Automatizarea unui magazin online: configurarea unui program de contabilitate

Torgsoft este un software de automatizare a magazinelor online.

Dacă aveți deja un magazin online sau intenționați să creați unul, acest articol vă va ajuta să vă dați seama cum să configurați corect programul de contabilitate pentru a se sincroniza cu magazinul dvs. online.

De ce aveți nevoie pentru a automatiza un magazin online?

• Programul de contabilitate Torgsoft, versiunea "Ultra" sau "Terminal".
• Opțiunea suplimentară a Torgsoft "Sincronizare cu un magazin online"
• Dezvoltatorii unui magazin online

Crearea unui site web de la zero durează aproximativ 2 luni. În acest timp, se elaborează designul ținând cont de dorințele clientului, se completează site-ul cu conținutul de bază - paginile de contact, plată și livrare, despre, blog și se pregătește infrastructura pentru sincronizarea magazinului online cu softul de contabilitate Torgsoft.

Dacă nu aveți dezvoltatori, vă putem recomanda studiouri web cu care lucrăm.

Cum funcționează sincronizarea?

Torgsoft trimite un fișier cu produse, lista de prețuri și fotografii pe serverul FTP, de unde magazinul online le descarcă. Torgsoft generează liste de prețuri în formate TRS, CSV sau YML.

Cum să configurați sincronizarea cu magazinul dvs. online

Proprietarii de întreprinderi nu ar trebui să configureze singuri sincronizarea: procesul poate necesita cunoștințe tehnice specifice. Delegați setările de sincronizare administratorului de sistem sau suportului tehnic al Torgsoft, iar unele dintre setări dezvoltatorilor magazinului online.

Pentru dezvoltatori, puteți crea un acces separat la aplicația TradeSoft: configurați rolul astfel încât aceștia să poată lucra doar cu modul de sincronizare, fără acces la contabilitatea de gestiune.

Pregătirea. Structura arborelui de tipuri de produse

Pentru a vă asigura că produsele din magazinul dvs. online sunt afișate frumos și corect și sunt pregătite pentru optimizarea SEO, trebuie să configurați corect arborele de produse și grupurile de produse.

Tipul de produs copac

Dacă nu aveți o înțelegere clară a ierarhiei și a secvenței care ar trebui să se regăsească în arborele tipului de produs, luați un exemplu din clasificatorul Retail sau Prom. De exemplu, pentru un magazin de pantofi, unul dintre tipurile de produse va fi Pantofi pentru bărbați, subtipuri - adidași și teniși, sandale, flip flop, saboți, mocasini, pantofi, papuci și pantofi de casă. Totul depinde de sortimentul dvs., desigur.

Dacă ați configurat inițial corect arborele de produse, atunci, pe lângă sincronizarea ușoară cu magazinul dvs. online și cu piețele de desfacere, veți putea să analizați rezultatele comerțului și să vă gestionați sortimentul: să vedeți ce tip de produs aduce mai mult profit, care se vinde mai prost și care nu este necesar în depozit. Pe baza analizei rezultatelor, veți putea să luați deciziile de gestionare corecte și să comandați bunurile de care au nevoie clienții dumneavoastră.

Grupuri de produse

După ce ați configurat arborele de tipuri de produse și ați postat bunurile, trebuie să decideți ce produse vor fi sincronizate cu magazinul online.

Pentru a face acest lucru, în meniul Mărfuri → Grupuri de mărfuri, trebuie să creați un grup de mărfuri și să adăugați mărfurile necesare în funcție de tip, producător, sezon și furnizor. Puteți adăuga sau elimina articole individuale.

Grupurile de produse sunt necesare pentru a gestiona ușor și rapid un sortiment mare și pentru a pregăti bunurile pentru exportul către un magazin online.

Activarea și configurarea opțiunii

Pentru a vă sincroniza baza de date Torgsoft cu un magazin online, trebuie să achiziționați opțiunea suplimentară "Asocierea cu un magazin online" sau să o activați în modul demo, gratuit timp de 30 de zile.

