Certificat de lucrare efectuată în Torgsoft

Actul de lucrări executate în Torgsoft este un document contabil și tipărit care confirmă faptul prestării serviciilor sau executării lucrărilor pentru client. În program, acest document este o parte integrantă a fluxului de documente pentru antreprenorii care se ocupă de comerț en-gros, lucrează cu persoane juridice (B2B) sau prestează servicii ori execută lucrări de reparații.

Când să utilizați Actul de lucrări executate?

Documentul se utilizează în cazurile în care afacerea dumneavoastră vinde nu doar bunuri fizice, ci și servicii (livrare, montaj, configurare, consultanță) sau este complet specializată în domeniul serviciilor.

În Torgsoft, formarea actului are loc în trei regimuri principale: 

1. Comerț cu emiterea facturii (meniul principal «Document» -> «Comerț cu emiterea facturii»). Acest regim este un instrument comod pentru operațiunile comerciale desfășurate cu participarea managerului de vânzări. Întregul lanț începe cu o ofertă comercială sau o factură de plată și se încheie cu formarea avizului de expediție și a actului de lucrări executate. Tot aici este comod să controlați starea plăților pentru acte datorită statusurilor facturii («Neachitat», «Achitat» sau plată parțială). 

2. Reparații. Dacă întreprinderea se ocupă de service sau de întreținere în garanție, actul se formează după executarea lucrărilor declarate și returnarea tehnicii/produsului către client. 

3. Închirierea produsului. Cu condiția utilizării acestei opțiuni suplimentare, actul de predare-primire a bunului în chirie sau actul de lucrări executate se formează și se tipărește direct în momentul predării sau returnării produsului închiriat.

Cum se utilizează și nuanțe ale emiterii actelor: ce este important de știut

Pentru lucrul corect cu actele în Torgsoft, antreprenorii trebuie să țină cont de câteva nuanțe tehnice și organizatorice importante:

1. Variante de formare a documentului (doar servicii sau mixt) 

În regimul «Comerț cu emiterea facturii» din fila "Aviz de expediție", antreprenorului i se oferă flexibilitate la formarea documentelor de închidere pentru client. Din meniul de tipărire puteți alege două variante de formare a actului:

• «Act de lucrări executate doar servicii» — este comod de utilizat când, într-o singură factură, clientului i-au fost incluse atât bunuri fizice (pentru care este necesar un aviz de expediție), cât și servicii. Programul va filtra automat bunurile și va afișa în act doar serviciile prestate.

• «Act de lucrări executate bunuri și servicii» — se utilizează atunci când specificul contractului cu clientul cere combinarea atât a valorilor materiale, cât și a lucrărilor executate într-un singur document.

2. Nuanță privind unitățile de măsură ale serviciilor 

Acesta este un aspect critic pentru afișarea corectă a datelor în forma tipărită. La tipărirea rapoartelor «Act de lucrări executate», programul utilizează unitatea de măsură indicată în setările tipului de produs pentru serviciul concret (de exemplu, «oră», «buc.», «serviciu», «m.p.»). Dacă în fișa tipului de produs/serviciu această unitate de măsură nu este indicată, Torgsoft va introduce valoarea implicită. Pentru ca documentele să arate profesionist, antreprenorul ar trebui să verifice din timp nomenclatorul tipurilor de produse (servicii) și să completeze aceste câmpuri.

3. Emiterea actului în regimul «Reparații»

Dacă țineți evidența în modulul de reparații, procesul de formare a actului este simplificat la maximum. După ce meșterul a adăugat toate operațiunile executate în documentul de reparație, îl puteți tipări imediat. Pentru aceasta, în meniul «Tipărire» trebuie să alegeți acțiunea «Tipărirea actului de lucrări executate».

4. Personalizare: configurarea șablonului actului și preluarea automată a datelor

Programul Torgsoft nu vă limitează prin cadre rigide ale formularelor standard. La nevoie, șablonul de tipărire al actului poate fi configurat flexibil prin editorul integrat de rapoarte (FastReport). Puteți adăuga pe act logo-ul companiei, puteți schimba fonturile sau puteți adăuga câmpurile necesare. De unde sunt luate datele pentru act? Torgsoft preia automat în document toate datele bancare și juridice din «Fișa companiei» (datele dumneavoastră) și «Fișa clientului/partenerului» (datele beneficiarului). Dacă pe formular lipsesc numele complet al directorului, codul fiscal sau IBAN-ul, verificați mai întâi dacă aceste fișe sunt completate integral în program.

