Torgsoft este un sistem ucrainean de gestiune care înlocuiește 1C, BAS, «MoySklad», Bitrix24, EKAM, CloudShop, LiteBox și Sigma. Articolul explică ce funcții ale programului acoperă posibilitățile acestor soluții și cum să treceți la Torgsoft în 7 pași.
Odată cu începutul războiului pe scară largă al Federației Ruse împotriva Ucrainei, mulți antreprenori renunță la software-ul rusesc. Motivul refuzului este clar: antreprenorii nu doresc să plătească pentru programe rusești și, prin urmare, să finanțeze armata de criminali și jefuitori a agresorului.
Ce programe poate înlocui Torgsoft?
Opendatabot a întocmit o listă de programe rusești care sunt încă folosite de afacerile ucrainene. Printre acestea se numără sisteme de contabilitate, ERP și CRM. Antreprenorii s-au obișnuit să folosească software rusesc încă din timpurile de dinaintea războiului și nu înțeleg întotdeauna dacă există o alternativă.
Nu vom compara produsul ucrainean cu programele ocupantului. Mai bine vom povesti prin exemple și solicitări cum poate Torgsoft să înlocuiască aceste programe.
Comerț și gestionarea depozitului
Torgsoft ține evidența mărfurilor la punctul de vânzare și în mai multe depozite simultan, pentru mai mulți antreprenori (FOP) sau persoane juridice. Programul înregistrează recepția mărfurilor, vânzările, retururile, schimburile în garanție, casarea mărfurilor, urmărește mișcarea mărfurilor între depozite și magazine și afișează informații actualizate despre stocul disponibil.
Marfa poate fi recepționată manual sau prin importul unei facturi electronice de la furnizor. Nomenclatorul poate fi, de asemenea, transferat din 1C (detalii despre cum se face acest lucru urmează).
Evidența poate fi ținută în mai multe valute: de exemplu, recepția mărfii în dolari și conversia automată a prețului de vânzare în grivne, cu posibilitatea de rotunjire sau adăugare de adaos comercial manual.
Fiecărui produs i se poate atribui un loc în depozit: vânzătorul vede în program câtă marfă a rămas și unde poate fi găsită.
Inventarierea se realizează prin citirea codului de bare de pe produs cu ajutorul unui scanner, al unui terminal de colectare a datelor sau al aplicației mobile Torgsoft. Pentru inventar în Torgsoft, nu este necesară oprirea vânzărilor sau închiderea magazinului.
În programul de gestiune Torgsoft puteți imprima sau trimite prin e-mail orice document: ofertă comercială, factură, aviz de însoțire a mărfii, bonuri fiscale, certificate de garanție, rapoarte etc.
Evidența financiară
Gestionarea banilor: programul oferă antreprenorului informații precise despre câți bani sunt investiți în marfă și cât s-a cheltuit. Torgsoft înregistrează vânzările și totalizează automat suma de bani din casă. Dacă magazinul are mai multe case, programul va ține evidența încasărilor pentru fiecare casă separat.
Analiza vânzărilor: programul arată profitul pentru un anumit produs, de la un anumit vânzător, pe zi, pe lună etc.
Decontări cu clienții și furnizorii: programul controlează datoriile clienților către magazin, decontările cu furnizorii, afișează existența datoriilor și generează raportul financiar pentru verificare și control reciproc.
Evidența în Torgsoft este confidențială. Informațiile sunt stocate pe computerul utilizatorului, nu în cloud, iar transmiterea datelor către fisc are loc sub controlul antreprenorului, doar pentru vânzările de produse fiscale.
Controlul personalului și evidența salariilor
Torgsoft permite gestionarea programului de lucru și calcularea automată a salariilor prin diverse metode: cu plata pe oră, pe schimb, din vânzări, salariu fix lunar etc..
În plus, Torgsoft monitorizează timpul de lucru și punctualitatea angajaților, inclusiv prin foto-identificare la locul de muncă.
Fiecare angajat are posibilitatea de a-și vedea propriul stat de plată detaliat cu orele lucrate, primele și amenzile aplicate.
Din aplicația mobilă, proprietarul afacerii controlează cine este la muncă și cine lipsește sau a întârziat.
Program pentru magazin online
Gestiunea complexă oferită de Torgsoft permite exportul datelor despre produse și caracteristicile acestora în magazine online sau marketplace-uri. În program se poate seta algoritmul corect de formare a numelui produsului, astfel încât managerul magazinului online să nu piardă zile sau săptămâni editând informațiile în panoul de administrare al site-ului. Caracteristicile, fotografiile și descrierea produsului sunt, de asemenea, salvate în Torgsoft, deci nu este necesară transferarea manuală a informațiilor pe fiecare platformă în parte. Aceasta este o economie colosală de timp.
Torgsoft importă comenzile clienților și informează despre noile achiziții din magazinul online. În același timp, starea stocului din Torgsoft și din magazinul online se sincronizează automat.
Sistem CRM: lucrul cu baza de clienți
De obicei, CRM-ul este utilizat de magazinele online și de antreprenorii care lucrează cu comenzi.
Programul ține evidența clienților, salvând informații despre fiecare: contacte, rețele sociale, data nașterii, componența familiei, istoricul achizițiilor, comenzilor, corespondenței și adresa de livrare. În CRM puteți clasifica clienții după interese, puteți seta memento-uri pentru a nu uita să sunați un cumpărător, de exemplu, când a sosit un produs dorit.
Controlul activității vânzătorilor: programul de gestiune înregistrează câte vânzări a efectuat angajatul, ține statistici și arată care dintre lucrători performează cel mai bine.
Torgsoft se sincronizează cu telefonia IP Binotel. În program puteți vizualiza numărul de apeluri, puteți trece rapid la fișa clientului și puteți crea o factură în timpul conversației.