Pentru a activa opțiunea suplimentară Legătura cu un magazin online, accesați Setări → Listă de opțiuni suplimentare, găsiți opțiunea suplimentară Legătura cu un magazin online, codul de caracteristică 018 și faceți clic pe Activare pentru 30 de zile.

Configurarea unui obiect de sincronizare în Torgsoft

Adăugarea unui magazin online

Pentru a crea și configura un magazin online, accesați meniul Depozit → Sincronizare cu magazinul online și faceți clic pe butonul Adaugă de lângă câmpul Obiect de sincronizare.

Se va deschide fereastra principală de configurare, unde câmpurile suplimentare vor deveni disponibile atunci când selectați categoria Magazin online.

General

În această fereastră, trebuie să dați numele magazinului online, să specificați grupurile de produse, principiul de formare a prețurilor și numele produsului, metoda și locul de sincronizare a fotografiilor, precum și procentul marjelor de vânzare cu ridicata și cu amănuntul. Dezvoltatorii pot crea o cerere POST, care este o metodă de notificare a unui magazin online că Torgsoft a finalizat sincronizarea datelor.

Numele magazinului online

În câmpul Name (Denumire), introduceți numele obiectului de sincronizare. Acesta poate fi arbitrar, atâta timp cât înțelegeți că această setare este pentru magazinul dvs. online.

Sursa prețului de vânzare

În blocul Pentru facturi de marfă, alegeți programul de contabilitate Torgsoft sau un magazin online. Dacă alegeți un magazin online, prețurile din Torgsoft și de pe site-ul web pot fi diferite.

De exemplu, un produs dintr-un magazin online costă 800 UAH, iar prețul în Torgsoft este de 1000 UAH. Ca urmare, factura va indica faptul că produsele în valoare de 1000 UAH sunt vândute la 800 UAH cu o reducere de 20%.

Marcare automată și rotunjire procentuală

Dacă setați % marjă de profit (vânzare cu amănuntul) și % marjă de profit (vânzare cu ridicata), programul va lua în considerare aceste valori, iar prețul corespunzător va crește în fișierul de sincronizare. Prețul poate fi rotunjit la un număr întreg, acest lucru se stabilește în setările tipului de produs.

Vânzarea de servicii

Dacă doriți să vindeți servicii în magazinul dvs. online, bifați caseta de selectare Sincronizare servicii în mod corespunzător.

Principiul formării numelui

Denumirea produsului determină modul în care produsul va fi afișat pe site și în rezultatele căutării. Google preferă denumirile extinse și corecte, adică nu doar "adidași Adidas" (în chirilică), ci denumirea completă a produsului "Adidas CRAZYCHAOS SHADOW 2.0 Previous Next". Când ajunge marfa, verificați numele în căutarea Google și luați numele din primele rânduri ale rezultatelor căutării. Am avut deseori cazuri în care un expert în mărfuri a confundat sau a ratat litere în modelul de produs atunci când au sosit și produsul nu a apărut în căutare pentru o interogare populară.

În TradeSoft, puteți alege cum să formați numele produsului:

• Similar cu numele produsului din sistem. Cu această setare, numele produselor din Torgsoft vor fi încărcate în magazinul online. Numele include o descriere a produsului: mărimea, articolul și caracteristicile necesare. Caracteristicile cresc foarte mult lungimea numelui produsului, așa că asigurați-vă că nu depășește 60-70 de caractere (aceasta este o recomandare Google).
• Tipul de produs. În acest caz, vor fi încărcate denumiri de produse care constau doar din numele tipului acestui produs, adică ramura finală a arborelui.
• Vizualizarea completă a produsului de sus în jos. НTitlul produsului din magazinul dvs. online va fi format din toate ramurile arborelui tipului de produs. De exemplu, pantofi pentru bărbați: ramura "Men's" este o ramură subordonată ramurii "Shoes". Apoi, denumirea produsului pentru magazinul online va fi "Pantofi pentru bărbați".
• Vizualizarea completă a produsului de jos în sus. Similar cu setarea anterioară, numai că în acest caz, numele va fi: "Pantofi pentru bărbați".

