Peste 15 ani de dezvoltare a unei rețele de retail împreună cu Torgsoft
Povestea unei rețele ucrainene de magazine pentru copii și un exemplu de automatizare etapizată a unei rețele de retail: de la primele puncte de vânzare cu evidență de bază până la un sistem multiformat cu fiscalizare, loc de muncă mobil și integrare cu terminale bancare; în diferite etape, rețeaua a inclus patru magazine, o cafenea și șase locuri de muncă. Studiul de caz a fost creat pe baza experienței reale de utilizare îndelungată a Torgsoft. Am păstrat logica deciziilor de afaceri fără a dezvălui informații despre client.
Cu ce a început totul
În 2010, clientul ținea evidența în Torgsoft în primele magazine. Sarcinile de bază ale acelei perioade erau familiare pentru orice retail: conectarea unui scaner de coduri de bare, configurarea rolurilor vânzătorilor, tipărirea ecusoanelor cu cod de bare și învățarea repartizării vânzărilor între vânzători. Încă de atunci, proprietara a primit răspuns la întrebarea principală a magazinului: cine, ce și cât a vândut într-o zi.
La sfârșitul anului 2011, afacerea a crescut până la patru puncte de vânzare. Odată cu creșterea au apărut noi solicitări: un sistem unic de reduceri pentru magazine cu sortiment comun, vizualizarea vânzărilor în afara magazinului, campanii SMS către clienți și promoții. Cardurile de reducere, promoțiile și campaniile au început să funcționeze prin instrumentele programului și serviciile conectate la acesta, iar restul solicitărilor au intrat în planul de dezvoltare a rețelei.
Etapele dezvoltării: cum rețeaua și-a extins posibilitățile
Evidență de bază și controlul vânzătorilor
Scaner de coduri de bare, roluri și parole pentru personal, ecusoane ale vânzătorilor, rapoarte pe bonuri. Vânzătorul vede doar ceea ce este necesar pentru lucrul la casă.
Licența Torgsoft Ultra și primele opțiuni
Rețeaua a trecut la o licență extinsă și a conectat opțiunile pentru campanii de mesaje în masă și ștergerea statisticilor perioadelor închise. Au început să funcționeze cardurile de reducere, promoțiile și reducerile automate de ziua clientului.
Ordine la casă, în etichete de preț și documente
Au fost configurate zilele de casă și încasările, au fost create șabloane de etichete și prețuri pentru nevoile magazinelor: cu preț, fără preț, cu reducere pentru reevaluări. Închiderea perioadelor contabile a devenit o procedură regulată, iar transferul licențelor la înlocuirea tehnicii era efectuat de serviciul de suport.
Întreținerea regulată a bazei de date
Ștergerea periodică a statisticilor perioadelor închise, actualizări planificate ale programului, restabilirea funcționării după defecțiuni ale tehnicii și conflicte cu antivirusuri. Arhivele bazei de date sunt create automat.
Fiscalizarea punctelor de vânzare
A fost conectat un registrator fiscal, iar ulterior rețeaua a trecut la RRO software. Vânzările, retururile, rapoartele X și Z sunt efectuate din program și transmise automat către autoritatea fiscală. În același an, clientul a trecut la un Contract de deservire service cu un stoc anual de ore de suport.
Un nou punct pe aplicația mobilă
Pentru cafenea a fost creat un centru de evidență separat și a fost implementată aplicația mobilă Torgsoft: recepția mărfii, vânzarea, RRO software și închiderea turei se fac de pe tabletă sau smartphone. În timpul lansării, specialiștii au verificat scenarii neobișnuite de recepție, fiscalizare și evidență a locurilor de muncă; în urma rezultatelor, echipa de dezvoltare a clarificat logica aplicației mobile și a PRRO în trei procese, iar modificările au intrat în actualizarea 2022.0.22. În același an, pentru cumpărători a fost configurat un sistem de bonusuri.
Integrare cu terminale bancare
La două locuri de muncă, terminalele bancare sunt conectate la program prin protocolul JSON. Suma de pe bon este transmisă automat către terminal, iar plata și returul trec printr-un singur scenariu împreună cu bonul fiscal.
Un nou scenariu de plată și întreținere planificată
A fost configurată metoda de plată «Plată prin integratorul NovaPay», a fost realizată o consultație repetată privind programul de bonusuri, programul a fost actualizat la versiunea 2026.0.2. Întreținerea planificată se efectuează în cadrul pachetelor de service.
Ce a dus la succes: șase decizii ale proprietarei
Șase decizii manageriale se repetă în această istorie an de an. Tocmai ele mențin rețeaua în stare de funcționare de peste cincisprezece ani — prin restricțiile de carantină și anii războiului la scară largă. Fiecare dintre aceste decizii poate fi aplicată în propriul magazin.
