angajați. Dar atunci când sunt mai mulți, este dificil să țineți evidența celor care sunt bolnavi, a celor care și-au luat concediu din motive familiale, a celor care au întârziat. Ulterior, trebuie să luați în calcul plata pentru zilele pierdute, turele scurtate și nu uitați să calculați concediile medicale și concediile de odihnă.

Programul ține o foaie de pontaj, înregistrează sosirea angajaților la muncă, ia în calcul orele suplimentare, orele suplimentare, indemnizațiile și plata pe oră.

Torgsoft va ajuta, de asemenea, la motivarea vânzătorilor: va stabili un plan de vânzări, va calcula un procent din bunurile vândute, va lega vânzările de bunuri specifice de vânzător și va lua în considerare munca fiecărui vânzător sau echipă.

№5. Protecția împotriva fraudei

Furtul și frauda angajaților sunt dăunătoare pentru orice afacere. Abuzurile comune includ vânzarea de bunuri dincolo de casa de marcat, deturnarea reducerilor și a bonusurilor, substituirea bunurilor și ne emiterea unui cec.

Vânzătorii recurg adesea la fraude ilegale din cauza unei contabilități deficitare. 

Mulți dintre ei se opun automatizării deoarece știu că programul le va expune încălcările și, astfel, îi va face să se gândească de două ori înainte de a fura.

Un exemplu tipic de automatizare a gestionării magazinelor online: un client comandă o cască de protecție la preț întreg într-un magazin de biciclete cu ridicare și plată în numerar, vânzătorul aplică o reducere pentru clienții obișnuiți la comandă și încasează diferența de preț. Problema nu se referă doar la frauda internă, ci și la legalitatea vânzărilor dacă magazinul nu emite bonuri fiscale. 

Software-ul pentru un magazin cu amănuntul înregistrează toate acțiunile vânzătorului. Acesta nu va putea să nu emită un cec, să aplice o reducere unui alt client sau pur și simplu să ia bani din casa de marcat pentru o perioadă.

În Torgsoft, puteți acorda angajaților diferite drepturi de acces la sistemul de contabilitate, în funcție de poziția lor. Acestora li se poate restricționa utilizarea anumitor moduri, de exemplu, controlul decontărilor cu contra părțile, rapoartele financiare de bază etc. 

№6. Atragerea și păstrarea clienților

Antreprenorii investesc o mulțime de bani în designul magazinului lor fizic sau al showroom-urilor, în expunerea produselor, în angajarea și formarea angajaților pentru a "mulțumi" clientul. Acest lucru este important, dar nu este suficient. Între două magazine similare, un client îl alege pe cel care oferă servicii mai rapide, produse mai ieftine și condiții atractive, cum ar fi reduceri regulate sau un program de bonusuri frumoase.

De exemplu, clientul Olena este fidel unei mărci de lenjerie intimă, face ocazional o comandă în magazin, dar nu primește nimic în schimb — proprietarii sunt încrezători că doar produsul lor este suficient pentru a menține cererea. Și apoi, într-o zi, apare un nou concurent, care are și el lenjerie intimă de bună calitate, dar pentru fiecare achiziție, utilizatorul primește recunoștință pentru cumpărare. Aceasta poate fi o reducere la următoarea comandă sau un mic obiect adăugat la colet. Elena decide să comande de la noul magazin pentru că acesta îi urează și o zi de naștere fericită. 

Automatizarea în magazin reduce timpul petrecut la casierie și face ca achiziția să fie confortabilă și sigură pentru client. În plus, software-ul pentru un magazin de vânzare cu amănuntul ajută la sistematizarea procesului de atragere de noi clienți: stabilește condițiile promoțiilor și ale programelor de fideli zare, introduce vânzări prin carduri de reducere și bonusuri, certificate cadou etc. 

№7. Analiza rezultatelor tranzacționării

Nu toți proprietarii de afaceri sunt capabili să prevadă tendințele și să anticipeze cererea clienților: să livreze la timp ceea ce vor cumpăra clienții. Fără analiză, un antreprenor se poate înșela cu privire la produsele care se vând bine.

Analiza informațiilor privind rezultatele comerciale vă va ajuta să trageți concluzii cu privire la ceea ce se vinde cel mai bine, să urmăriți sezonalitatea și să vă asigurați că bunurile sunt disponibile în stoc.

Cele 5 rapoarte din Torgsoft for Business pe care antreprenorii le folosesc cel mai des vă vor ajuta:

✓ analiza ABC XYZ,

✓ raportul privind produsele de bază pentru perioada respectivă,

✓ analiza vânzărilor pe tipuri de produse,

✓ analiza achizițiilor clienților,

✓ analiza intensității vânzărilor.

De exemplu, un proprietar de librărie este convins că literatura pentru copii este cel mai popular produs, iar dacă analizăm vânzările, devine clar că cărțile de bucate aduc mai mult profit.

№8. Sistematizarea afacerilor

O afacere în care totul se bazează pe entuziasmul proprietarului nu poate fi numită sistemică. Atunci când unui antreprenor îi este teamă să delege și nu are încredere în angajați, el este obligat să facă totul singur. Munca se termină adesea după miezul nopții, rutina se repetă în fiecare zi și diminuează entuziasmul antreprenorial.

Scopul programului este de a scoate antreprenorul din procesul decizional interminabil, de a-i permite să se bazeze pe cifre mai degrabă decât pe cuvintele angajaților și de a delega procesele de afaceri fără teamă.

Dacă proprietarul unui magazin online dorește să plece în vacanță, trebuie să se asigure că clienții sunt deserviți la fel de bine ca și cum ar fi fost implicat activ. Software-ul vă permite să controlați de la distanță facturarea, plățile de la clienți, respectarea termenelor de livrare a coletelor și comunicarea dintre manageri și clienți.

№9. Gestionarea diferitelor scări de afaceri

Torgsoft este un sistem universal de contabilitate a mărfurilor adaptat atât nevoilor unui magazin mic, cât și ale unui întreg lanț de magazine. Compania oferă licențe pentru diferite tipuri de afaceri: Start — pentru un magazin mic, Ultra — pentru un magazin cu multe case de marcat și magazine online, Terminal — pentru automatizarea unui lanț de magazine. În plus, puteți utiliza software-ul gratuit timp de o lună pentru a vă familiariza și a-l configura.

Programul pentru managementul magazinului este un asistent multifuncțional și versatil al antreprenorului. Ea nu trebuie să fie plătită cu un salariu, nu are dureri de cap și nu intră în concediu de maternitate. Acesta este angajatul dvs. permanent care îndeplinește cu exactitate sarcinile și vă ajută să luați deciziile de management corecte pentru dezvoltarea afacerii.