Descrierea produsului

Există două opțiuni în cadrul setării Cum se generează o descriere:

• Tot ceea ce nu este inclus în denumirea pentru sincronizare. Descrierea va cuprinde toți ceilalți parametri ai produsului: articol, dimensiune etc. care nu sunt incluși în titlu.
• Similar cu descrierea din sistem. În acest caz, descrierea va corespunde în totalitate descrierii acestui produs în Torgsoft. Aceasta este cea mai rapidă metodă.

Director pentru partajarea fișierelor între aplicație și site-ul web

În Adresa de livrare a informațiilor, specificați în ce director FTP să stocați și să încărcați informațiile despre produs. Un director FTP este un dosar pe Internet, care se află de obicei pe site-ul de găzduire în care este găzduit site-ul dvs. web.
Scrieți și salvați setările de acces pentru serverul FTP. Utilizatorul pe care îl specificați în setări trebuie să aibă acces deplin la directorul FTP.

Încărcarea de fotografii pe site

Selectați metoda de sincronizare a fotografiilor - de unde să obțineți fotografiile produselor:

• Nu sincronizați. Fotografiile din programul Torgsoft nu vor fi transferate în magazinul online. Acest lucru este adecvat dacă ați încărcat deja o fotografie a produsului manual în administrarea site-ului sau dacă nu ați atașat fotografii în fișele de produs din programul de contabilitate.
• Site-ul nostru. Selectați directorul FTP în care fotografiile vor fi trimise de la Torgsoft și încărcate pe site. Specificați setările de acces pentru director în câmpul Photo delivery address (Adresa de livrare a fotografiilor).
• Propriul dvs. server web. Dacă vă stocați fotografiile pe computer, puteți să vă măriți directorul public și să oferiți acces la fișierele dvs. foto prin intermediul internetului. În acest fel, nu este nevoie să închiriați un director ftp pe un serviciu de găzduire. Fotografiile produselor ar trebui să fie stocate în directorul aplicației dumneavoastră: Setări → Opțiuni → Produs → Foto → Locația de stocare a fotografiilor → În director. Specificați prefixul linkului pentru fotografii.

Setări pentru dezvoltatorii de magazine online

Trimiteți o cerere POST după sincronizare. După sincronizarea cu succes cu magazinul online, se va trimite o notificare la adresa specificată că datele au fost actualizate. Dezvoltatorul site-ului web ar trebui să vă furnizeze datele pentru această solicitare.

Centrele de contabilitate

Dacă aveți mai multe puncte de vânzare, puteți alege din ce centru de contabilitate vor fi vândute mărfurile pe site.
 
În setările centrului de contabilitate, puteți exclude de la sincronizare produsele fără fotografie, produsele cu sold zero sau negativ. Activați posibilitatea de a vinde bunuri din diferite centre de contabilitate și de a alege un punct de vânzare la crearea unei facturi, precum și de a rezerva bunuri.
Să ne uităm mai atent la aceste setări:

• Sincronizați produsele doar cu fotografii. Vor fi sincronizate numai acele produse care au o fotografie în card.
• Sincronizarea produselor doar în stoc. Dacă activați această setare, produsele cu cantități zero și negative nu vor fi sincronizate.
• Bunuri scoase din gestiune. În acest caz, selectați centrul de contabilitate din care se va emite factura. Vă rugăm să rețineți că prețurile pentru mărfuri vor fi cele din centrul contabil selectat, ceea ce înseamnă că acest centru contabil trebuie să aibă numai prețuri actualizate.
• Oferirea de mărfuri din alte depozite în caz de absență a acestora. Această setare vă permite să scoateți din evidență mărfurile din alte depozite dacă acestea nu sunt disponibile la centrul contabil principal.
• Oferiți posibilitatea de a alege un centru de contabilitate atunci când generați o factură. La generarea unei facturi de client, Torgsoft oferă posibilitatea de a selecta magazinul din care vor fi debitate mărfurile.
• Posturi din contul de rezervă. Această acțiune vă va permite să rezervați un articol cu o dată de rezervă, astfel încât articolul comandat să nu fie vândut din greșeală unui alt client.