Mai întâi sistemul, apoi extinderea
Al patrulea punct de vânzare a fost deschis deja pe un program configurat: într-o singură deplasare, specialistul a instalat echipamentul, a transferat politica de reduceri și a instruit noii vânzători simultan în trei magazine.
Sfat: reglați evidența la primul punct înainte de deschiderea celui de-al doilea. Atunci noul punct copiază procese gata făcute în loc să creeze propriile procese.
O singură platformă, contururi separate de evidență
Punctele cu specific diferit al sortimentului au lucrat în contururi separate de evidență ale aceluiași program, iar pentru noul format de afacere a fost creat un centru de evidență separat. Pentru magazinele cu sortiment comun a fost analizat un sistem unic de reduceri.
Sfat: separați analiza diferitelor formate din prima zi. Cifrele amestecate ascund profitabilitatea reală a fiecărei direcții.
Control fără prezență fizică
Încă din 2011, proprietara a planificat administrarea rețelei la distanță și a configurat roluri precise pentru vânzători, pregătindu-se pentru concediul de maternitate. Rețeaua a continuat să se dezvolte în această perioadă.
Sfat: limitați accesul personalului la minimul necesar și afișați rapoartele cheie pe propriul dispozitiv. Atunci prezența zilnică în sală nu va mai fi o condiție obligatorie pentru funcționarea afacerii.
Baza de clienți ca activ pe termen lung
Carduri de reducere din 2011, campanii SMS înainte de sărbători, reduceri automate de ziua clientului și mecanici de bonusuri din 2023. Baza se acumulează cu fiecare vânzare de peste 15 ani.
Sfat: înregistrați cumpărătorul la prima achiziție. Canalele de comunicare se schimbă, baza acumulată rămâne cu afacerea.
Disciplina datelor după calendar
Închiderea perioadelor contabile, ștergerea periodică a statisticilor și arhivele automate au devenit proceduri regulate. Tocmai regularitatea acestor proceduri menține baza în stare de funcționare după peste 15 ani de acumulare a operațiunilor, iar transferul pe tehnică nouă se face după un scenariu verificat.
Sfat: stabiliți pentru întreținerea datelor o dată fixă în calendar, la fel ca pentru inventarieri.
Schimbări legislative în regim planificat
Fiscalizarea a fost implementată în ianuarie 2022, iar terminalele bancare și integratorii de plăți au fost conectați imediat după apariția necesității. Fiecare cerință nouă a fost acoperită de o opțiune standard a programului.
Sfat: alegeți un sistem de evidență în care modificările de reglementare apar prin actualizări. Atunci o nouă cerință legală este o setare de opțiune, fără schimbarea software-ului.
Numitorul comun al acestor decizii: proprietara a privit evidența ca pe un instrument managerial încă din primul an, iar fiecare circumstanță nouă — de la deschiderea unui punct până la schimbarea legislației — s-a așezat pe un sistem deja pregătit. Controlabilitatea oferită de această abordare a permis rețelei să treacă prin cei mai dificili ani.
Parcurgeți acest drum mai repede
Clientul și-a construit ecosistemul treptat, împreună cu dezvoltarea produsului. Astăzi toate aceste instrumente sunt disponibile din prima zi de lucru.
Ce procese de afaceri acoperă programul de evidență pentru o rețea de magazine
Operațiunile principale de evidență ale rețelei sunt gestionate în Torgsoft, iar serviciile fiscale, de plată și de comunicare sunt conectate la scenariile de lucru corespunzătoare ale programului.
Vânzări și casă
- vânzare după cod de bare și retur de marfă
- zile de casă, încasări, raport de casă pe zi
- regim mixt de plată: numerar și fără numerar
Evidența mărfurilor
- recepția mărfii și mișcarea pe depozite
- etichete și prețuri după șabloane proprii
- inventariere și reevaluare
Personal și accesuri
- roluri cu listă exactă a acțiunilor permise
- ecusoane ale vânzătorilor cu cod de bare
- vânzări pe fiecare vânzător
Clienți și marketing
- bază de clienți cu istoricul achizițiilor
- carduri de reducere, bonusuri, promoții
- campanii SMS și email în masă
Fiscalizare și plăți
- RRO software și registrator fiscal
- terminal bancar într-un singur scenariu cu bonul
- plăți prin integrator de plăți
Date și control
- închiderea perioadelor contabile
- arhive automate ale bazei de date
- analiza vânzărilor și rezultatul financiar pe perioadă
Suportul ca parte a metodologiei
Evidență transparentă a serviciilor
După furnizarea serviciilor de suport tehnic, clientul primește un raport: ce problemă a fost rezolvată, ce acțiuni au fost efectuate, cât timp a fost scăzut din sold. Istoricul deservirii se păstrează pentru toți anii.
