10 funcții ale programului de contabilitate pentru magazinul online

Ce să faci dacă magazinul offline este închis?
Cum să gestionezi afacerea online de unul singur?
Ce este necesar pentru un ciclu complet de comerț online?

10 funcții pentru gestionarea comerțului online

1. Acceptarea comenzilor de la clienți
2. Vânzarea produselor și emiterea documentelor
3. Trimiterea și livrarea produselor
4. Menținerea comunicării cu clienții
5. Gestionarea inventarului
6. Contabilizarea finanțelor și verificarea plăților
7. Controlul datoriilor
8. Depunerea rapoartelor
9. Gestionarea angajaților și calcularea salariilor
10. Gestionarea comerțului de pe smartphone

Toate aceste funcții le poți gestiona singur. Programul de contabilitate pentru afaceri online Torgsoft are tot ce ai nevoie. Torgsoft este angajatul tău, este alături de tine pentru totdeauna.

Acceptarea comenzilor

Acceptarea comenzilor începe cu magazinul online, marketplace-ul, Facebook, Instagram sau cu o comandă telefonică.

Dacă nu ai un magazin online - acum este momentul să creezi unul și să depui eforturi și timp în dezvoltarea afacerii online. Torgsoft, împreună cu partenerii noștri Black&White, se ocupă de proiectul Magazin online "la cheie" de peste 8 ani. Torgsoft garantează o gestionare corectă și precisă a stocurilor, iar Black & White - compatibilitatea completă a magazinului online cu Torgsoft.

De asemenea, în programul Torgsoft există integrare cu marketplace-urile Prom.ua și Rozetka.ua. Poți efectua sincronizarea stocurilor, informațiilor despre produse și fotografiilor, comenzilor și statusurilor comenzilor, precum și crearea automată a facturilor în Torgsoft cu câteva clicuri.

Timp necesar:
Crearea unui magazin online "de la zero" durează aproximativ 24 de zile;
Conectarea unui magazin online existent la Torgsoft - de la 3 la 7 zile;
Setarea sincronizării cu marketplace-urile ~ 1 zi;

Vânzarea produselor și emiterea documentelor

Pentru vânzarea produselor în magazinul online se utilizează modul Comerț cu emiterea facturii.

Dacă comanda este plasată prin magazinul online, informațiile despre comandă și client vor fi încărcate automat în Torgsoft.

Dacă plasezi comanda singur în timpul comunicării cu clientul, trebuie:

1. Să selectezi clientul sau să creezi o fișă de client nou;
2. Să creezi o ofertă comercială (intenție de cumpărare) sau să emiți o factură (dorință de cumpărare);
3. Să adaugi produse și servicii în factură;
4. Să trimiți factura și detaliile de plată prin e-mail sau sms;
5. După primirea plății, să imprimi Factura de livrare, dacă este necesar, Certificatul de garanție, Chitanța comercială și Nota de transport (TTN) pentru trimiterea produselor prin Nova Poshta sau Ukrposhta.

Toate acestea se realizează într-un singur mod în Torgsoft Comerț cu emiterea facturii.

Timp necesar:
Timpul pentru crearea facturii: 1-5 minute

Trimiterea și livrarea produselor

În Torgsoft, produsele sunt considerate expediate și, prin urmare, în drum spre client, atunci când se creează factura de livrare. În acest moment, produsele sunt scoase din stoc.

Poți eticheta produsele și imprima TTN fără a părăsi casa. Aceasta se realizează prin opțiunea Integrare cu Nova Poshta sau Integrare cu Ukrposhta.

Doar predă coletele etichetate curierului serviciului de livrare.

Din experiența noastră, recomandăm:

• Fotografiază produsele în timpul procesului de ambalare, pentru ca clientul să vadă că produsele sunt intacte și ambalate conform standardelor de igienă;
• Înregistrează faptul predării către curier prin fotografie sau video;
• Cere curierului să semneze un jurnal de predare a coletelor, pentru a documenta acest fapt. Păstrează distanța, va trebui să lași pixul la curier.

Timp necesar:
Pregătirea TTN pentru etichetarea produselor - 5-7 minute

Comunicarea cu clienții

Este grozav când ai mulți clienți. Dar cum să-ți amintești cui și ce ai promis și în ce stadiu se află comanda?
Și ce nu-i place cel mai mult clientului? Când este uitat.