Timp de sincronizare

Aici se stabilește cât de des vor fi descărcate comenzile din magazinul online și din depozitul sincronizat. Sincronizarea va avea loc automat, la ora specificată. În setări, trebuie să specificați numele computerului, numele utilizatorului, ora sau intervalul de sincronizare.

Pentru a face acest lucru, în meniul Create synchronisation interval, completați Computer name/User (acest lucru se poate face automat), ora de început a sincronizării, intervalul de sincronizare, ora de sfârșit a sincronizării.

Sincronizarea automată va funcționa dacă aplicația Torgsoft rulează pe computerul specificat în setări și sub utilizatorul specificat.

Sincronizarea fișierelor

Pentru a configura această etapă, trebuie să verificați cu dezvoltatorii site-ului web ce codificare și ce format de fișier va fi folosit. Aceasta depinde de sistemul de gestionare a conținutului (CMS).

Cea a lui Torgsoft poate fi inversată:

• codificarea fișierelor ANSI sau UTF-8,
• tipul de fișier de produs CSV sau YML,
• tipul de fișiere de comenzi ale clienților SAL, XML și JON.

Aici puteți, de asemenea, să modificați numele fișierului de sincronizare a produselor și să sincronizați baza de date a clienților prin activarea setării corespunzătoare.

În setările de sincronizare a fotografiilor, trebuie să adăugați ce informații vor fi transferate în fișier pentru sincronizarea cu site-ul.

Puteți să le adăugați unul câte unul, selectându-le numai pe cele necesare, sau să adăugați toate câmpurile la fișierul de sincronizare (cu excepția caracteristicilor dinamice).

Caracteristicile dinamice pot fi, de asemenea, adăugate, dar una câte una, prin selectarea tipului de date corespunzător.

Salariu

Aici se configurează formularele de plată pentru fiecare monedă cu care lucrează magazinul online. În setări, trebuie să specificați în ce monedă și unde anume - la casierie sau în contul curent - vor fi primiți banii după plata comenzii.

Casieriile și conturile curente trebuie create în prealabil în meniul Settings → Merchant network (Setări → Rețea de comercianți).

Faceți clic pe Add (Adăugare), adăugați plățile pentru comandă, selectați moneda în câmpul Currency (Monedă), specificați metoda de plată și contul curent sau casieria, respectiv.

Clienți

Torgsoft determină modul de identificare a clienților care au plasat o comandă, actualizează datele acestora în Torgsoft sau creează automat clienți în baza de date după plasarea unei comenzi.

Pentru a configura parametrii de căutare și crearea automată a clienților, va trebui ca dezvoltatorii magazinului dvs. online să configureze parametrul SaleType, care este responsabil pentru procedura de procesare a comenzilor.

În acest formular, puteți activa o setare care va actualiza datele clientului în cazul în care factura este creată automat. Acest lucru este convenabil, deoarece nu trebuie să verificați și să actualizați adresa de livrare sau datele de contact - acestea vor fi întotdeauna actualizate.

Dacă este activată opțiunea Căutare clienți după numărul de telefon, clientul va fi găsit automat în Torgsoft (tipul de comandă trebuie să fie setat la SaleType 1).

