Ligă

Automatizarea a devenit un element cheie în comerț - aceasta face posibilă organizarea muncii astfel încât să îl elibereze pe proprietarul afacerii de rutina, dar în același timp să mențină controlul asupra gestionării întregii rețele de vânzare cu amănuntul.

Cu toate acestea, atunci când vine vorba de implementarea unui software în operațiunile magazinului, managerii au multe întrebări. Acest lucru este destul de logic în contextul căutării instrumentului de management perfect și, adesea, al rezistenței interne la schimbare.

Programul îi ajută pe proprietarii de magazine online, lanțuri de magazine, depozite și unități de producție să țină evidențe complete. Acesta se ocupă de majoritatea sarcinilor zilnice ale unui antreprenor, cum ar fi automatizarea contabilității de gestiune, eficientizarea serviciilor pentru clienți, a contabilității financiare și de depozit. Acest lucru îi oferă managerului posibilitatea de a-și privi afacerea de sus. 

Automatizarea contabilității produselor finite, de exemplu, într-un magazin alimentar, sistematizează toate procesele de lucru. Programul de contabilitate Torgsoft instalat pe calculatoarele vânzătorilor se ocupă de primirea, vânzarea și returnarea mărfurilor; le marchează cu coduri de bare; împachetează și asamblează mărfurile; ține evidența stocurilor din depozit, a profiturilor, a decontărilor cu partenerii și angajații; pregătește documentația și rapoartele pentru autoritățile fiscale etc.

În același timp, mulți oameni asociază tranziția către contabilitatea automatizată cu o sarcină copleșitoare. Să încercăm să înțelegem de ce se întâmplă acest lucru.

De ce îi sperie automatizarea pe proprietari?

Dificultățile implementării unui sistem de contabilitate într-un magazin pot fi împărțite în dificultăți mitice legate de convingerile antreprenorului și dificultăți reale care apar în procesul de stăpânire a programului.

1. Exagerarea complexității automatizării

Proprietarii de magazine consideră adesea că procesul de automatizare este dificil și sunt încrezători că reorganizarea va afecta ritmul obișnuit al magazinului.

Aceste îngrijorări sunt de obicei nefondate. Pentru a trece în siguranță la gestionarea automată, trebuie să aveți o secvență clară de acțiuni. Experții Torgsoft îi ajută pe antreprenori să identifice nevoile urgente ale afacerii lor, să selecteze echipamentele comerciale și opțiunile software potrivite pentru nevoile lor specifice.

Compania dispune de propria bibliotecă video de cunoștințe de automatizare (peste 250 de videoclipuri de instruire), manuale de utilizare și asistență electronică pentru a vă ajuta să învățați software-ul. De asemenea, oferă consultații individuale și servicii de asistență tehnică.

"Doar cu experiență, antreprenorii încep să înțeleagă că contabilitatea în fiecare magazin este foarte individuală - nu este un proces standardizat și poate fi făcută în moduri diferite, după bunul plac, cu diferite grade de detaliere. Aceasta nu este contabilitate, iar erorile sunt mult mai ușor de corectat aici", spune Victoria Pashchenko, editor al Torgsoft.

2. Vechile obiceiuri contabile

Este posibil ca antreprenorii să nu utilizeze deloc 90% din funcțiile contabile disponibile în software și să le considere inutile. Cu toate acestea, înțelegerea importanței lor vine doar odată cu stăpânirea și acceptarea deplină a programului.

Unii manageri de magazine întâmpină dificultăți în a renunța la contabilitatea pe un caiet sau pe o foaie de calcul Excel. Iar în timpul perioadei de tranziție de introducere a mărfurilor până când stăpânesc pe deplin programul, aceștia țin o evidență dublă: introduc vânzările atât într-un caiet, cât și în Torgsoft.

"Zilele trecute, cumpăram mingea de golf a fiului meu, iar vânzătoarea scria în carnețelul de vânzări: numele complet, mărimea, culoarea, prețul... A fost dureros să văd asta", spune Maria Gladkikh, dezvoltator de documentație tehnică la Torgsoft.

Specialiștii Torgsoft sunt convinși că, pentru ca sistemul să funcționeze ca un ceas, trebuie să vă antrenați atât pe dumneavoastră, cât și pe angajații dumneavoastră să fie disciplinați: atunci când primiți marfă, nu întârziați să o trimiteți la program. Nu faceți tranzacții retroactiv. Introduceți imediat cheltuielile și plățile către furnizori.

Trebuie să înregistrați totul în program: cheltuielile sau încasările de bani, mișcările, vânzările și fiecare retragere de numerar din casa de marcat. Acest lucru vă va ajuta să evitați dificultățile inițiale: discrepanțe cu depozitul, confuzii în calcule și cifre inexacte privind profitul.

3. Sosirea mărfurilor

Potrivit Yana Rybas, șef de vânzări la Torgsoft, recepția mărfurilor este cea mai mare problemă pentru vânzătorii care abia încep să cunoască contabilitatea computerizată. Merită să îi consacrați maximum de timp. Unii întreprinzători refuză să folosească softul pentru că se așteaptă ca acesta să facă totul și astfel să simplifice contabilitatea din caiet.