Pentru a preveni tratarea cu dispreț a clientului, Torgsoft are un instrument indispensabil Marketing - Contacte și memento-uri.

După comunicare, înregistrează imediat cu cine ai vorbit, despre ce te-ai înțeles și în ce stadiu se află comanda. Setează-ți un memento pentru a contacta clientul după un timp sau pentru a face ceva pentru el.

Această funcție este de asemenea în Comerț cu emiterea facturii - Factură - Contactele facturii.

Folosim această funcție de 15 ani. Datorită acestei funcții, angajații Torgsoft știu care este situația clientului, ce a dorit clientul și despre ce este vorba.
În acest fel, clientul nu trebuie să repete pentru a zecea oară istoria relației sale cu magazinul.

Dacă conduci afacerea singur - nu trebuie să-ți amintești totul. Doar notează.

Recomandăm:

• Copiază corespondența din mesagerii în Contacte cu clientul.
• Înregistrează orice detalii și memento-uri. Chiar dacă ești sigur că nu vei uita - nu te încrede în acest sentiment înșelător și notează oricum.

Dacă ai telefonie IP de la Binotel - sincronizeaz-o cu Torgsoft (te vom ajuta, bineînțeles).

În acest fel, nu vei rata niciun apel, vei putea vedea istoricul contactelor anterioare cu clientul, vei adăuga rapid informații noi după discuție, vei vedea rapid ce a cumpărat clientul anterior și în timpul conversației vei putea emite imediat o factură sau verifica plata.

Amintește-ți de tine! Clienții nu-și vor aminti de tine singuri (dacă nu ai un magazin de produse alimentare sau o farmacie, desigur). Fă campanii de e-mail cu oferte atractive pentru baza ta de clienți.

Timp necesar:
Înregistrarea contactului - aproximativ 30 de secunde;
Configurarea Binotel - 10 minute;
Campanie de e-mail - 5-7 minute.

Gestionarea inventarului

Ce vor antreprenorii?

Ai cerut - noi am făcut.

Acum este momentul să efectuezi inventarierea stocurilor, să identifici surplusurile și să pui ordine. Poți gestiona inventarul cu Torgsoft singur.

Pentru comoditatea antreprenorilor - modurile:

• Inventariere
• Starea stocurilor
• Modul Analiză pentru clasificarea celor mai vândute produse

Timp necesar:
Inventariere ~ 250 de unități unice de produse pe oră.

Contabilizarea cheltuielilor și analiza profitului

Banii luați din afacere și puși în buzunarul tău nu sunt profit. Este venit brut, în esență.
Pentru a înțelege ce ai câștigat cu adevărat, ține o evidență financiară completă în modul Document financiar.

Ce trebuie să ia în considerare proprietarul afacerii:

• Cheltuieli. Fiecare cheltuială este atribuită unei articole de analiză financiară. Articolul de analiză financiară va face ușor de analizat unde s-au dus banii.

Permanente: salarii, chirie, servicii de comunicații, servicii pentru afaceri;
Unice: înregistrarea TM, achiziționarea de echipamente, opțiuni suplimentare în Torgsoft :)

• Plăți către furnizori, contractori.
• Venitul din vânzări. Aceștia sunt banii care au venit de la client. Acești bani sunt legați de factură.
• Cheltuieli personale. Introdu-le ca cheltuieli pentru salariul tău, de exemplu. În acest caz, vei vedea profitul real, excluzând cheltuielile tale personale. De ce este important acest lucru? În afaceri, este important să vezi profitul pentru a reinvesti un procent din banii câștigați în dezvoltare - de exemplu, pentru a crea un magazin online care va lucra pentru tine mulți ani.

Dacă angajații verifică plata pentru bunuri - nu trebuie să le oferi acces la Privat24 sau Privat24 pentru Afaceri. În Torgsoft, opțiunea "Extras de cont Privat24" îți permite să delegi verificarea contului fără a oferi acces la cont: angajații vor vedea intrarea banilor direct în Torgsoft doar pentru conturile specificate de tine, dar nu și cheltuielile.