Puteți refuza să creați sau să actualizați automat clienții. Pentru a face acest lucru, dezactivați setarea Creează automat clienți noi pentru fiecare comandă (numai pentru comenzi SaleType=1).
În schimb, veți vedea un formular pentru selectarea clienților cărora doriți să le asociați comanda. Dacă selectați SaleType 2-5 (factura creată, factură), un nou client va fi adăugat automat.

Caracteristicile dinamice ale produsului

În mod implicit, Torgsoft are 16 caracteristici ale produsului: tip de produs, țară, producător, marcă, colecție, descriere, culoare, material, mărime, sex, sezon, articol, lungime, lățime, înălțime și data lansării.

Cu toate acestea, se întâmplă adesea ca acest card să nu conțină proprietăți utile ale produsului. Aceștia sunt parametri specifici industriei care sunt necesari în nișe de produse înguste, cum ar fi tensiunea pentru aparate, înălțimea scaunului pentru scaunele de calculator sau notele pentru apa de toaletă.

În acest scop, se utilizează caracteristicile dinamice.

În Torgsoft, puteți adăuga orice caracteristică a produsului și transfera aceste informații în magazinul online.

Pentru a adăuga o caracteristică dinamică, trebuie să accesați Merchandising → Tip de produs → Schimbare fișă tip de produs și să faceți clic pe Afișare caracteristici suplimentare.

Faceți clic pe butonul Add (Adăugare) și se deschide directorul Advanced Parameters (Parametrii avansați), unde puteți crea, edita și șterge caracteristicile dinamice.

Dacă este activată caseta de selectare "Unic pentru fiecare centru de contabilitate" pentru caracteristica dinamică, atunci acest parametru nu se va aplica bunurilor din alte centre de contabilitate. Dacă este activată caseta de selectare "Obligatoriu în mod implicit", atunci acest parametru din fișa de produs trebuie completat pentru toate bunurile de acest tip.

Salvați caracteristica dinamică. Selectați-o în cartea de referință și salvați-o pentru acest tip de produs.

După aceea, în fișa produsului din dreapta veți vedea caracteristici suplimentare ale produsului care trebuie completate.

Cum pot transfera parametri suplimentari în magazinul online?

Reveniți la meniul Depozit → Sincronizare cu magazinul online → Editare.
Fila Fișiere de sincronizare → Adăugare.
În tipul de date, selectați Caracteristica dinamică, iar mai jos - care este caracteristica dinamică a produsului pe care doriți să o exportați în magazinul online.

Astfel, descrierea din magazinul online va fi extinsă, iar dezvoltatorii site-ului vor putea adăuga filtre bazate pe acești parametri specifici ai produsului.

Prima sincronizare

Astfel se finalizează configurarea magazinului online în Torgsoft. În meniul Warehouse → Synchronisation with online store (Depozit → Sincronizare cu magazinul online), selectați obiectul nostru de sincronizare și faceți clic pe butonul Update (Actualizare).

Pe ecran, veți vedea produsele care au fost adăugate la grupul de produse. Verificați dacă există produse în lista de produse pe care nu trebuie să le exportați pe site-ul web. Dacă găsiți astfel de produse, reveniți la Merchandising → Grupuri de produse și excludeți-le.

Când sunteți gata, faceți clic pe Sincronizare. Prima sincronizare va dura ceva timp, mai ales dacă încărcați fotografii pe un site web.

Cum lucrez cu comenzile?

Am configurat aplicația, am sincronizat produsele cu magazinul online și suntem gata să acceptăm comenzi.

Dacă dezvoltatorii au setat parametrul în fișierul de comandă SaleType 1 (detalii în documentația tehnică), se va crea o comandă preliminară și trebuie să lucrați cu aceasta în meniul Document → Comandă client la distanță.

Dacă parametrul SaleType este între 2 și 5, atunci comenzile vor fi create automat în modul Comerț cu factură. 

Am vorbit în detaliu despre cum să lucrăm cu comenzile în tutorialul video "Vânzarea de bunuri prin intermediul unui magazin online".