Listă de verificare pentru antreprenori: ce trebuie verificat în contabilitate înainte de închiderea anului

O contabilitate ținută formal duce adesea la probleme: stocuri blocate, costuri incorecte, documente neînchise. Cu Torgsoft vezi imaginea completă a afacerii. 

Am pregătit un checklist practic pentru antreprenor: ce anume trebuie verificat în contabilitate, unde găsești aceste date în Torgsoft și ce acțiuni să faci pentru a închide anul cu cifre clare și a începe noua perioadă fără stres.

De ce este important să verifici contabilitatea la final de an

Dacă nu verifici contabilitatea înainte de finalul anului, în ianuarie vei avea:

• stocuri denaturate,
• lipsa unei imagini clare asupra profitului real,
• haos în prețuri și achiziții,
• pierdere de timp pentru corectarea erorilor vechi în loc să lucrezi la vânzări noi.

Astfel, anul se închide, iar erorile rămân fixate: stocuri, costuri, indicatori financiari curenți sunt transferați în noua perioadă. Pentru a evita acest lucru, recomandăm să parcurgi punctele din programul de contabilitate și să verifici cei mai importanți indicatori ai afacerii. 

Checklist de verificare a contabilității în Torgsoft

Sortimentul și stocurile de marfă

1. Efectuează o inventariere completă și adu Starea depozitului din program în concordanță cu stocurile reale. Scopul este identificarea diferențelor, stocurilor negative, mărfurilor care „dispar” sau apar și a ajustărilor manuale frecvente.
2. Analizează stocurile: pe categorii, termene de vânzare, furnizori și perioade de depozitare. Scopul este identificarea mărfii nelichide și a achizițiilor „în exces” care blochează capitalul în stocuri. 
3. Planifică o strategie de lichidare a stocurilor nelichide — prin promoții, reduceri, lichidări.
4. Efectuează analiza vânzărilor: analiza vânzărilor pe categorii de produse, analiza veniturilor pe produse, producători și furnizori, analiza ABC-XYZ. Scopul este ajustarea sortimentului pentru a crește achizițiile de produse profitabile și eliminarea celor neprofitabile.
5. Calculează și ajustează cantitatea minimă pentru produse (calcul automat al stocurilor), pentru a controla disponibilitatea și a face rapid comenzi către furnizori.
6. Pe baza analizelor: planifică sortimentul, elimină produsele care nu se vând (blochează-le la comandă către furnizori), revizuiește lista de furnizori și condițiile de colaborare.
7. Revizuiește politica de prețuri: folosind calculul prețurilor după adaos și curs valutar, ajustează adaosurile, recalculează prețurile și verifică diferențele mari dintre prețul de achiziție și cel de vânzare. 

Indicatori financiari 

1. Soldul cu partenerii: obține o imagine clară a datoriilor clienților și a obligațiilor față de furnizori. 
2. Sold pe articole de analiză financiară — analizează fluxul de numerar pe categorii, identifică principalele direcții de cheltuieli. Verifică transferurile nefinalizate și retururile neprocesate.

Managementul personalului

1. Analizează jurnalele de acțiuni ale utilizatorilor pentru a identifica erori sistemice și a ajusta procesele de lucru.
2. Revizuiește drepturile de acces ale angajaților.
3. Dacă este necesar, revizuiește nivelurile salariale, sistemele de bonusare, sporurile pentru depășirea planului sau sancțiunile pentru abateri administrative. 
4. Testează o sistem de motivare a personalului.

Lucrul cu baza de date în program

1. Consultă cele mai recente actualizări Torgsoft pentru a fi la curent cu funcționalitățile noi și îmbunătățirile de securitate.
2. Închide perioadele pentru a accelera funcționarea bazei de date și a preveni modificări neautorizate ale documentelor din perioadele anterioare.
3. Verifică dacă se creează copii de siguranță ale bazei de date pe Google Drive și unde sunt stocate. 

Optimizare și scalare

Revizuiește lista de funcții suplimentare ale programului, de exemplu pentru:

• lucrul cu baza de clienți, 
• campanii de marketing, 
• fiscalizarea vânzărilor prin CM, 
• soluții hibride pentru funcționare fără internet și curent, 
• extinderea vânzărilor online și integrarea cu marketplace-uri. 

Poți testa gratuit opțiunile timp de 30 de zile.

---

Ce faci după verificare?

După evaluarea stării afacerii și a contabilității, este important nu doar să vezi problemele, ci să le fixezi prin acțiuni concrete: 

• revizuiește sortimentul activ — reduce prețurile la produsele cu rotație lentă, scoate-le din vânzare sau elimină-le prin pachete; șterge pozițiile neactuale fără a le transfera în noua perioadă;
• documentează toate casările reale ale mărfii nelichide; 
• actualizează prețurile și verifică documentele de recepție și achiziție;
• în final — închide datoriile și corectează erorile de plată pentru a începe noua etapă cu o imagine clară și controlabilă a afacerii;
• pe baza analiticii din Torgsoft, planifică strategia de dezvoltare pentru anul următor și bugetele pe direcții de business. 

Mai bine câteva ore investite în anul vechi decât câteva săptămâni pierdute în anul nou

Salvează acest checklist și parcurge punctele — unul câte unul, fără grabă.