De asemenea, este convenabil să folosești această opțiune pentru a nu fi necesar să intri în Privat24 pentru a verifica fiecare plată, ci doar să apeși un buton în Torgsoft.

Recomandăm:

• Fă periodic reconcilierea: verifică dacă suma de pe contul bancar și numerarul din casă se potrivesc cu ceea ce este afișat în Torgsoft.
• Introdu fiecare cheltuială, până la comisionul băncii (de altfel, Torgsoft ia în considerare automat comisionul). Poți introduce o cheltuială din mers folosind Aplicația Mobilă. Vei fi surprins câți bani se duc pe "mărunțișuri".

Cum să analizezi cheltuielile

Cât și pentru ce perioadă s-au cheltuit bani și raportul lor cu venitul brut vei vedea în modul Torgsoft - Plată - Balanță după articole de analiză financiară.

Timp necesar:
Introducerea unei cheltuieli - mai puțin de un minut;
Verificarea plății de la client și legarea de factură - 1-2 minute;
Reconcilierea caselor și conturilor - 15-20 de minute;
Analiza cheltuielilor - de la 1 minut până la ieșirea din stupoare :)

Controlul datoriilor cu furnizorii și clienții

Contabilizarea, amintirea și înregistrarea cine cui datorează sunt dificile. Este o sarcină grea și neplăcută.
Nu trebuie să o faci singur! Dacă ai livrat produse fără plată - Torgsoft a înregistrat că ți se datorează. Dacă ai primit produse de la un furnizor, dar ai cerut amânarea plății și rezumarea datoriei pentru mai multe livrări - programul va lua acest lucru în considerare, va arăta câți bani datorezi furnizorului în total și pentru fiecare lot de livrări. Dacă ai împrumutat bani unui "prieten de încredere" - programul va înregistra și îți va aminti cât, când, pentru ce și cine a împrumutat banii.

Contabilizarea și controlul datoriilor în Torgsoft se realizează în modul Balanță cu partenerii.

Timp necesar:
Analiza datoriilor - aproximativ 5-10 minute.

Raportare la timp

Exportă informații despre vânzări în M.E.Doc și ArtZvit. Trimite rapoarte la autoritățile fiscale prin intermediul unui registrator fiscal.

Exportul datelor necesare se realizează automat cu ajutorul Torgsoft.

Timp necesar:
Exportul în M.E.Doc și ArtZvit - 5 minute;
Trimiterea raportului prin intermediul registratorului fiscal - 3-5 minute.

Controlul angajaților și calcularea salariilor

• Verifică când au început angajații lucrul și dacă vânzătorii au ajuns la timp;
• Ține evidența concediilor și a zilelor libere;
• Setează plata automată a comisionului din vânzările produselor.

Cine lucrează acum și cine nu - poți verifica cu ajutorul smartphone-ului în Aplicația Mobilă - modul Angajați.

Timp necesar:
Verificarea cine este la muncă - 1 minut;
Setarea condițiilor de calculare a salariului - 15 minute;
Gestionarea programului de lucru - 5-7 minute.

Gestionarea comerțului de pe mobil

• Înregistrează produse la stoc;
• Vinde produse;
• Efectuează inventarierea de pe smartphone;
• Primește și livrează comenzi;
• Mută produse între centrele de contabilitate;
• Vezi informații despre produse și disponibilitatea dimensiunilor în stoc;
• Controlează stocurile;
• Fotografiază produsele;
• Analizează datele din rapoartele despre produsele vândute;
• Înregistrează echipamentele folosite de magazin sau angajați;
• Monitorizează primirea comenzilor în magazinul online, plățile și livrările către clienți;
• Controlează angajații;
• Lucrează cu conturile și casele: înregistrează cheltuielile de pe smartphone, adaugă plăți neidentificate;
• Verifică cât numerar ai la dispoziție;
• Analizează rezultatele vânzărilor pe lună și rentabilitatea afacerii.

Torgsoft - cel mai bun program pentru gestionarea afacerii online.

Gestionează magazinul de acasă. Dezvoltă-ți afacerea online. Iar Torgsoft va fi pentru tine un asistent de încredere pentru gestionarea magazinului online și un instrument indispensabil în comerțul online.