Cu toate acestea, pentru ca automatizarea contabilității activelor fixe să funcționeze, trebuie să se furnizeze date exacte despre bunuri: denumire, număr de articol sau de serie, cod de bare etc.

Afișarea sortimentului magazinului este o operațiune care se face o singură dată. Viteza procesului depinde de cantitatea sortimentului, de mărimea magazinului și de "mâinile" vânzătorilor care îl vor aproviziona.

"În medie, un depozit de aproximativ 1.500 de articole unice din programul Torgsoft este procesat în 3-4 zile, fără a închide magazinul. Introducerea rapidă a produselor este mai dificilă dacă depozitul este dezordonat, dacă același produs se află în diferite părți ale depozitului, dacă vânzătorul nu știe ce se află în cutii sau pungi", spune Yana Rybas.

După postare, munca merge mai repede. Produsele sunt trecute în evidență rapid și precis atunci când sunt vândute și sunt returnate automat în depozit atunci când sunt returnate. Vânzătorii știu exact ce produse au fost vândute și ce cantitate a rămas în depozit.

4. Necesitatea de a plăti impozite

Întreprinderile ucrainene funcționează în condiții dificile pe timp de război, iar unii antreprenori consideră că este mai ușor să țină evidența vânzărilor într-un caiet decât să instaleze un program de contabilitate autorizat. La urma urmei, odată instalată, casa de marcat (registratorul operațiunilor de plată_ed.) "legalizează" fiecare tranzacție, prezentând-o autorităților fiscale.

Dacă calculați câți bani pierde un antreprenor din cauza contabilității formale și, ca urmare, a lipsurilor constante, a furturilor de bunuri de către personal, a sosirilor incorecte și a erorilor de vânzare, devine evident că contabilitatea și raportarea consolidată automatizată este singura soluție care poate îmbunătăți starea afacerii și o poate menține în domeniul legal.

5. Formarea personalului

Motivele rezistenței vânzătorilor față de contabilitatea automatizată pot fi atât egoiste: programul nu le va permite să trișeze cu bunuri, cât și legate de vârstă: vânzătorii mai în vârstă nu sunt adesea flexibili la schimbare. Unii angajați sabotează în mod deschis schimbările și dau vina pe programul de contabilitate pentru toate greșelile.

Potrivit experților Torgsoft, există o singură cale de ieșire din această situație: organizarea de cursuri de formare pentru vânzători. Înainte de a implementa schimbările, personalul trebuie să fie pregătit astfel încât să se obișnuiască cu ideea: avertizați-i în prealabil cu privire la instalarea software-ului, dați instrucțiuni clare cu privire la cine este responsabil pentru ce, cum să înceapă și să încheie ziua de lucru în software și cum să pornească și să oprească corect echipamentul.

Torgsoft dispune de o serie de tutoriale video și instrucțiuni privind modul de utilizare a modurilor programului. Alocarea de timp pentru instruirea personalului va amortiza banii investiți în program și va ajuta la evitarea greșelilor.

Pentru ca integrarea noului instrument în activitatea companiei să se desfășoare fără probleme, este necesar să se pregătească nu numai personalul, ci și procesele și echipamentele.

"Softul în sine nu va corecta toate erorile contabile - simplifică foarte mult viața unui antreprenor, elimină rutina, sugerează căile potrivite, dar nu gândește în locul lui și al personalului său. Mai întâi trebuie stabilite procesele de afaceri. Este imposibil să automatizezi haosul", a declarat Anna Prykhodko, șef adjunct al Departamentului de programare.

6. Beneficiile vagi ale automatizării

Acei antreprenori cărora li s-a furat ceva înțeleg de ce au nevoie de contabilitate. Dar nu înțeleg nici perspectivele pe care aceasta le oferă - comerț electronic, acces la noi piețe și piețe de desfacere și creșterea vânzărilor prin planificarea și analiza activităților de marketing.

Software-ul Torgsoft are funcții de bază care îi oferă proprietarului informații despre cum să atragă clienții, ce promoții sunt eficiente, ce produse sunt populare, cu ce furnizori este profitabil să cooperezi, ce angajați sunt avantajoși etc.

Cum se realizează implementarea programului de contabilitate Torgsoft?

De obicei, implementarea programului de contabilitate Torgsoft durează 1 zi, fără a opri comerțul. Instruirea și configurarea au loc fără închiderea magazinului, astfel încât vânzătorii pot exersa situații tipice în activitatea lor.

Automatizarea devine o parte integrantă a gestionării unei afaceri de succes și stabile. Cu toate acestea, pentru a vedea rezultatele pozitive ale managementului automatizat, este nevoie de timp și de dorința de schimbare a proprietarilor. Și un plan de acțiune pentru a evita supraîncărcarea și a trece fără probleme la un nivel de control și contabilitate de înaltă calitate.