Contract de service
În perioadele de configurări intensive, clientul a folosit Contractul de deservire service cu ore preplătite, iar pentru sarcini separate — pachete unice de servicii. Actualizările planificate, întreținerea bazei și consultațiile se efectuează în cadrul formatului ales.
Scenariile de lucru devin actualizări
În timpul lansării punctului mobil, specialiștii au verificat scenarii neobișnuite de lucru ale aplicației și PRRO. Echipa de dezvoltare a clarificat logica în trei procese, modificările au intrat în actualizarea 2022.0.22, iar clientul a primit notificare despre implementarea fiecărei sarcini. Așa se dezvoltă produsul pe scenarii reale ale utilizatorilor.
Reglarea fină a proceselor de afaceri împreună cu serviciul de suport
Asistența Torgsoft continuă după implementare. O parte semnificativă a solicitărilor clientului de-a lungul anilor de colaborare a vizat reglarea fină a proceselor în funcție de schimbările afacerii: noi formate de etichete de preț, tehnică nouă, canale noi de plată. Așa funcționează în practică.
Una dintre cele mai frecvente teme ale solicitărilor din toți anii. Suportul creează șabloane de etichete pentru scenarii concrete: cu preț și fără, cu preț vechi și procent de reducere pentru lichidări, pentru diferite formate de hârtie. Șablonul gata se transferă între computere prin copierea unui singur fișier.
Zilele de casă, încasările și recalcularea soldurilor sunt configurate astfel încât soldul de la sfârșitul zilei să corespundă stării reale a casei. Dacă este necesar, suportul corectează documentele împreună cu clientul și închide ziua cu un total exact.
Caracteristica fiscală a mărfurilor, sincronizarea orei pe computer, starea turei PRRO și transmiterea bonurilor către autoritatea fiscală sunt verificate în cadrul suportului de service. Specialiștii verifică statusurile bonurilor și însoțesc efectuarea operațiunilor prin RRO software.
La înlocuirea computerului, routerului sau imprimantei, suportul transferă programul și baza de date, reemite licența, instalează drivere și reconectează terminalul bancar. Suportul însoțește procesul de la începutul lucrărilor până la reluarea vânzărilor în punctul de vânzare.
Suportul însoțește conectarea la serviciul de mesagerie, actualizează setările gateway-ului după schimbarea datelor de acces și efectuează o trimitere de test împreună cu clientul înaintea fiecărei campanii mari.
Pentru funcționarea stabilă a tabletei, specialiștii rezervă adrese în router, configurează serverul de aplicații, porturile și firewallul. Cafeneaua ține evidența în propriul centru de evidență al aceluiași program.
Rolurile sunt configurate conform politicii proprietarului: accesul la depozit, reduceri, retururi sau cantitatea de marfă se deschide și se închide separat pentru fiecare angajat. Vânzătorul vede exact atât cât este necesar pentru lucrul la casă.
Ecosistemul soluției: ce este necesar pentru automatizarea unei rețele de magazine
Baza: licențe Torgsoft Ultra
Funcționalitate completă de evidență. Fiecare loc de muncă se licențiază separat; într-una dintre etape, în rețeaua clientului funcționau 6 locuri de muncă.
Integrare cu terminal bancar
Transmiterea automată a sumei bonului către terminal, licență pe 1 an.
Mai multe despre opțiuneAplicația mobilă Torgsoft
Loc de muncă pe tabletă sau smartphone în propriul contur de evidență.
Mai multe despre opțiuneCampanii în masă către clienți
Comunicare SMS și email cu baza de clienți, licență pe 1 an.
Mai multe despre opțiuneȘtergerea statisticilor perioadelor închise
Întreținerea bazei de date pentru viteză stabilă de lucru.
Mai multe despre opțiuneCui i se potrivește acest model de automatizare
Automatizarea unei rețele de magazine pentru copii după acest scenariu se potrivește afacerilor cu mai multe formate de comerț: când o parte dintre puncte lucrează cu sortiment și bază de clienți comune, o parte — cu specific propriu, iar formatele noi, precum cafeneaua, sunt lansate pe locuri de muncă mobile. Arhitectura cu contururi separate de evidență permite implementarea sistemului etapizat, punct cu punct, fără reconstruirea proceselor deja funcționale.
Doriți aceeași automatizare în magazinul dumneavoastră
Povestiți despre afacerea dumneavoastră, iar specialiștii Torgsoft vor selecta licența și opțiunile pentru automatizarea unui magazin pentru copii sau a altui tip de retail: de la primul punct de vânzare până la o rețea cu locuri de muncă mobile.
Reveniți la pasul anterior