5. Drepturile de acces ale angajaților (Roluri) 

Pentru ca un angajat (de exemplu, un manager sau recepționerul centrului de service) să poată forma și tipări actele în mod independent, el trebuie să aibă drepturile de acces corespunzătoare. Proprietarul trebuie să intre în regimul "Setări" - "Setări roluri", să aleagă rolul necesar și să permită accesul la regimul «Comerț cu emiterea facturii» sau «Reparații», precum și să acorde permisiunea de tipărire a documentelor.

Tipărirea actelor de lucrări executate în Torgsoft: răspunsuri la întrebările frecvente ale antreprenorilor

Actul de lucrări executate (sau de servicii prestate) este documentul de bază pentru fixarea înțelegerilor cu clienții, mai ales dacă lucrați în domeniul serviciilor, închirierii sau reparațiilor. Pentru a vă simplifica lucrul cu documentele, am adunat răspunsurile la cele mai populare întrebări ale utilizatorilor Torgsoft privind formarea și tipărirea actelor.

Unde în program se poate găsi și tipări actul?

Formarea actului este disponibilă în câteva regimuri de lucru Torgsoft, în funcție de domeniul exact al afacerii dumneavoastră:

• Comerț cu emiterea facturii (pentru domeniul serviciilor și comerțul en-gros). Aici există două variante: «Act de lucrări executate doar servicii» și «Act de lucrări executate bunuri și servicii». O alegeți pe cea care corespunde situației — dacă este necesar să arătați clientului doar serviciul sau materialele împreună cu lucrarea.

• Reparații. Recepționerul sau meșterul poate tipări rapid documentul direct din acest modul (prin meniul «Tipărire» → «Tipărirea actului de lucrări executate»).

• Închirierea produsului. Dacă utilizați această opțiune suplimentară, tipărirea actului corespunzător este de asemenea mereu la îndemână.

De ce în act nu se afișează unitatea de măsură sau se afișează incorect?

La tipărirea actului, programul preia unitatea de măsură direct din setările tipului concret de produs sau serviciu. Dacă în fișa acestui tip câmpul nu este completat, Torgsoft va introduce valoarea implicită.

• Cum se corectează: Intrați în nomenclatorul tipurilor de produse, deschideți fișa serviciului necesar și indicați unitatea de măsură corectă (de exemplu: «oră», «serviciu», «m.p.»). După aceasta, documentul se va forma corect.

Se poate modifica aspectul formularului pentru brandul meu?

Da, desigur. Programul permite personalizarea flexibilă a documentelor pentru nevoile întreprinderii dumneavoastră. Prin editorul integrat FastReport puteți schimba fonturile, poziționarea câmpurilor, puteți adăuga logo-ul sau datele de identificare ale companiei. Dacă nu aveți timp să configurați singur șabloanele, specialiștii din suportul tehnic Torgsoft vor face acest lucru cu plăcere pentru dumneavoastră.

Cum rămâne cu semnarea actelor? Este acceptat EDI?

Torgsoft este complet adaptat la procesele moderne de business. Orice act poate fi salvat ușor în format PDF și încărcat în serviciul dumneavoastră de schimb electronic de documente (EDI). Acolo îl puteți semna cu ajutorul KEP (semnătură electronică calificată) și îl puteți trimite partenerului fără nicio hârtie. Cum salvați actul în PDF: în timpul formării documentului apăsați butonul «Previzualizare», apoi în bara de instrumente de sus alegeți «Salvare» (pictograma dischetei sau salvarea în PDF) și indicați folderul de pe computerul dumneavoastră.

Se poate emite actul înainte de începerea lucrărilor, în etapa de primire a produsului?

Da, aceasta este o practică foarte corectă pentru protecția juridică a ambelor părți. De exemplu, când primiți tehnica pentru diagnosticare, puteți tipări imediat clientului «Actul de primire în service de garanție». Acesta fixează însuși faptul transmiterii produsului către centrul de service încă înainte de a afla cauza defecțiunii și de a decide dacă va fi reparație sau restituire de bani.