Automatizarea producției
Torgsoft automatizează producția: de la achiziția materiilor prime până la vânzarea produselor finite.
Programul monitorizează decontările cu furnizorii, calculează costul produselor finite și ține evidența materialelor. La calcularea costului produselor se iau în considerare produsele defecte și casate, precum și cursul valutar, dacă există o legătură a prețului cu acesta.
În procesul de producție, programul scade materialele utilizate și actualizează stocurile, gestionează comenzile clienților și execuția acestora, controlează plățile și expedierile.
În Torgsoft puteți crea fișe tehnologice pentru produse, fie pentru o unitate, fie pentru întreaga gamă. Programul înregistrează operațiunile efectuate și arată angajații implicați, monitorizează timpul de lucru și calculează salariile acestora în funcție de rang, productivitate etc.
Torgsoft generează și trimite la imprimat coduri de bare. De asemenea, pot fi imprimate certificate de garanție, numere de serie, etichete, facturi și altă documentație.
Pentru un produs pot fi stabilite mai multe prețuri simultan: en-gros și cu amănuntul.
Torgsoft stochează toate informațiile pe computerul dumneavoastră. Pentru angajați se pot seta limitări flexibile de acces — fiecare buton, formular sau coloană poate fi restricționat individual.
Analiza rezultatelor comerciale
Analitica arată care marfă se vinde mai bine, care aduce mai mult profit, marfa cărui producător trebuie achiziționată în cantități mai mari data viitoare și care ar trebui evitată. Programul arată eficiența promoțiilor, a publicității și a activității angajaților.
În Torgsoft există peste 30 de tipuri de analize: profitabilitatea vânzărilor pe perioadă, topul vânzărilor pe mărimi, dinamica datoriilor clienților, analiza comparativă a veniturilor pe tipuri de produse.
Programul include un centru de gestionare a sortimentului pentru urmărirea mișcării mărfurilor între magazine și depozite și distribuirea acestora între centrele de gestiune. Torgsoft înregistrează recepția la sosirea unui nou lot, returul sau transferul intern.
Pentru analiza și calculul profitului, Torgsoft ia în calcul vânzările, casările, retururile, schimburile în garanție, costurile de transfer intern etc.
Este greu să treci de la 1C la Torgsoft?
Nu. Deoarece ați ținut deja evidența, acest lucru va simplifica considerabil procesul de începere a lucrului în Torgsoft — baza de date cu produse există deja.
Cum să începeți să utilizați Torgsoft?
Programul Torgsoft este ușor de înțeles: toate butoanele au sugestii, iar pentru a lucra cu el nu este nevoie de studii contabile sau cursuri speciale. Funcțiile de bază pot fi învățate în 20-30 de minute: recepția mărfii, vânzarea, returul, închiderea casei.
Dacă aveți nevoie de ajutor, există lecții video, manualul utilizatorului și asistența specialiștilor pe Telegram @torgsoft_help, 7 zile pe săptămână.
Managerii Torgsoft vă vor ajuta să alegeți o soluție gata pregătită pentru afacerea dumneavoastră: echipament + configurarea programului de gestiune, luând în considerare procesele de business.
Puteți încerca Torgsoft gratuit — descărcați versiunea demo pentru 30 de zile de pe site-ul torgsoft.ua.
Cum să treceți de la un alt program la Torgsoft în 7 pași
1. Crearea categoriilor: structura tipurilor de produse, producători, sezoane
În Torgsoft — Merceologie — Tipul produsului, formați structura ierarhică a tipurilor de produse pe care o veți folosi. De exemplu:
Dacă nu aveți o idee clară despre structura categoriilor, puteți prelua categoriile de pe site-ul Rozetka.
2. Exportul datelor din vechiul program în Excel
Salvați lista de produse cu prețuri și cantități, pe categorii, în fișiere Excel separate. Este necesar să salvați fișiere separate conform structurii tipurilor de produse creată în Torgsoft ↑, de exemplu, separat adidași, separat branțuri, separat produse de curățare pentru încălțăminte.
Acest lucru este util pentru ca toate produsele să fie importate direct în grupele lor, iar fiecare grupă să poată fi configurată individual.
3. Formatarea fișierelor Excel
Tabelul pentru import în Torgsoft trebuie pregătit în Excel. Un dezavantaj al 1C este că la export pot apărea celule îmbinate sau tabelele pot fi întrerupte de rânduri cu numele categoriilor:
Acest lucru nu trebuie să se întâmple. Pentru importul în Torgsoft este nevoie de un tabel simplu:
De asemenea, în Torgsoft nu pot exista produse cu același nume dar cu coduri de bare diferite. Acest aspect trebuie verificat.
4. Importul facturii de recepție
Dacă încărcați lista de produse cu cantități, produsele vor fi recepționate în stoc. Dacă importați produsele fără cantități, se va încărca doar nomenclatorul.
5. Verificarea cantităților și a prețurilor
După importul în Torgsoft, trebuie să deschideți factura de recepție creată și să verificați corectitudinea informațiilor: nume, prețuri, coduri de bare, coduri de articol. Pot apărea dificultăți la importul codurilor de articol alfanumerice. Dacă rezultatul importului nu este satisfăcător, trebuie să ștergeți toate produsele din factură și din catalog și să încercați importul cu alte setări.
6. Imprimarea etichetelor de preț
Etichetele de preț pentru toate produsele pot fi imprimate prin apăsarea unui singur buton 
7. Importul listei de clienți
Principiul importului clienților este același ca și în cazul produselor.
Tranziția este finalizată. Acum puteți lucra într-un sistem de gestiune ucrainean.
Reveniți la pasul anterior